Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 16–ші беті
18.3 Істер номенклатурасының үшінші бағанына істердің тақырыптары (том,
бөлім) енгізіледі;
Тақырыпқа қойылатын талаптар:
18.4 Істің тақырыбы жинақталған түрде негізгі мазмұны мен істердегі
құжаттардың құрамын нақты баяндау қажет;
18.5 Істің тақырыптарында нақты емес тұжырымдамаларды («әр түрлі
материалдар», «жалпы хат алмасулар», «шығыс құжаттар» және басқалары)
сонымен қатар, кіріспе және оралымды күрделі сөздерді қолдануға рұқсат
етілмейді;
18.6 Істің тақырыбы мынандай реттілікпен орналасқан элементтерден құралуы
қажет: іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттардың әр
түрлілігі (хаттамалар, бұйрықтар және басқалары); ұйымның немесе
құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы) адресатталатын немесе құжат
алатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат алушы); құжаттың қысқаша
мазмұны; құжаттың мазмұнына байланысты жергілікті (территорияның)
атауы; істердегі құжаттар жататын уақыт (жиелік);
18.7 Істің тақырыптары құрамы жағынан бір мәселеге қатысты, бірақ
орындалу реттілігімен байланысты емес құжаттарға істің түрі ретінде «құжат»
термині қолданыла алады, ал тақырып соңында тырнақшаның ішінде істі
топтастырылған құжаттардың негізгі түрлері (жоспар, тізім, баяндама және
т.б.);
18.8 Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен
және қандапй мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі; бір тектес хат –
хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат-хабарлар тізіп
аталмайды, бірақ олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі;
18.9 Үш түрлі хат алушылармен хат алмасқан кезде істің тақырыбында
олардың атаулары түзілмейді;
18.10 Құрамында жоспар немесе есептік құжаттар бар істің тақырыбында
жоспар (есеп) дайындалған мерзім (тоқсан, жыл) көрсетіледі;
18.11 Егер іс бірнеше томдар мен бөлімдерден тұрса онда, жалпы істің
тақырыбы құрастырылады, содан кейін қажет жағдайда әр томға (бөлімге)
мазмұнын нақтылайтын тақырыптар құрастырылады; істердің номенклатура
бөлімдері ішіндегі тақырыптары істерді құрайтын құжаттар маңыздылығы
дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады;
алдымен нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары
орналастырылады; бұл орайда жоғары тұрған ұйымның қаулылары мен
бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптары ұйым бұйрықтарынан тұратын
істер тақырыптарының алдына орналасады; бұдан әрі жоспарлы және есептік
құжаттардан тұратын істер тақырыптары орналасады;
18.12 Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға
өзгерістер енгізуге, бұйрықтарға негіз болған басқа да құжаттар істер
номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін орналасады;
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 17–ші беті
істердің тақырыптары қалыптастыру және рәсімделу кезінде нақтылана алады;
егер ағымдағы жыл ішінде істе қарастырылмаған құжаттаманың жаңа жұмыс
түрі пайда болса, онда ол номенклатураға толықтырулар енгізіледі.
18.13 3 бағана күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.
18.14 4
-баған
сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе
ведомствовалық (салалық) тізбесі баптары нөмірлердің тақырыптарын
(баптарын) олар болмаған жағдайда істердің мазмұндылығын негізге алып
істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі;
18.15 5
-бағанда
істерді сақтау мерзімдерін анықтаған кезде пайдаланған
құжаттар тізбесінің, істер үлгілік (үлгі) номенклатурасы атауларын көрсетеді
және өтетін істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді құрылымдық
бөлімшелерге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымдарға, ұйымның
ведомствовалық мұрағатына беру туралы істер, құжаттардың электрондық
көшірмелерінің бар-жоғы, олардың жеткізгіштерінің түрлері мен сақталу
орындары, істерді қалыптастыруға жауапты кісілер жөніндегі белгілерді
қояды.
19 ІСТЕРДІ ҚАЛЫПТАСТЫРУ:
19.1 Орындалған құжаттар, оларды істер номенклатурасына сәйкес іске
қалыптастыру үшін, құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізуге жауапты
орындаушы тұлғаларға беріледі; құжат тіркелуге тиіс істің нөмірін істер
номенклатурасына сәйкес құрылымдық бөлімшенің басқарушысы немесе
орындаушы айқындайды.
19.2 Істердің қалыптастырылуын бақылауды Кеңсе жүргізеді.
істердің қалыптастыру кезінде мынандай жалпы талаптар сақталады:
1) іске орындалған, номенклатурасы бойынша іс тақырыптарына сәйкес
рәсімделген құжаттар ғана салынады.
2) бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттар бірге салынады.
3) құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге
топтастырылады;
4) іске келер жылға өтетін және жеке істерден басқа бір күнтізбе жылының
құжаттары бірге топтастырылады;
5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек-бөлек
топтастырылады;
6) жедел хаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар іске
істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде салынады;
7) істерге қайтарылу тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналарды
салуға болмайды;
8) істердің көлемі 180 парақтан аспау қажет;
9) істе бірнеше томдар (бөлімдер) бар болса, онда оларды нөмірлеу (индекс)
және томдағы істің тақырыбы томның (бөлімнің) нөмірін қою және соңғы
томға (бөлімге) «соңғы» сөзін қосу арқылы жазылады.
19.3
Құжаттар
мәселенің
шешу
ретіне
(шешілетін
мәселелердің
хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе іске бірінші бастамашылық
