Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2009 жылғы

2015 жылғы 19 наурыз № 66 ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН ОБЛЫСЫНЫҢ ӘКІМДІГІ ҚАУЛЫ ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ АКИМАТ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Өскемен қаласы город Усть-Каменогорск

«Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы Заңының 9-1-бабының 1-тармағына, «Нормативтік құқықтық актілер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы Заңының 3-бабы 3-тармағына, «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы» Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 27-бабы 2-тармағына сәйкес Шығыс Қазақстан облысының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. 
   Қоса беріліп отырған «Шығыс Қазақстан облысы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің регламенті бекітілсін.
   
2. 
   Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.
   

Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2015 жылғы «19» наурыздағы

№ 66 қаулысымен

бекітілді

2. Аппарат облыс әкімі мен облыс әкімдігінің қызметін ақпараттық-талдамалық, ұйымдастыру-құқықтық және материалдық техникалық қамтамасыз ету мақсатында, мемлекеттік мекеменің ұйымдастыру-құқықтық нысанында құрылған мемлекеттік орган болып табылады.

3. Аппаратты Шығыс Қазақстан облысының әкімдігі (бұдан әрі – облыс әкімдігі) құрады, таратады және қайта ұйымдастырады. Аппарат туралы ережені, оның құрылымын облыс әкімдігі бекітеді.

4. Аппарат өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Заңдарын, өзге де нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы регламентті басшылыққа алады.

Ағымдағы жоспарлау аппараттың тоқсандық жұмыс жоспарларынан, сондай-ақ аппарат бөлімдерінің жоспарларынан тұрады.

6. Аппараттың бөлімдері алдағы тоқсанға арналған жұмыс жоспарларын әзірлейді, оларды алдыңғы тоқсанның соңғы айының 25-ші күнінен кешіктірмей аппарат басшысы бекітеді. Аппарат бөлімдерінің жұмыс жоспарларының көшірмелері аппараттың тиісті тоқсанға арналған жоспарын жинақтау үшін осы мерзімде ұйымдастыру-инспекторлық бөліміне тапсырылады.

Аппарат бөлімдері тоқсан сайын ағымдағы жоспарлардың іске асырылу барысы туралы аппарат басшысының атына ақпарат береді. Жоспарлауды аппарат бөлімдерінің басшылары мамандардың біріне жүктейді. Бөлімдердің жұмысын жоспарлау жөніндегі істердің жағдайына және олардың орындалуына бөлім басшылары жауап береді. Облыс әкімінің, аппарат басшысының, оның орынбасарларының талап етуі бойынша бөлімдердің тоқсандық жоспарларды орындауы жөніндегі ақпарат өзге мерзімдерде, ауызша да, жазбаша түрде де тапсырылуы мүмкін.

Аппараттың ұйымдастыру-инспекторлық бөлімі ай сайын, 20-ші күнге, облыс әкімі орынбасарларының, аппараттың бөлімдері, облыстық бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдардың (бұдан әрі- басқармалар) және орталық мемлекеттік органдардың аумақтық бөлімшелері (бұдан әрі – ОМО АБ) басшыларының ұсыныстары негізінде алдағы айға кеңестер мен іс-шаралар тізбесімен облыс әкімі жұмысының желілік кестесін жасайды.

Осындай желілік жұмыс кестелерін облыс әкімінің орынбасарлары да жасайды.

Облыс әкімдігі отырыстарында қарауға жоспарланатын мәселелер тізбесі облыс әкімінің орынбасарларымен келісіледі және облыс әкімінің өкімімен бекітіледі. Бекітілген тізбені бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері барлық мүдделі мемлекеттік органдарға таратады.

8. Облыс әкімдігінің отырыстарын дайындау және өткізу тәртібі облыс әкімдігінің регламентінде айқындалады.

9. Облыстық кеңестер өткізуде жүйелі және жоспарлы жұмысты қамтамасыз ету, қалалар мен аудандар әкімдерімен өзара іс-қимылды ретке келтіру үшін:

дүйсенбі – облыс әкімінің төрағалығымен аппараттық кеңестер өткізу күні;

сейсенбі – селекторлық режимде республикалық кеңестерге қатысу;

сәрсенбі – облыс әкімдігі отырыстарын, облыс әкімі орынбасарларының кеңестер өткізу күні;

бейсенбі- жұма - облыс әкімі орынбасарларының өңірлерге шығу күндері болып белгіленсін.

Кеңестер мен басқа да іс-шаралар облыс әкімінің бастамасымен немесе онымен келісіле отырып аптаның өзге күндері өткізілуі мүмкін.

