Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда

Үкіметінің

2011 жылғы «21» желтоқсандағы

№ 1570 қаулысымен

бекітілген


Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда

құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың

үлгілік қағидалары

1. Жалпы ережелер
1. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары (бұдан әрі – Үлгілік қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзірленген.

2. Үлгілік қағидалар басқарушылық қызметтегі құжаттама жасауды ұйымдастыру тәртібін мен қағаз тасығыштағы құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастыру, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) құжаттаманы басқару тәртібін белгілейді және ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттамаларға қолданылады.

3. Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыреті мен функцияларымен, мәселелерді шешу тәртібімен (жеке-дара өкiм жүргiзу тәртібімен немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемімен және сипатымен анықталады.

4. Үлгілік қағидалардың негізінде Ұлттық мұрағат қорының облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың аумағында орналасқан толықтыру көздері - ұйымдар құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың қағидаларын әзірлейді және облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен келісім бойынша бекітеді.

Ұлттық мұрағат қорының, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттарының, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасының Президенті мұрағатының толықтыру көздері - ұйымдар осындай қағидаларды әзірлейді және олармен келісім бойынша бекітеді.

5. Бірыңғай техникалық саясат негізінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізу мен жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде қазіргі заманғы техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеуге әдістемелік басшылық жасау мен белгіленген тәртіптің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жөніндегі функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.

Штат кестесінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше көзделмеген ұйымда бұл міндеттер жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледі.

6. БҚҚ қызметінің басшысы ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ олардың тіркеу-бақылау нысандары (бұдан әрі – ТБН) жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлғаға қабылдау-беру актісімен тапсырылады.

7. Осы Үлгілік қағидалар мемлекеттік құпияларды қамтитын қызметтік ақпаратпен, «Қбпү» белгісі бар қызметтік ақпаратпен мен таратылуы шектеулі мәліметтермен жұмыс істеу тәртібіне қолданылмайды.

2. Құжаттама жасау тәртібі
Құжаттарды дайындау мен рәсімдеу қағидалары
8. Мемлекеттік ұйымдардың нормативтік және құқықтық актілерін дайындау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

9. Құжаттар мемлекеттік тілде дайындалады, орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады, «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі Заңында көзделген жағдайда басқа тілдер де қолданылады.

Мемлекеттік тілдегі өкімдік құжаттың және орыс тілінде немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы өкімдік құжаттың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.

10. Құжат қағаз тасығышта жасалған және ресімделген кезде осы Үлгілік қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес құжат деректемелерінің орналасу схемасына орай белгілі дәйектілігі бар деректемелер қолданылады.

11. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері құжаттарды А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы қағаздық стандартты парақтарында дайындай алады. Құжаттарды қағаздың парақтарында жасау кезінде:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;

2) хаттардан басқа құжат түрінің атауы;

3) құжаттың күні;

4) құжаттың тіркеу нөмірі;

5) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) мөр бедері көрсетіледі.

12. Құжаттардың бланкілері А4 немесе А5 форматты қағаздың стандартты парақтарында дайындалады. Бланкте және онсыз ресімделген құжаттың әрбір парағында кемінде:

сол жағынан – 20 мм;

оң жағынан – 10 мм;

жоғарғы жағынан – 10 мм;

төменгі жағынан – 10 мм жиек болуы тиіс.

Екі жақты басып шығару немесе көшіру кезінде құжат парағының сыртқы жағында тиісінше мөлшері кемінде:

сол жағынан – 10 мм;

оң жағынан – 20 мм;

жоғарғы жағынан – 10 мм;

төменгі жағынан – 10 мм жиек болуы тиіс.

13. Ұйымда құжаттардың мынадай бланкілері қолданылады:

1) осы Үлгілік қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес ұйым хатының бланкісі;

2) осы Үлгілік қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі;

3) осы Үлгілік қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес ұйымның жалпы бланкісі.

Жалпы бланк нақты құжат түрінің бланкісін типографиялық басып шығару орынсыз болған жағдайда қолданылады.

14. Құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен немесе құжатты дайындау кезінде тікелей компьютермен басылып шығарылады.

15. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген түрлі түсті құжаттарының бланкілерін тиісті қызмет түріне лицензиясы бар полиграфиялық кәсіпорындар мемлекеттік ұйымдардың тапсырысы бойынша дайындайды және есепке алынуы тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмір, ал қажет кезде серия қойылады.

16. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсатына сай қолданылуы қажет және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе тұлғаларға берілмейді.

17. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бланктің орнына ұйымның атауы бейнеленген мөртабанды қағаз парағының сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерін қою арқылы қолдана алады.

18. өкімдік құжаттарды қоспағанда, ішкі құжаттар А4 немесе А5 форматтағы қағаздың парақтарында құжат түрінің атауы көрсетіліп, осы Үлгілік қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес мәтіні бір тілде жазыла отырып жасалуы мүмкін.

19. Екі және одан көп ұйымдар әзірлеген құжаттарды (бірлескен бұйрық, бірлескен шешім, бірлескен хат) ресімдеу кезінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланк қолданылмайды.

Дәрежелері тең екі және одан көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретіне қарай бір деңгейде орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар иерархиясының кiшiрею жағына қарай жазылады.

Бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуы тиіс.
Құжат деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар
20. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының ұйымның құжат бланкісіндегі бейнесі Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген талаптарға сәйкес орналастырылады.

21. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес орналастырылады.

Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) орналастырылмайды.

22. Ұйымның ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетілген атауын қамтиды.

Ұйымның қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.

Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.

23. Ұйым туралы анықтамалық деректерде: почталық мекенжайы, телефондардың, телефакстердің нөмірлері, электронды почтаның мекенжайы және ұйымның қалауы бойынша басқа да мәліметтер көрсетіледі.

24. Ұйым шығаратын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.

25. Құжатқа қол қойылған күн (өкімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) немесе құжатта тіркелген оқиға (хаттама, акт және басқалар) құжаттың күні болып табылады. Бекітілетін құжат үшін (ереже, регламент, қағида және басқалар) – бекітілген күн.

Құжаттың күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың белгілері ғана басылады.

Егер құжаттың авторы бірнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекітілген) күн құжаттың күні болып есептеледі.

Ұйым ішіндегі құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні мен қол қойылуы қажет.

Құжаттың күні араб санымен мынадай дәйектілікпен: жыл, айдың күні, ай. Айдың күні мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.

Күнді сөз-сан тәсілімен жазу өкімдік, қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін анықтайтын құжаттарда, нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда қолданылады және

26. Құжаттың тіркеу нөмірі, құжаттың тіркеу-бақылау нысанындағы реттік нөмірден тұрады. Басқа деректемелер (ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексі, хат-хабар нөмірі) ұйымның қалауы бойынша қойылады.

27. Кіріс құжатының нөмірі мен күніне жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.

28. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерінде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі. Өкімдік құжаттардан басқа ішкі құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жерін көрсетпеуге болады.

29. Қол жеткізуді шектеу грифі құжаттың бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында орналастырылады.

30. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атына жолданған кезде олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған лауазымды тұлғаның атауы барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде почталық мекенжайы көрсетіледі. Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.

Егер құжат біртекті ұйымдарға жолданатын болса онда, олардың адресаты жалпыланып көрсетіледі.

Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиіс. Екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында «Көшірме» деген сөз көрсетілмейді. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.

Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде деректемелер құрамына орындаушы ресімдеген «Адресаттың» почталық мекенжайы кіреді. Почталық мекенжайдың элементтері Қазақстан Республикасының Үкіметі бекіткен почта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

31. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.

Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден тұрады: «Бекітемін» (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен ресімделеді), лауазымның атауы, қолы,аты-жөні, тегі және бекіту күні.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік тәртібімен орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі «Бекітілді (ген)» деген сөзден тұрады, атау септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен және оның күні мен нөмірінен тұрады.

32. Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оң жақ жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, қолы және күні енеді.

Орындалуына байланысты нұсқауды қажет етпейтін және орындалуының үлгілік мерзімдері бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі. Тапсырма екі және бірнеше тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада өзгеше көрсетілмесе, тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.

Негізгі орындаушы мен бірлесіп орындаушы өзіне тікелей бағынысты тұлғаларға бұрыштама ретінде тапсырма бере алады. Бұл жағдайда бұрыштама құжатта ресімделеді.

Ұйымдардың бірінші басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама қойған тұлғаның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін, келіп түскен күнінен және бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күнін), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердің басқа элементтерін көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рәсімдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түріндегі бұрыштаманы БҚҚ қызметі тіркейді.

33. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс. Әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына ресімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, мәтіннің мазмұнын дәл беруі тиіс. Құжат түрінің атауымен келісілуі және «не туралы?» («кім туралы?»), «нені?», «кімді?» деген сұрақтарға жауап беруі қажет.

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкта жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

34. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі «Бақылау», «Контроль» «Бақылауға алынды», «Взято на контроль» сөздерімен немесе мөртабандармен, «Б», «К» литерімен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтін жиегінен бос жерге қойылады.

35. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде ресімделеді.

Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша бір объекті туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады.

Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын объектінің атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жақтағы етістікті сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгілер атауымен келісілуі қажет.

Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Диаграмма бөлінбеу және басқа бетке көшпеуі керек.

Кесте нысаны бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.

Кестелерде мәтінді бөліктерге бөлудің екі деңгейі бар: тігінен – баған және көлденеңінен – жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болу керек. Егер кесте бір беттен аса басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.

Байланысты әдетте мәтін екі бөліктен тұрады: Бірінші бөлігінде себептер, мақсаттар, құжатты жасаудың негізі, екінші (қортынды) - шешімдер, қорытындылар, өтініштер мен ұсыныстар көрсетіледі. Кейбір жағдайда бірінші бөлігінде өтініштер, ұсыныстар, ал екінші бөлігінде негіздемелер, айғақтар көрсетіледі. Мәтін бір қорытынды бөліктен (мысалы, бұйрық – өкімдік бөлік айқындаусыз, хаттарда - өтінішті түсіндірусіз) тұруы мүмкін. Бұрын шығарылған құжат негізінде немесе соны орындау үшін дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері: құжаттың және автор-ұйымның атауы, күні, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы көрсетіледі. Егер мәтін көлемі жағынан ауқымды болса, бірнеше шешімдерден, тұжырымдамалардан, ұсыныстар мен өтініштерден тұрса, онда оны бөлімдер мен тарауларға бөлуге болады.

Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектілікпен маңыздылығына қарай, сонымен қатар мәселенің шешілу сатысының хронологиясы ескеріле отырып орналастырылады. Мазмұны жағынан жақын, көлемі жағынан ауқымды тармақтар тарауларға біріктірілуі мүмкін. Мазмұны жағынан жақын бірнеше тараулар бөлімдерге, ал бөлімдер өз кезегінде бөліктерге біріктірілуі мүмкін. Көлемі жағынан ауқымды тараулар параграфтарға, ал ауқымды тараулар осылайша кіші бөлімдерге бөлінуі мүмкін.

Тармақтар тармақшаларға бөлінеді. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацпен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Бас әріптен басталатын бөліктің бірінші абзацынан басқа мәтіннің мазмұны жағынан біртұтас, бірінші жолы азатжолмен бөлінетін және кіші әріптен басталатын бөлігі абзац болып есептеледі.

Абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқа) үтір нүктемен аяқталады. Құжаттардың мәтінінде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

Құжаттың әр тармақшасы, тармағы, сондай-ақ параграфы, тарауы, кіші бөлімдері мен бөлімдері араб санымен нөмірленеді.

Бір тармақтан тұратын құжаттың тармағы нөмірленбейді.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғасады.

Тармақшалардың нөмірлері әр тармақ үшін жеке қойылады.

Құжаттағы әрбір бөліміндегі тарау параграфының нөмірленуі және кіші бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғаспайды, дербес болады.

Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлінеді: 1), 2), 3) және одан әрі.

Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman қаріпімен жоларалық бір интервалда басылады. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді және басқаларын ресімдеуде) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал өзгеше болуы мүмкін.

Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегі ортасынан тыныс белгісінсіз қойылады.

36. Құжаттың аталған мәтінінде қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, данасы, орындалған тілі қойылады. Мәтінде көрсетілмеген қосымшалар болған жағдайда олардың нөмірі, атауы, парақтар саны, данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі, егер қосымша кітапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаларының бар екендігі туралы белгілер мынадай түрде ресімделеді: Қосымша: Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің 2011 жылғы 15 қаңтардағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы
7 парақ мемлекеттік тілде.

Егер қосымша құжатта көрсетілген мекенжайдың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

Нормативтік құқықтық, құқықтық актілерге қосымшада (бұйрық, өкім, қағида нұсқаулық, ереже, шешім) оның бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында реттік нөмірі (егер қосымша біреуден артық болса), өкімдік құжаттың атауы, оның күні мен тіркеу нөмірі көрсетіліп «Қосымша» деген сөз жазылады.

37. Жоғары тұрған органдарға, өкілді, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша негізінде бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомстволық бағынысты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Ұйым ішінде қалатын құжаттарға міндетті түрде қол қойылады.

Құжатта қойылған қолға:

1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);

2) тұлғаның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні мен тегі) енеді.

Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.

Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінің лауазымдық иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған тұлғалар лауазымының атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазбаны жүргізуші тұлға) қол қояды.

Дайындалған құжаттың жобасында лауазымды тұлғаның қойылған қолы болмаған жағдайда, онда құжат оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресімделуі қажет. Қол қойғанда «үшін» көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қоюға жол берілмейді.

Құжатқа қол қоятын лауазымды тұлғалар лауазымының атауы және қойылған қолдарды толық жазу кіші әріптермен және жартылай қалың қаріппен ресімделеді. Ішкі құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.

38. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу грифін (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) қою арқылы ресімделеді.

Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда – ұйымның қаржы және заң қызметтерінің басшылары, міндеттердің бөлінуіне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетінде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкімдік құжаттың соңғы парағының сыртқы бетіне бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.

Бұрыштама бұрыштама қоюшының қолын, күнін, қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуын (аты-жөнін және тегін) бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгі қою жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.

Құжатты сырттай келісу белгісімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналасады және тырнақша қолданылмай, кіші әріптермен ресімделетін «Келісілді» деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылуынан мен келісу күнінен тұрады.

Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде келісу грифтері лауазымдарының қызметтік иерархиясына сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Үлгілік қағидалардың 6-қосымшасына сәйкес келісу парағымен ресімделуі мүмкін. Бұл жағдайда құжатта қойылған қолдан кейін «Келісу парағы қоса беріліп отыр» деген белгі қойылады.

39. Мөр бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендігін куәландырады. Мөр бедерін лауазымның атауы мен қойылған қолдың бір бөлігін қамтитындай етіп қою қажет.

40. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін «Қолы» деген деректеменің төменгі жағына «Көшірмесі дұрыс» (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрінің бедері, куәландырылған күні қойылады.

41. Құжаттың орындаушысы туралы белгі «Орынд.» деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының тегін, атын, әкесінің атын, оның телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекенжайын қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының бастапқы немесе сыртқы бетінің төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады. Деректемелерді мөлшері 12 Тіmеs New Roman қаріптерімен рәсімдеуге болады.

42. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмірі мен күніне сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы туралы қысқаша мәлімет), «Іске» деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады.

43. Файлдың атауын, оператордың кодын, күнді және құжаттың әрбір парағының сол жақ төменгі жиегіне қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгі (колонтитул) құжаттың электрондық көшірмелерінің сәйкестендіргіші болып табылады.

44. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжатының реттік нөмірін және келіп түскен күнін қамтиды.