Мемлекеттiк жјне мемлекеттiк емес ўйымдарда ќўжаттама жасаудыѕ жјне ќўжаттаманы басќарудыѕ їлгiлiк ережелерiн, Мемлекеттiк жјне мемлекеттiк емес ўйымдардыѕ ќызметiнде жасалатын їлгiлiк ќўжаттардыѕ тiзбесiн саќтау мерзiмдерiн кґрсете отырып бекiту

§ 3. Бұйрық пен өкiмдi дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

жүктеу 0,94 Mb.

бет	2/6
Дата	25.05.2018
өлшемі	0,94 Mb.
	#17745

1 2 3 4 5 6

§ 3. Бұйрық пен өкiмдi дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

45. Бұйрықтар мен өкiмдер құқықтық сипаттағы шешiмдер, сонымен қатар, жедел, ұйымдастыру, кадр және ұйым жұмысына қатысты басқа да мәселелер бойынша ресiмделедi (7-8-қосымша).

      Бұйрықтардың (өкiмдердiң) жобалары ұйым басшысының, оның орынбасарының немесе бастамалық тәртiп негiзiнде әзiрленедi және құрылымдарға енгiзiледi. Кадр мәселесiне қатысты бұйрықтардың жобасы кадр қызметiне сәйкес құжаттардың (жеке еңбек шарттар, баяндау (қызметтiк) жазбалар, ұсыным және басқалары) негiзiнде дайындалады.
      Бұйрықтардың (өкiмдердiң) жобалары және олардың қосымшаларына жобаны енгiзген орындаушының және құрылым басшысының, жобада тапсырмалар мен мiндеттер қарастырылған құрылымдардың басшыларының, сонымен қатар, БҚҚ басшысы мен заң қызметiнiң басшыларының, мiндерiнiң тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасарының бұрыштамасы қойылады.
      Бұйрықтардың (өкiмдердiң) жобаларын келiсу кезiнде туындаған келiспеушiлiктер, жобаға қоса берiлетiн анықтама түрiнде баяндалады. Егер келiсу кезiнде бұйрық жобасына түбегейлi сипаттағы өзгерiстер енгiзiлсе, онда ол пысықталып қайта келiсуден өтедi.
      Бұйрықтар күнтiзбелiк жыл шегiндегi реттiк нөмiрмен нөмiрленедi. Негiзгi қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар және өкiмдер бөлек нөмiрленiп, өздерiне тиiстi журналдарда тiркеледi.
      Бұйрықтардың (өкiмдердiң) көшiрмелерi немесе олардың көбейтiлген даналары мөртабанмен куәландырылады және орындаушы құрастырған және қол қойған жiберiлу тiзiмiне сәйкес мекен-жайларға жолданады.
      Бұйрықтың мәтiнi екi бөлiмнен тұрады: айқындаушылық (кiрiспе) және өкiмдiк.
      Айқындаушылық бөлiмде бұйрықты дайындауға негiз болған мақсаттар мен мiндеттер, фактiлер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттардың негiзiнде дайындалса, онда айқындаушылық бөлiмде аталмыш құжаттың атауы iлiк септiгiнде, оның авторы, уақыты, нөмiрi мен тақырыбы көрсетiледi. Әдiлет органдарында тiркелген нормативтiк құқықтық актiге сiлтеме жасаған кезде, нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу Реестрiнде тiркелген нөмiрi қосымша көрсетiледi.
      Бұйрық жобасындағы кiрiспе "БҰЙЫРАМЫН" сөзiмен аяқталады.
      Өкiмдiк бөлiмде берiлген тапсырмаларды тiзбелеу әр iс-қимылдың орындаушысы мен орындалу мерзiмiн қамтуы қажет. Өкiмдiк бөлiм тармақтар мен тармақшаларға, абзацқа бөлiне алады. Тармақтар мен тармақшалар араб цифрмен нөмiрленедi. Абзацтың алдында сызықша немесе басқа белгiлер қойылмайды.
      Бiр сипаттағы iс-қимылдар бiр тармақшада тiзбелене алады. Орындаушылар ретiнде құрылымдық бөлiмшелер немесе нақты лауазымды тұлға көрсетiле алады. Өкiмдiк бөлiмнiң соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелген құрылым немесе лауазымды тұлға туралы мәлiметтер болуы мүмкiн.
      "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы" деректеме бұйрық мәтiнiнен кейiн дербес ресiмделмейдi.