10. Қалалар мен аудандар әкімдерінің облыстық кеңестер мен іс-шараларға қатысуы тек қана облыс әкімімен келісім бойынша жүзеге асырылады. Шақыруға облыс әкімінің аппарат басшысы қол қояды.

11. Облыс әкімінің қатысуымен ресми іс-шаралар ұйымдастыруды осы мәселеге жетекшілік ететін облыс әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының басшылығымен, облыстың мүдделі мемлекеттік органдарының қатысуымен, осы іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөлімдері, басқармалар жүзеге асырады.

12. Облыс әкімі аппараты өткізетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар ашық болып табылады және мемлекеттік және орыс тілдерінде өткізіледі.

13. Облыс әкімдігі, облыс әкімі аппараты өткізетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар облыс әкімінің, облыс әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының бастамасы бойынша жабық деп жариялануы мүмкін.

14. Облыстық деңгейдегі кеңестерді, отырыстарды, кездесулерді және басқа да іс-шараларды облыс әкімі немесе ол болмаған кезде облыс әкімінің міндетін атқарушы лауазымды тұлға өткізеді. Жекелеген жағдайларда, салалық мәселелерді қарастырған кезде міндеттерді бөлуге сәйкес тиісті салаға жетекшілік ететін облыс әкімі орынбасарларының басшылығымен облыстық іс-шаралар өткізілуі мүмкін.

15. Қажет болған жағдайда кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар дыбыс/бейнеконференция байланыс режимінде (бұдан әрі – БКБ) мынадай тәртіппен өткізіледі:

аппараттың кеңес өткізуге жауапты бөлімі:

БКБ режимінде өкізілуі жоспарланған кеңестер мен басқа да іс-шаралар жөнінде барлық кеңеске қатысушыларды, сондай-ақ БКБ сүйемелдеуге жауапты мамандарды кеңес басталғанға дейін 1 тәулік бұрын хабардар етеді;

БКБ қатысушыларының құрамын белгілейді.

16. Шығыс Қазақстан облысы әкімі аппаратының «Шығыс Қазақстан облысы әкімінің істер басқармасы» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің (бұдан әрі- Істер басқармасы) БКБ сүйемелдеуге жауапты мамандары:

БКБ өткізу үшін қажетті аппаратураны орнатады және күйге келтіреді;

электрондық почта арқылы қажетті интернет-сілтемелер, пайдаланушының атын және БКБ қосылу паролін жолдайды;

егер басқа уақыт қосымша келісілмесе, кеңес басталғанға дейін 1 сағат бұрын БКБ қатысушылармен алдын ала дыбыс және бейне сигналды тестілеу жүргізеді.

БКБ режимінде кеңестерге, басқа іс-шараларға қатысушылар хабарласу телефондарын шараның басталуына дейін 1 сағат бұрын әрбір аудан, облыстық маңызы бар қала әкімінің аппаратында құрылған және орнатылған мәліметтермен жылдам алмасу бағдарламасы (аккаунт gmail) арқылы мәлімдеуге міндетті. Тестілеу басталғаннан кейін хабарласу телефондары өзгертілмейді.

17. Аппарат ғимаратындағы мәжіліс залдарын резервілеу облыс әкімінің аппарат басшысының атына жазбаша тапсырыс беру жолымен жүргізіледі және оны аппараттың әкімшілік бөлімі үйлестіріп отырады.

Аппаратың әкімшілік бөлімінің басшысы Істер басқармасының жауапты жұмыскерлерімен бірлесіп залдарды іс-шаралар өткізуге дайындауды қамтамасыз етеді.

18. Облыстық іс-шаралардың өткізілуіне жауапты аппарат бөлімдері мүдделі мемлекеттік органдармен бірлесіп 4 жұмыс күнінен кешіктірмей кеңестің, өзге да іс-шараның күн тәртібін, қатысушылардың ұсынылып отырған тізімін айқындайды, ол жетекшілік ететін облыс әкімі орынбасарымен және аппарат басшысымен, не болмаса оның орынбасарларымен келісуге жатады. Тізім шұғыл арада, бір жұмыс күні ішінде баяндамашылар ретінде көрсетілген мемлекеттік органдар мен ұйымдар басшыларына, сондай-ақ, іс-шараның күн тәртібіне енгізілген мәселелер құзыретіне жататын басқармалар басшыларына жіберіледі.

19. Шақырылғандардың қатысуын аппараттың тиісті бөлімі қамтамасыз етеді.

Мәселелерді талқылауға қатысуға шақырылғандар материалдарды (электрондық және қағаз тасымалдауышта) іс-шара өткізілуге дейінгі 3 жұмыс күнінен кешіктірмей іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөліміне тапсырады. Іс-шаралар шұғыл тәртіппен өткізілетін жағдайда материалдар іс-шара өткізілетін күні тапсырылуы мүмкін.

20. Іс-шара материалдарын аппараттың тиісті бөлімі жинақтайды және іс-шара өткізілетін күнге дейінгі 2 жұмыс күнінен кешіктірмей облыс әкімінің аппарат басшысына беріледі.

21. Материалдар уақытында тапсырылмаған, сондай-ақ толық көлемде тапсырылмаған және облыстық іс-шараларға қатысушылар сапасыз әзірлеген жағдайда, осы іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөлімі аппарат басшысының (не болмаса оның міндетін атқарушы адамның) қол қоюымен облыс әкімі атына ақпарат дайындайды. Бұл жағдайда аталған мәселені неғұрлым кейінгі күнге көшіріп, күн тәртібінен алу туралы мәселе шешілуі мүмкін. Материалдарды уақытында тапсырмағаны, сондай-ақ сапасыз тапсырғаны үшін осы мемлекеттік органдардың басшылары, сондай-ақ тиісті мемлекеттік органға жетекшілік ететін облыс әкімі орынбасарлары жауап береді.

22. Облыстық іс-шараларды өткізу бойынша мемлекеттік және орыс тілдеріндегі жиынтық материалдар құрамына мыналар енгізілуі тиіс:

1) баяндамашылар тізімі көрсетілген күн тәртібі;

2) шақырылғандар тізімі;

3) қаралып отырған мәселелер бойынша анықтамалар, ақпараттық (талдау) материалдары, таныстырулар, салыстырмалы деректер (кесте түрінде);

4) іс-шарада төрағалық етуші сөзінің тезистері;

Облыстық іс-шараларды өткізу бойынша жиынтық материалдарға осы шараға қажетті басқа құжаттар қоса берілуі мүмкін.

23. Жоспарланып отырған іс-шараға ұсынылатын материалдардың тақырыптары бірдей болуы және мәселелердің мәнін жан-жақты ашуы тиіс. Анықтамалар мен ақпараттық (талдау) материалдардың көлемі үлгі баспа мәтінінің үш бетінен аспауы тиіс.

24. Іс-шараларда сөз сөйлеу (баяндама) кезінде бейнеақпарат туралы мәселе жеке шешілуі және іс-шара өткізілетін күнге дейінгі бір жұмыс күнінен кешіктірілмей шешілуі және аппарат басшысымен келісілуі тиіс. Мәжіліс залын техникалық дайындауды (дыбыс күшейтуді, дыбыс жазуды және микрофондарды, бейнепроекторды, экранды, слайдтарды көрсетуге дайындықты қамтамасыз ету, сусындар, жазба құралдарының, тиісті жарықтандыру мен ауа баптаудың және т.б. болуын) аппараттың әкімшілік бөлімі Істер басқармасымен бірлесіп жүзеге асырады.

25. Іс-шараның өткізілуіне жауапты аппарат бөлімі мүдделі мемлекеттік органдармен және бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімімен бірлесіп, қатысушыларды тіркеуді қамтамасыз етеді. Кеңеске, басқа облыстық іс-шараға қатысушыларды тіркеу отырыс басталғанға дейін кем дегенде 30 минут қалғанда, ал кеңейтілген отырыстарда - отырыс басталғанға дейін 1 сағат қалғанда басталады.

Отырысқа қатысушыларды тіркеу, әдетте, мәжіліс басталғанға дейін 5 минут қалғанда аяқталады. Тіркеуге жауапты маман бөлім басшысына шақырылғандардың келуі туралы мәлімет береді, бөлім басшысы мәліметтерді аппарат басшысына береді.

26. Облыс әкімінің қатысуымен өтетін кеңестердің, басқа да іс-шаралардың хаттамаларын аппараттың бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылау секторы жүргізеді, облыс әкімінің қатысуымен өткізілетін көшпелі іс-шаралардың хаттамаларын облыс әкімінің көмекшісі жүргізеді.

Хаттамада қаралатын мәселелер, талқылауға қатысқан адамдар, тапсырмалар көрсетіледі.

Іс-шараларда мемлекеттік және орыс тілдерінде жасалған баяндамалардың ілеспе аударылуына бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жауапты болады.

