205
келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі. Номенклатураға
баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі
тақырып əзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың
құрамы мен мазмұны қысқа да нұсқа сипатталуы керек. «Əр түрлі
құжаттар», «кіріс құжаттары», «қызмет бабындағы қатынас қағаздары»
деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама тақырыптар қоюға болмайды.
Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу мерзімдерін
айқындау мүмкін болмай қалады.
Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы,
өйткені олар жүйелеуге, редакциялауға жəне мұнан кейін
номенклатураға енгізуге қолайлы. Тақырыпта ең алдымен құжаттың
түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет бабындағы қатынас қағазы
ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым атауы) жəне істің жалпы
мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар жағдайларда
айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін
олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мəлімет
беріледі.
Мəселен, «Арқау» акционерлік қоғамының жұмыс жоспары.
Көшірме» немесе «Арқау» акционерлік қоғамының негізгі қызметі
бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалары».
Жеке істердің жəне басқа да бір ғана тақырыпқа жəне бір ғана
нақты мəселеге байланысты құжаттарды қамтитын істерге қойылатын
тақырыпқа «іс» (дело) деген термин қоса қолданылады.
Бір ғана мəселе бойынша түзілген, бірақ іс қағаздарын жүргізуге
байланысты бірнеше мəселелерге қатысты құжаттар жиынтығын
қамтитын істердің тақырыбына «құжаттар» термині қосылады, тақырып
астынан тік жақшаға алынып, олардың негізгі түрлері көрсетіледі.
Мəселен, «Қызмет көрсету түрлері мен материалдарды мемлекеттік
алдын-ала сатып алу бойынша ашық конкурс ұйымдастыру жəне оны
өткізу жөніндегі құжаттар (хаттамалар, конкурстық тапсырыстар,
анықтамалар, қатынас қағаздары).
«Құжаттар» термині қандай да бір іске қосымша тіркелген
құжаттары бар істердің тақырыптарында да қолданылады. Мысалы,
«Арқау» акционерлік қоғамы басқармасының мəжіліс хаттамасына
қосымша құжаттар».
Əр түрлі бағытта жұмыс жүргізуші ұйымдармен жазысқан қатынас
қағаздарынан тұратын істердің тақырыптары жалпылама көрсетіледі.
Мəселен, «Жабдықтар жеткізу жөнінде акционерлік қоғамдармен
жазысқан қатынас қағаздары». Егер қатынас қағаздары бір ғана
корреспондент арқылы жүргізілген болса, ол тақырыпта нақты
көрсетіледі.
Істер номенклатурасын жасауда жиі орын алатын қателерге
тоқталып өту лазым.
206
Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын жəне уақытша сақталатын
істерді өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына
сараптама жасауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді едəуір
жеңілдетеді. Істер номенклатурасын жобалау кезінде жылдық,
тоқсандық жəне айлық жұмыс жоспарларын қамтитын істердің
тақырыптарын өз алдарына жеке-жеке қарастыру керек. Оперативті
есеп берулер жайы жылдық жұмыс жоспарының жағдайымен сəйкес.
Бұйрықтарды бірнеше іс тақырыптарына бөлу керек: негізгі қызмет
бойынша; іссапарлар бойынша; əкімшілік-шаруашылық мəселелері
бойынша; жеке құрам бойынша. Өйткені бұлардың сақталу мерзімдері
əртүрлі. Бұйрықтардың шығуына негіз болған баяндау хаттар,
түсініктемелік хаттар, өтініштер мен өзге де құжаттар үшін жеке-жеке
тақырыптар беру қажет.
Іс
тақырыптарын
əзірлеп
болған
соң,
енді
оларды
номенклатураға жүйелеп енгізуді бастаймыз. Дұрыс əзірленген схема
тұрақты сақталатын жəне уақытша сақталатын істердің тізбелерін де
дұрыс əзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда құрылым анық болмаса,
істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет бағыттары
бойынша
орналастырылады.
Тақырыптарды
тараулар
ішіне
орналастыру тəртібі құжаттардың маңыздылығына жəне олардың бір-
бірімен өзара байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен
ұйымдық-өкімдік құжаттар: жарғылар немесе ұйым жəне оның
құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң
жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары келеді;
бұдан кейін – сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші органдар
хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың жобалары жəне оны
əзірлеуге қатысты басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз болатын
құжаттар тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан əрі жоспар
бағытындағы құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму
тұжырымдамасы; перспективалық (ұзақ жылдарға арналған); жылдық,
тоқсандық жəне оперативті құжаттар. Осы схемаға сəйкес бұлардан
кейін есеп беру құжаттары салынған істердің тақырыптары тұрады.
Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында «құжаттар» деген термині
бар, қызметтің əртүрлі мəселелерін қамтитын істер келеді. Сонан кейін
ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған
анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары,
ведомствоға қарасты ұйымдармен жəне өзге де ұйымдармен жазысқан
қатынас хаттар салынған істердің тақырыптары қойылады. Соңында
тіркеу-есепке алу формалары (журналдар, картотекалар) бір бөлім
ретінде беріледі. Бухгалтерлік құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан
бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны қайталап жатпаймыз.
Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың
сақталу мерзімдерін анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды
жұмыс түрлерінің бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі өткен
құжаттарды жоюдың заңдылығы осы «анықтауға» тікелей байланысты.
Достарыңызбен бөлісу: |
