Шымкент Мазмұны

2. Нормативтік сілтемелер 3

3. Қысқартулар 3

4. Жалпы ережелер 3

5. Құжаттарды басқару 4

5.1 Құжаттарға қойылатын талаптар 4

5.2 АӘИУ СМЖ құжаттарының құрылымы мен түрлері 5

5.2.1 Құжаттардың маңызы 5

5.2.2 Сапа менеджменті жүйесі құжаттарының түрлері 5

5.2.3 Сапа менеджменті жүйесінің құрылымы, құжаттары (ішкі) 5

5.3 АӘИУ құжаттарды теңестіру мен қадағалау тәртібі 7

5.3.1 Кіріс (сыртқы) құжаттарын қабылдау мен тіркеу тәртібі 7

5.3.2 Шығыс құжаттарын дайындау және тіркеу тәртібі 7

5.3.3 АӘИУ ішкі құжаттарын құрастыру мен жүргізу тәртібі 8

5.4 СМЖ құжаттарының құрамына қойылатын талаптар 13

5.5 Іс номенклатурасын қалыптау және құру, құжаттарды қолдау, 16

теңестіру және тексерімділігі

5.6 Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету 16

5.7 Мұрағатқа құжаттарды өткізу (тапсыру) тәртібі 16

Қосымшалар

А Қосымшасы СМЖ АӘИУ Сапа менеджменті жүйесі құжаттамасы 19

Б Қосымшасы СМЖ құжаттарын тіркеу журналының формасы 21

В Қосымшасы СМЖ құжаттарын тарату журналының формасы 22

Г Қосымшасы Құжатты жою актісінің формасы 23

Д Қосымшасы Өзгерістерді тіркеу парағы 24

Е Қосымшасы Сапа бойынша Жеткешіліктің сыртқы парағын рәсімдеу 25

Ж Қосымшасы Құжатталған процедураның сыртқы парағын рәсімдеу 26

И Қосымшасы Университет стандартының сыртқы парағын рәсімдеу 27

К Қосымшасы Құрылым ережесінің сыртқы парағын рәсімдеу 28

Л Қосымшасы Қызметтік нұсқаудың сыртқы парғын рәсімдеу 29

М Қосымшасы Жұмыс нұсқауының сыртқы парағын рәсімдеу 30

Н Қосымшасы Іс-қағаздарының жинақтау номенклатурасының формасы 31

1.2 Бұл құжатталған процедураны АӘИУ барлық құрылым бөлімшелер іс-қағаздарын пайдалануына міндетті.

1.3 Бұл құжатталған процедураның ережелерін:

- бөлімшелердің жеткешілері;

- іс-қағаздарына жауаптылар міндетті түрде орындауы керек.
2 НОРМАТИВТІК СІЛТЕМЕ
Бұл құжатталған процедурада келесі нормативті құжаттарға сілтеме жасалған:

ҚР СТ ИСО 9001-2009 Сапа менеджментінің жүйесі. Талаптар.

ХС ИСО 9001-2008 Сапа менеджментінің жүйесі. Талаптар.

ҚР. СТ 1.5.-2000 Құрылымына, мазмұндауына, безендірілуі мен стандарт мазмұнына қойылатын жалпы талаптар.

ҚР СТ 1.12-2000 Нормативті мәтінді құжаттар. Құрылымына, мазмұндауына, безендірілуі мен мазмұнына қойылатын жалпы талаптар.

ҚР СТ 1037-2001 Ұйымдастыру - өкімдеу құжаттары. Құжаттарды безендіруге қойылатын талаптар.

АӘИУ – Аймақтық әлеуметтік-инновациялық университет

СМЖ - Сапа менеджментінің жүйесі

СМБ - Сапа менеджментінің бөлімі

ҚП - құжаттанлған процедура

ҚЕ – құрылымдық ереже

ҚН - қызметтік нұсқау

ЖН - жұмыс нұсқауы

- АӘИУ және құрылым бөлімдеріндегі іс-қағаздарын біркелкі қарастыру;

- қолданыстғы заңдарға сәйкес өкімдік құжаттар мен жоғарғы органдардың тапсырмаларын дұрыс және уақтылы орындау;

-құжаттарды есепке алуды, тіркеуді, орындауды, жөндеп дайындауды ұйымдастыру;

-құжаттарды көбейту тәртібі, оларды жүйелендіру, мұрағатқа өткізуге, сақтауға және пайдалануға дайындау;

-СМЖ құжаттарына қатысты барлық жұмысты СМБ және де басқа іс-қағаздар бөлімшелеріне топтастыру;

4.2 АӘИУ СМЖ-ға байланысты барлық құжаттары шектелген көлемде «Қызмет бабында

пайдалану үшін» деген белгімен қолданылады.

4.3 АӘИУ СМЖ құжаттарын жалпы басқару мен бақылауды СМБ басқарады.

4.4 СМБ АӘИУ құрылым бөлімшелері міндетті түрде орындайтын СМЖ құжаттарын алып беру жөнінде жарлықтар береді, АӘИУ іс-қағаздар жұмысының жағдайын тексерді, іс-қағаздарына жауапты қызметкерлерді оқытуды іске асырады.

4.5 Құрылым бөлімдерінде бекітілген мерзімдерде құжаттардың өтуі мен есепке алынуын қамтамасыз етіп, олардың орындалуы жайында басшылыққа ақпарат беріп отыруға міндетті тікелей іс-қағаздарды жүргізуге жауапты тұлға тағайындалады.

4.6 Проректорлар, декандар, кафедра меңгерушілері, құрылымдық бөлімдердің басшылары бұл құжатталған процедура талаптарының орындалуына жеке тұлға ретінде жауап береді.

4.7 Қызметкер демалысқа, не іс сапарға кеткен жағдайда, құрылымдық бөлімнің жарлығымен оның қарамағындағы құжаттар уақытылы орындалуын қамтамасыз ететін басқа қызметкерге беріледі.

4.8 Іс сапарына жауапты қызметкер жұмыстан босағанда, не орны ауыстырылғанда, құрылым бөлімшесі бекіткен қабылдау-өткізу актісін жасау негізінде іс қағаздар мен құжаттар өткізіледі.

4.9 Үкіметтің жоғарғы органдарымен және басшылықпен хат алмасу жұмысы ректордың тікелей басшылығымен не ректордың тапсырмасы бойынша проректорлар арқылы іске асырылады.

4.10 Белгілі бір бөлімшенің мәселесіне қатысты түрлі ұйымдармен хат алмасу жұмысын құрылым бөлімшелерінің жеткешілері ректор, проректорлармен келісу арқылы іске асырылады.

4.11 Бұл құжатталған процедураның ережелері СМЖ электрондық болжамасына да қатысты.

5.1.2 Құжаттардың нақты фактілерге сәйкестігі мезгілдік тексеруден өтіп тұрады. Қажетті жағдайда белгілі тәртіппен, басшылықтың бекітілуімен құжаттарға өзгерістер енгізілуі мүмкін.

5.1.3 АӘИУ барлық құжаттары идентификациялық номерлер мен индекстер берілуі арқылы теңестіріледі. Құжаттарға индекс беру және өзгерістер енгізу тәртібі 4 суретте берілген.

5.1.4 Құжаттың жаңа болжамасын ендіру ректордың бұйырығы арқылы іске асырылады.

5.1.5 Құжаттар нақты және оңай теңестірілетіндей болуы керек. Ол үшін құжаттар екі дана етіп жасалады: бірі бақылау үшін СМЖБ сақталады, екіншісі-жұмыста пайдалану үшін-сәйкес бөлімшелерге қолданыс үшін беріледі.

5.1.6 Бірегейлікті қамтамасыз ету үшін АӘИУ сырттан түсетін және сыртқа шығатын құжаттар орнықтырылған тәртіппен кеңес қызметінде тіркеледі.

5.1.7 Ескі құжаттардың немқұрайлы қараудан қолданысқа түсіп кетуіне жол бермеу мақсатында ішкі құжаттардың жаңа болжамын енгізу жайында сілтеме көрсету қажет. Сыртқы құжаттардың бұрынғы болжамаларын қолданыстан шығару заңдарға сәйкес жүргізіледі. Сыртқы құжаттардың уақтылы актуалдандырылуына қызметтік проректолар жауапты. Ішкі құжаттардың уақтылы актуалдандырылуына АӘИУ Координациялық кеңесінің төрағасы жауапты.
5.2 АӘИУ СМЖ ҚҰЖАТТАРЫНЫҢ ҚҰРЫЛЫМЫ МЕН ТҮРЛЕРІ
СМЖ құжаттарының құрылымы 2-суретте көрсетілген. АӘИУ СМЖ құжаттары (А қосымшасы).
5.2.1 ҚҰЖАТТАРДЫҢ МАҢЫЗЫ
Құжаттардың негізгі қызметі:

• 
  ақпараттық - ақпаратты беру және жеткізу құралы ретінде;
  
• 
  басқарушылық - басқару мәселелерін шешу құралы ретінде;
  
• 
  коммуникаквиттік - ақпартпен алмасу құралы ретінде;
  
• 
  құқықтық-сотта жазбаша дәлел ретінде не құқық көзі (заң) ретінде;
  
• 
  ұйымдастырушылық-құқықтық қатынстарды орнықтыру құралы ретінде (қызметтік нұсқау);
  
• 
  ғылыми-тарихи-ғылыми, мәдени және тарихи мұраларды сақтау құралы ретінде жүргізіледі.
  

• 
  сапа саласындағы Саясат пен стратегиясының құжат ретінде безендірілген өтініші;
  
• 
  сапа бойынша Жетекшілік;
  
• 
  ҚР СТ ИСО 9001-2009 талаптары бойынша құжатталған процедуралар;
  
• 
  жоспарлауды, жұмысты және оның процестерінің нәтижелілігін қамтамсыз ету үшін АӘИУ қажетті құжатталған процедуралар;
  
• 
  жұмыс құжаттары (ережелер, жұмыс және қызметтік нұсқаулар т.б.);
  
• 
  жазулар
  

Сапа бойынша мақсаттар.

Сапа бойынша Жеткешілік (І деңгей)

1 Процедуралар (ІІ деңгей)

- ХС ИСО 9001-2008 бойынша 6 міндетті құжатталған процедуралар.

- университет стандарттары (УС)

- құқықтық актілер (бұйрықтар, жарлықтар, келісім-шарттар)

- нормативті актілер (құрылым ережелері, қызметтік және жұмыс нұсқаулар)

- бағдарламалар

- жоспарлар

2 Жұмыс құжаттары

- ережелер

- әдістемелік нұсқалар

- әдістемелік жеткешілік пен ұсыныстар

Жазулар (ІІІ деңгей)

- Кеңестердің, ректораттың шешімдер

- хаттамалар

- есептер

- шешімдер

- журналдар

- актілер

- қызметтік хаттар және басқалар.

1- сурет АӘИУ құжаттарын басқару процесі

Жақсарту Мониторинг пен Процесс және оның

өлшеуді нәтижелерін талдау Түзетуші және Басшылық

Ғылыми-педагогикалық және ғылыми ұйымдастыру ескертуші іс-әрекеттерді тарапынан талдау

кадрларды дайындау және біліктілігін Талдау және жүргізу бойынша

арттыру процестерін ұйымдастыру сәйкессіздікті жою жұмыстарды

ұйымдастыру
Менеджмент процестері

ҚҰЖАТТАРДЫ

БАСҚАРУ

ПРОЦЕСІ

4.2.3 п. Критерийлері Талаптарға жауап беретін

бойынша құжаттарға келісілген және бекітілген

қойылатын талаптар құжатты шығару

Жазуларды Ақпараттық және Материалды- Қауіпсіздікті

Басқару техникалық техникалық қамтамасыз ету

Құжаттарды қорларды басқару қамсыздандыру

басқару Кітапхананың Бірегейленуі мен Жоспарлы-

Қызметкерлер ақпараттық қорын тексерімділігін қаржылық іс-

ді басқару басқару ұйымдастыру
5.3 АӘИУ ҚҰЖАТТАРДЫ ТЕҢЕСТІРУ МЕН ҚАДАҒАЛАУ ТӘРТІБІ

5.3.1 КІРІС (СЫРТҚЫ) ҚҰЖАТТАРЫН ҚАБЫЛДАУ МЕН ТІРКЕУ ТӘРТІБІ
5.3.1.1 Басқа мекемелерден, кәсіпорындар мен ұйымдардан түсетін кіріс құжаттарын (корреспонденция, электорндық хабарлмалар, телефонограмма т.б.) кеңсе бөлімі, ал фактісін хабарламаларды ректордың хатшысы қабылдайды (3-сурет).

5.3.1.2 Кеңсе бөлімі құжаттың дұрыс жеткізілгенін тексерді. Ректордың хатшысы фактілі хабарламалардың жеткізілу сапасын тексереді. Мекен жайы дұрыс көрсетілмеген құжаттар қаралмайды, қайтарылады, не көрсетіліп мекен жайға жіберіледі.

5.3.1.3 Кіріс құжаттары АӘИУ кіріс құжаттарын тіркеу журналында (журналдар рестрі) тіркеледі. Барлық тіркелетін құжаттардың бірінші бетінің төменгі оң бұрышында тіркеу штампы қойылады.

5.3.1.4 Жауап қайтарылатын кіріс құжатына кеңес бөлімінде тіркеу кезінде «Бақылау» деген штамп қойылып, есепке алынады. «Бақылау» деген штампы бар құжат электорндық «Бақылау» журналында ендіріледі.

5.3.1.5 Құжаттарды уақтылы орындау жайындағы жазбаша хабарламаға кадр бөлімінің инпекторы жауапты.

5.3.1.6 Тіркелген құжаттар ректордың қарауына беріледі. Ректор құжатты түскен күні қарайды, бұрыштама қойып, хатшы арқылы кеңсеге жібереді.

5.3.1.7 Кеңсе бөлімі кіріс құжаттарын тіркеу журналында бұрыштама жайында белгі қойып, құжаттарды сәйкес құрылым бөлімшелеріне қол қойдыру арқылы берді.

5.3.1.8 Құжат дайын болғанна кейін «Бақылау» электорнды журналына орындалу және бақылау тоқтатылу жайында белгі енгізіледі.

5.3.2.2 Шығыс құжатының орындалуына жауапты бөлімше жеткешісінің тапсырмасымен жауапты орындаушы қарастырады.

5.3.2.3 Шығыс құжатының жобасын тексеруге беру және проректорлармен келісу керек.

5.3.2.4 Шығыс құжатының келісілген жобасы бұрыштама қою үшін ректорға беріледі.

5.3.2.5 Кеңсе бөлім ректордың бұрыштамасы ретінде нұсқау талаптарына сәйкес шығыс құжатын безендіріп, адресатқа жібереді.

5.3.2.6 Шығыс құжаты АӘИУ шығыс құжаттарын тіркеу журналында тіркеледі (журналдар реестрі).

5.3.3.2 Ішкі құжаттардың дайындалу және безендірілу сатысында өтілуі – шығыс құжаттарының, ал орындау (пайдалану) сатысында – кіріс құжаттарының айналым тәртібіне сәйкес ұйымдастырылады. Ішкі құжаттар басшылық қарап болған соң (қол қойып) тіркеледі.

5.3.3.3 Құжаттар жобасы (бұйрықтар, жарлықтар, Кеңес шешімдері) сәйкес құрылым бөлімшелерімен келісіледі, ректор қол қояды және кеңседе тіркеледі.

5.3.3.4 Құжаттың ксерокөшірмесі алынып, сәйкес құрылым бөлімшелеріне ішкі құжаттарды тіркеу журналына түсірілігенне кейін жіберіледі (журнал реестрлері)

5.3.3.5 Ректораттың, не құрылым бөлімшелері жетекшілерінің атына жазылған қызметтік хаттар, мәліметтер, анықтамалар, және де басқа ішкі құжаттар қаралып болған соң, шешім қабылдау үшін құрылым бөлімшелеріне жіберіледі, не сәйкес іс қағазына салынады.

5.3.3.6 Ішкі құрылым бөлімшелеріне жіберілген құжаттар орнатылған тәртіп бойынша кеңседе тіркелуі керек.

5.3.3.7 Құжаттар қол қойдырып сәйкес тіркеу журналына жазылған соң беріледі. Құжатты осылай беру тәртібінің мақсаты құжаттың қайда екенін тез және нақты анықтауға мүмкіндік беру.

5.3.3.8 Құжатталған процедураның бұл тармағында бірінші және екінші деңгейіндегі құжаттар қозғалысының мазмұны сипатталған.

Бұйрықтар, жарлықтар, келісім шарттар құқықтық актілер болып табылады.

Бұйрықтар негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша және студенттер жұмысы бойынша бөлінеді. Негізгі қызмет, кадрлар мен студенттер бойынша бұйрықтар бір-бірімен бөлек дәлме-дәл безендіріледі.

Бұйрықты ректор, ол болмаған жағдайда ректордың міндеттерін орындайтын тұлға шығарады.

Бұйрық жазылатын бланкіде безендіріледі (формулярлар, бланктер реестрі).

Бұйрықтың жобасы бұйрық мазмұнына келісіледі:

• 
  осы бұйырққа жауапты проректорлар;
  
• 
  бұйрық жобасында орындаушылар ретінде көрсетілген қызметтік тұлғалармен және
  

• 
  бас есепшімен (егер бұйрықты орындау қаржымен қамтамасыз етуді талап ететін болса).
  

Әдетте жарлық шектелген мерзімді болады және бөлімшелер мен қызметтік тұлғалардың аз бөлігін қамтиды. Жарлықта бланкіде безендіріледі (формулярлар, бланкілер реестрі), құрастырылуы мен безендірілуі бұйырық тәртібімен бірдей, алайда жарлық мәтінінде фактіні көрсету мен тәртіптеуші бөлімдерін ажыратып тұратын кілтті сөздері болмайды.

Жарлықтар қатар сандармен күнтізбе жылының басынан тіркеледі. Жарлықтар қол қойылған мезгілден бастап (егер мәтінде басқа мезгіл көрсетілмесе) өз күшіне енеді.

Жарлықтың орындалуын бақылауға жарлықта көрсетілген тұлға жауапты.

Университеттің құрылым бөлімшелері (кафедра, факультет, бөлім, орталықтар) бойынша жарлықтар бөлімшелер қызметіне қатысты тәртіптеуші құжаттары болып табылады.

Олар әзірленеді, бөлімше жеткешісі қол қояды, тіркеледі және бөлімшенің өзі жасаған ретімен нөмірленеді. Олардың орындалуын жарлықта көрсетілген мерзімді бөлімше меңгерушісіне жарлықтың орындалғаны жайында мәлімдеме беретін орындаушылар бақылайды.

Факультет бойынша жарлық кафедра меңгерушісінің, МАК хатшысы, ректордың бұйрығы және де басқа тәртіптеуші не ақпарттық-анықтамлық құжаттарға байланысты шығарылады. Жарлық жобасын жауапты орындаушы не диплом жұмысының (жобасының) рецензенттері туралы МАК хатшысы (қорғаудың әр күніне ДЖ (Ж) қорғауды белгілеу) әзірлейді, дайын құжатқа декан қол қояды.

Жарлық қатар сандармен күнтізбе жылының басынан нөмірленеді. Факультет жарлығының тұпнұсқасы деканатқа (алдынғы және ағымдағы жыл) сақталды,ал оның көшірмесі кафедраларға және/не (құжаттың қызмет ауқымына қарай) жарлықта көрсетілген тікелей орындаушыларға қол қойдыру арқылы беріледі.

2-сурет-АӘИУ сапа менеджментінің жүйесі құжаттарының құрылымы


ҚР заңдары, ҚР Президентінің

Жарлығы, Үкіметтің сапа

Менеджменті саласындағы қаулылары

Мемлкеттік басқару

Органдарының

директивті құжаттары

ХС ИСО,

ҚР СТ,

Орталық басқару құжаттары,

Ережелер,

әдістемелік ұсыныстар

СЫРТҚЫ

Жеке куәліктер

Сертификаттар

Дипломдар

Авторлық куәліктер мен белгілер

Патенттер, ойлап шығарулар

СМЖ ҚҰЖАТТАРЫ

Өнім құжаттары

ІШКІ

Сапа бойынша жеткешілік

Сапа бойынша саясат

Сапа саласындағы

Мақсаттар

Құрылымдық ережелер, қызметтік және жұмыс

нұсқаулары

Құжатталынған процедуралар, институт

Стандрттары (әдістемелік нұсқаулар,

нұсқаулар), төмендегілермен байланысты

Басшылық

жауапкершілігімен

Ресурстар менеджментімен

(кафедра, инфрақұрылымжәне т.б.)

Білім беру

процесімен

Өзгертулермен, талдаумен

Және жақсартылуымен

Сапа жөніндегі тіркелген мәліметтер

Нормативті актілер

Құрылым бөлімшелері жайында ережелер (ҚЕ) – құрылым бөлімшелерінің (факультет, кафедра, орталық, бөлім) статусын, қызметін, құқығын, міндеттерімен жауапкершілігін орнықтыратын нормативті-құқықтық акті.

Құрылым бөлімшелерінің ережелері ҚР заңнамаларына, ҚР еңбек кодексіне негізделіп, өндіріс пен еңбекті ұйымдастыру ескеріліп жасалады.

СМЖБ ҚЕ уақтылы әзірленуі, тексерілуін және қайта қаралуын ұдайы бақылайды, ҚЕ құрастыруды оны әзірленушілерге әдістемелік жәрдем көрсетеді, сапа бойынша Саясат шеңберінде негізгі мақсаттары анықтауды бағыт-бағдар береді.

ҚЕ талаптар сәйкес құрылым бөлімшелерінің қызметкерлеріне міндетті түрде қатысты.

Құрылымдық ережені құрылым бөлімшесінің жетекшісі университет жоғарғы басшылығының тәртіптеуші құжатының негізінде әзірлейді.

ҚЕ екі данадан әзірленеді, ректор бекіткеннен кейін және Сапа менеджменті басқармасы (АӘИУ) «Бақылау данасы» және «Жұмыс данасы» деген штамптарын қойғанан кейін бір данасы СМБ қалады, екіншісі (жұмыс) құрылым бөлімшесіне беріледі. Бөлімшінің барлық қызметкерлері құрылым бөлімшесі ережесінің танысу парағына белгісін қояды.

