Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 8–ші беті
Кіріспеде акті құрастырудың негізі көрсетіледі, құрастырушылар және
қажет жағдайда қатысқан тұлғалар тізбеленеді.
Актінің айқындаушылық бөлімі: атқарылған жұмыстың мәні мен сипатын,
белгіленген фактілерді, тиісті мәліметтерді көрсету арқылы баяндалады.
Тұжырымдамада орындалуы қажет іс-шаралар көрсетіледі және
қорытынды жасалады. Мәтіннің соңындағы қойылатын қолдардың алдында
акт
данасы
мен
олардың
орналасқан
жері
туралы
мәліметтер
орналастырылады.
7.3 Актіге төраға және комиссия мүшелері қол қояды. Қолтаңбаны ресімдеу
кезінде қол қоюшы тұлғалардың лауазымдары көрсетілмейді.
ӨНДІРІСТІК ӨКІМДІ ДАЙЫНДАУ:
Өндірістік өкім жобалары Кеңседе құрылымдық бөлім басшыларынан келген
қызмет хат негізінде әзірленеді ;
- Өкім көшірмелері арнайы тарату журналдары арқылы бір-ақ рет беріледі,
екінші рет сұралған жағдайда не үшін алатын себебін көрсетіп, түсініктеме
жазып , алады.
- өкім бланкісі тіркеу индексіне қарай сала Вице-президенттеріне беріледі
(өкімнің дайындалу мәтіні Times New Roman, 14-ші шрифтімен жазылып,
міндетті түрде өкімге тақырып қойылуы тиіс);
-өкім бланкісі бұзылған жағдайда (егер қате жазылса), ол өкім жарамсыз деп
есептелінеді, өкім дайындаған тұлға түсініктеме жазғаннан кейін ғана бланкі
нөмірі қайта беріледі.
8. Құжат айналымын ұйымдастыру және оған қойылатын талаптар
Университетте құжаттың жазылған немесе университетке келіп түскен
уақытынан бастап, оның орындалуы немесе жіберілген аралықта қозғалуы
құжат айналымды қалыптастырады. Құжат айналымы төмендегідей талаптарға
сәйкес келуі тиіс:
8.1 құжаттың мақсатты қозғалысы (құжаттар қысқыртылған жолмен
орындаушыға тапсырылады);
8.2 лауазымдық міндеттеріне сәйкес басшылар мен қызметкерлер арасында
құжаттарды
дұрыс тарату;
8.3 құжаттардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу және құжаттардың
берік қалыптастырылған технологиясын жасау мен олардың орындалуын
қатаң қадағалау;
8.4 заңды тұлғалар мен жеке тұлғалардан келіп түскен құжаттар, басқа да
мемлекеттік органдар құжаты мен ведомствоға бағынысты жоғарыдан келіп
түскен (кіріс) құжаттары;
8.5 жоғарғы, ведомствоға бағынысты, жақтас ұйымдарға және заңды тұлғалар
мен жеке тұлғалардан келіп түскен өтініштерге берілетін жауап құжаттарына
жіберілетін (шығыс) құжаттар;
8.6 құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс,
ішкі құжаттарының жалпы мөлшерімен анықталады.
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 9–ші беті
9. Кіріс құжаттарын тіркеу және қабылдау тәртібі
9.1 Университетке жұмыс күндері келіп түскен барлық хат-хабарлар
сағат
9.00-ден
15.00-ге
дейін
қабылданып,
Кеңсе
қызметімен
орталықтандырылып
бастапқы
өңдеуден
өткізіледі,
алдын-ала
қарастырылады, тіркеледі, басшымен қарастырылады және орындаушыға
жіберіледі. Егер 15.00-ден кеш келіп түскен ақпараттар мен хат-хабарлар
келесі күнмен тіркеледі (жедел түрде орындалуды талап ететін құжаттардан
басқа). Хат-хабарларды қабылдау мен құжаттарды жөнелту тіркеуден
өткізілмейінше орындалуға жіберуге тыйым салынады (шұғыл түскен
хаттардан басқалары).
9.2 Бөлімге тіркеуге қабылданатын конверттерді ашар алдында олардың
мекен-жайлары және рәсімделуі, бүлінбегені, сыртқы мұқабасының
дұрыстығы (мөрінің болуы) тексеріледі, сонымен бірге жөнелтілген құжаттар
факс арқылы жіберілсе, дыроколмен тігілсе, мемлекеттік органдардың
бүлінген парақтарына жазылған болса қабылданбайды.
9.3 Университет Кеңсесіне келіп түскен құжаттар тіркеледі, алдын-ала
қаралады, өңдеуден өтеді, басшының резолюциясынан кейін құжаттар
Кеңсеге (лауазымды тұлғаға) қайтарылады, арнайы журналдармен тиісті
бұрыштамада көрсетілген орындаушыларға тапсырылады.
9.4 Құжаттар салынған конверттер Кеңсе бөлімінде ашылып, бумасының
бүтіндігі тексеріледі. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені
анықталса, Кеңсе қызметкерлерінің қолтаңбаларымен еркін нысанда үш
данада акті (кесім) жасалады, сондай-ақ тіркеу-есепке алу нысанына тиісті
белгілер қойылады және тіркеу журналының «Ескерту» бөлімінде жазылады.
Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі – Кеңсе бөлімінде қалады,
үшіншісі - құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің
мекен-жайын, жөнелтілген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана
анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар
келіп түскенде конверттер жойылмай сақталады. «Жеке өзіне» белгісімен
жолданған конверттер ашылмастан адресте көрсетілген иесіне табыс етіледі.
9.4 Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта байланыс бөліміне
қайтарылады.
9.5 Бөлім келіп түскен құжаттарды орындауға жіберу үшін алдын-ала
тексеруден өткізеді. Келіп түскен құжаттарды орналастыру үшін оларды
алдын-ала қарастыру–қызметкерлер арасындағы өкілеттіктері мен мазмұнын
бағалау арқылы жүзеге асырылады. Келіп түскен құжаттарды алдын-ала
қараудың басты мақсаты–Университет басшысымен міндетті түрде
қарастырылатын және қарастырылмайтындарға жіктеу болып табылады.
9.6 Басшымен міндетті түрде қарастыруға Қазақстан Республикасы
Президент Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Парламентінен, Қазақстан
Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті
мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған органдардан, жеке және заңды
тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.