§ 4. Ереженi, нұсқаулықты дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

46. Ереже (тәртiп, нұсқаулық, жарғы) жоғары тұрған орган немесе ұйым басшысымен бекiту белгiсiн ресiмдеу немесе оларды бекiту туралы өкiмдiк құжаттарды шығару арқылы бекiтiледi. Өкiмдiк құжаттарда ереженi (нұсқаулықты) енгiзу уақыты белгiленедi және оны енгiзуге қажет iс-қимылдар тiзбеленедi.

      Ереженiң (тәртiптiң, нұсқаулықтың, жарғының) жобасы ұйымның ортақ бланкiсiнде басылып шығарылады. Егер ереженiң (тәртiптiң, нұсқаулықтың, жарғының) жобасы өкiмдiк құжатпен бекiтiлетiн болса, онда ереже (тәртiп, нұсқаулық, жарғы) А4 форматтағы парақ бетiнде басылып шығарылады (9-қосымша).
      Ереже (нұсқаулық) мәтiнiң тақырыбы "Не туралы?" деген сұраққа жауап беруi қажет; лауазымды талаптар мен жұмысты жүргiзудiң тәртiбi жазылған (лауазымдық нұсқаулық) нұсқаулықтың тәртiбi "Кiмдi?"деген сұраққа (Бас маманның лауазымдық нұсқаулығы) жауап беруi қажет.
      Мәтiн жекеше немесе көпше түрдiң үшiншi жағынан жазылады. Мәтiнде: "тиiс", "қолдану", "қажет", "тыйым салынады", "рұқсат етiлмейдi" деген сөздер қолданылады.
      Ереже (нұсқаулық) мәтiнiнiң айқындаушылық бөлiм ретiнде негiзгi мақсаттар, таралу ортасы, оны бұзғаны үшiн жауапкершiлiк көрсетiлген "Жалпы ережелер" бөлiмi қызмет атқарады.
      Ереженiң (нұсқаулықтың) негiзгi мәтiнi тарауға, бөлiмге, бөлiмшеге, параграфқа, тамаққа, тармақшаға және абзацқа бөлiне алады. Тараулардың, бөлiмдердiң, бөлiмшелердiң және параграфтардың жартылай қалың шрифтпен бөлiнген атаулары болуы керек.
      Тараулар, бөлiмдер, бөлiмшелер және параграфтар, тармақтар және тармақшалар араб цифрмен нөмiрленедi. Тараулар, бөлiмдер және параграфтар тура нөмiрлермен (сквозной) нөмiрленедi. Тармақшалардың нөмiрлерi әр тармақша өзiндiк болып табылады. Әр тараудағы параграф пен әр бөлiмдегi бөлiмшелердiң нөмiрлерi де өзiндiк болады.
      Тармақшалардың iшiнде абзацпен бөлiнген мәтiннiң бөлiмдерi болады. Абзац деп мағыналық жағынан бiртұтас, бiрiншi жолда бөлу белгiлерiмен бөлiнген және бас әрiппен жазылған бiрiншi абзацтан басқасы кiшi әрiптермен жазылатын мәтiнiң бөлiмi есептеледi.
      Абзацтарды дефис немесе басқа бөлу белгiлерiмен бөлуге рұқсат етiлмейдi.

§ 5. Хаттаманы дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

47. Хаттама кеңес (отырыс) жиналыс кезiнде жазылған, баяндама мен сөйлеген сөздерден ұсынған тезистер, анықтамалар, шешiмдер жобасы мен басқа да материалдар негiзiнде хаттама бланкiсiнде немесе ортақ бланкте хаттама мәтiнiнiң құрылымына сәйкес басылып шығарылады (9-қосымша).

      Ұйымдарда хаттамалар толықтай немесе қысқаша түрде басып шығарыла алады.
      Толықтай хаттаманың мәтiнi әдетте екi: кiрiспе және негiзгi бөлiмнен тұрады.
      Кiрiспе бөлiмде тақырыптан кейiн: отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушiнiң) және хатшының тегi мен аттарының бас әрiптерi, қатысқандар тiзiмi немесе қатысушылар саны 10 адамнан аспайтын болса, қоса берiлiп отырған тiзiмнiң жiберiлгендiгi көрсетiледi.
      Тұрақты жұмыс iстейтiн алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан мүшелерiнiң тегi әлiпбилiк тәртiп бойынша дербес жазылады. Олардан кейiн лауазымы мен ұйым атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегi жазылады.
      Кiрiспе бөлiм күн тәртiбiмен – күн тәртiбiнде әр тармақтағы баяндаушыны көрсете отырып маңыздылығына қарай орналастырылған, қарастырылатын мәселелердiң тiзiмiмен аяқталады. Әр мәселе араб цифрмен нөмiрленедi және оның атауы сол жақ жиегiнiң шегiне басылып шығарылатын "Туралы" деген көмекшi сөзбен басталады. Кейбiр жағдайда күн тәртiбi хаттамаға қоса берiле алады, бұл жағдайда хаттамада мәтiнiң алдында "Күн тәртiбi бар" деген жазба жазылады.
      Хаттаманың негiзгi бөлiмi күн тәртiбiнiң тармақтарына сәйкес келетiн бөлiмдерден тұрады. Әр бөлiмнiң мәтiнi: бас әрiптермен жазылатын ТЫҢДАДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДI – ҚАУЛЫ ЕТI (ШЕШТI) деген жүйе бойынша құрастырылады.
      Баяндамалар мен сөйлеген сөздердiң негiзгi мазмұны хаттама мәтiнiнде орналастырылады немесе оған қоса берiледi; соңғы жағдайда мәтiнде "Сөйлеген сөздердiң мәтiнi бар" деген сiлтеме жасалады. Қабылданған шешiмдер толық басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудiң қорытындысы көрсетiледi.
      Қысқаша хаттаманың мәтiнi де екi бөлiмнен тұрады. Кiрiспе бөлiмде күн тәртiбi көрсетiлмейдi.
      Қысқаша хаттаманың негiзгi бөлiмiне қарастырылып отырған мәселелер және олар жөнiнде қабылданған шешiмдер енгiзiледi. Мәселелердiң атауы нөмiрленедi және "Туралы" деген көмекшi сөзден басталады, орта жолда басып шығарылады және соңғы жолдың төменгi жағынан бiр сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталмыш мәселенiң талқылауына қатысқан лауазымды тұлғаның тегi, мәселеге қатысты қабылданған шешiм көрсетiледi.
      Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрi мен алқалы органның атауы атау септiгiнде көрсетiле отырып (қызметкерлердiң жиналысы, кеңес отырысы және басқалары) енгiзiледi.
      Хаттамаға отырысқа төрағалық етушi мен хатшы қол қояды. Хаттаманың уақыты, отырыстың уақыты болып табылады.
      Хаттамалардағы әр топқа күнтiзбелiк жыл шегiнен реттiк нөмiр қойылады: жиналыстар, кеңестер, алқалық хаттамалар, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердiң және басқаларының хаттамалары. Бiрлескен отырыстардың хаттамаларында кеңеске қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттiк нөмiрлерiнен тұратын құрамалы нөмiрлер болады.
      Хаттамалардың көшiрмелерi немесе қабылданған шешiмдер хаттамадан үзiндi ретiнде мүдделi ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу тiзiмiне сәйкес жiберiледi. Таратылу тiзiмдемесiн қарастырылған мәселенi әзiрлеген құрылымдық бөлiмшенiң жауапты орындаушысы құрастырады және қол қояды. Хаттамалардың көшiрмелерi мен олардың үзiндiлерi ұйым мөрiмен куәландырылады.

§ 6. Актi дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

48. Акт ортақ бланк негiзiнде актiнiң үлгiсiне сәйкес (10-қосымша) ресiмделедi.

      Акт мәтiнi үш бөлiмнен: кiрiспе, айқындаушылық бөлiмнен, тұжырымдамадан тұрады.
      Кiрiспеде актi құрастырудың негiзi көрсетiледi, құрастырушылар және қажет жағдайда қатысқан тұлғалар тiзбеленедi.
      Актiнiң айқындаушылық бөлiмi: атқарылған жұмыстың мәнi мен сипатын, белгiленген фактiлердi, тиiстi мәлiметтердi көрсету арқылы баяндалады.
      Тұжырымдамада орындалу қажет iс-шаралар көрсетiледi және қортынды жасалады. Мәтiнiң аяғында, қойылатын қолдардың алдында акт данасы мен олардың орналасқан жерi туралы мәлiметтер орналастырылады.
      Актiге төраға және комиссия мүшелерi қол қояды. Қолтаңбаны ресiмдеу кезiнде қол қоюшы тұлғалардың лауазымдары көрсетiлмейдi.

§ 7. Анықтаманы дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

49. Анықтамамен осы немесе басқа да оқиғаларды сипаттау және растау арқылы ресiмделедi. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтама ортақ бланкте анықтаманың үлгiсiне сәйкес ресiмделедi. Ұйым iшiндегi анықтамалар таза парақтарға ресiмделе алады (11-қосымша).

      Анықтама мәтiнi бiрнеше бөлiмдерден және кестелерден, түсiндiрме жазбалардан, сiлтемелерден, қосымшалардан тұра алады.
      Жұмыс орнын, еңбек ақысын растау туралы және басқа да мәлiметтер бар азаматтарға берiлетiн анықтаманың мәтiнi анықтаманың үлгiсiне сәйкес, берiлiп отырған тұлғаның аты-жөнi, тегi атау септiгiнде көрсетiледi (13-қосымша).
      Мәтiнiң соңында немесе оң жақ жоғарғы жағында оны беретiн ұйым көрсетiледi
      Мұндай анықтамалардың мәтiнде: "осы анықтама", "шынында растайды (оқиды, жұмыс iстейдi)" деген айналымдар қолданылмайды.

§ 8. Хаттарды дайындау мен ресiмдеудiң ерекшелiктерi

50. Сұранымдар, хабарламалар, келiсiмдер, талаптар (бас тартулар), тапсырмалар, хабарлар, еске салулар, жауаптар, өтiнiштер, пiкiрлер, ұсыныстар, ескертулер, хабарлаулар, шақырулар, растау және басқалар (14-қосымша) хаттың мазмұны бола алады.

      Ұйым хаттары:
      1) жоғары тұрған органның тапсырмасының орындалуы туралы жауап ретiнде;
      2) жеке тұлғалар мен әр түрлi ұйымдардың сұраныстарына жауап ретiнде;
      3) бастамашылық хат ретiнде;
      4) әр түрлi құжаттарға iлеспе хат ретiнде дайындалады.
      Жауап хаттың дайындалу мерзiмi сұраныстар мен тапсырмаларды орындау мерзiмiнiң негiзiнде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешiмiмен бекiтiледi. Бастамашылық хаттың орындалу мерзiмдерi ұйым немесе құрылымдық бөлiмшенiң басшысымен анықталады.
      Хаттың мәтiнi әдетте бiр немесе екi мағыналық бөлiмнен тұрады.
      Бiр бөлiмнен тұратын хаттарға – түсiндiрмесiз өтiнiш, кiрiспесiз ескертулер, негiзсiз хабарламалар және басқалары жатады.
      Егер қызметтiк хаттың мәтiнi екi бөлiктен: айқындаушыдан және қорытындыдан тұратын болса, бiрiншi бөлiмде хатты дайындауға негiз болған құжатқа сiлтеме жасалады, хатты құрастырудың негiзi немесе негiздемесi, салдары баяндалады. Екiншi бөлiмiнде абзацтан басталады, тұжырымдама, ұсыныстар, өтiнiштер, шешiмдер және басқалары орналастырылады.
      Мәтiнiң керi құрылымы (қортынды - айқындаушы) әдетте қабылданбаған хаттарда қолданылады.
      Хаттарда баяндаудың келесi түрлерi:
      көпше түрдiң бiрiншi жағы ("ұсынуды сұраймыз...", "Сiздерге жолдаймыз");
      жекеше түрдiң бiрiншi жағы ("жiберудi сұраймын", "қажет деп санаймын");
      жекеше түрдiң үшiншi жағы ("министрлiк қарсы емес") қолданылады.

3-тарау. Құжаттаманы басқару

§ 1. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар және оның көлемiн қарастыру жолдары

51. Ұйымда құжаттың пайда болған немесе алынған кезден бастап, оның орындалу немесе жiберiлген аралықта қозғалу құжат айналымды қалыптастырады.

      52. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың бiртұтас технологиялық сұлбасын әзiрлеу, қызметкерлердiң құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемiн тұрақты талдау болып табылады.
      53. Құжат айналымының көлемi ай, тоқсан, жыл iшiндегi кiрiс, шығыс, iшкi құжаттардың жалпы мөлшерiмен анықталады.
      54. Ұйым құжаттар өтуiнiң берiк қалыптастырылған технологиясын жасауға және олардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруға:
      1) құжаттардың өту тәртiбiн нақты айқындау мен олардың орындалуын ұйымдастыру;
      2) құжатқа қосымша сұранымдардың тууын болдырмайтындай құжаттың дер кезiнде және сапалы орындалуына;
      3) iшкi құжаттардың көлемiн азайтуға;
      4) құжаттар көшiрмелерiнiң санын оңтайлы анықтауға мүмкiндiк беретiн құжат айналымы көлемiн қысқарту шараларын қабылдауы тиiс.

§ 2. Кiрiс құжаттарының өңдеу тәртiбi

55. Ұйымға қағаздағы құжат келiп түскеннен кейiн ол, бастапқы өңдеуден өткiзiледi, алдын-ала қарастырылады, тiркеледi, басшымен қарастырылады және орындаушыға жiберiледi.

      56. Қабылдап алу, құжатты бастапқы өңдеуден өткiзу және алдын-ала қарастыру БҚҚ қызметiмен орталықтандырылып жүзеге асырылады.
      57. Кiрiс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткiзудiң дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келiп түсу фактiсiн жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.
      Құжаттар салынған конверттер БҚҚ қызметiмен ашылады, құжаттардың нақты көрсетiлген мекен-жайға жеткiзiлуi, бумасының бүтiндiгi тексерiледi.
      Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлiнгенi анықталса, оның соңғы парағына төменгi жиегiнен, сондай-ақ тiркеу-есепке алу нысанына тиiстi белгiлер қойылады және еркiн нысанда үш данада актi жасалады. Бiр данасы жөнелтушiге жiберiледi, екiншiсi - БҚҚ қызметiнде қалады, үшiншiсi - құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушiнiң мекен-жайын, жөнелтiлген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келiп түскенде конверттер жойылмай сақталады.
      "Жеке өзiне" белгiсiмен жолданған конверттер ашылмастан адресте көрсетiлген иесiне табыс етiледi. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта бөлiмiне қайтарылады.
      Алынған (тiркелетiн және тiркелмейтiн) құжаттарға келiп түскен уақыты көрсетiлiп тiркеу мөртабаны қойылады.
      58. Келiп түскен құжаттарды алдын ала қарастырудың басты мақсаты – ұйым басшысымен мiндеттi түрде қарастырылатын және қарастырылмайтындарға жiктеу болып табылады. Басшының мiндеттi түрде қарастыруын талап етпейтiн құжаттар тiкелей құрылымдық бөлiмшiлер мен жауапты тұлғаларға жолданады.
      59. Басшымен мiндеттi түрде қарастыруға Қазақстан Республикасы Президент Әкiмшiлiгiнен, Қазақстан Республикасы Парламентiнен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрi Кеңсесiнен, орталық және жергiлiктi мемлекеттiк органдардан, жоғары тұрған органдардан, жеке және заңды тұлғалардан келiп түскен құжаттар жатады.
      60. Құжаттарды алдын ала қарастыру, оның мазмұнын, авторын, ұйымда бекiтiлген мiндеттердiң негiзiнде қойылған сұрақтың қиындығы мен жаңашылдығын бағалау арқылы жүзеге асырылады.
      61. Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңiнде оларды тiркеуге алынатын және тiркеуге алынбайтын құжаттар ретiнде iрiктейдi. Тiркелмейтiн құжаттар тiзбесi ұйым басшысымен (15-қосымша) бекiтiледi. Тiркелмейтiн құжаттар тиiстi құрылымдық бөлiмшелерге жолданады.
      62. Тiркеуге алынатын құжаттар есептiк түрде тiркеуден келiп түскен күнi ұйым басшысының, құрылымдық бөлiмшенiң (лауазымды тұлғаның) қарауына берiледi.
      Қажет жағдайда кiдiрмей орындауға жататын құжатты ұйым басшының қарастырусыз құжаттың мазмұнымен орындаушыға таныстыруға рұқсат етiледi.
      63. Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметiне (лауазымды тұлғаға) қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тiркеу-есепке алу нысанына енгiзiледi және орындауға тапсырылады. Орындалуы бiрнеше құрылымдық бөлiмшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен берiледi немесе бiр уақытта көшiрмелерi тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бiрiншi тұрған орындаушыға берiледi.
      64. Мәселелердi жедел шешу кезiнде құжатқа қосымша құжаттарды ресiмдеудiң орнына орындау құжатқа: құжаттың келiп түскен уақыты туралы (егер құжат келiп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт iшiнде аралық пайда болса), аралық орындау уақыты туралы (мәлiметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалары), ақырғы орындаудың уақыты мен нәтижелерi туралы белгi қояды.
      Барлық белгiлер мәтiннен бос орында орналастырылады.

§ 3.Шығыс құжаттарын дайындау және өңдеу тәртiбi

65. Құжат жолдауға берiлген кезде толық ресiмделiп және тiркелуi қажет. Құжатты жолдауға қабылдап алған БҚҚ қызметi оның дұрыс ресiмделгенiн, құжатта көрсетiлген қосымшалардың бар болуын тексерiп алу қажет. Дұрыс ресiмделмеген құжат орындаушыға қайтарылады.

66. Қол қойылған құжаттар тiркеледi және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекiтiлген) күнi немесе келесi жұмыс күнi кешiктiрiлмей жiберiледi, телеграмма мен телефакстердi кiдiрмей жiберiледi.
67. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиiс болса, онда құжаттың бiрiншi парағында мәтiннен бос жиегiнiң оң жақ жоғарғы жағына мөр немесе қайтарылуы тиiс белгi қойылады, бұндай белгiнi тiркеу есептеу түрiнде жасалады (автоматтандырылған ақпараттық жүйеде деректеме түрiнде).

§ 4. Iшкi құжаттармен жұмыстың тәртiбi

68. Iшкi құжаттардың әзiрлеу мен ресiмделу сатыларынан өтуi шығыс құжаттарға, ал орындалу сатыларында кiрiс құжаттарға сәйкес жүзеге асады.

      69. Құрылымдық бөлiмшелер арасында iшкi құжат алысу, құрылымдық бөлiмшелердiң құжаттау мен құжаттамалық басқаруға жауапты тұлғалар арқылы жүзеге асады. Құжаттарды тiркеу-есептеу түрiнiң белгiлерi қойылып берiледi.
      70. Орындалған iшкi құжаттардың түпнұсқасы ұйым iстер номенклатурасына сәйкес қалыптастыратын құрылымдық бөлiмшеге жолданады.
      71. Басшымен қол қойылған немесе өкiмдiк құжатпен тiркелген құжаттардың көбейтiлген даналары, құжатта қарастырылып отырған мәселе қарамағына кiретiн құрылымдық бөлiмшелерге мiндеттi түрде жолданады.

§ 5. Құжаттарды тiркеу тәртiбi

72. Есепке алуды және орындауды қажет ететiн, ақпараттық-анықтамалық мақсаттарда пайдаланылатын барлық құжаттар тiркеуге алынуы тиiс.

      73. Құжаттарды тiркеу әдетте БҚҚ қызметiмен орталықтандырылып жүргiзiледi.
      Құжат айналым көлемi көп ұйымдарда орталықтандырылмаған құжаттарды тiркеу рұқсат етiледi. Бұл жағдайда ұйым басшысының қарауына келiп түскен құжаттар ұйымның өкiмдiк құжаттары, азаматтардың өтiнiштерi және басшы қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметiнде тiркеледi.
      Құрылымдық бөлiмшелердiң аттарына келiп түскен құжаттар, басшының қол қойылған хат алмасулар тиiстi құрылымдық бөлiмшелерде тiркеледi.
      Байланыс каналдары арқылы құжаттарды беру немесе қабылдап алу БҚҚ қызметiнде немесе қабылдап алуды (берудi) жүзеге асыратын құрылымдық бөлiмшеде тiркеледi.
      74. Құжат ұйымдар бiр рет тiркеледi: кiрiс - келiп түскен күнi, шығыс және iшкi – қол қойылған (бекiтiлген) күнi. Құжат бiр құрылымдық бөлiмшеден екiншi құрылымдық бөлiмшеге жолданған кезде, құжатқа жаңа тiркеу нөмiрi қойылады.
      Қызметтiк хат алмасулар мен азаматтық өтiнiштер бөлек тiркеледi.
      75. Ұйымда мынадай тiркеу-бақылау түрлерi (бұдан әрi - ТБТ) қолданылады:
      1) карточкалы (16-қосымша);
      2) журналдық (17-қосымша);
      3) автоматтандырылған ақпараттық жүйеде – электрондық тiркеу бақылау карточкасы (бұдан әрi – ЭТБК).
      76. Мiндеттi түрде тiркелуi қажет құжат туралы келесi мәлiметтерден тұрады:
      1) ұйым авторы (автор немесе корреспондент);
      2) құжат түрiнiң атауы;
      3) келiп түскен құжаттың уақыты мен тiркеу нөмiрi;
      4) мәтiнiң тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);
      5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, уақыты);
      6) құжаттың орындалу уақыты;
      7) құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы;
      8) құжаттың орындалу және оның iске жiберiлгендiгi туралы белгi.
      Құжаттың сипаты мен ақпаратты қолданудың мiндеттерiне қарай мiндеттi мәлiметтер құрамы басқа да мәлiметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар болуы, парақтар саны, мекеме iшiндегi құжаттың қозғалуы, орындалу мерзiмi мен басқалары).
      77. Жауап-құжаттарды бастапқы құжаттардың ТБТ тiркеу жолымен жүзеге асырылады. Жауап-құжатқа тиiстi тiркеу нөмiрлер шегiнде реттiк нөмiр берiледi.
      78. Ақпараттық-iздеу жүйесiнде тiркелген кезде алынған құжат туралы ақпаратқа картотека мен топтастырылған анықтамалар енедi.
      79. Карточкалық тiркеу кезiнде БТК картотеканы құрай алатын саны: корреспонденттер, құжат түрлерi, құжат авторы бойынша, бақылаушылық, кодификациялық, азаматтардың өтiнiштерi бойынша ақпараттық iздеудiң мәселелерiне қатысты басылып шығарылады.
      80. Ақпараттық-iздеу жүйесiнiң тиiмдi жұмыс iстеуiне топтастырылған анықтамалар әзiрлеу жолымен қол жеткiзуге болады: (ұйым қызметi мәселелерiнiң топтасу, құжаттардың түрлерiне қарай топтастыру, корреспонденттердiң топтастырылу, iстер номенклатурасы және басқалары).
      81. Автоматтандырылған ақпараттық-iздеу жүйесiнiң деректер базасының жазбалар жиегi құжатты жедел iздестiру мен орындалуын бақылау толық жауап беруi қажет.

§ 6. Құжаттың орындалуын бақылау

82. Құжаттардың орындалуын бақылауға алуға, құжаттарды бақылауға алу, орындалу барысын қадағалау, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды iске жiберу, есепке алу, жалпылау мен құжат барысын сараптау және құжаттардың орындалу нәтижелерi, басшылықты құжаттардың орындалуы жайлы ақпараттандыру жатады (18 және 19-қосымша).

      83. Орындалуды және тiркеудi талап ететiн барлық құжаттар бақылауға алынады.
      84. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселе мәнiне қарай құрылымдық бөлiмшелердiң басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледi.
      Құжаттарды орындаудың мерзiмдерiне бақылау жасауды БҚҚ қызметi жүзеге асырады.
      85. Құжаттардың орындалуына бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК) пайдаланылады. Бақылаушылық картотека құжаттың орындалу мерзiмiне, орындаушыларға, құжаттардың топтарына қарай жүйеленедi.
      Бақылауға алынатын құжаттар саны аз болған жағдайда, бақылауға алу тiркеу журналында тиiстi белгiлер қою арқылы жүзеге асады.
      Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi ЭТБК тиiстi деректемелерiн толтыру құжатты автоматты түрде бақылауға қояды.
      86. Құжатты бақылаудан тапсырма берген басшы немесе оның тапсырмасы бойынша - БҚҚ қызметi алады.

§ 7. Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiмен жұмыс

87. Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi бойынша iс жүргiзу "Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қараудың тәртiбi туралы" Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 ақпандағы N 221 Заңына сәйкес жалпыдан бөлек жүргiзiледi.

      88. Азаматтардың өтiнiштерi (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебiздер және сұрау салулар) бiр орталықтан есепке алынады және ТБТ ұйымға келiп түскен күнiнде тiркеледi.
      Лауазымды тұлғалар жеке және заңды тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтiнiштер де орталықтандырылған тiркеуге алынуы тиiс.
      89. Жеке тұлғалардың өтiнiштерiң тiркеу нөмiрлерi "ЖТ" әрiптiк индексiнен, автор тегiнiң бас әрпiнен және ТБТ бойынша реттiк нөмiрiнен тұрады.
      Заңды тұлғалардың өтiнiштерiң тiркеу нөмiрлерi "ЗТ" әрiптiк индексiнен, өтiнiшке қол қойған лауазымды тұлғаның тегiнiң бас әрпiнен, және ТБТ реттiк нөмiрiнен тұрады.
      Өтiнiштiң авторын белгiлеу мүмкiн емес өтiнiштердiң тiркеу нөмiрi "АБМ" әрiптiк индексiнен және ТБТ реттiк нөмiрiнен тұрады.
      90. Өтiнiш қайталанып түскен кезде оған кезектi тiркеу нөмiрi берiледi, ал ТБТ құжаттың алғашқы нөмiрi көрсетiледi. Қайталанған өтiнiштiң бiрiншi парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және ТБТ "Қайталанған" белгiсi қойылады. Егер тұлға, бiр мәселе бойынша екi реттен кем емес өтiнiш жолдаған болса, алғашқы жолдаған өтiнiшiне алған жауабымен келiспейтiн болса, егер өтiнiш келiп түскен уақытынан қарау мерзiмi өтiп кеткен болса, өтiнiш берушi жауап алмаған болса, өтiнiштi қарау және мәселелердi шешуде қемшiлiктер кеткен болса, онда өтiнiшi қайталанған деп есептеледi.
      91. Сол бiр тұлғаның сол бiр мәселе бойынша әртүрлi мекен-жайға бағыттаған, сөйтiп қарау үшiн бiр ұйымға келiп түскен өтiнiштерi қиғаш сызық (бөлгiш) арқылы реттiк нөмiр қосылып бiрiншi өтiнiшiнiң тiркеу нөмiрiмен есепке алынады.
      92. Өтiнiштiң авторын белгiлеу мүмкiн емес, қолтаңбасы, оның iшiнде электрондық цифрлық қолтаңбасы, арыз берушiнiң пошталық мекен-жайы жоқ жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi иесi бүрмеленген өтiнiш болып есептеледi және қарастыруға жатпайды. Мазмұнында дайындалып жатқан немесе жасалған қылмыстарға және мемлекеттiк немесе қоғамдық қауiпсiздiкке қатысты мәлiметтер бар өтiнiштерден басқасы. Лауазымдық мiндеттерiнде жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi мен жұмыс iстеу көрсетiлген, лауазымдық тұлға бұндай өтiнiштердi кешiктiрмей құзыреттi мемлекеттiк органдарға жолдауы тиiс.
      Сұрақтың мазмұны баяндалмаған жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi қаралмайды.
      93. Жеке және заңды тұлғаның өтiнiшiнiң көлемi көп болса ұйымда өтiнiш авторлары - азаматтар фамилиясының әлiпбилiк көрсеткiшi жасалады.
      94. Өтiнiштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлiмше (лауазымды тұлғамен) басшысы ауызша немесе жазбаша түрде бередi. Жауап ауызша берiлгенде тiркеу-есепке алу нысанына тиiстi жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тiркеу нөмiрi құрылымдық бөлiмше индексiнен, iстiң iстер номенклатурасындағы нөмiрiнен және өтiнiштiң тiркеу нөмiрiнен тұрады.
      Ауызша жауап берiлсе тиiстi тiркеу-есепке алу нысанына жазба жазылады. Жазбаша берiлген жауаптың тiркеу нөмiрi құрылымдық бөлiмшенiң индексiнен, iстер номенклатурасы бойынша iстiң нөмiрiнен және өтiнiштердiң тiркелу нөмiрлерiнен құрылады.
      95. Орындалған өтiнiштер тиiстi құжаттарымен бiрге жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi бойынша жұмыс жүргiзушi жауапты тұлғаға iстердi бiр орталықтан жасақтау үшiн қайтарылады.
      96. Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi iске ұйым қызметiнiң бағыттары немесе түрлерi, мәселелерi бойынша тiзiледi. Өтiнiштердiң көлемi аз болған кезде iстердi өтiнiштер авторларының фамилиялары бойынша әлiпбилiк ретпен жасақтауға болады.

жүктеу 0,94 Mb.

Достарыңызбен бөлісу:

1 2 3 4 5 6