Министерство здравоохранения республики казахстан карагандинская государственная медицинская академия

Құжаттандыру және құжаттамаларды басқару бойынша нұсқаулық

ҚММУ Жұмыс нұсқаулығы ҚММУ ЖН 4.2.3-06-01/01

БЕКІТЕМІН

ҚММУ ректоры

профессор

_________т/ққ_________

Р.С. Досмағамбетова

ҚҰЖАТТАНДЫРУ ЖӘНЕ ҚҰЖАТТАМАЛАРДЫ БАСҚАРУ ЖӨНІНДЕГІ НҰСҚАУЛЫҚ

1. 
   Жалпы ережелер
   

1. 
   Аталмыш құжаттандыру және құжаттамаларды басқару жөніндегі нұсқаулық (одан әрі Нұсқаулық) Қазақстан Республикасының Үкіметінің Қаулысымен бекітілген 2011 жылдың 21 желтоқсанындағы № 1570 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттандыру және құжаттамаларды басқарудың үлгілік ережелеріне», 2011 жылдың 22 желтоқсандағы № 1583 «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы», 2011 жылдың 26 желтоқсандағы № 1605 «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін бекіту туралы» сәйкес дайындалған.
   
2. 
   Нұсқаулық шектелген таратылу мәліметтерінен тұратын құжаттар мен ресми құпиясыз құжаттарды ресімдеу және шапшаң сақтауды бақылау, есепке алу, шағымдануды анықтайды.
   
3. 
   Нұсқаулық университет номенклатурасының жұмысын дайындау, мақұлдау, куелісу, бекіту және практикаға енгізуді қарастырады.
   

2. 
   Ұғымдар мен қысқартулар
   
   1. 
      Істер номенклатурасы – бекітілген мерзімде рәсімделген сақтау мерзімін көрсетумен ұйымға енгізілген істердің атауларының жүйелендірілген тізімі.
      
   2. 
      ҒТҚ – ғылыми-техникалық құжаттама
      
   3. 
      СК – сараптамалық комиссия
      
   4. 
      СТК – сараптамалық-тексеру комиссиясы
      

3. 
   Жауапкершілік және құзіреттіліктері
   
   1. 
      Аталмыш нұқсаулықпен бекітілген құжаттандыру ережелерін құжаттамаларды басқару бөлімінің барлық қызметкерлері білуі және орындауы міндетті, сонымен қатар жұмыстың осы аумағы үшін жауапты университеттің құрылымдық бөлімшелерінің барлық қызметкерлері білуі міндетті.
      
   2. 
      Құжаттамаларды басқару бөлімі құжаттармен келесі құжаттарды үйлестіреді:
      

• 
  құжаттарды қабылдау және өңдеу;
  
• 
  жоо басшысының құжаттарды қарастыруы;
  
• 
  құжаттарды тіркеу;
  
• 
  құжаттарды рәсімдеу;
  
• 
  құжаттарды орындауды басқару;
  
• 
  құжаттарды шапшаң сақтау және пайдалану;
  
• 
  қарасты мұрағатқа уақытша сақтау үшін құжаттарды тапсыру.
  

3. 
   Құжаттамаларды басқаруды ұйымдастыру, сақталуы, құжаттамалардың өтуі және орындалуы, істер номенклатурасын дайындауға жауапкершілік құжаттамаларды басқару бөлімінің бастығына жүктеледі.
   
4. 
   Аталмыш нұсқаулықтың талаптарының орындалуына бақылауды құжаттамаларды басқару бөлімінің бастығы жүзеге асырады.
   

4. 
   Құжаттандыру және құжаттамаларды басқару
   

1. 
   Құжаттандыру және құжаттамаларды басқару
   

1. 
   Университетке түскен құжаттар мен корреспонденция құжаттамаларды басқару бөліміне қабылданады және тіркеледі.
   
2. 
   Құжаттарды алдын ала қарастырған кезде құжаттар тіркелген және тіркелмеген деп бөлінеді (1 Қосымша).
   
3. 
   Тіркелмеген құжаттар қызмет үшін қабылданбауы және тарсырылмауы керек.
   
4. 
   Құжаттар кіріс журналында тіркеледі, басшылықтың қолы қойылады және орындаушыға тапсырылады. Тіркеуді ыңғайластыру және құжаттарды іздеу үшін құрылымдық бөлімшелерге индекстер беріледі.
   
5. 
   Қарастыру нәтижелері басшысының қарарында көрініс табады. Қарар құрамына орындаушының тегі, тапсырманың құрылымы, орындау мерзімі, қолы мен күні жазылады.
   

Қарарды рәсімдеу қарарға жататын құжаттың деректемелері туралы тіркеу номері мен белгісін міндетті нұсқаумен (орындаушының фамилиясынан, өкім құрылымынан, қолы мен күнінен басқа) жеке бланкте (фишкада) қарарды рәсімдеу жіберіледі (2 Қосымша).

6. Келген құжаттың бірінші бетінің оң жақ төменгі бұрышында келген күні мен кіріс номерін нұсқаумен тіркеу штампы қойылады. Тікелей құрылымдық бөлімшелерге жіберілген құжаттар айтылғандай бағытталады. «Жеке» белгісі бар конверттер ашылмай бағытталған жерге тапсырылады.

7. Азаматтардан түскен шағымдар алынған күні арнаулы журналға тіркеледі, шағымның бірінші бетінде немесе екінші бетінде реттік номері және келген күні көрсетілумен штамп қойылады.

Жіберілетін (шығатын) құжаттардың өңделуінің тәртібі

1. 
   Жіберілетін құжаттарды өңдеу келесі операциялардан тұрады:
   

• 
  құжаттардың дұрыс рәсімделуін тексеру;
  
• 
  қол қою, және қажеттіліктері туындаса, құжатты бекіту;
  
• 
  құжатты тіркеу;
  
• 
  құжаттық адресатқа жіберу;
  
• 
  екінші данасын сәйкес іске тігу.
  

1. 
   Жауап құжаттарда келгендерге сәйкес жұмыстардың нәтижелерін алдын ала басымдылық танытқан құжаттармен, ұйымдардың өтінімдерімен және азаматтардың шағымдарымен жазып береді.
   
2. 
   Дайындалған құжаттарды тапсыру үшін орындаушы оның мазмұнын, кешенделуі мен қосымшаларды рәсімдеуді тексереді. Құжаттамаларды басқару бөлімінің қызметкері құжаттың қажетті реквизиттерінің дұрыс рәсімделуін тексереді. Дұрыс емес рәсімделген құжаттар толық орындау үшін орындаушыға қайтарылады.
   
3. 
   Қой қойылған құжаттар тіркеледі, одан кейін жіберілген құжаттардың экспедициялық өңдеуі жүргізіледі:
   

• 
  мекенжайлары бойынша реттеу;
  
• 
  конверттерге салу;
  
• 
  конвертте пошталық мекенжайын және адресаттың атауын жазу;
  
• 
  құжаттарды жіберу реестрін толтыру;
  
• 
  пошталық төлеу белгісінің штампын қою;
  
• 
  корреспонденцияны жіберу пунктіне тапсыру (байланыстың пошталық бөлімшесі және т.б.).
  

12. 
    Құжаттар, телеграммалар мен факстер өңделуі және одан кейін екі күнтізбелік күн ішінде тез арада жіберілуі керек.
    
13. 
    Шығатын құжаттар, негізінде екі құжатта басылады: бірінші данасы адресатқа бағытталады, екіншісі – сәйкес іске тігіледі. Екі данасы да жоо басшысымен қол қойылуы керек.
    

Ішкі құжаттармен жұмыс істеу тәртібі

1. 
   Ішкі құжаттарды университет аясында дайындайды, рәсімдейді және орындайды.
   
2. 
   Ішкі құжаттардан өту:
   

• 
  құжаттарды құру;
  
• 
  құжаттарды мақұлдау;
  
• 
  құжаттардың дұрыс рәсімделуін тексеру;
  
• 
  құжатқа қол қою (бекіту).
  

16. 
    Құрылымдық бөлімшелер арасында құжаттарды тапсыру осы бөлімшелердің қызметкерлері арқылы орындалады.
    
17. 
    Орындалған ішкі құжаттар құрылымдық бөлімшелерге университет істерінің номенклатурасына сәйкес беріледі.
    

1. 
   Кіріс және шығыс корреспонденциясын құжаттамаларды басқару бөлімі оны тіркейді. Тіркеуге ақпараттық-анықтамалық мақсатта тіркеуді, орындауды және пайдалануды талап ететін барлық құжаттар жатады. Құжаттарды тіркеу келесі қажетті элементтерден тұрады:
   

• 
  құжаттың күнін қою;
  
• 
  құжаттың тіркеу индексін қою;
  
• 
  тіркеу епеке алу формасына құжат туралы мәліметтерді жазу.
  

19. 
    Құжатты тіркеудің басты тағайындамасы оған берілген заңды күшіне, оның құрылу фактісін растаудан, келуіне (кетуіне) байланысты. Тіркеу құжаттарды есепке алуды қамтамасыз ету, оның орындаулын бақылау және іздеуді жеделдетуден тұрады (3 Қосымша).
    
20. 
    Құжаттар бір рет тіркеледі: келген күнінде түскендер, жіберуге дайындалғандар немесе қол қойылған күніндегі ішкі. Құжаттамаларды басқару бөлімінде басшының атына келген немесе одан шыққан бұйрықтар, хаттамалар, баяндау хаттары және т.б. азаматтардың атынан түскен өтініштер тіркеледі.
    
21. 
    Құжатты индекстеу нақты жіктелу тобына жататынын көрсететін жеке шартты индексін тағайындаудан тұрады. Құрылымдық бөлімшелердің индекстері құжаттамаларды басқару бөлімімен жасалады. Азаматтардың өтініштерін индектеу кезінде құжаттың индексіне өтініш терушінің тегінің бірінші аты қосылады.
    

22. 
    Құжаттарды орындау басшының қарарында көрсетілген қызметтегі типтік мерзімдер немесе жеке мерзімдерге сәйкес қойылады.
    
23. 
    Азаматтардың өтініштері бір айдан артық емес мерзімде қарастырылады, ал қосымша меңгеруді талап етпесе – он бес күннен артық емес. Қорытынды жауап берілген қайталанатын хаттар қосымша қарауға жатпайды, ол туралы бес күндік мерзімде өтініш берушіге хабарланады.
    
24. 
    Мемлекеттік басқарудың жоғары тұрған оргындарының құжаттары құжатта көрсетілген мерзімде немесе басшының қарарынан кейін екі апта барысында басқа мерзімдері көрсетілмесе орындалады.
    
25. 
    Құжат уақытында орындалмаған жағдайда орындаушы жоо басшысына қалыс қалу себебі туралы хабарлау керек және кейінге қалдыру туралы сұранымын ынталандыру керек.
    
26. 
    Орындалған құжаттар басшылыққа бірлесе орындаушы бұрыштамаларымен бекітілген күннен бір-екі күн бұрын қол қоюға (бекітуге) беріледі, тек орындау мерзімі үш күн берілген болмаса.
    
27. 
    Орындалған құжаттарға басшымен қол қойылады, ал ол болмаған жағдайда – оны алмастыратын адамдар қол қояды.
    

28. 
    Бақылау бекітілген бір шешімді мазмұнындағы мәселелерджі орындауды қамтамасыз ету мақсатында бекітіледі.
    
29. 
    Орындау мерізмдері құжаттарға қол қойған күннен бастап күнтізбелік күндерде көрсетіледі, ал келген құжаттар үшін – жоо басшысымен бекітілген үлгілік және жеке мерзімдерінің негізінде келген күннен бастап.
    
30. 
    Құжатты бақылаудан алып тастауды тек оны бақылауға қойған адам ғана алып тастай алады.
    

31. 
    Құжаттарды рәсімдеген кезде ҚР СТ 1042-2001 «Ұйымдастырушылық-тарату құжаттары. Құжаттарды басқарудың талаптары» Мемлекеттік стандартының талаптарын басшылыққа алу керек.
    
32. 
    Ресми құжаттар ұйымның нақты құжатының түрінің бланктерінде басылады (4, 5 Қосымша).
    
33. 
    Құжаттардың мәтіндері бірлескен мәтін, анкета, кестелер, сонымен қатар осы формалардың бірлесуінің түрінде рәсімделеді.
    
34. 
    Құжат мәтінінде келесі реквизиттер көрсетіледі: құжаттың түрінің ататуы, ұйымның атауы, күні, құжаттың тіркеу номері және мәтіннің атауы. Егер мәтін бірнеше шешімнен, тұжырымдардан тұратын болса, оны тарауларға, пункттерге бөліп тастауға болады, олар араб сандарымен көрсетіледі.
    
35. 
    Құжатты рәсімдеген кезде ұйымның атауы атау септігінде көрсетіледі, мысалы:
    

Қарағанды мемлекеттік

медицина университеті

100008 Қарағанды қ., Гоголь көш., 40

Адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде көрсетіледі, мысалы:
Қазақстан Республикасының

Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігі

Вице-министр Т.А.Ж.

010000 Астана қ., Орынбор көш., 8

Құжат бағытталатын адресаттар жалпыланып көрсетіле алады, мысалы:
Ғылыми-зерттеу институттары

Дәрігерлерді жетілдіру институттары

36. 
    Егер құжаттың мәтінде көрсетілгендей қосымшасы бар болса, онда қосымшасының болғаны туралы белгісіне беттердің, даналардың саны көрсетіледі.
    
37. 
    Шығыс құжаттың күні мен номері, құжатты орындаушы туралы белгіден тұруы керек.
    

Шектеулі таратылатын мәліметтері бар құжаттармен жұмыс істеу тәртібі

38. 
    Шектеулі таратылатын мәліметтері бар құжаттарға «Қызметтік пайдалану үшін» (ҚПҮ), «Құпия» (Қ) белгісі бар материалдар жатады.
    
39. 
    Шектеулі таратылатын мәліметтер мағынасында мемлекеттік құпия болып табылатын және өндіріспен, технологиялық ақпаратпен, басқарумен, қаржылық және басқа да заңды және жеке тұлғалардың қызметімен байланысты мәліметтер жатады, олардың берілуі немесе айтылып қалуы олардың қызығушылықтарына зиян келтіруі мүмкін. Осындай мәліметтерді қорғау оларды құпия ұстауға байланысты болып табылады.
    
40. 
    Шектеулы таратылатын құжат арнаулы поштамен келеді және «ҚПҮ», «Қ» белгісін қоюмен құжаттамалардлы басқару бөлімінде тіркеледі.
    
41. 
    Шектеулі таратылатын мәліметтері бар құжаттарды рәсімдеу кезінде оларға сәйкес белгі қойылады және дана номері қойылады. Белгіні қою қажеттілігі қол қоятын лауазымдық тұлғамен анықталады, ол оны даналарға рұқсатқа және көбейтуге рұқсат береді.
    
42. 
    Шектеулі таратылатын құжатты жоғалтқаны, ақпаратты таратқаны немесе құжаттардың осы тобымен жұмыс ережелерін бұзғаны үшін қызметкерлер Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапкершілікке тартылады.
    

Қызметтік құжаттарды, құжат бланктерін және мөрлерді сақтау және қорғауға талаптар

43. 
    Құжаттармен жұмыс істеген кезде лауазымдық тұлғалар құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі керек, жұмыс орнында тәртіпті сақтауы керек, ол басқа адамдардың қызметтік кабинетке рұқсатсыз кірмеуін қамтамасыз етпеуі керек.
    
44. 
    Елтаңба кескіні бар мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі нормативтік құқықтық актлермен реттеледі.
    
45. 
    Елтаңба кескіні бар мөр ұйым басшысында, бухгалтерияда немесе университеттің кадрлар бөлімінде болады.
    
46. 
    Барлық бөлімшелер бойынша университет шарттары барлық бөлімшелер бойынша (кіріс және шығыс) заң кеңесшісінде тіркеледі, орындаушыда сақталады.
    