Баяндамалардың мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндері ілеспе аударма жасау үшін бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне алдын ала, бірақ отырыс басталғанға дейін екі сағаттан кешіктірілмей ұсынылады.

27. Хаттама кеңес, басқа да облыстық іс-шаралар өткізілген күннен бастап екі күн ішінде ресімделеді.

28. Хаттамаларды бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі бақылау секторының қызметкері «Тапсырмаларды тіркеу» бөлімі арқылы хаттамалық тапсырмалардың орындалуына жауапты мемлекеттік органдарға, сондай-ақ өзге де мүдделі мемлекеттік органдар мен лауазымды тұлғаларға жолдайды.

Облыс әкімінің қатысуымен өткен облыстық іс-шаралар хаттамаларында жазылған тапсырмаларды аппараттың бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылау секторы бақылауға алады.

29. Кеңестердің, басқа да іс-шаралардың хаттамалары барлық материлдарымен бірге жеке істер номенклатурасына ресімделеді және тиісті мерзім өткеннен кейін аппараттың мұрағатына тапсырылады.

30. Аппарат басшысының тапсырмасы бойынша кеңестердің, басқа да іс-шаралардың бейне және дыбыс жазбасы, кейіннен толық жазылып және қағаз тасымалдауышта басылып, жүргізілуі мүмкін.

31. Аппараттың баспасөз қызметі облыстық іс-шаралар бойынша бұқаралық ақпарат құралдарына (бұдан әрі -БАҚ) алдын ала баспасөз парақтарын таратуды жүзеге асырады.

32. Ірі іс-шаралар өткізген кезде тапсырма- жоспар жасалып, онда тапсырмалар, жоспардың әр тармағы бойынша жауапты орындаушылар, орындау мерзімдері көрсетіледі.

4. Аппаратта ісқағаздарын жүргізуді ұйымдастыру,

34. Аппаратқа қағаз жеткізгіште келіп түсетін кіріс хат-хабарларды бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі құжатты алу күні, уақыты, құжатты алған адамның тегі мен аты-жөні көрсетіліп, қолын қойдырып, ал электрондық құжаттарды электрондық ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық құжатқа қол қойған немесе құжаттың деректемесін растаған адамның электрондық сандық қолтаңбасын (бұдан әрі - ЭСҚ) тексеру рәсімі жүргізілген соң қабылдайды.

35. Электрондық құжаттар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының Бірыңғай көліктік ортасы (бұдан әрі - БКО) және Мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің Ведомствоаралық құжат айналымы орталығының сервері (бұдан әрі - БЭҚАЖ ВҚО) арқылы түсуге тиіс.

Хат-хабар электрондық құжаттар форматында түскен кезде осы құжаттармен одан әрі жүргізілетін барлық рәсімдер ақпараттандыру саласының операторы бекіткен нұсқаулыққа сәйкес жүргізіледі.

36. Аппараттың қызметкерлеріне осы регламенттің 42 -тармағында көзделген жағдайларды қоспағанда, бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.

37. Конверттерді ашар алдында бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері олардың жіберілуінің және ресімделуінің дұрыстығын, орамының бүтіндігін (мөр болған кезде) тексереді, конверттерді ашқан кезінде мекенжайдың жөнелтуші атауымен, пакетте көрсетілген салу нөмірлерінің құжаттарға қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырылады, құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.

Құжаттар жеткіліксіз болған, пакеттер бүлінген, конверттердің нөмірлері құжаттардың нөмірлерімен сәйкес келмеген жағдайда үш данада акт жасалады, бұл ретте актінің бір данасы бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде қалады, екіншісі құжатпен бірге арналуы бойынша беріледі, ал үшіншісі жөнелтушіге жолданады.

Дұрыс арналмаған және ресімделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.

Құжаттар салынған конверттер құжаттарды жөнелтушінің мекенжайын, олардың жөнелтілген және алынған күнін тек сол арқылы ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда сақталады.

«Жеке өзіне» деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде ашуға жатады.

38. Белгіленген үлгідегі бланкіде ресімделуге тиіс, басшы (ол болмаған кезде – бұйрық, өкім болған кезде оның міндеттерін атқарушы тұлға) қол қойған немесе толтырылған деректемелері бар (ЭСҚ тексерудің оң нәтижесінің белгіленген тәртіппен анықталғаны туралы растамасы бар) электрондық құжаттың оған сәйкес шаблонын пайдалана отырып жасалған құжаттардың бірінші даналары облыс әкімі аппаратында қабылдауға жатады.

Құжаттарда міндетті түрде: күні, шығыс нөмірі, құжаттың қысқаша тақырыбы; аппараттың тапсырмаларының орындалуы туралы сауалға жауап қайтару немесе есеп (ақпарат) беру кезінде аппараттың шығыс тіркеу нөміріне сілтеме қойылуы тиіс. Бұл ретте бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі күні оларды бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне өткізген күніне сәйкес келетін құжаттарды (басқа қалалардан поштамен, сондай-ақ облыс әкімі мен әкімдігіне бағынысты емес басқа мемлекеттік органдардан келіп түскен хат-хабардан басқа) ғана қабылдайды. Орындаушының тегі, аты-жөні, оның телефонының нөмірі, сондай-ақ құжат данасының саны міндетті түрде қолдан кейінгі төменгі сол жақ бұрышында немесе құжаттың бірінші парағының артқы жағына қойылады (мысалы: С.А. Асанов, тел. 26-42-42).

Электрондық құжаттарды қабылдау кезінде даналарының саны ескерілмейді.

Аппаратқа жұмыс істемейтін уақытта келіп түсетін электрондық құжаттар бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері тіркегенге немесе қабылдаудан бас тартқанға дейін БЭҚАЖ-дың тиісті папкасында сақталады.

39. Мемлекеттік органдарға жіберілетін хат-хабар (оның ішінде электрондық құжат форматындағы) мемлекеттік тілде елтаңбалы бланкіде ресімделеді (қажет болған жағдайда елтаңбалы бланкі пайдаланылмай орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).

40. Мынадай құжаттар бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне қабылдауға жатпайды:

1) белгіленген талаптар бұзылып ресімделген құжаттар және оларға қосымшалар;

2) факсимилесі, бояуы және өзге де былғанышы бар, қандай да бір бүлінген, оның ішінде тескішпен тігілген, нобайқағазға және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелеріне шығарылған құжаттар;

3) мекенжайы дұрыс көрсетілмей жіберілген (соның ішінде мемлекеттік органдардың атаулары, мемлекеттік органдар басшыларының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты дұрыс жазылмаған) хаттар.

41. Аппаратқа келіп түсетін барлық хат-хабар жұмыс күндері сағат 9. 00-ден бастап 15.30-ға дейін қабылданады және оларды бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі тіркейді.

Облыс әкімінің атына жолданатын құжаттарға (хаттар, ақпараттар және т.б.) тиісті мемлекеттік органдардың (аудандар, облыстық маңызы бар қалалар әкімдері, басқармалар басшылары) басшылары қол қоюлары тиіс.

Келіп түскен хат-хабарды бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері алдын ала белгілейді, облыс әкімінің, облыс әкімінің орынбасарларының, облыс әкімінің аппарат басшысының және оның орынбасарларының құзыреті бойынша бөледі.

42. Аппарат қызметкерлері қызметтік қажеттілігіне байланысты бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен тыс қабылдаған қызметтік хат-хабар дереу бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне берілуге тиіс.

43. Қағаз нұсқадағы кіріс хат-хабарын тіркеуді оң жақ төменгі бұрышына (немесе бос кеңістік болмаған жағдайларда сол жақ жоғарғы бұрышына) негізгі құжаттың және оған қосымшалардың БЭҚАЖ-дің сәйкес базасында кіріс тіркеу нөмірі, түскен күні, парақтарының саны көрсетілетін мөртаңба қою жолымен бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.

Құжаттар Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына (бұдан әрі – Үлгі қағида) сәйкес ресімделуі тиіс.

Кіріс хат-хабарларды тіркеу электрондық нұсқада «Lotus Domino Server» базасындағы электрондық құжатайналым жүйесін (бұдан әрі – Жүйе) пайдаланып, жүзеге асырылады.

44. Облыс әкімі облыс әкімдігінің бөлімшелеріне, төмен тұрған әкімдерге, өзге мүдделі мемлекеттік органдарға, сондай-ақ аппарат бөлімдеріне барлығына бірдей тапсырмалар береді және қарарлар жазады. Облыс әкімінің орынбасарлары аудандар және облыстық маңызы бар қалалар әкімдеріне, басқармаларға міндеттерді бөлуге сәйкес жетекшілік ететін мәселелері бойынша тапсырмалар береді және қарарлар жазады. Аппарат бөлімдерінің қатысуы қажет болған жағдайда облыс әкімінің орынбасарлары аппарат басшысына тиісті қайта тапсыру жібереді. Аппарат басшысы құжаттарды орындаушылар құрамына аппараттың қандай да болмасын бөлімін енгізу қажеттілігін өз бетімен анықтайды. Аппарат басшысы, оның орынбасарлары өздері жетекшілік ететін мәселелерге сәйкес тапсырмалар береді және қарарлар жазады.

Басшылық кіріс хат-хабарды түскен күні қарайды, ал шұғыл хат-хабар дереу қаралады.

Егер тапсырма бірнеше орындаушыға берілсе, онда жинақтаудың және құжатты орындаудың кімде қалатыны міндетті түрде көрсетіледі. Егер мұндай белгі болмаса, онда жинақтау және құжатты орындау деректері бірінші болып көрсетілген орындаушыда қалады. Бүкіл тапсырманың уақытында орындалуына қарарда көрсетілген мемлекеттік органдардың басшылары, аппарат бөлімдері бірдей жауап береді.

45. Басшылықтың қарары электрондық түрде Жүйеде құжаттың тіркеу-бақылау карточкасына «Қарар» бөліміне енгізіледі. Аталған бөлімді қарар жазған адам немесе оның көмекшісі толтыруға құқылы. Қарар карточкасында экрандық нысандағы жиектер толтырылады: қарардың авторы, орындаушылар, қарардың мәтіні (қарардың мәтінінде жинақтауға жауапты адамды немесе мемлекеттік органды міндетті түрде көрсетіп) және орындау мерзімі. Егер құжат орындауды қажет етсе, осы экрандық нысанға құжатты бақылауға қою туралы ақпарат енгізіледі. Қарар карточкасын сақтағаннан кейін оған нөмір қойылады, бұдан әрі тіркелген құжат қарар карточкасымен бірге алушылар немесе орындаушылар тізімінде санамаланған барлық орындаушыларға жіберіледі. Қарарда орындаушылар ретінде облыс әкіміне бағынысты емес (келісім бойынша) БЭҚАЖ қосылмаған мемлекеттік органдар мен ұйымдар көрсетілген жағдайда, құжат қарармен бірге орындаушыға электрондық поштамен немесе қолма-қол жіберіледі.

46. Құжатты орындағаннан кейін жауапты маман оны одан әрі бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылауынан алу үшін Жүйеде орындау карточкасын толтырады.

Электронды құжаттың тіркеу-бақылау карточкасы осы карточка бойынша барлық тапсырмалар мен қарарлар бақылаудан алынбағанша бақылауда тұратын болады.

47. Жүйеде құжаттың орындау мерзімін ұзарту, қайта тапсыру немесе жұмыс бақылауына қою мүмкіндігі көзделген. Ол үшін құжаттың орындалуына жауапты маман осы тапсырманы берген басшыға жазбаша негіз (қызметтік жазба, ақпарат және т.б.) дайындайды.

Бұл жағдайда қарардың тиісті карточкасына мынадай деректер енгізіледі:

құжатты орындаудың ұзартылған күні;

құжатты қайта тапсыру жөніндегі мәліметтер;

құжатты орындау мерзімін ұзартқан адамның лауазымы мен тегі.

48. Аппараттың бөлімдері келіп түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, өз құзыреті шегінде оның әрі қарай өтуін, қойылған мәселелердің шешілуін айқындайды, құжат айналымын қысқарту шараларын қабылдайды, келіп түсетін құжаттардың сапалы және уақтылы орындалуына бақылау жүргізеді.

49. Облыс әкімінің орынбасарларының қарарымен сыртқы орындаушыларға (аудандар және облыстық маңызы бар қалалар әкімдіктеріне, басқармаларға, басқа да мемлекеттік органдарға, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарға) жіберілген құжаттардың орындалуына бақылауды облыс әкімі орынбасарларының қызметін қамтамасыз ететін бас инспекторлар, ұйымдастыру-инспекторлық бөлімінің мамандары жүргізеді.

Аппарат бөлімдерінің басшылары өздері басшылық ететін бөлімдерде құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асырады, бақылау құжаттарын орындау мерзімдерін бұзуға және сапасыз орындауға жол берген қызметкерлерді тәртіптік жауапқа тарту жөнінде ұсыныстар енгізеді, аппарат бөлімдеріндегі атқарушылық тәртіптің жағдайына дербес жауапты болады.

Аппараттың бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі бақылау құжаттарының орындау мерзімдері мен өтуіне, атқарушылық тәртіптің жағдайына, құжаттарды тіркеу және бақылауға қою, орындалған құжаттарды бақылаудан алуға бақылау жасайды, бақылау тапсырмаларының тізбесін дайындайды және олардың орындалу мерзімдері туралы басшылыққа және аппарат бөлімдеріне еске салу жолдайды. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің басшысы, осы бөлімнің бақылау секторының бас инспекторы құжаттардың бақылауға дұрыс қойылуы және бақылаудан алынуы, бақылау құжаттарының орындау мерзімдерін белгілеу және кейінге ауыстыру үшін дербес жауапты болады.

50. Шығыс құжаттарын дайындау кезінде мемлекеттік билік органдарының, қоғамдық ұйымдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, өзге шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазуда бірізділікті сақтаған жөн.

Шығыс хаттары, әдетте, екі данада әзірленеді және қол қойылады, бұл ретте екінші данасында виза қою күнін көрсете отырып, құрылымдық бөлімшенің орындаушысы мен басшысының визалары болуы тиіс. Құжат мәтіні А4 және А5 форматындағы бланкіде «Times New Roman» 14-қаріппен бір жоларалық интервал арқылы басылады. Қазақстан Республикасының Президентіне «Arial» 16-қаріппен 1,5 жоларалық интервал арқылы басылады. Соңғы беттің төменгі сол жағында немесе беттің артқы жағында орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі көрсетіледі. Барлық деректемелер басылуы тиіс. Түзетулер мен тазартуға жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен бірдей болуға тиіс. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгілерді, ескертулер мен т.б. ресімдеу) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал басқадай болуы мүмкін.

51. Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігіне, Премьер-Министрі Кеңсесіне, орталық мемлекеттік органдарға, Қазақстан Республикасы Парламентіне жолданатын шығыс құжаттары мынадай міндетті деректемелерден тұруы тиіс:

шығыс нөмірі мен күні;

Қазақстан Республикасының Президенті, Президент Әкімшілігі, Парламенті, Парламент Палаталары, Үкіметі және Премьер-Министрінің тиісті актілері мен тапсырмаларына сілтемелер;

сұрау салуды орындау жағдайында – сұрау салудың нөмірі мен күні;

хаттаманы немесе жоспарды орындау жағдайында – тармақтың мазмұнын жаза отырып, хаттаманың немесе жоспар тармағының нөмірі;

облыс әкімінің немесе облыс әкімінің міндеттерін атқарушы лауазымды тұлғаның қолы;

орындаушының тегі және оның телефонының нөмірі.

Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігіне жолданатын ақпараттар мен өзге құжаттардың көлемі 3 беттен, ірі мәселелер бойынша 5 беттен аспауы тиіс. Құжаттардың мәтіні айқын, жүйелі, қысқаша баяндалуы тиіс.

52. Шығыс қызметтік құжаттар белгіленген үлгідегі бланкілерде басылуы тиіс. Аппарат ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.

53. Құжатты лауазымды адамға жіберген кезде адресаттың атауы атау септігінде, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде жазылады.

Шығыс құжатта төрттен артық мекенжай болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекенжайға жіберген кезде тарату көрсеткіші жасалады және әр көшірмеде бір ғана мекенжай көрсетіледі. Құжат жіберілетін адресат жалпылай белгіленуі мүмкін (мысалы: қалалар мен аудандар әкімдеріне).

54. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне жіберілетін шығыс хат-хабарға облыс әкімінің жетекшілік ететін орынбасары, аппарат басшысы, бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі виза қояды және оларға тек облыс әкімі не болмаса оның міндетін атқарушы адам ғана қол қояды.

Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне, Парламентіне және Премьер-Министрі Кеңсесіне жауап хат-хабар оған қол қоймас бұрын осы регламентке 1 қосымшаға сәйкес келісу парағына қолдар жинау арқылы аппараттың бөлімдерімен келісімдеуге жатады.

Қазақстан Республикасы Президентінің атына, Президент Әкімшілігіне, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесіне жолданатын жауаптар міндетті түрде қағаз жөнелткіштерде қайталанады және фельдбайланыс арқылы жіберіледі.

Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен түсетін тапсырмаларды орындау бойынша осы тапсырмалар бойынша жауапты орындаушылар болып табылатын орталық мемлекеттік органдардың аттарына жинақтау үшін жолданатын жауап құжаттар деңгейі облыс әкімі орынбасарынан төмен емес лауазымды тұлғаның, аппарат басшысының қолы қойылып жіберіледі.

55. Мәтіні 10 жолдан кем болған құжатқа тақырып берілмейді. Егер мәтінде 10-нан артық жол болса қысқаша тақырып беріледі. Құжат мәтінінің тақырыбы құжаттың сол жақ жиегінен бастап, жартылай қалың қаріппен, сөз тасымалысыз ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы қажет.

Құжат күні тиісінше мемлекеттік және орыс тілдері нормаларына сәйкес араб санымен ресімделеді. Айдың күні мен ай екі жұп араб цифрімен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.

Күндi сөз-сан тәсiлiмен жазу өкiмдiк, қаржылық сипаттағы мәлiметтерi бар құжаттарда, нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда, сондай-ақ соңғыларын ресімдеген кезде пайдаланылады, мысалы: «2014 жылғы 1 наурыз».

Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен қол қойған лауазымды тұлғаның индексі көрсетіледі, одан кейін бөлшек белгісі арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі (мысалы: 1/2075) көрсетіледі. Шығыс құжатты дайындаған орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі және/немесе электрондық поштасының қызметтік мекенжайы, әдетте, құжаттың төменгі сол жағына орналасады (мысалы: орынд. А.А. Қалиев, тел. 26-42-42, AKaliev@akimvko.gov.kz).

56. Телеграфтық, телефакстық хат жазысу тек шұғыл сипаттағы мәселелер бойынша жүргізіледі. Шығыс жеделхаттарын тіркеу ағымдағы хат-хабарлармен бірдей жүргізіледі.

Жеделхаттар екі данада басылады, оған орындаушы виза қояды және облыс әкімі, оның орынбасарлары, аппарат басшысы қол қояды, қол қойылғаннан кейін жеделхат жолдау үшін бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне беріледі. Мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше адресатқа жіберу қажеттілігі болған кезде орындаушы оны адресаттар санына сәйкес көбейтеді. Мұндай жеделхаттарда әр данада тек бір жіберу пункті оның мекенжай деректерімен бірге көрсетіледі.

57. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен айналып өтіп құжаттарды жіберуге тыйым салынады. Шығыс құжаттар жіберілмес бұрын бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде белгіленген талаптарға сәйкестікке тексеріледі. Дұрыс ресімделмеген құжаттар түзеу үшін кері қайтарылуы мүмкін.

Құжаттар адресатқа қол қойылған күннен бастап екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал шұғылдары дереу жіберіледі.

Шұғыл хат-хабар мемлекеттік органдардың басшыларының-адресаттардың қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимильдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.

58. Шығыс хат-хабар құжаттарында дұрыс көрсетілмеген мекенжай бойынша құжаттарды таратуға орындаушылар жауап береді.

60. Облыс әкімінің www.akimvko.gov.kz web-сайтының мазмұндық бөлігі Қазақстан Республикасы Көлік және коммуникация министінің 2014 жылғы 19 ақпандағы № 137 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде 9194 нөмірімен тіркелген) Ақпараттық технологияларды қолдану тиімділігін бағалау әдістемесінің 5 қосымшасында белгіленген параметрлерге сәйкес болуы тиіс.

61. Облыс әкімінің www.akimvko.gov.kz web-сайты дизайнын ресімдеуге және тұтастығын қолдауға қойылатын талаптарды іске асыру мақсатында мемлекеттік органдар аппараттың ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу бөліміне электронды түрде (электрондық пошта, флеш-тасымалдауыштар) мемлекеттік және орыс тілдерінде ақпарат ұсынады.

62. Аппараттың электрондық поштасының ресми мекенжайы: chacellery@akimvko.gov.kz.

63. Ақпараттық қауіпсіздік саясатын сақтау мақсатында аппарат қызметкерлері қызметтік ақпаратты жөнелтуді және қайта жөнелтуді тек Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының интранет-порталындағы (бұдан әрі – МОИП) қызметтік пошта жәшіктерін қолдана отырып жүзеге асыруға міндетті.

64. Басқармалар, аудандар және облыстық маңызы бар қалалар әкімдерінің аппараттары өз электрондық поштасын Жүйеге жұмыс күндері сағат 9.00-ден 18.30-ға дейін қоса отырып, үздіксіз қызмет етуін қамтамасыз етеді.

65. Электрондық пошта арқылы берілетін барлық файлдар жөнелтушінің компьютерінде орнатылған вирусқа қарсы бағдарламалық құралдар арқылы тексеруден өтуі тиіс. Ақпаратты электрондық пошта арқылы жіберуге дұрыс дайындамағаны және оның мазмұны үшін жөнелтуші жауапты болады. Жарнамалық ақпараттан тұратын электрондық хаттарды, хат мәтінін бірнеше рет қайта жөнелту туралы өтініштерді жіберуге тыйым салынады.