ҚЕ қайта қарау кем дегенде 3 жылда бір рет жүргізілуі керек. Қайта қарауға және ережеге толықтырулар енгізуге негіз болатындар:

• 
  Қазақстан Республикасының еңбек кодексі және басқа ҚР заңдарымен бекітілген нормативтік құжаттар;
  
• 
  Жетекшінің (төрағаның) баяандау хаты негізінде ЖОО ректордың бұйрығы;
  
• 
  Құрылым бөлімшемесінің өзгеруі (мысалы, құрылым бөлімшемесінің бір қызметкеріне қосымша қызмет берілуі);
  
• 
  Құрылым бөлімшемесінің бағынуын өзгерту;
  
• 
  Бөлімшенің ішкі ұйымдастыру құрылымының түбегейлі өзгертілуі.
  

ҚЕ толық өзгерту құрылым бөлімшесін қайта ұйымдастыруда, атын өзгертуде немесе ЖОО ректордың бұйырығымен жүргізілуі мүмкін.

Егер 3 жыл ішінде құрылым бөлімшемесінде ешқендей өзгерістер болмас, ректордың бұйырығымен ҚЕ қызметі келесі мерзімге созылады.

Қызметтік нұсқау (ҚН) – университет қызметкерлерінің ұйымдастыру-құқықтық ережелерін, міндеттері мен құқықтарын, жауапкершілігін реттеу және тиімді қызмет етуі үшін жағдай жасауды қамтамасыз ету мақсатында шығарылатын нормативті акті.

ҚН Қазақстан Республикасының Еңбек кодексі негізінде өндірісті және еңбекті ұйымдастыру тәртібі ескеріле отырып әзірленеді. ҚН ЖОО штат кестесінде көзделген барлық қызметтерге жасалады.

СМЖБ қызметтік нұсқаулардың уақтылы әзірленуін, тексерілуін және қайта қаралуын үзбей қадағалайды.

Барлық қызметкерлерге қызметтік нұсқауды құрылым бөлімшелерінің жетекшісі әзірлейді.

ҚН екі данада әзірленеді, ректор бекіткеннен кейін және сапа менеджменті бөлімі (АӘИУ) «Бақылау данасы» және «Жұмыс данасы» деген штамптарын қойғанан кейін бір данасы СМЖБ қалады, екіншісі құрылым бөлімшесіне беріледі. Бөлімшенің танысу парағына танысу белгісін қояды.

ҚН өзгерістер келесі негізде ендіріледі:

• 
  баяндау хат негізінде шығарылған ректордың бұйрығы;
  
• 
  қызметтер мен қызметтік міндеттерді қайта бөлу қажеттігі;
  
• 
  штаттың қайта құрылуы не қысқартылуы.
  

Жұмыс нұсқауы – қызметтің (жұмыстың) түрлерін орындауға қойылатын белгілі нормалар, ережелер мен талптарды орнықтыратын нормативті акті. Жұмыс нұсқауларын құрылым бөлімшелерінің жетекшілері, мамандар мен қызметкерлер Қазақстан республикасының қолданыстағы заңнамалар актілер, министірліктер мен ведомстволардың ұйымдастыру-құқықтық құжаттарын негізінде әзірлейді.

Құрылым бөлімшесінің жетекшісі бөлімшенің қызметіне қарай қызмет нұсқауларының тізімдемесін дайындайды және жұмыс нұсқауларының тізімдемесін дайындайды және жұмыс нұсқауларының тізімдемесін дайындайды және жұмыс нұсқауларының талдауы мен қолданыста болуына жауапты.

Жұмыс нұсқауларының құрылымы мен мазмұны мен белгілеуге қойылатын талаптар, келісу, бекіту және өзгерістер енгізу тәртібі

Жұмыс нұсқауы екі данадан әзірленеді, ректор бекіткеннен кейін және Сапа менеджменті басқармасы (АӘИУ) «Бақылау данасы» және «Жұмыс данасы» деген штамптарын қойғаннан кейін, бір данасы СМБ қалады, екіншісі құрылым бөлімшесіне беріледі.

СМЖБ жұмыс нұсқауларының уақтылы әзірленуі, тексерілуін және қайта қаралуын үзбей бақылап отырады.

ҚН өзгерістер келесі негізде енгізіледі:

• 
  баяндау хат негізінде шығарлған ректордың бұйрығы;
  
• 
  негізгі сілтеме құжаттардың өзгерілуі;
  
• 
  нұсқауда қозғалған қызмет түрінің тәртібі мен орындалуының өзгертілуі;
  
• 
  қызметті қайта бөлу қажеттігі.
  

5.4 СМЖ ҚҰЖАТТАРЫНЫҢ ҚҰРАМЫНА ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
5.4.1 СМЖ құжаттары белгілі құрлымдық элементтерді қамтуы керек.

5.4.1.1 ҚП, УС құрылымы келесі элементтерден тұруы керек:

- Сыртқы парағы;

- Алғы сөз;

- Мазмұны;

- Қолдану саласы;

- Нормативті сілтемелер;

- Анықтамалар;

- Белгілер мен қысқартулар;

- Жауапкершілігі мен өкілеттілігі;

- Жалпы ережелер;

- Процесті сипаттау;

- Өзгерістерді ендіру тәртібі;

- Қосымшалар;

- Танысу парағы;

- Өзгерістерді тіркеу парағы;

- Кезеңді тексеруді есепке алу парағы.

5.4.1.2 ҚЕ құрылымы келесі элементтерден тұрады:

- Сыртқы парағы;

- Жалпы ережелер;

- Бөлімше құрылымы;

- Қызметтері;

- Міндеттері;

- Құқықтары;

- Жауапкершілігі;

- Басқа құрылмдық бөлімшелермен қарым-қатынасы;

- Танысу парағы.