47. 
    Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының суреті бар құжаттардың бланктері тек типографиялық әдіспен дайындалады, нөмірленеді де бөлімшелерге қол қою арпқылы тапсырылады.
    
48. 
    Құжаттарды жоғалтқаны үшін, қызметтік ақпаратты таратқаны үшін, құжаттармен жұмыс істеу ережелерін бұзғаны үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапкершілікке тартылады.
    

1. 
   Істер номенклатурасы
   
   1. 
      Жіктемесіне сәйкес істерге құжаттарды негізделген тарату мақсатында құжаттамаларды іздеуді қамтамасыз ету және істерді тіркеу үшін істер номенклатурасы дайындалады.
      
   2. 
      Істер номенклатурасын қалыптастыру кезінде Қазақстан Республикасындағы мұрағаттарды және құжаттамаларды, өткен жылдар номенклатурасын басқару талаптарын басшылыққа алу керек.
      
   3. 
      Істер номенклатурасы тұрады:
      

• 
  ұйым атауы және жоғары тұрған мемлекетік органның атауы, құжаттың атауы, орны мен дайындалған жылы көрсетілуімен бас бетінен;
  
• 
  индекстері көрсетілуімен істер номенклатурасының тарауларының тізімінен;
  
• 
  ашып жазылуымен қысқартылған сөздер тізімімен;
  
• 
  сипаттамалық мақаладан;
  
• 
  істер номенклатурасының қорытынды жазбасынан.
  

4. 
   Істер номенклатурасына жұмыстың барлық құжатталатын аймақтарынан тұратын істердің атаулары, сонымен қатар ақпараттық-анықтамалық және бақылау картотекалары, тіркеу есепке алу формалары, жеке істері, электронлы тасымалдаушылардағы құжаттар қосылады. Баспа басылымдардың атаулары істер номенклатурасына енгізілмейді.
   
5. 
   Істер номенклатурасы тараулардан тұрады. Тараулардың атаулары ұйымның құрылымына сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары болады.
   
6. 
   Алдағы күнтізбелік жылдың істер номенклатурасы өткен жылдың соңғы тоқсанында құжаттамаларды басқару бөлімімен құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатурасының негізінде жасалады.
   
7. 
   Номенклатура жобасы құжаттамаларды басқару бөлімімен қол қойылады және жооның сараптамалық комиссиясына танысу үшін беріледі.
   
8. 
   Сараптамалық комиссияның қарастырғанынан және мақұлдаған соң номенклатура жобасы келісу үшін облыстық мұрағатқа жіберіледі.
   
9. 
   Істер номенклатурасын мақұлдаған соң университет ректоры бекітеді.
   
10. 
    Бекітілген номенклатура қызметке бірінші қаңтардан бастап еншізіледі. Ол ұйымның қызметі мен құрылымы өзгерген жағдайда қайта құрылады және мақұлданады, бірақ 5 жыл ағымында 1 реттен жиі емес. Жыл сайын сәйкес түзетулерімен қайта басылады және бекітіледі.
    
11. 
    Номенклатураның бірінші данасы құжаттамаларды басқару бөлімінде сақталады, екіншісі – жұмыс құжаты ретінде пайдаланылады, үшіншісі – қарасты мұрағатқа тапсырылады, төртіншісі облыстық құжаттамаларды және мұрағаттардың облыстық басқармасында қалады.
    
12. 
    Істер номенклатурасын бекіткен соң құрылымдық бөлімшелер жұмыста қолдану үшін сәйкес бөлімшелерінің көшірмелерін алады.
    

Істерге құжаттарды орналастыру тәртібі

1. 
   Орындалған құжаттар істер номенклатурасына сәйкес орындалған құжаттарға топталады. Беткі жағын рәсімдеген кезде (6 Қосымша) ұйымның ресми атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады.
   
2. 
   Құрылымдық бөлімшелердің істерін қалыпқа келтірумен іс жүргізу үшін жауапты қызметтік тұлғалар айналысады.
   
3. 
   Істерді қалыптастыруға бақылауды құжаттамаларды басқару бөлімі атқарады.
   
4. 
   Істерді қалыптастыру кезінде келесі ережелерді ұстану керек:
   

• 
  іске орындалған құжаттарды ғана орналастыру;
  
• 
  бір мәселені шешуге қатысты құжаттар;
  
• 
  бір күнтізбелік жылдың құжаттары;
  
• 
  іске артық даналар мен шимай қағаздарын салмау;
  
• 
  іс көлемін 180 беттен асырмау (7 Қосымша).
  

Істерді қарасты мұрағатқа тапсыру тәртібі

17. 
    Жыл бойында аяқталған жүргізілген істер құрылымдық бөлімшелердің шұғыл сақтауында болады, одан кейін қарасты мұрағатқа тапсырылады.
    
18. 
    Құрылымдық бөлімшелерден университеттің қарасты мұрағатына істерді тапсыру іс жүргізу кезінде аяқталған құжаттар мен ісьтердің құндылығын сараптау нәтижелері бойынша құрылатын істердің тізілімі бойынша жүзеге асырылады (8 Қосымша).
    
19. 
    Тізілімдер үнемі, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтау істеріне және жеке құрам бойынша жасалады.
    
20. 
    Істер тізілімі екі данада жасалады, оның біреуі қарасты мұрағатқа құжаттармен бірге тапсырылады, ал екіншісі – бақылауыш ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.
    
21. 
    Қарасты мұрағатқа істерді қалыптастыру және дайындаудың дұрыстығы құжаттамаларды басқару бөлімімен тексеріледі. Бар қателіктер ұйымның құрылымдық бөлімшесімен түзетіледі.
    
22. 
    Университеттің құрылымдық бөлімшелері қарасты мұрағатқа тапсырады. Істер тізілімдеме бойынша істер номенклатурасына сәйкес тапсырылады (8 Қосымша).
    
23. 
    Сақтауға арналған үнемі және ұзақ уақыттық сақтаудың және жеке құрам бойынша құжаттамалық материалдары істерді мұрағатқа тапсыру алдында тәртіпке келеді: істерді қалыптастыру дұрыстығын тексереді, атаулары нақтыланады, істердегі құжаттар төрт тесік арқылы тігіледі немесе түптеледі. Істерден метал қысқыштар (скрепкалар, инелер) алып тасталынады.
    
24. 
    Істердегі беттер қара графиттік қарындашпен немесе номірлеушімен беттің оң жақ жоғарғы жағында нөмірленеді. Аяқталған істің соңында бір ақ бетте, ал журналдың соңғы бетінің артқы жағында нөмірленген беттердің саны сандармен және толығымен жазылады. Растаушы жазба оны құраған қызметкердің қолы қойлады. Растаушы құжат оны құраған қызметкермен түсінікті, қызметі мен құраған күні көрсетілумен қол қойылады.
    
25. 
    Сараптамалық комиссиямен таңдалған жоюға арналған істерге, оларды сақтау мерзімдеріне акт жасалады (9 Қосымша).
    
26. 
    Актке қосылған істерді жою сәйкес мұрағаттық органның ЭК тізілімдерін бекіткен соң ғана жүзеге асырылады, және бекітілген тізілімдерге сәйкес мерзім үшін.
    
27. 
    Істерді сақтауға, жоюға және құрауға құжаттамалық материалдарды таңдау тәртібі мен әдіснамасы Қазақстан Республикасының Бас мұрағаттық басқармасының нұсқаулықтарымен және ережелерімен анықталады.
    

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 1

Ұйымның құжатталған қызметіне тіркеуге жатпайтын құжаттар тізімі

• 
  Мәлімет үшін көшірмесі берілген хаттар.
  

• 
  Жарнамалық ақпараттар, проспекттер, мәжілістердің бағдарламалары.
  
• 
  Бухгалтерлік есептіліктің алғашқы құжаттары (ұйым бухгалтериясында тіркеледі).
  
• 
  Оқу жоспары, бағдарламалары (ұйымның сәйкес құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі).
  
• 
  Айлық, тоқсандық және басқа да есептер (ұйымның сәйкес құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі).
  
• 
  Мәжілістер, кеңестер туралы хабарламалар.
  
• 
  Құттықтау хаттары, құттықтау телеграммалары, шақыру билеттері.
  
• 
  Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетендер).
  
• 
  «Жеке» белгісі бар конверттегі құжаттар.
  
• 
  Прейскуранттар.
  
• 
  Материалдардың шығындарының нормасы, кеңсе жабдықтарға және ұйымдастырушылық техникасына өтінімдер (ұйымның сәйкес құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі).
  
• 
  Жинақтар.
  
• 
  Кадрлар бойынша есептік мәліметтер.
  

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 2

ҚАРАҒАНДЫ МЕМЛЕКЕТТІК МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ

____________ № ______ «___» _____ 20__ ж. Университет ректоры, профессор / ________________ Т.А.Ә.

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 3

Кіріс құжаттарын тіркеу журналының формасы

р.н.№ /№ п.п.	Келген уақыты/Дата поступления	Корреспондент, кіріс құжаттың күні мен индексі/Корреспондент, дата и индекс входящего документа	Кіріс құжаттың атауы немесе қысқаша мазмұны/Заголовок или краткое содержание входящего документа	Қарар немесе құжат орындау үшін кімге бағытталды/Резолюция или кому направлен документ на исполнение	Қабылдағаны туралы қолжазба, құжатты орындағаны туралы белгі/Расписка в получении, отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналының формасы

р.н.№ /№ п.п.	Шығыс құжатының күні мен индексі/Дата и индекс исходящего документа	Корреспондент	Құжаттың атауы немесе қысқаша мазмұны/Заголовок или краткое содержание документа	Құжаттарды орындағаны және іске бағытталғаны туралы белгі/ Отметка об исполнении документов и направлении в дело
1	2	3	4	5

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 4

Қ ҚР мемлекеттік елтаңбасы азақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігі Шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорны ҚАРАҒАНДЫ МЕМЛЕКЕТТІК МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ 100008, Қарағанды қ., Гоголь к., 40, тел. 51-34-79, факс 51-89-31 E-mail: info@kgmu.kz, «Центр Кредит Банкі» АҚ ЖИК: KZ 688560000000454960, БЖК KCJBKZKX СТН 301700030512, БЕК–16, БСН 990240001118

Министерство здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения КАРАГАНДИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 100008, г. Караганда, ул. Гоголя, 40, тел. 51-34-79, факс 51-89-31 E-mail: info@kgmu.kz, АО «Банк Центр Кредит» ИИК: KZ 688560000000454960, БИК KCJBKZKX РНН 301700030512, КБЕ–16, БИН 990240001118

№_____________

«_____» ________________ 20__ ж.

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 5

Қ ҚР мемлекеттік елтаңбасы азақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігі Шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорны ҚАРАҒАНДЫ МЕМЛЕКЕТТІК МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ БҰЙРЫҚ	Министерство здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения КАРАГАНДИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ
«___» __________ 20__ ж. №_______

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 6

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ДЕНСАУЛЫҚ САҚТАУ ЖӘНЕ ӘЛЕУМЕТТІК ДАМУ МИНИСТРЛІГІ

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РК

Мемлекеттік мұрағаттың коды

Код госархива __________

Мекеменің коды

Код учреждения 963
Филиал НТД

Карагандинского

Облгосархива

(мемлекеттік мұрағаттың аты)

(наименование государственного архива)

Қарағанды мемлекеттік медицина университеті

Карагандинский государственный медицинский университет
(мекеменің және құрылымдық бөлімшенің аты)

(наименование учреждения и структурного подразделения)

IC ТОМ

ДЕЛО №____ ТОМ №_____

(істің тақырыбы)

(заголовок дела)

___________________

(мерзімі)

(дата)
____________ парақ

На _________ бетте/листах

Қордың _______________

Ф. № _________________

Тізімдеменің __________ Сақталсын:

Оп. № ________________ Хранить:

Істің _________________

Д. № _________________

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 7

№ _____ істің құжаттарының ішкі тізілімі

Р.н.№	Индекс	Құжат күні	Құжаттың атауы	Іс беттерінің номері	Ескерту
1	2	3	4	5	6

Барлығы _________________________________________________құжаттар

(сандармен және толық жазып)

Ішкі тізілімнің беттерінің саны ________________________________________

(сандармен және толық жазып)
Істің ішкі тізілімін құраған

адамның қызметінің атауы қолы А.Ә. Тегі

Күні
Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 8

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ ДЕНСАУЛЫҚ САҚТАУ ЖӘНЕ ӘЛЕУМЕТТІК ДАМУ МИНИСТРЛІГІ ҚАРАҒАНДЫ МЕМЛЕКЕТТІК МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ

БЕКІТЕМІН

ҚММУ ректоры профессор

___________

А.Ә.Тегі

«___» ___________ 20__ ж.
ТІЗІЛІМ № _____

Үнемі сақтау істері

_________________________ (бөлімше)

_____ жылдар

Р.н.№	Істің индексі	Істердің атаулары	Істің күні	Сақтау мерзімі	Істегі беттердің саны	Ескерту
1	2	3	4	5	6	7

Осы тізілімге енгізілді ___________________________________________

(сандармен және толық жазып)

№ ____ бастап № ____дейінгі істер.

Тізілім жасаған

адамның қызметі қолы А.Ә. Тегі

Құжаттармен жұмыс істеу

үшін жауапты лауазымдық тұлға қолы А.Ә. Тегі

Мұрағатшы қолы А.Ә. Тегі

Күні _______

Қарағанды мемлекеттік медицина университетінің хаттамасымен

_____ 20__ ж. №____

КЕЛІСІЛДІ

СК төрағасының А.Ә. Тегі

Құжаттандыру және құжаттамаларды

басқару бойынша нұсқаулығына

Қосымша 9
Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігі

Қарағанды мемлекеттік медицина университеті

БЕКІТЕМІН

Қарағанды облысының Қарағанды мемлекеттік медицина университетінің ректоры

___________

А.Ә. Тегі

«___» ________ 20__ жыл
Қарағанды қ.

Сақтауға келмейтін құжаттарды жоюға

жіберу туралы акт

____________________ (бөлімше)

«Сақтау мерзімімен мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде туындайтын үлгілік құжаттардың тізімі» Астана қ. 2011 ж. негізінде ғылыми-тарихи құндылықтары жоқ және практикалық маңызын жойған жоюға жинақталған Қарағанды мемлекеттік медицина университетінің істер мен № 865 мұрағаттық қордың құжаттары жинақталған

р.н./№	Істің атауы немесе істердің топталған атауы	Істің атауы және істердің шеткі күндері	Номенклатурасы бойынша индекс	Істердің, томдардың, бөлімдердің саны	Істі (томды, бөлімді) сақтау мерзімдері, тізім бойынша бап №	Ескерту
1	2	3	4	5	6	7

Барлық істер _________ және құжаттар __________ жылдар.

Үнемі сақталатын істің жинақталған тізілімнің және 2001-2010 жж. жеке құрам бойынша істердің бөлімдері СҮК хаттамасымен бекітілді/___________________Қарағанды облысының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы/
Кафедра меңгерушісі А.Ә.Тегі
Оқытушы (зертханашы) А.Ә.Тегі
ҚММУ мұрағатшысы А.Ә.Тегі

Қарағанды мемлекеттік медицина университетінің хаттамасымен

_____ 20__ ж. №____

КЕЛІСІЛДІ

СК төрағасының А.Ә. Тегі

Құрастырған(дар): С.С. Комиссарова Қолы: т/ққ Күні: 29.12.2013

Тексерген(дер): З.З. Бектұрғанов Қолы: т/ққ А.З. Мұратова Қолы: т/ққ А.С. Калина Қолы: т/ққ Күні: 06.01.2014

Келісілген: О.В. Карев Қолы: т/ққ Күні: 13.01.2014

Құжат: ҚММУ ЖН 4.2.3-06-01/01 / Құжаттандыру және құжаттамаларды басқару жөніндегі нұсқаулық / беттен бет

Әзірленген күні: 29.12.2013

Әзірлегендер: С.С.Комиссарова

жүктеу 404,6 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: