Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді

– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт;

– ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;

– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;

– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;

– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.

Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.

Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген анықтамалық т.б.

Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады.

Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.

Тізімдемеге осымен қатар ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы да қоса жасалады. Оның құрылымдық үлгісі төменде келтіріп отыр. АТС тізімдемеге қандай ЭҚ ендірілгенін, олардың қандай форматтарда екенін, сақтауға берілген кезде қандай жұмыстар атқарылғанын, түпнұсқанын қайда сақталғанын, ақпараттық ресурсті қалыптастыру ісі қалай жүргізілгенін, ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурстын иесі кім, ақпараттық ресурс жасау кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесі қолданылды, міне, осы секілді сұрақтарға жауап алу үшін жасалады. Бұл ақпараттар ЭҚ–дың ұзақ уақыт пайдаланылуын қамтамасыз етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор (коллекция) бойынша әзірленген тізімделерге арналып жалпы шолу түрінде де, әрбір жеке тізмдеме бойынша да жасалуы мүмкін. Қор құжаттарына арналған жалпы АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бұл сипаттаманың соңына құрастырушылары көрсетіледі.

АТС–сы бар файл атауына «ITН» сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары қосылады 20.

Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы мұрағатында қабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оның бірінші бөлімі мұрағаттық сипаттаулар жөнінде ISAD (G) Жалпы халықаралық стандарты ұсынатын сипаттамалық мақалалар–ды қамтиды. Мұнан кейінгі бөлімдер әрі дерек–танымдық, әрі технологиялық сипаттамалар болып келеді. Сипаттаудың көрсетілген стандартын ЭҚ–ды ұйымдастырудың өзге де деңгейлерінде – қорлар, коллекциялар, қорлардың серияларын құруда да қолдануға болады.

Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау, нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.

ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:

– электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал ЭҚ–дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру;

– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау;

– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру;

– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау;

– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу;

– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге көшу;

– ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;

– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;

– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және т.б.) қорғау;

– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр–түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту т.б.

ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әрі қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды ұйымның ЭҚ мұрағатына тапсырар алдында, сондай–ақ мұрағаттын өз ішіндегі ЭҚ–дың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында ЭҚ–дың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады.

Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20–дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы даналары сақталатын қоймада бөлме температурасының көрсеткіші + 23°С төңірегіне дейін рұқсат етіледі. ЭҚ–дың резервтегі даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 17°С–дан аспауы қажет әрі ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн. Дискілерді + 32°С–дан жоғары және – 10°С–дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері – 5°С–ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ–ды жасаушы–фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық–ылғалдылық режимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым.

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қаматамасыз етіледі. ЭҚ–ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн.

Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.

ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін:

• 
  Сервелерге;
  
• 
  RAID–массивтерге;
  

– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);

– Магнитті оптикалық дискілерге.

ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:

– резервтік сервелерге;

– резервтік RAID–массивтерге ;

– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;

– стримерлік (магниттік) ленталарға;

– оптикалық дискілерге;

– магнитті оптикалық дискілерге;

– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.

Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.

ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық негіз индексі;

– электрондық негіздің статусы:

– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.

ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:

– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;

– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– Қор нөмірі;

– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.

Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің сыртқы бетіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ғана желімденеді.

Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;

– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;

– электрондық негіздің статусы:

– қор нөмірі;

– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;

– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою;

– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.

Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі ЭҚ–дың акустикалық сипатын арнайы аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету жолдары арқылы бақылайды. ЭҚ–ы ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне (жәшігіне) бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет.

ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай–ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп отырады.

Осындай жүйелерді Рындин А. өз мақаласында бәрін ашып нақты көрсеткен.

ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту алдында ЭҚ–дың технологиялық жай–күйіне сараптама жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара болып есептеледі. Ол және бүкіл ұйым деңгейіндегі өзгерістер барысында да өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер алдында оларды сақтандыру форматтарына көшірмелеу ісі құрылымдық бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі 21.

Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.

Алматыда 2006 жылдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатымен бірігіп «Электронды құжат айналымы және электрондық мұрағат» тақырыбына семинар ұйымдастырды. Мұндай шара елімізде республикалық ауқымда тұңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар құрамында Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттік, «Ұлттық ақпараттық технологиялар» акционерлік қоғамы, ҚР Ұлттық банкі «Банк сервисі» республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың, Алматы мен Астана қалаларының мемлекеттік органдары, ұйымдары мен ұлттық компаниялары, мемлекеттік мұрағаттары өкілдері болады.

Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз сөздерінде электронды құжат айналымы мен электрондық мұрағаттарға қатысты көкейкесті мәселелерді шешу, құжаттамаларды электрондық негізде сақтау және осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі тұрасында өз ойларын ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мен «электронды үкімет» инфрақұрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш мәселелердің маңздылығын арттыра түсті 22.

Қазақстан Республикасы Премьер–Министрі Кеңсесінің бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің орынбасары А.Слободянюк электронды құжат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік мекемелерге енгізу проблемасына тоқталды 23.

Ақпарат және мұрағат комитетінің бөлім бастығы А.Мустафинаның баяндамасында электронды құжат айналымының және электронды құжаттарды ведомствалық сақтаудың нормативтік құқықтық әрі әдістемелік базаларын дамыту жөніндегі көкейкесті мәселелер айтылды. «Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің банк бюросы» мемлекеттік кәсіпорыны Ақпараттық жүйені жобалау және әзірлеу басқармасы бастығы Е.Самойленко, 24 Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты директорының орынбасары В.Чупров, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының мұрағаттық технологиялар бөлім бастығы С.Чернова 25 және т.б. хабарламаларында ҚР Ұлттық банкі электрондық мұрағатының, Мәскеу қаласы электрондық негіздегі құжаттар орталық мұрағатының электрондық негіздегі құжаттар бойынша жұмыс жүргізу тәжірибелері және электрондық мұрағат ұйымдастыру мен оны іске қосу мәселелері сөз болды. А.Қырғызбаева электронды құжат айналымында және электрондық мұрағатта электронды цифрлық қолтаңбаны қолдану мәселесін сөз етті 26.

Жоғарыда айтылған мәселелер бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде семинарға қатысушылар мындай негізгі ұсыныстарды әзірледі. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек;

– электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;

– электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;

– электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрптты нұсқаулық;

– тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;

– мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;

Осымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу қажеттілігі айтылды. Атап айтқанда;

– құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;

– мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;

– құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;

– Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми–анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету;

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет деп танылды.

Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:

– іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;

– мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету;

Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттіктен мемлекеттік органдардағы ақпараттық жүйе бойынша жұмыс жүргізуші кадрлар құрамын нығайтуға байланысты көмек сұрау.

Билік органдары мен ұйымдарда электрондық құжаттар мұрағатын жасақтау, ұйымдастыру және іске қосу мәселелерінің көкейкестілік сипаты жыл өткен сайын арты түсуде. Олар қағаз құжаттармен бірге ұйымның бірыңғай құжаттамалық қорын құрайды. Ұйым мұрағатындағы ақпараттың бұл екі түрін де (қағаз және электрондық) тұтас бірлікте қарастыру шарт.

Осыған байланысты электрондық ақпарат ресурстарын сақтау мен бұл істе кездесетін қиындықтарды жеңу жолдары мұрағаттың мұндай түрін ұйымдастыру методологиясында маңызды мәнге ие.

Мұрағатшылар құжаттарды (басқару құжаттары, фотосуреттер, пошта карточкалры т.б.) дәстүрлі әдіспен қабылдайды, яғни ақпараттың материалдық негіздерін сақтауға алады және оған қол жеткізілуін қамтамасыз етеді. Қазіргі кезде электрондық ақпаратты басқару міндеті туындап отыр. Ұйымдарда қандай электрондық құжаттар қалыптасады және сақталады? Бұлар:

– жобаларды әзірлеу кезінде пайдаланылған қағаз құжаттардың мәтінді және басқа материалды файлдары;

– бухгалтерия, кадрларды басқару, іс қағаздарын жүргізу жүйелеріндегі ақпараттық–іздестіру бағыты бойынша мәліметтер базасы;

– ақпараттық анықтамалық жүйелер – бірінші кезекте, құқық пәндері бойынша барлық заңдар және нормативтік актілердің көшірмелері түріндегі ақпаратты қамтитын құқықтық және нормативтік жүйелері, т.б.

«Электрондық құжаттың» ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнын), материалдық негізді, деректемелер мен құжат әзірлеу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқалардың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электрондық құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.

Бұған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан құнды тарихи құжаттарды іздеу мен алуды қосыңыз. Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан мұрағаттардан құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары – жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Қысқасы, мамандар даярлау мәселесінің көлденеңдеуі мен білікті мұрағатшылардың болмауы мұрағат ісін қожыратып жіберген. Ендеше, сала қызметкерлері еңбегінің тартымдылығын арттыру мен оларға жалақы беру жүйесін жетілдіру жайы түбегейлі шаралар қабылдауды қажетсінетіні ақиқат 27.

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

– электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік–әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық–технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.

– атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынщша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.

– басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.

– құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электрондық құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды. Бізге мәлім алғашқы тәжірибелер Беларус мұрағаттарынан алынды. Сондықтан Қазақстан мұрағаттары да сол шараларды атқарды 28.

Потапенко М. өз мақаласында электрондық құжаттар мұрағаты мынадай анықтама береді – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де емес.

Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер мен болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми–анықтамалық аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Құжаттарды есепке алудың өзіндік ерекшеліктері болады.

Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша рәсімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.

Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет:

– ұзақ мерзімге арналған құжаттама саясатын айқындау және соған сәйкес құжаттарды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу;