210
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс
қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады.
Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу
жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
2. Са тау мерзімін кім жəне андай нормативтік актіні
негізінде аны тайды?
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі
оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми жəне
практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми жəне практикалық құндылығын сараптауды
басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы
жүргізеді. Комиссияның мақсаты – құжаттарды сақтауға іріктеп алу
жəне сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи
құндылығы жоқ жəне практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды
жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс
қағаздары қызметінің жəне мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты
сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі –
ұйымның,
кəсіпорынның
жəне
мекемелердің
құжаттарының
жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы
нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік жəне
ведомостволық болады.
Типтік – олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық
бағыныштылығына жəне саласына қарамастан қызметі барысында
құралатын бір тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін
бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының, жоспарлар мен
есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік
құжаттардың жəне т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы жəне қалған
типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция
атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.
Ведомостволық – қызметінің жеке саласы бойынша. Ол
кəсіпорын
айналысатын
сала
қызметінің
бағыты
бойынша
құжаттардың барлық түрін мейлінше толық қамтуы керек.
3. $ жат а андай са тау мерзімі белгіленуі м мкін?
Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі
мүмкін:
- қысқа мерзімді сақтау мерзімдері – 10 жылдан аз (мысалы 1
жыл, 3 жыл немесе 5 жыл);
- ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері – тұрақты сақтауды қосқанда 10
жылдан астам;
211
- бірқатар құжаттар сақталмайды – олар жойылады.
Типтік басқару құжаттарының тізбесіне сəйкес бірқатар
құжаттарға белгіленетін сақтау мерзімдері мынадай:
- өндірістегі қайғылы (кездейсоқ) оқиғаларды тіркеу журналы 75
жыл сақталады;
- қызметкерлердің жеке істеріне де 75 жыл сақтау мерзімі –
қызметкердің жасы белгіленеді;
-
мысалы,
қаржыландыруға
байланысты
құжаттар
(қаржыландыру жоспары, қаржыландыру сметалары, қаржылық
есептер) тұрақты сақталады;
- кепілдік хат – 3 жыл;
- қаржы-шаруашылық қызметті тексеру актілері – 5 жыл;
- кассаны тексеру актілері – 3 жыл жəне т.б.
4. $ жаттарды са тау мерзімі
алай есептеледі ( ай
к ннен бастап)?
Құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы
аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.
Мысалы, егер құжат 2001 жылдың мамыр айында келген болса, онда
оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.
5. Са тауға жатпайтын
жаттарға не істейді?
Комиссия іріктеп алған жəне жойылған құжаттар бойынша акті
жасалады, онда жойылған құжаттардың атауы, индекстері жəне
мəтінінің тақырыптары көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды
шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға жол берілмейді. Оларды
өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар арнайы машинамен туралып,
содан кейін макулатураға тапсырылады.
6. Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам
жəне тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:
- мұқабасына сипаттама – мекеменің атауы, істің нөмірі,іс
номенклатурасына сəйкес істердің тақырыптары, жылы, парақтарының
саны, сақтау мерзімі;
- құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің
тізімдемесін жасау, əрбір құжаттағы парақтардың саны көрсетіледі.
Тізімдемеге сараптама комиссиясының мүшелері қол қояды жəне
кəсіпорын басшысы бекітеді.
- брошюралау (кітапша жасау) – құжаттарды қатты мұқабаға тігу;
- парақтарды нөмірлеу;
- растау жазбасын жасау.
212
7. Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу
Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді
ресімдеу рəсімдері оңтайландырылған:
құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель)
қала береді;
парақтары нөмірленбейді;
істерге тізімдемелер жасалмайды.
Сонымен, істер жүргізілген сəттен бастап мемлекеттік мұрағатқа
өткізілгенге дейін кəсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің
басшылары жəне іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер
құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс
бөлмелерінде жəне осы мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған
істер жабылатын шкафтарда тігінен қойылуы керек. Шкаф олардың
толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан жəне шаңнан қорғайтындай
болуы
тиіс.
Құжаттарды
іздеуді
жеңілдету
үшін
істер
іс
номенклатурасына сəйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан
алынған үзінді көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары
мен индекстері болады, ол шкафтың ішкі жағына қойылады. Істердің
мұқабаларының түп жағына номенклатура бойынша индексі
көрсетіледі.
Істерден құжаттарды алуға жол берілмейді. Ілуде бір
жағдайларда басшының ауызша немесе жазбаша рұқсатымен ғана
құжатты істен алуға болады (мысалы, сот-тергеу органдарының
талабы бойынша істерден құжатты алу). Мұндай жағдайда құжатты
уақытша пайдалануға беру туралы акті жəне түпнұсқаны алу себептері
туралы акті жасалады жəне істе оның сондай расталған көшірмесі
қалдырылады.
Акті
құжатты
уақытша
пайдалануға
беруші
кəсіпорынның елтаңбалы мөрімен бекітілуі тиіс. Акт құжаттың
түпнұсқасы қайтарылғанға дейін істе сақталады.
Тұрақты жəне уақытша сақталатын істер кəсіпорынның
мұрағатына олар аяқталғаннан кейін бір жылдан кейін беріледі.
Мысалы, 1998 жылы аяқталған істер кəсіпорынның мұрағатына 2000
жылдан кешіктірілмей түсуі керек. Мұрағат істерді тізімдемелері
бойынша қабылдайды, істермен бірге мұрағаттың анықтамалық
аппаратын толықтыру үшін құжаттардың тіркеу карточкалары да қоса
беріледі.
Егер жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің ағымдағы
жұмысына қажетті болса, онда олар мұрағаттан уақытша пайдалануға
берілуі мүмкін. Істің орнына карточка-алмастырғыш қалдырылады,
онда:
- істің қандай бөлімшеге берілгені;
- оның нөмірі;
- істегі парақтардың саны;
Достарыңызбен бөлісу: |
