201
5.7.1. Іс қағаздарының номенклатурасы
Кез келген ұйымның күнделікті қызмет барысында түрлі құжаттар
түзіледі.
Олар:
бұйрықтар,
келісім-шарттар,
бағдарламалар,
жоспарлар, жұмсалатын қаржы сметасы, есеп берулер жəне т.б.
Мұнымен қоса əрқилы іскерлік байланыстар бойынша өзге
ұйымдардан да құжаттар келіп түсіп жатады. Уақыт өткен сайын
олардың қатары көбейіп, көлемі ұлғая беретіндіктен қажетті
құжаттарды іздеп табу ісі де күрделене түседі. Тіпті бірте-бірте ол
проблемаға айналады.
Құжат ұйымда түзіліп немесе бір жақтан келіп түскеннен кейін,
бұл фактіні тіркеуге алу қажеттігі туады. Өйткені тіркеу осындай
құжаттың бар екендігін немесе болғандығын дəлелдеу үшін керек. Бұл
операция құжат жайлы тиісті мəліметтерді жазу жəне оған тіркеу
нөмірін беру арқылы жүзеге асырылады. Құжаттың тіркеуге алынуын
қамтамасыз ететін жұмыс техникасы классификациялау жəне
индекстеу процестерін қамтиды. Классификациялау мен индекстеу
құжаттарды
тиісінше
салаларға
бөліп,
топтастыруға
жəне
маңыздыларын айқындауға мүмкіндік береді. Бұл жəне барлық құжат
кешенінің логикалық құрылымдарын өзіндік ерекшеліктеріне қарай
реттеуге, анықтамаларды дұрыс пайдалануға көмек береді.
Ұйымда жасалған жəне сырттан алынған құжаттардың
құндылықтары біркелкі болмайды. Бір құжаттар бар, тұрақты түрде
жəне ұзақ уақыт қолданыстан түспейді, енді бір құжаттар бар, аз ғана
уақыт қолданылғаннан кейін қажеттілігі біртіндеп азая бастайды. Яғни
қысқа ғана уақыт пайдаланылады. Егер құжаттарға уақтылы
сараптама жүргізіліп, құндылығы аз ақпараттарды жоюға бөліп
отырмаса, онда ұйымда көп ұзамай қосымша қаржылық жəне
материалдық
шығындарды
қажет
ететін
үлкен
мұрағаттық
материалдар жиналып қалады. Бірақ қолда құжаттарды іріктеу ісін
жүргізуге негіз болатын нормативтік құжаттар болуға тиіс. Өйткені
құжаттарды заңсыз түрде жою – қылмыс. Ең соңында ұйым жұмыс
барысында түзілген құжаттар мен істердің жоғалып кетпеуі үшін
олардың тиісті есебін жүргізіп отыруы қажет.
Бұның барлығы да жоғарыда аталған проблемаларды
болдырмас үшін əмбебап нормативтік құжат қажет екенін аңғартады.
Міне, осы құжаттың аты істер номенклатурасы деп аталады. Қазақстан
Республикасының СТ 1037-2001 « Іс қағаздарын жүргізу жəне мұрағат
ісі. Терминдер мен анықтамалар» деп аталатын Мемлекеттік
стандартында былай деп көрсетілген: «Істер номенклатурасы: ұйымда
пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тəртіпте
ресімделген
істер
атауларының
жүйеленген
тізбесі».
Істер
номенклатурасы
істердің
классификациялануын,
индекстелуін,
жүйеленуін жəне сақталу мерзімдерін ресми бекітеді, сондай-ақ ол
алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.
202
Құжаттардың ақпараттық мəні оларды бірнеше топқа бөлуге
мүмкіндік
береді.
Бүкіл
ұйымның,
сондай-ақ
құрылымдық
бөлімшелердің негізгі қызметін көрсететін ақпараттары бар құжаттар
(басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, өндіріс, маркетинг, бақылау
жəне т.б.) неғұрлым бағалы құжаттар болып есептеледі.
Тағы бір құжаттар бар, олар көмекші, қосалқы сипатта болып
келеді. Бұл топтағы құжаттардың басым көпшілігі оперативтік,
бухгалтерлік есеп беру жəне есеп-қисап, өндірістің, құрылыстың,
жөндеу жұмыстарының, жабдықтаудың екінші дəрежелі мəселелері,
əкімшілік-шаруашылық істеріне қатысты кейбір мəселелер қамтылған
құжаттар. Бұлар уақытша анықтамалық мəнге ие.
Жеке құрам бойынша құжаттар өз алдына дербес бір топты
құрайды. Олар қызметкерлер мен сырт мекемелердің қызмет
фактілерін, жұмыс стажын, еңбекақы мөлшерін, зейнетақы көлемін, оқу
орындарына
қатыстылықты
т.б.
куəландыру
туралы
жеке
сұраныстарын орындау үшін қажет. Бұл құжаттардың қамтитын уақыты
шамамен бір ұрпақтың өмірі ұзақтығымен пара-пар болады.
Құжаттар орындалғаннан кейін іске топтастырылады (тігіледі).
Іс – мекеме қызметінің белгілі бір мəселесіне арналған жəне
тиісті тақырыбы бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың
жиынтығы (мысалы, басқаруға, жоспарлауға, қызмет көрсетуге,
жабдықтауға, кадрға, өткізуге жəне т.б. жататын құжаттар).
Құжаттарды кейіннен істен жылдам тауып алу жəне оларды
басқару мақсаты үшін тез пайдалану үшін істердің болжамды
тақырыптарының тізімі жасалады. Ол іс номенклатурасы деп
аталады. Іс номенклатурасы іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай
мемлекеттік жүйесінде жазылған ережеге сəйкес жасалады.
Нəтижесінде, құжаттар орындалғаннан кейін ол үшін алдын-ала
номенклатурада көзделген іске тігіледі.
Іс номенклатурасының екі түрі бар – типтік номенклатура жəне
нақты іс номенклатурасы.
Типтік іс номенклатурасы қызметі біртектес мекемелер үшін іс
атауларының
тізімін
белгілейді.
Типтік
номенклатураларды
ведомостволар көп жылдық құжат ағынын талдау негізінде өзіне
қарасты ведомостволар үшін жасайды. Мысалы, Білім министрлігі
ЖОО-на типтік номенклатуралар жасап, жібереді. Типтік іс
номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін ақпараттар көзі
болып табылады.
Нақты іс номенклатурасы нақты бір кəсіпорынның немесе
мекеменің іскерлік қызметінің нəтижесінде пайда болатын іс
атауларының тізімі.
Нақты іс номенклатурасын жасаумен кəсіпорынның іс қағаздарын
жүргізу қызметі айналысады. Номенклатура:
- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;
Достарыңызбен бөлісу: |