5.4.1.3 ҚН құрылмы келесі элементтерден тұрады:

- Сыртқы парғы;

- Жалпы ережелер;

- Біліктілік талаптары;

- Міндеттері;

- Құқығы;

- Жауапкершілігі;

- Танысу парағы.

5.4.1.4 ЖН, ӘН келесі элементтерден тұрады:

- Сыртқы парағы;

- Қолдану саласы;

- Нормативті сілтемелер;

- Анықтамалар;

- Белгілер мен қысқартулар;

- Жалпы ережелер;

- Процестің орындалу барысын сипаттау;

- Әдебиеттер тізімі.

5.4.2 СМЖ құжатының сыртқы бетінен басқа барлық беттерінде жоғарғы колонтитулы болуы керек.

5.4.2.1 Жоғарығы колонтитул 12 шрифт биіктігімен орындалады, түзету – орталығы бойынша және келесі элементтерден тұрады:

5.4.2.2 «Поле 1» элементтерден ЖОО аты көрсетіледі – Аймақтық әлеуметтік- инновациялық университет

5.4.2.3 «Поле 2» элементінде ендіріп отырған жүйенің аты көрсетіледі – Сапа менеджмент жүйесі.

5.4.2.4 «Поле 3» элементінде құжаттың түрінің аты көрсетіледі.

Аймақтық әлеуметтік-инновациялық университет		ҚП АӘИУ-4.2.3-2014
Сапа менеджменті жүйесі	Құжатталған процедура
Құжаттарды басқару		----беттің ---беті

поле 1 поле 2 поле 3 поле 4 поле 5 поле 6

5.4.2.5 «Поле 4» элементінде құжаттың аты көрсетіледі.

5.4.2.6 «Поле 5» элементінде құжаттың индексі көрсетіледі.

5.4.2.7 «Поле 6» элементінде құжаттың жалпы бет санынан бет нөмері қойылады.

5.4.3 СМЖ-ның сыртқы парағы келесі элементтерді қамтуы керек:

- бекіту графигі;

- САПА МЕНЕДЖМЕНТІ ЖҮЙЕСІ деген жазу;

- құжаттың аты (ҚП, УС, ҚЕ, ҚН, ӘН т.б.)

- құжатты теңестіру белгісі;

- әзірлеген бөлімшенің толық аты; әзірлегендер; келісу; құжатты іске ендіру мерзімі; құжатты тексеру мерзімі көрсетілген алғы сөз;

- қызмет бабында пайдаланылатын басылым деген жазу;

- Шымкент деген жазу.

5.4.3.1 Құжаттың аты құжаттың сыртқы парғына жазылады. Атының форматы: барлығы үлкен әріппен, жартылай қою, курсив Kz Time New Roman, шрифты, биіктігі – 16, түзету – орталық бойынша.

5.4.3.2 Аты қысқа және құжат орын алатын объект нақты сипатталып, құжаттың дұрыс теңестірілуін қамтамасыз етілуі керек.

5.4.3.3 Атында қысқартулар, математикалық белгілер, грек әріптері болмауы керек.

5.4.3.4 Құжаттың аты, егер ол мағыналары бірдей құжаттар кешеніне кіретін болса, бас тақырып және тақырыпшадан тұруы мүмкін. Бас тақырып үлкен әріппен, жазуы жартылай қою, тақырыпша – кіші әріппен, бірінші – үлкен әріппен, жазуы-жартылай қою, курсив, шрифт биіктігі 14.

5.4.3.5 Бекіту графигі «БЕКІТЕМІН» деген сөзден (барлығы үлкен әріппен шрифті-12, жартылай қою, түзету – сол жақ шеті бойынша), құжатты бекітуші тұлғаның қызметі, аты, жеке қолы, оның мағынасын ашуы және бекіту күнін көрсетуден тұрады (шрифті - 12).

5.4.4 Құжат мазмұны алғы сөзден кейін жаңа беттен жазылады, қажет болған жғдайд келесі беттерде жалғастырылады. «Мазмұны» деген сөздің форматы бар: кіші әріппен жазылатындардың бірінші әрпі үлкен әріппен, шрифті жартылай қою – 12, түзету – орталығы бойынша. Мазмұн мәтіні биіктігі 12 шрифтімен жазылады.

5.4.5 Мазмұнының құрамында құжатта орналасқан бет саны көрсетіле отырып бөлімдердің (қажет болғанда бөлімшелердің) реттік саны мен атаулары және қосымшалардың белгілері болады.

5.4.6 Нормативтік сілтемелердің құрамында мәтін ішінде сілтеме жасалынған СМЖ құжаттарының, нормативтік құжаттардың тізімі көрсетіледі.

5.4.6.1 ҚР заңдары, мемлекеттік басқару органдарының қаулылары

5.4.6.2 Тізімге келесі тәртіппен белгілердің тіркеу нөмірлерінің өсу бағытымен нормативтік құжаттардың белгілері мен атаулары кіреді:

- мемлекеттік стандарттар, техника – экономикалық ақпарат классификаторлары, ғылыми-техникалық инженерлік қоғамдар т.б. стандарттары;

- мемлекетаралық стандарттар, техника-экономикалық ақпарат классификаторлары;

- халықаралық стандарттар және техника-экономикалық ақпарат классификаторлары, ұлттық стандарттар;

- СМЖ құжаттары.

5.4.7 Анықтамалар құжатта пайдаланылатын, түсінуі қиын және дұрыс түсіндірілмеуі мүмкін арнайы терминдердің мағынасы түсіндіруі керек.

5.4.8 Белгілер мен қысқартулар. Бұл бөлім осы құжатта пайдаланылатын, құжат мәтінінде

келтірілу реті бойынша қажетті мағынасын ашып, түсіндіретін белгілер тізімдемесі мен қысқартулардан тұрады.

5.4.9 Жалпы ережелер. «Жалпы ережелерде» көрсетіледі:

- бөлімшеменің толық және қысқартылған аты, бөлімше құрылуының күні және бұйырық нөмері (бар болған жағдайда);

- құжатта сөз болып отырған қызметті жүзеге асыруда негізге алынатын ұйымдастыру-құқықтық құжаттар;

- негізгі мқсаттар мен міндеттер.

5.4.10 Процестің сипаттамасы. Процедураны орындаудың негізгі қадамдары мен талаптарын қамтиды. Құжат объектіліріне деген талаптарды, оның ерекшелігіне қарай, УС және

да басқа СМЖ құжаттары орнықтырлады.

5.4.11 Өзгерістерді ендіру тәртібі. Құжаттарға қабылданған өзгерістерді және оның ендірілген күнін көрсетеді.

5.4.12 Қосымшалар. Міндетті және ақпаратты болуы мүмкін. Міндетті қосымшаларға орындаудың міндетті талаптары енгізіледі. Ақпартты қосымшаларға ұсынылатын және ақпарттық материалдар (әдебиет) енгізіледі.

5.4.12.1 Қосымшаларды орыс алфавитінің А дан бастап, Й, О, З, Ч, Ы, Ь, Ъ, Ë әріптерінен басқа әріптермен белгілейді және ол негізгі қазақ вариантының белгілеріне толық сәйкес келуі керек. «Қосымша» сөзінен кейін оның ретін көрсететін әріп тұруы керек.

5.4.12.2 Әрбір қосымша жаңа беттен басталып, жоғарғы ортасында «Қосымша» сөзі (шрифті – барлығы үлкен, биіктігі - 12) және оның белгілері, оның астына жақша ішінде міндетті қосымшалар үшін «міндетті» сөзі, ал ақпарттық үшін «ұсынылатын» не «ақпарттық» деген сөздер жазылады.

5.4.12.3 Қосымшаның тақырыбы парақтың центрінде орналасып, бас әрпі үлкен әріппен жазылдады, шрифт биіктігі – 12.

5.4.12.4 Қосымшалардың бет сандары құжаттың жалпы бөлімімен реттес бет нөмірлерінен тұрады.

5.4.12.5 Құжат мәтінінде барлық қосымшалар сілтемелер жасалуы тиіс. Қосымшаларды мәтіндегі сілтеме жасау тәртібі кезегімен орналастырады.
5.5 ІС НОМЕНКЛАТУРАСЫН ҚАЛЫПТАУ ЖӘНЕ ҚҰРУ. ҚҰЖАТТАРДЫ КОДТАУ, ТЕҢЕСТІРУ ЖӘНЕ ТЕКСЕРІМДІЛІГІ.
5.5.1 Құжаттарды есепке алу және іздеуді қамтамасыз ету үшін іс номенклатурасы бекітілген тәртіппен рәсімделген, сақтау мерзімі көрсетілген АӘИУ қалыптасатын іс-құжат атауларының жүйеленген тізімі құралады.

5.5.2 Құрылымдық бөлімше басшыларының, декандардың және кафедра меңгерушілерінің берген ұсыныстарының негізінде мониторинг бөлімімен АӘИУ бөлімдерінің іс-құжат номенклатурасы құралады (Б қосымшасы).

5.5.3 Бөлімшенің іс-құжат номенклатурасы СМЖ әкімшілігімен және СМБ бастығымен келісіледі. Келісілген іс-құжат номенклатурасы ректормен бекітіледі.

5.5.4 Құрылымдық бөлімшедегі іс-құжаттарды жүргізу жауапкершілігі бөлімшенің іс-құжатты жүргізушісіне жүктеледі.

5.6 ҚҰЖАТТАРДЫҢ САҚТАЛУЫН ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ
5.6.1 Орындалған құжаттар номенклатурада көрсетілген мерзімге дейін сәйкес істе қажетті түрде сақталуы керек.

5.6.2 Құрылымдық бөлімше жетекшілері мен хатшы (лаборант) құжаттар мен істердің сақталуына жауапты.

5.6.3 Іс-құжаттарды тұрақты сақтау орнынан алу тек жетекшінің рұқсатымен міндетті түрде істе бекітілген құжат көшірмесін қалдыра отырып, түпнұсқаны алғаны жөнінде акт толтырылып, жүргізеді.

5.6.4 Жұмыс барысында басқа құрылымдық бөлімшенің құжатты пайдалануы қажет болса, онда бекітілген тәртіпке сәйкес құжаттың көшірмесі ғана беріледі.

5.7 МҰРАҒАТҚА ҚҰЖАТТАРДЫ ӨТКІЗУ (ТАПСЫРУ) ТӘРТІБІ

5.7.1 Аяқталған істер 1 жылға дейін құрылымдық бөлімшелерде қалдырылып, бекітілген тәртіппен мұрағатқа өткізіледі.

5.7.2 Құжаттарды ведомостволық мұрағатқа өткізуге дайындыққа төмендегілер кіреді:

- эксперттік Кеңеспен құжаттың құндылығы экспертизасын өткізу;

- істерді рәсімдеу;

- іс сипаттамасын құру;

- құжаттар мен істерді жоюға жіберу туралы акттілер құру.
3-сурет – АӘИУ құжаттар айналымы

Ректор

Ректордың

хатшы-референті

Кеңсе бөлімі

Құрылым

бөлімшелердің

хатшысы (лаборанты)


Орындаушылар

Құрылым бөлімшелердің

жетекшілері

-кіріс құжаттары

- өндірістен шығатын

- ішкі құжаттар

ҚОСЫМША Б

(міндетті)
Өзгерістерді тіркеу парағы

№ п/п	Өзгеріс енгізу туралы шешім		Парақ нөмері				Қағаз саны	Өзгерістерді енгізу мерзімі	Өзгерістерді жүзеге асыратын тұлға
	Құжат	№ бұйырық	Өзгертілген	Ауыстырылған	Жаңа	Есептен шығарылған			Аты-жөні	Қолы

Сурет-Құжатқа индекс беру процедурасы

Жаңа құжаттарды

Жасау не құжатқа

өзгерістер енгізу

қажеттілігі

Құжат жобасын СМБ индекс беру үшін тапсыру

Жауапты: жауапты әзірлеуші

Құжат жобасын

Құжат түріне сәйкес құжат жобасына индекс беру

(нұсқау, ереже, журнал формасы, формуляр, т.б.)

Жауапты: СМБ маманы



Құжат жобасын берілген индекспен жауапты

әзірлеуге тапсыру

Жауапты: СМБ маманы

Ескертулерді ендіру

Жауапты: жауапты әзірлеуші


Қызметтегі проректорлармен құжат жобасын келісу

Жауапты: бөлімше жетекшісі

жоқ

Құжат жобасы жоқ

Түзетулерді ендіру

Жауапты: жауапты әзірлеуші

келісілді ме?

ия

Құжат жобасынның СМЖ ьалаптарына сәйкестігін СМБ бастығымен келісу

Жауапты: бөлімше бастығы

Құжат жобасы жоқ

Құжат жобасын бекіту

Жауапты: ректор

Құжатты СМБ есебіне қою (құжаттың бақылау данасы СМБ қалады, жұмыс данасы құжатты бөлімшеге беріледі)

Жауапты: бөлімше жетекшісі, СМБ маманы

келісілді


А қосымшасы

(міндетті)

«Бекітемін»

Аймақтық әлеуметтік-инновациялық

университет ректоры

_______________ С.Боранбаев.

«_____» _____________________20___ж.
САПА МЕНЕДЖМЕНТІ ЖҮЙЕСІ

АӘИУ СМЖ құжаттамасы

Сапа бойынша жетекшіліктің бөлімі	Құжатталған процедуралар (ҚП)	Үшінші деңгей құжаттамасы	Жазулар	Нормативтік құжаттар
1	2	3	4	5

Сапа менеджменті жүйесі бөлімінің меңгерушісі


Б қосымшасы

(міндетті)
СМЖ құжаттарын тіркеу журналының формасы



СМЖ құжаттарын тіркеу журналы

Тіркеу №	Құжаттың аталуы	Ин-декс	Бөлімше әзірлеуші	Дана-лар саны	Тіркелген күні	Ендірілген күні	Құжатты тіркеген тұлғалар
							Аты-жөні	қолы

В ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

СМЖ құжаттарын тарату журналының формасы

Қ/с №	Құжаттың аты	Индекс	Дана нөмері	Тарату күні	Құжатты берген тұлға		Қабылдаушы
					Аты жөні	Қолы	ҚБ аты, қызметі	Аты-жөні	Қолы

Г Қосымшасы

(міндетті)
Құжатты жою актісінің формасы

Құжатты жою актісі
Оқу мекемесінің аты..............................................................................................................

Мекен жайы............................................................................................................................

Құрамында төрағасы.............................................................................................................

Аты-жөні

Мүшелері................................................................................................................................

аты-жөні

бар комиссия, «___» ______________ж. мен «____» __________ ж. аралығында

келесі құжаттарды жою және утилизациялау жұмыстарын жүргізді:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

құжаттың аты мен белгіленуі

экземплярдың_____данасы

есептегі тіркеу нөмерімен__________________________________________________

басқа құжатпен ауыстыру, күшін жою

Нақты утилизация күні «____» _____________ж.

Мұрағатқа жіберілген даналар саны______________________дана.
Төраға қолы _____________________________________________________________

Аты-жөні
Комиссия мүшелері _______________________________________________________

Аты-жөні

Д-қосымшасы

(міндетті)

Өзгерістерді тіркеу парағы

Қ/с №	Өзгеріс енгізу Туралы шешім		Парақтары нөмірлері				Парақтардың барлығы	өзгеріс енгізілген күні	өзгерістерді ендіретін тұлға
	құжат	Тіркеу №	өгертілген	ауыстырылған	жаңа	жойылған			Аты-жөні	Қолы

Е – ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Сапа бойынша Жетекшіліктің сыртқы парағын рәсімдеу



Ж– ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Құжатталған процедураның сыртқы парғын рәсімде

Ж – ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Құжатталынған процедураның сыртқы парағын рәсімдеу

И– ҚОСЫМШАСЫ
(міндетті)

Университет стандартының сыртқы парағын рәсімдеу

К ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Құрылым ережесіның сыртқы парағын рәсімдеу

Л - ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Қызметтік нұсқаудың сыртқы парағын рәсімдеу

М - ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Жұмыс нұсқауының сыртқы парағын рәсімдеу

Н – ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)
Іс-қағаздардың жинақтау номенклатурасының формасы

Н – ҚОСЫМШАСЫ

(міндетті)

Іс-қағаздардың жинақтау номенклатурасының формасы

«Бекітемін»

Аймақтық әлеуметтік-инновациялық

университетінің ректоры

________________ С.Боранбаев

«_____» ___________________20___ж.

Іс-қағаз индексі	Іс-қағаздың бас тақырыбы	Іс-қағаздар саны	Сақталу мерзімі мен тізім бойынша бап номері	Ескерту
1	2	3	4	5

КЕЛІСІЛДІ

Сапа менеджменті жүйесі бөлімінің меңгерушісі

Танысу парағы

р/с	Аты-жөні	Қызметі	Күні	Қолы

жүктеу 1,34 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: