81
Мəтіннің тақырыбы деректемесі жасалатын құжаттың қысқаша
мазмұнын жазудан тұрады. Қазақстан Республикасының СТ 1042-2001
мемлекеттік стандартына сəйкес (5.14-тармақ) мəтіннің қысқаша
мазмұны тақырыпта көрсетілуі (15-реквизит) керек. Тақырып қысқа да,
нұсқа болуы, мəтін мəнін дəл беруі жəне құжат атауымен
грамматикалық жағынан үйлесімді келуі тиіс. Тақырып соңынан нүкте
қойылмайды.
Мəтіні 10 жолдан аспайтын құжатқа немесе А5 форматты
бланкіде жасалған құжатқа тақырып қоймауға болады.
Тақырып құжат түрінің атауымен грамматикалық тұрғыдан
сəйкесіп, «не туралы?» немесе «не үшін?» деген сұрақтарға жауап
беріп тұруы керек. Мысалы, Бұйрық ....... Сараптау комиссиясын
құру туралы
Шарт .............. № 225 келісім-шарт бойынша жүк жеткізу туралы
$ жатты мəтіні
Мəтін – құжаттың негізгі жəне маңызды деректемесі. А5
форматтағы бланкіге құжат мəтіні жоларалық бір интервалмен
басылады, ал А 4 форматты бланкілерге – бір жарым жоларалық
интервалмен басылады. Қалған барлық деректемелер бір жоларалық
интервалмен ресімделеді.
$осымшасыны бар екендігі туралы белгі
Қосымшасының бар екендігі туралы белгі былайша жазылады:
Қосымша: 2 данада 5 бет.
Егер қосымша болып табылатын құжат түрі құжаттың негізгі
мəтінінде аталмаса, онда оның атауын Қосымша деректемесінде
көрсету керек. Бірнеше қосымша болған кезде олар нөмірленеді,
мысалы,
Қосымша: 1. 20.07.2001 жылғы № 21/3 шарт, 2 данада 5 бет;
2. 21.02.05 жылғы № 5 Жұмысты қабылдау актісі, 4 данада
1 бет.
$ол ою
Қол қою деректемесі екі элементтен тұрады – лауазымның атауы
жəне қойылған қол. Лауазым атауы қосымшасы бар екендігі туралы
белгі деректемесінің астына жазылады, ал қол лауазым атауының
соңғы бетіне сол жақ бетіне қойылады.
ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты (5.18-тармақ) мен ҚР
мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың
82
тұрпатты ережелері (38-тармақ) талаптарына сəйкес құжаттамаға
қойылатын қолтаңба құрамына мыналар енеді: құжатқа қол қоюшы
лауазымды
тұлғаның
атауы,
егер
құжат
ұйым
бланкісіне
ресімделмеген болса, онда оның (ұйымның) атауы; жеке қолтаңбасы
(қолы) жəне қолтаңбаның аты-жөні бойынша толық жазылуы; тегі.
Құжат лауазымды тұлға бланкісіне ресімделетін (жазылатын,
толтырылатын) болса, онда лауазымды тұлғаның атауы көрсетілмейді.
Құжатқа екі немесе одан да көп лауазымдары тең тұлғалар қол қоятын
болса, олардың қолтаңбалары ұйымдардың немесе құрылымдық
бөлімшелердің
ресми
атаулары
алфавиттік
ретімен
орналастырылады. Құжатқа лауазымдық дəрежелері əртүрлі тұлғалар
қол қоятын кезде, олардың қолтаңбалары қызметттік лауазым
иерархиясына сəйкес бірінен кейін бірі орналасады.
Комиссия тарапынан жасалған құжаттарда құжатқа қол қоюшы
тұлғаның лауазымы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері
көрсетіледі.
Құжатқа лауазымды тұлғаның міндетін атқарушы өзінің іс
жүзіндегі атқаратын қызметі мен фамилиясын көрсете отырып қол
қоюы мүмкін. Лауазым атауына соң «үшін» деген көмекші сөз қосуға,
«орынбасары» деп қолдан жазып қосуға немесе лауазым атауы
алдынан қиғаш сызық тартып белгі салуға рұқсат етілмейді.
Құжатқа
қол
қойғанда
жарыққа
төзімді
өшпейтін
сия
қолданылады. Фломастермен жəне өшіп қалатын сиялармен қол қоюға
рұқсат етілмейді.
Келісу белгісі
Келісу белгісі деректемесі КЕЛІСЕМІН деген сөзден, құжат
келісіліп отырған тұлғаның лауазымының атауынан (ұйымның атауын
қосқанда), жеке қолынан, жəне күннен тұрады. Мəтін, Қосымшасының
бар екендігі туралы белгі жəне Қол қою деректемесінің астына беттің
төменгі сол жағына ресімделеді.
М р
Мөр деректемесі лауазымды тұлғаның құқықтарын растайтын
құжаттарға, ақша қаражатын жəне материалдық құндылықтарды
жұмсау фактісін, сондай-ақ құқықтық актілерде арнайы көзделген
құқықтарды растау үшін қойылады. Лауазымды тұлғаның қолы
елтаңбалық мөрмен расталуы тиіс.
Мөр бедерін құжатқа қол қоюшы тұлғаның Қол қою
деректемесіндегі жеке қолының бір бөлігін қамтитындай етіп қою керек.
Тек арнайы нормативтік құқықтық актілерде қарастырылған
құжаттар бойынша ғана лауазымды тұлға қолтаңбасы мөрмен
куəландырылады.
Мөрмен куəландырылатын ұйымдық-өкімдік құжаттардың үлгі
тізбесі ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты Г. қосымшасында
83
келтірілген. Мемлекеттік ұйымдар бойынша мөрмен куəландырылатын
құжаттар тізбесі Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында
құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерінің 8-
қосымшасында берілген.
Мөр таңбасы құжаттағы лауазым атауы мен қолтаңбаның бір
бөлігін қамтитындай болып салынуы керек.
Орындаушы туралы белгі
Орындаушы туралы белгіге құжатты орындаушының фамилиясы
(аты –жөні) жəне телефон нөмірі кіреді. Орындаушы туралы белгі
құжаттың соңғы бетінің беткі жəне сыртқы жағына төменгі сол жағына
орналастырылады, мысалы:
Ə.Н. Омаров
701-700
$ жатты электронды к шірмелеріні бірегейлендірушісі
(идентификаторы)
МЕМСТ-қа сəйкес құжаттың əрбір бетінің сол жақ төменгі
бұрышына Құжаттың электронды көшірмесінің бірегейлендірушісі
деректемесі ресімделеді. Бұл деректеме беттің төменгі колонтитулына
ресімделіп, мыналардан:
- компьютердегі файлдың атауынан;
- күнінен жəне
- ұйымда белгіленген басқа іздеу деректерінен тұрады.
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің
бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы
мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес,
сонымен бірге жекеменшіктік жəне ұйымдық-құқықтық формалары
қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде
шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану
үшін жасалған.
Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды
ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол
Мəдениет, ақпарат жəне қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен
құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-
техникалық орталық тарапынан əзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл
стандарт Қазақстан Республикасының Экономика жəне сауда
министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология жəне сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен
бекітіліп, іске қосылған.
Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды,
ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды
есепке алуға, пайдалануға жəне сақтауға қойылатын талаптарды
белгілейді;
Достарыңызбен бөлісу: |
