|
Коммунальное государственное казенное предприятие
«Риддерский аграрно-технический колледж» Управления образования Восточно-Казахстанского областного акимата
|
Процедура
П СМК-7.5.3-2017
|
Издание 1
Стр. из 54
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор КГКП «Риддерский аграрно-технический колледж»
____________Самойленко А.П.
«____»_______2017г.
ПРОЦЕДУРА
П СМК-7.5.3-2017
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление документированной информацией
КГКП «Риддерский аграрно-технический колледж»
2017 год
Предисловие
1 РАЗРАБОТАНА заместителями директора, рабочей группой
2 УТВЕРЖДЕНА и ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ приказом от «17» июля 2017 г.
№ 130
3 СРОК ПЕРВОЙ ПРОВЕРКИ 2018 год
ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРКИ 1 раз в год
4 ВВЕДЕНА впервые
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ №
месяц, год
Настоящая процедура не может быть полностью или частично воспроизведена, тиражирована и распространена без разрешения КГКП «Риддерский аграрно-технический колледж»
II
Содержание
1
|
Область применения
|
5
|
2
|
Нормативные ссылки
|
5
|
3
|
Термины, определения, обозначения и сокращения
|
5-7
|
4
|
Порядок управления документированной информацией
|
7
|
4.1
|
Порядок управления документацией
|
7-8
|
4.2
|
Порядок управления нормативно-правовыми актами
|
8
|
4.3
|
Порядок управления НД внешнего происхождения
|
9
|
4.4
|
Порядок управления Политикой в области качества
|
10
|
4.5
|
Порядок управления Целями в области качества
|
10
|
4.6
|
Порядок управления РК СМК, П СМК, И СМК и изменениями к ним
|
10-12
|
4.7
|
Порядок управления организационно-распорядительными документами
|
12
|
4.8
|
Порядок управления должностными инструкциями
|
12
|
4.9
|
Порядок управления инструкциями по безопасности и охране труда
|
12-13
|
4.10
|
Порядок управления перспективными, годовыми и оперативными планами работы колледжа
|
13-14
|
4.11
|
Порядок управления государственными образовательными стандартами
|
14-15
|
4.12
|
Порядок управления учебно-плановой документацией
|
15-16
|
4.13
|
Порядок управления методическими материалами
|
16
|
4.14
|
Порядок управления лицензиями, сертификатами, свидетельствами, дипломами, академическими справками и другими справками
|
16-18
|
4.15
|
Порядок управления учебной, специальной, справочной литературой и периодическими изданиями
|
18-19
|
4.16
|
Порядок управления записями СМК
|
19
|
4.17
|
Требования к хранению, срокам хранения, восстановлению, защите и изъятию записей
|
20
|
4.18
|
Контроль за управлением записями по качеству
|
21
|
4.19
|
Общие правила работы с документацией в электронном виде
|
21-22
|
5
|
Приложение А (обязательное) Форма заявки на НД
|
23
|
6
|
Приложение Б (обязательное) Форма журнала поступивших НД
|
23
|
7
|
Приложение В (обязательное) Форма журнала выдачи НД
|
23
|
8
|
Приложение Г (обязательное) Форма журнала регистрации изменений к НД внешнего происхождения
|
24
|
9
|
Приложение Д (обязательное) Форма акта приема-передачи
|
24
|
10
|
Приложение Е (обязательное) Форма журнала регистрации заявок НД
|
24
|
11
|
Приложение Ж (обязательное) Форма листа рассылки
|
25
|
12
|
Приложение И (обязательное) Журнал учета инструкций по Б и ОТ
|
25
|
13
|
Приложение К (обязательное) Направление на прохождение ТБ
|
26
|
14
|
Приложение Л (обязательное) Форма журнала регистрации вводного инструктажа
|
26
|
15
|
Приложение М (обязательное) Форма журнала учета инструкций
|
27
|
16
|
Приложение Н (обязательное) Форма журнала регистрации несчастных случаев
|
27
|
17
|
Приложение П (обязательное) Форма оперативного плана
|
28
|
18
|
Приложение Р (обязательное) Форма рабочего учебного плана
|
29-30
|
19
|
Приложение С (обязательное) Форма тарификационной ведомости
|
31
|
20
|
Приложение Т (обязательное) Форма графика учебного процесса
|
32-33
|
21
|
Приложение У (обязательное) Форма расписания учебных занятий
|
34
|
22
|
Приложение Ф (обязательное) Форма графиков экзаменов, выполнения контрольных работ, проведения ЛПЗ, выполнения курсового и дипломного проектирования
|
34
|
23
|
Приложение Х (обязательное) Форма журнала выдачи ТУПов, ТП, РУПов, РП, КТП
|
35
|
24
|
Приложение Ц (обязательное) Форма рабочих программ
|
36-38
|
25
|
Приложение Ш (обязательное) Форма КТП
|
39-41
|
26
|
Приложение Щ (обязательное) Форма книги ПЦК
|
42-48
|
27
|
Приложение Э (обязательное) Форма индивидуального плана–отчета преподавателя, журнала начинающего преподавателя, журнала наставника
|
49-51
|
28
|
Приложение Ю (обязательное) Форма журнала выдачи сертификатов, свидетельств
|
52
|
29
|
Приложение Я (обязательное) Форма акта о списании
|
52
|
30
|
Приложение 1 (обязательное) Форма формуляра читателя
|
53
|
31
|
Лист регистрации изменений
|
54
|
32
|
Лист ознакомления
|
55
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПРОЦЕДУРА
Система менеджмента качества
Управление документированной информацией
Дата введения 19.07.2017 г.
Год, месяц, число
1 Область применения
1.1 Настоящая процедура устанавливает порядок управления документированной информацией в КГКП «Риддерский аграрно-технический колледж».
1.2 Требования настоящей инструкции распространяются на все структурные единицы КГКП «Риддерский аграрно-технический колледж» (далее по тексту колледж).
2 Нормативные ссылки
В настоящей инструкции применяются требования следующих нормативных документов:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22, далее по тексту «Перечень типовых документов».
Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144
СТ РК ISO 9001-2016 (ISO 9001:2015, IDT). Системы менеджмента качества. Требования;
СТ РК ИСО 9000-2007. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
3 Термины, определения, обозначения и сокращения
3.1 В настоящей процедуре применяются следующие термины с соответствующими определениями и сокращения:
Процедура системы менеджмента качества (П СМК) – документ, устанавливающий правила, порядок, требования, принципы или характеристики, касающиеся управления документацией, данными, , несоответствиями в области качества, внутренних проверок и улучшения системы менеджмента качества;
Нормативный документ по стандартизации (НД) - документ, устанавливающий нормы, правила, характеристики, принципы, касающиеся различных видов деятельности по стандартизации или ее результатов;
Объект стандартизации – предмет (продукция, процесс, услуга), подлежащий стандартизации;
Руководство по качеству – документ, устанавливающий требования и описывающий систему менеджмента качества организации;
Архиватор – специализированное программное обеспечение, предназначенное для сжатия информации в электронном виде;
Владелец документа – лицо, отвечающее за полноту и достоверность документа;
Документ- информация и носитель, на котором эта информация представлена;
Документированная информация – информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который её содержит
Должностная инструкция (ДИ) – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности;
Запись – документ, содержащий сведения о достигнутых результатах и свидетельство осуществленной деятельности;
Инструкция по безопасности, охране труда и экологии – акт работодателя, детализирующий применение законодательства в области безопасности, охраны труда и экологии при выполнении работ в производственных помещениях, на территории организации, транспортных средствах и в иных местах организации, где производятся эти работы или выполняются служебные обязанности;
Картотека – нумерационный каталог;
Контрольный экземпляр – контрольная копия документа, служащая для справок или сверки документации, хранящаяся отдельно от других копий;
Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки;
Нормативный документ (НД) – документ, устанавливающий нормы, правила, характеристики, принципы, касающиеся различных видов деятельности по стандартизации или ее результатов;
Ответственный за управление изменениями – руководитель подразделения, на которого возложена полная ответственность за определение потенциальных рисков, связанных с планированием и реализацией изменений, владельцев рисков, назначение мер управления рисками, определение полномочий и ответственности, обеспечение ресурсами, выполнение назначенных мер, контроль их выполнения, оценку остаточного риска;
Пересмотр – разработка нового документа на базе старой редакции с целью актуализации и приведения в соответствие требованиям нормативной документации и практике работы;
План качества – документ, устанавливающий, какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту;
Подлинник – документ, оформленный подлинными подписями и выполненный на материале, позволяющем многократное воспроизведение копий;
Политика в области качества – общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством;
Пользователи – лица, подразделения, использующие в своей работе персональные компьютеры;
Правила – документ, устанавливающий требования к деятельности, не подлежащей описанию в других установленных документах ИСМ;
Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса;
Регистрация – процедура, посредством которой заносится наименование документации в соответствующем общедоступном перечне;
Риск – ситуация или обстоятельство, которое имеет как вероятность появления, так и потенциальные негативные последствия;
Учет – установление и фиксация в учетных документах количества документов в единицах учета;
Фонд НД – это систематизированный массив НД, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковую систему;
Цели в области качества – то, чего добиваются, или к чему стремятся в области качества;
ТУП – основной документ, разработанный на основе модели учебных планов, перечень и объем учебных дисциплин, порядок их изучения и формы контроля применительно к профессиям и специальностям, квалификациям, срокам обучения в организациях технического и профессионального образования;
РУП – документ, разрабатываемый на основе типовых учебных планов, регламентирующий перечень и объем учебных дисциплин, последовательность, интенсивность и основные формы организации обучения, контроля знаний и умений обучающихся, утверждаемый учебным заведением;
ТП – документ, в котором определяется содержание образовательной программы по конкретной дисциплине типового учебного плана, утверждаемый уполномоченным органом в области образования;
РП – документ, разрабатываемый и утверждаемый организацией технического и профессиоанльного образованием для конкретной профессии и специальности на основе типовой учебной программы и рабочего учебного плана;
Квалификация – вид и уровень подготовленности к компетентному выполнению определенного вида деятельности по конкретной профессии и специальности;
КТП – документ, разрабатываемый преподавателями для конкретного предмета и утверждаемый заместителем директора по учебной работе;
ПЦК – объединение преподавателей образовательного процесса по отраслевому признаку, осуществляющие учебно-методическую и научно-методическую работу;
4 Порядок управления документированной информацией
4.1 Порядок управления документацией
4.1.1 Процедуры по управлению документацией различаются по видам применяемых документов.
4.1.2 Управление документацией предусматривает проведение следующих видов работ:
- планирование разработки и/или пересмотра документации;
- разработку, согласование, утверждение разрабатываемой документации;
- идентификацию текущего статуса документа (присвоение номера издания начинать с №1);
- введение в действие, распространение, регистрацию, учет документации;
- внесение изменений, пересмотр документации (актуализация документа);
- изъятие всех устаревших документов из всех мест их рассылки или применения;
- идентификацию устаревших документов, используемых в справочных целях;
- хранение (контрольных, учтенных, архивных) документов, сохранение документации.
4.1.3 К управляемым документам Колледжа относятся:
- нормативные правовые акты, в том числе государственные образовательные стандарты;
- нормативная документация внешнего происхождения (международные, региональные, национальные стандарты, межгосударственные, стандарты иностранных государств, стандарты организаций иностранных государств) и выписки из нее;
- политика в области качества;
- цели в области качества;
- руководство по системе менеджмента качества (Р СМК);
- процедуры (П СМК), инструкции (И СМК);
- организационно-распорядительные документы;
- должностные инструкции;
- программы (обучения и т.п.);
- др. документы, необходимые для результативного функционирования СМК колледжа (регламенты, правила и т.п.);
- лицензии, дипломы, сертификаты, аттестаты, свидетельства;
- методические материалы и справочники;
- записи по СМК (первичная документация по СМК: формы, бланки, формы журналов, перечни документации и т.д.).
4.2 Порядок управления нормативными правовыми актами
4.2.1 Обеспечение подразделений необходимыми нормативными правовыми актами (далее НПА) осуществляет инспектор по кадрам через специализированную информационную базу данных.
Действующие НПА, используемые в деятельности колледжа, и перечни НПА по каждому структурному подразделению расположены в электронном виде по адресу: Сетевой диск G\ Нормативные правовые акты.
4.2.2 Актуализацию НПА и перечня НПА в электронном виде, находящихся на сетевом диске G, осуществляет инспектор по кадрам 1-го и 15-го числа каждого месяца через специализированную информационную базу данных с информированием подразделений об изменениях НПА путем рассылки сообщений по электронной почте.
4.2.3 Запрещается распечатывать на бумажные носители перечни НПА и НПА, находящиеся на сетевом диске G. Ответственность за выполнение данного пункта несет руководитель подразделения.
4.2.4 Ответственность за соответствие подразделения требованиям НПА и ознакомление персонала с НПА, а также с изменениями к ним, несет руководитель подразделения. Ознакомление персонала осуществляется руководителем подразделения под роспись в листе ознакомления, высланным инспектором по кадрам по электронной почте.
4.2.5 В случае отсутствия НПА на сетевом диске G, подразделение делает запрос в отдел по работе с персоналом в виде служебной записки с указанием срока размещения НПА. Инспектор по кадрам размещает запрошенный НПА на «Сетевой диск G\ нормативные правовые акты\ НПА для информации». По истечении срока, указанного в служебной записке, если от подразделения не поступило запроса разместить НПА у них в перечне, Инспектор по кадрам удаляет НПА из папки «НПА для информации».
В случае отсутствия в специализированной информационной базе данных текста производного нормативного правового акта, Инспектор по кадрам приобретает документ на бумажном носителе, копию выдает в подразделение. Управление такими документами осуществляется согласно п.4.3 настоящей П СМК.
4.2.6 Проверку ознакомления подразделений с НПА и изменениями к ним осуществляет инспектор по кадрам.
4.3 Порядок управления НД внешнего происхождения
4.3.1 Организацию и проведение работ по управлению НД внешнего происхождения (далее по тексту НД) в колледже осуществляет инспектор по кадрам.
4.3.2 Обеспечение НД
4.3.2.1 Приобретение НД, в случае ее отсутствия в фонде НД колледжа, осуществляется по заявкам служб по договорам с организациями, уполномоченными на распространение нормативной документации, по договору с держателями подлинников (Форма заявки в приложении А).
4.3.3 Порядок учета, хранения, выдачи, изъятия НД
4.3.3.1 Поступившая НД регистрируется в журнале поступивших НД (Форма журнала поступивших НД в приложении Б) .
Инспектор по кадрам формирует фонд НД из контрольных и рабочих экземпляров. На контрольный экземпляр ставится штамп «Библиотека РАТК» и передается по акту на пользование и хранение заведующей библиотекой.
4.3.3.2 Каждый НД хранится на стеллажах в специально отведенном месте.
4.3.3.3 Рабочие экземпляры НД внешнего происхождения для постоянного пользования выдаются по требованию и регистрируются в журнале выдачи НД (Форма журнала выдачи НД в приложении В).
4.3.3.4 На отмененных и замененных НД ставится отметка «АННУЛИРОВАН» с указанием источника информации и заменяющего НД (при наличии).
4.3.3.5 Контрольный экземпляр отмененного НД, с соответствующей идентификацией (п. 4.3.3.5), хранится в архиве.
4.3.4 Порядок внесения изменений в НД
4.3.4.1 Внесение изменений в НД, а также работа с отмененными и замененными НД, производится на основе официальных публикаций в ИУС, на официальных сайтах уполномоченных организаций по стандартизации, извещений об изменении, получаемых от авторов-разработчиков НД.
4.3.4.2. Изменения в НД вносятся методом подклеивания изменения к первому листу контрольного и рабочего экземпляров НД.
При внесении изменений в НД осуществляет инспектор по кадрам с записью в «Журнале регистрации изменений к НД внешнего происхождения» (Приложение Г).
4.3.4.3. Информация о продлении, ограничении или снятии срока действия НД вносится с помощью информационной справки на свободном поле НД с обязательным указанием источника информации, подписи, даты.
4.3.4.4. Замененные и отмененные НД хранятся в архиве.
4.3.4.5. Официальная информация о действующих НД содержится в годовых указателях: Комитета технического регулирования и метрологии Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан, на официальных сайтах уполномоченных органов по стандартизации.
4.3.4.6 Проверка выполнения требований НД осуществляется в ходе ВА СМК в соответствии с П СМК 9.2-2017.
4.4 Порядок управления Политикой в области качества
4.4.1 Политика в области качества (далее по тексту Политика) дает основу для установления выполнимых целей в области качества колледжа и документально закрепляет:
- обязательства высшего руководства в области качества;
- взаимные обязательства в области качества между структурными подразделениями и специалистами.
В ходе реализации процесса управления Политикой решаются следующие задачи, обеспечивающие предпосылки достижения запланированного уровня качества услуг:
-функционирование и развитие ИСМ как средства реализации Политики;
- акцентирование задач колледжа на удовлетворении требований и ожиданий потребителей;
- обеспечение понимания персоналом колледжа Политики и конкретизация задач функциональных направлений;
- доведение Политики до сведения всех лиц, работающих под управлением организации.
4.4.2 Доведение документально оформленной политики до всего персонала осуществляется путем размещения электронной копии утвержденной политики на Сетевом диске G/Документы СМК в течение 3-х рабочих дней со дня введения в действие согласно приказу и на информационных стендах. При замене политики ее отмененное издание изымается из мест рассылки. Отмененная Политика хранится для информации в папке СМК у уполномоченного по качеству.
Доведение политики до заинтересованных сторон осуществляется путем размещения текста политики на интернет-сайте, в рекламных материалах, СМИ.
4.5 Порядок управления целями в области качества
4.5.1 Порядок разработки, согласования, утверждения целей в области качества аналогичен порядку в соответствии с п.4.4.
4.6 Порядок управления РК СМК, П СМК, И СМК и изменениями к ним
4.6.1 Разработка, оформление, содержание, согласование и утверждение РК СМК, П СМК, И СМК и изменений к ним (далее по тексту документы СМК) согласно И СМК 7.5.3.1-2017.
4.6.2 Утвержденный подлинник РК СМК, П СМК, И СМК и электронную копию разработчик передает уполномоченному по качеству по акту приема-передачи в соответствии с приложением Д.
4.6.3 Утвержденный документ уполномоченный по качеству сканирует и размещает на Сетевой диск G/Документы СМК.
Руководители по направлениям обязаны на постоянной основе осуществлять ознакомление с требованиями документов СМК, расположенных на Сетевой диск G/Документы СМК и их изменений, относящихся к сфере их ответственности и ответственности подчиненных подразделений под роспись в листе ознакомления.
4.6.4 Дополнительное обеспечение РК СМК, П СМК, И СМК подразделений на бумажном носителе осуществляется по заявке в соответствии с приложением А, с регистрацией в журнале регистрации заявок НД в соответствии с приложением Е.
4.6.5 Изменения в РК СМК, П СМК, И СМК разрабатываются согласно графику корректировки документации СМК (форма согласно И СМК 7.5.3-1-2017) или при ежегодной проверке документа, а также на основании служебных записок руководителей подразделений, при наличии предложений или выявлении ими несоответствий в документации и/или деятельности, завизированных представителем высшего руководства по СМК.
Изменения РК СМК, П СМК, И СМК согласовываются с заинтересованными подразделениями, деятельности которых оно касается. Утверждаются изменения и переиздания теми же лицами, что при первичной разработке.
4.6.6 На стадии планирования и введения новых процедур СМК, планирования и реализации изменений в документах СМК, которые влияют на качество услуги, включая изменения, являющиеся результатом проведения корректирующих действий, руководители подразделений-разработчиков документов, ответственные за управление изменениями, осуществляют определение и идентификацию рисков, связанных с изменениями, назначение и реализацию мер управления рисками, выполняют отметку на оригиналах документов и изменений к документам об отсутствии/существовании риска и информирует соответствующий персонал и, если это оговорено контрактом, потребителя об изменениях и остаточных или новых рисках в соответствии с требованиями П СМК-6.1-2017.
4.6.7 Внесение изменений в бумажные копии РК СМК, П СМК, И СМК
4.6.7.1 Утвержденное изменение разработчик передает в уполномоченному по качеству по акту приема-передачи (Приложение Д). Уполномоченный по качеству готовит необходимое количество копий изменений к РК СМК, П СМК, И СМК. Согласно листу рассылки (Приложение Ж) копии изменений выдаются в подразделения под роспись.
4.6.7.2 Первый лист изменения к РК СМК, П СМК, И СМК, с согласующими подписями, подшивается перед текстовой частью документа.
4.6.7.3 Внесение изменений в РК СМК, П СМК, И СМК осуществляется путем замены листа. Номер замененных страниц, измененных пунктов и измененный текст указывается на первом листе изменения.
4.6.7.4 При внесении изменений в колонтитуле измененного листа, в строке «обозначение» указывается номер изменения.
Измененная, введенная, дополненная часть текста выделяется жирным подчеркнутым курсивом.
При внесении изменений лист, подлежащий замене, уничтожается.
При внесении изменений, в листе регистрации изменений делается запись о внесенном изменении, ставится дата и роспись.
4.6.7.5 Внесение изменений в электронном виде РК СМК, П СМК, И СМК осуществляется разработчиком. В электронном виде стандарт с внесенными изменениями по тексту стандарта направляется в уполномоченному по качеству для размещения на сетевом диске G.
4.6.7.6 При изменении общего количества страниц в РК СМК, П СМК, И СМК документ переиздается.
4.6.7.7 В случае внесения пяти изменений или изменений большого объема (30% от текстовой части документа), документ переиздается.
Решение о переиздании РК СМК, П СМК, И СМК принимает представитель руководства по качеству. Переиздание РК СМК, П СМК, И СМК и распространение осуществляется в соответствии с порядком, установленным для первого издания, с присвоением следующего номера издания.
4.6.7.8 Пересмотр РК СМК, П СМК, И СМК, осуществляется по тем же стадиям, что и разработка документа.
4.6.7.9 Отмена и введение в действие РК СМК, П СМК, И СМК производится приказом.
4.6.7.10 Периодичность проверки РК СМК, П СМК, И СМК осуществляется один раз в год разработчиком с отметкой в листе регистрации изменений. При необходимости, осуществляется актуализация РК СМК, П СМК, И СМК.
4.7 Порядок управления организационно-распорядительными документами (устав, письма, приказы, распоряжения, протоколы, акты, решения, договоры, штатные расписания др.)
4.7.1 Подготовку проектов организационно-распорядительных документов осуществляют руководители по направлениям в соответствии с их функциональными обязанностями в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
4.7.2 Порядок управления ОРД изложен в И СМК-7.5.3-2-2017.
4.7.3 Ответственность за выполнение ОРД возлагается на руководителей по направлениям , ответственных за их выполнение.
4.8 Порядок управления должностными инструкциями
4.8.1 Разработка должностных инструкций осуществляется в соответствии с перечнем должностных инструкций.
4.8.2 Разработку ДИ осуществляет соответствующее подразделение.
Методическое руководство по разработке ДИ и контроль за их ведением осуществляет инспектор по кадрам. Требования к содержанию, оформлению и управлению ДИ изложены в И СМК-7.5.3-1-2017. Общие требования к содержанию, оформлению и изложению согласно И СМК-7.5.3-1-2017.
4.8.3 Введение в действие, отмена ДИ, внесение изменений в ДИ осуществляется согласно И СМК-7.5.3-1-2017.
4.9. Порядок управления инструкциями по безопасности, охране труда
4.9.1 Разработка инструкций по безопасности, охране труда осуществляется в соответствии с Правилами разработки и утверждения инструкций по безопасности и охране труда работодателя.
Ответственным за разработку инструкций по безопасности, охране труда является инженер по ТБ.
4.9.2 Инструкции по безопасности, охране труда утверждаются директором и согласовываются с Председателем Совета трудового коллектива.
4.9.3 Идентификационные номера инструкций по безопасности, охране труда имеют сквозную нумерацию в соответствии с журналом выдачи инструкций.
4.9.4 Датой введения инструкций является дата утверждения. Предыдущее издание автоматически считается аннулированным.
4.9.5 Утвержденные инструкции заносятся в журнал учета выдачи инструкций по безопасности и охране труда согласно приложения И. Ответственный за ведение журнала инженер по ТБ.
4.9.5 Размещение инструкций по безопасности, охране труда в электронном виде осуществляется в соответствии с п. 4.17.3 настоящей ДП.
4.9.6 При поступлении на работу преподавателей и сотрудников инспектором отдела кадров выдается направление на прохождение техники безопасности согласно приложения К.
4.9.7 Инженер по ТБ проводит вводный инструктаж и регистрирует в журнале о прохождении вводного инструктажа. Форма журнала в приложении Л.
4.9.8 Инженером по ТБ разрабатываются рабочие инструкции и заносятся в журнал учета инструкций, согласно приложения М. Ответственный за ведение журнала инженер по ТБ.
4.9.9 Если произошел несчастный случай, ведется запись в журнале регистрации несчастных случаев, согласно приложения Н. Ответственный за ведение журнала инженер по ТБ.
Порядок управления перспективными, годовыми и оперативными планами работы колледжа
Перспективным планом является стратегический план развития колледжа, разрабатывается сроком на 4-5 лет.
Стратегический план рассматривается педагогическим советом и утверждается директором колледжа.
Стратегические направления плана и целевые индикаторы направлены на реализацию стратегических целей государства.
При планировании действий по достижению стратегических целей определяются:
-направления работы, мероприятия (что должно быть сделано),
-необходимые ресурсы,
-ответственные, за исполнение мероприятий
-сроки исполнения
-способы оценки результатов.
4.10.5 Основой для оценки процессов развития и улучшения стратегических индикаторов являются статистические данные, на основе которых проводится мониторинг показателей, либо составляются аналитические справки, акты, отчеты о выполнении контрольных мероприятий.
4.10.6 Отчеты письменные предоставляют стркутурные подразделения по следующим направлениям:
- О работе курсов предпрофильной подготовки школьников – руководитель кабинета ПиТ до 01.06
- Об итогах проведения конкурсов «Лучший по профессии» - зам.дир по УПР до 01.06
- О работе Ресурсного центра – зам.дир по ПО до 01.06
- О работе факультативных курсов – зав.отделениями до 01.06
- Вовлечение СМИ – зам.дир по УМР до 01.06
- Повышение квалификации – методист до 01.06
- О работе библиотеки и пополнение библиотечного фонда – зав.библиотекой до 01.06
- Внедрение ЦОР и компьютеризация учебного процесса – зам. по УМР до 01.06
- О работе кружков, спортивных секций, волонтерстве и работе Центра репродуктивного здоровья – зам.дир по ВР до 01.06
- Внедрение трехъязычья – председатели ПЦК до 01.06
- Отчет о прогнозировании размера затрат на развитие МТБ – экономист до 01.06
Контроль, анализ и внесение коррективов при изменении целевых показателей осуществляет зам.директора по УР ежегодно.
Информация о выполнении стратегического плана рассматривается на педагогическом, методическом советах, совещениях при директоре и заседаниях ПЦК
По итогам года вопросы реализации стратегического плана обсуждаются педагогическим советом, решения фиксируются в протоколе.
Годовой план учебно-воспитательной работы составляется на основе стратегических направлений, целей и задач.
Структура годового плана учебно-воспитательной работы:
- Анализ текущей ситуации и задачи на планируемый год
- Учебно-методическая работа
- План мероприятий по внедрению трехъязычья
- Мероприятия по повышению качества подготовки специалистов
- План работы педагогического совета
- План работы отделений
- План методической работы
- План работы по внедрению информационных технологий
- План развития социального партнерства
- План работы кабинета «Профориентация и трудоустройство»
- План воспитательной работы
- Внутриколледжный контроль
- План развития материально-технической базы
- План работы библиотеки
Годовой план учебно-воспитательной работы рассматривается педагогическим советом и утверждается директором.
Контроль за выполненим плана УВР осуществляют руководители служб.
Информация о выполнении плана УВР рассматривается методическом советом, совещениях при директоре и заседаниях ПЦК.
4.10.10.5 Оперативное планирование производится для успешного выполнения плана УВР (Форма оперативного план в приложение П).
Порядок управления государственными образовательными стандартами
4.11.1 Типовые учебные планы и типовые учебные программы являются основанием для разработки рабочих учебных планов, рабочих учебных программ и рабочих учебных программ практик.
4.11.2 Рабочие учебные планы на основе ТУПов разрабатываются заместителем директора по учебно-методической работе при участии работодателей и заведующих отделениями, утверждаются директором колледжа (Форма рабочего учебного плана в приложении Р).
4.11.3 В рабочих учебных планах отражаются предложения работодателей, региональные особенности, сезонность проведения практик.
4.11.4 На основе рабочих учебных планов осуществляется распределение учебной нагрузки преподавателей и составление тарификационной ведомости согласно приложения С.
4.11.5 Рабочие учебные планы могут полностью отличаться от типовых учебных планов в случаях:
- работы в экспериментальном режиме;
-подготовки специалистов среднего звена повышенного уровня квалификации на базе профессионального образования;
-подготовки специалистов в соответствии с потребностями работодателей, учетом специфики региона.
4.11.6 При планировании учебного процесса руководствуются рабочими учебными планами, составляются:
-график учебного процесса в приложении Т
-расписание учебных занятий в приложении У
-графики проведения промежуточной и итоговой аттестации в приложении Ф;
-графики выполнения контрольных работ, проведения лабораторно-практических занятий Приложение Ф
-графики выполнения курсового и дипломного проектирования Приложение Ф
4.11.7 В соответствии с рабочими учебными планами проводятся факультативные занятия и консультации по учебным дисциплинам.
4.12 Порядок управления учебно-плановой документацией
4.12.1 Типовые учебные планы, типовые программы приобретаются на основе заявки в АО «РНМЦ».
4.12.2 Оригиналы ТУПов и ТП находится у зам.дир по УР.
4.12.3 Копии ТУПов и ТП размещены в электронной базе библиотеки.
4.12.4 Выдачу копии ТУПов и ТП осуществляет зав.библиотекой, в следующем порядке: распечатка-регистрация в журнале выдачи копии (Форма журнала в приложении Х).
4.12.5. По мере ввода в действие новых ТУПов и ТП, производится изятие копии ТУПов и ТП и их списание по акту.
4.12.6. Срок действия ТУПов и ТП до введения новых ТУПов и ТП.
4.12.7 Рабочие учебные планы по циклу специальных дисциплин дополнительно согласовываются с работодателями.
4.12.8 Первый экземпляр рабочего учебного плана находится у зам.дир по УМР, копия передается заведующим отделениями согласно журнала выдачи копии приложение Х.
4.12.9 На основе типовых учебных программ преподавателями составляются Рабочие учебные программы в двух экземплярах и утверждаются заместителем директора по УМР. Форма Рабочих программ в приложении Ц.
4.12.10 Первый экземпляр Рабочие программы предоставляются зам.дир по УМР, второй экземпляр остается у преподавателя.
4.12.11 Совместителям и вновь устроившимся на работу предоставляется копия Рабочих программ.
4.12.12 Выдачу копии Рабочих программ осуществляет Зам.дир по УМР, в следующем порядке: распечатка-регистрация в журнале выдачи копии согласно приложения Х.
4.12.13 Срок действия Рабочих программ до введения новых Типовых программ.
4.12.14 Календарно-тематические планы
4.12.14.1 Календарно-тематические планы (далее КТП) разрабатываются преподавателями на основе утвержденных Рабочих программ, рассматриваются предметно-цикловыми комиссиями (далее ПЦК) и утверждаются заместителем директора по учебно-методической работе. Форма КТП в приложении Ш
4.12.14.2 КТП составляются в двух экземплярах один экземпляр предоставляется зав.отделениями, втрой экземпляр находится у преподавателей.
4.12.14.3 Совместителям и вновь устроившимся на работу предоставляется копия КТП.
4.12.14.4 Выдачу копии КТП осуществляет Зав.отделениями, в следующем порядке: распечатка-регистрация в журнале выдачи копии согласно приложения Х.
4.12.14.5 КТП составляется на 1 семестр, утверждается до 10.09 текущего года, на 2 семестр до 10.02. следующего года.
4.12.14.6 В течении года может производиться корректировка КТП.
4.12.14.7 Срок действия КТП 3 года, при отсутствии корректировок КТП может переутверждаться.
4.12.15 Книга работы ПЦК
4.12.15.1 Книга работы ПЦК разрабатываются председателями ПЦК, утверждается заместителем директора по учебно-методической работе (далее УМР) до 10.09.
4.12.15.2 В конце учебного года книга работы ПЦК сдается в методический кабинет.
14.12.15.3 Форма книги работы ПЦК в приложении Щ.
4.12.16 Индивидуальный план-отчет преподавателя
4.12.16.1 Индивидуальные планы-отчеты преподавателя, журналы начинающего преподавателя, журналы наставника разрабатываются преподавателями, рассматриваются предметно-цикловыми комиссиями (далее ПЦК).
4.12.16.2 В конце учебного года индивидуальные планы-отчеты преподавателя, журналы начинающего преподавателя, журналы наставника сдаются председателю ПЦК.
4.12.16.3 Форма индивидуального плана-отчета преподавателя, журналы начинающего преподавателя, журналы наставника в приложениях Э.
Порядок управления методическими материалами
4.17.1 К методическим материалам относятся: разработки уроков и внеклассных мероприятий, методические пособия, методические указания, методические рекомендации.
4.17.2 Методические материалы разрабатываются преподавателями, рассматриваются предметно-цикловыми комиссиями (далее ПЦК), утверждаются методическим советом.
Порядок управления лицензиями, сертификатами, свидетельствами, дипломами, академическими справками и другими справками
По заявкам работодателей определяется потребность специальности и кавлификации.
Проводится согласование заявки с Акиматом и Управлением образования ВКО.
Подготавливается пакет требуемых документов для Департамента контроля.
Полученные лицензии находятся у первого руководителя, копии выдаются по запросам.
Сертификаты заказываются в типографии зам.дир по ПО с учетом планируемого выпуска курсантов.
Кладовщик оформляет документы о приеме, по накладной через бухгалтерию выдается зам.дир по ПО.
Сертификаты и свидетельства заполняются по итогам экзаменов, регистрируются в журнале выдачи сертификатов согласно приложения Ю.
4.14.8 Выданные сертификаты списываются в бухгалтерии по акту. Согласно акта и членов комиссии в составе главного бухгалтера, бухгалтера материального стола, руководителя кабинета ПиТ и утверждается директором колледжа. Форма акта в приложении Я
Порядок управления дипломами и академическими справками
4.14.9.1 По ежегодному отчету 2-НК заместитель директора по учебной работе составляет отчет об использовании бланков документов государственного образца (дипломы, академические справки, свидетельства). На основании данных этого отчета, подается заявка утвержденная директором колледжа в Управление образования ВКО на бланки документов государственного образца.
4.14.9.2 На основании этой заявки заключается договор с поставщиком.
4.14.9.3 Доверенное лицо колледжа (кладовщик) осуществляет самовывоз готовых бланок документов государственного образца (дипломы, академические справки, свидетельства).
4.14.9.4 Бланки документов государственного образца (дипломы, академические справки, свидетельства) регистрируются в приходно-расходной книге кладовщиком.
4.14.9.5 Дипломы, академические справки, свидетельства по накладной выдается секретарю учебной части.
4.14.9.6 Бланки документов государственного образца (дипломы, академические справки, свидетельства) регистрируются в книгах выдачи дипломов и академических справок, свидетельств которые пронумерованы, прошнурованы и подтверждены печатью.
4.14.9.7 Дипломы и свидетельства выдаются лично в руки и под роспись.
4.14.9.8 После выдачи дипломов или свидетельств в книге выдачи их расписывается директор в указнной графе.
4.14.9.9 Академическая справка выдается на основании заявления (Ф-2 Стандарт государственной услуги).
4.14.9.10 После выдачи дипломов, академических справок, свидетельств осуществляется их списание. Согласно акта и членов комиссии в составе главного бухгалтера, бухгалтера материального стола, руководителя кабинета ПиТ, секретаря учебной части и утверждается директором колледжа.
4.14.9.11 Книги выдачи бланков документов государственного образца (дипломы, академические справки, свидетельств) находятся в учебной части.
4.14.9.12 По окончании использования архивного срока, книги сдаются в архив колледжа.
4.14.9.13 К другим справкам относятся: Справка №28 (по месту требования), справка в военкомат (Приложение 3 к Правилам организации и проведения призыва граждан РК на воинскую службу), справки в государственную корпорацию (приложение 2-1 к стандарту государственной услуги «Назначение государственных социальных пособий по инвалидности, по случаю потери кормильца и по возрасту») и (приложение 6 к правилам назначения, исчисления перерасчета размеров соцальных выплат из Государственного фонда социального страхования и их осуществления)
4.14.9 14 Все справки регистрируются в журнале выдачи справок, которая пронумерована, прошнурована и подтверждена печатью.
4.15 Порядок управления учебной, специальной, справочной литературой и периодическими изданиями
4.15.1 Книжный фонд библиотеки состоит из: учебной, специальной, общеобразовательной, справочной и художественной литературы. Общий фонд библиотеки составляет – 73803 тысяч экземпляров, в том числе учебной литературы 62003 тысяч экземпляров, на казахском языке 3301 тысяч экземпляров. Обеспеченность учебной, учебно-методической литературой по специальностям составляет 84% от общего объема библиотечного фонда, что соответствует требованиям, предъявляемым к формированию библиотечных фондов.
4.15.2 Объем учебного фонда по отношению к контингенту соответствует целям и задачам образовательного процесса.
4.15.3 С учетом степени устареваемости, библиотечный фонд ежегодно комплектуется изданиями основной учебной литературы по дисциплинам общегуманитарного и социально-экономического профиля, общепрофессиональным и специальным дисциплинам.
4.15.4 Качество фонда основной учебной литературы по каждому профилю подготовки с учетом степени устареваемости составляет: по дисциплинам общегуманитарного и социально-экономического профиля - 50%-60%, общепрофессиональным и специальным дисциплинам - 70%-80%.
4.15.5 Учебную литературу библиотека приобретает через областные фирмы: ТОО «Дом книги Касыма Кайсенова», «Мектеп».
4.15.6 Библиотека ежегодно проводит подписку на периодические издания. Периодические издания библиотека выписывает через ТОО «Казахпресс» и «Казпочта».
4.15.7 Организация библиотечного обслуживания
4.15.7.1 Документация библиотеки ведется согласно номенклатуре дел КГКП «РАТК»
4.15.7.2 На каждый учебный год составляется план работы библиотеки. В конце учебного года пишется отчет о проделанной работе.
4.15.7.3 Цифровые отчеты составляются по форме 2НК-за учебный год, за календарный год цифровой отчет составляется в центральную городскую библиотеку.
4.15.7.4 Учет посещаемости читателей и выдача литературы ведется ежедневно. Данные фиксируются в дневниках работы абонемента и читального зала.
4.15.8.5 Ведется суммарный и инвентарный учет книжного фонда.
4.15.7.6 На каждого читателя заводится «Формуляр читателя». В них регулярно делаются записи о выдачи литературы и отметки о сдаче книг. Форма «Формуляр читателя» в приложении 1.
4.15.7.7 Зав.библиотекой производит своевременный осмотр книжного фонда, с целью удаления из него устаревшей и непрофильной литературы.
4.15.7.8 Составляется акт которая подписывается комиссией в составе зам.директора по ХР, зам.директора по УМР, бухгалтер материального стола, зав.библиотекой.
4.15.7.9 Списание производится в соответствии с Правилами оформления гибели уничтожения отдельных видов государственного имущества, пришедшего в негодность вследствие физического и морального износа, в результате стихийных бедствий и аварий, утвержденный постановлением Правительства РК от 01.06.2011 года № 615.
4.16Порядок управления записями СМК
4.16.1 Управление записями осуществляется для обеспечения возможности в рамках СМК:
- постоянно располагать достоверными сведениями о качестве услуг на всех этапах;
- контролировать и регистрировать причины несоответствий в области качества, анализировать, предупреждать их появление в дальнейшем;
- контролировать состояние основных процессов, разрабатывать необходимые корректирующие мероприятия;
- располагать необходимыми сведениями для оценки результативности мероприятий по качеству.
4.16.2 Управление записями включает в себя:
|