32
Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының
жүргізілуіне, ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дəрежеде Қазақстан
Республикасының Мəдениет жəне ақпарат министрлігінің Тіл комитеті,
қалалық жəне облыстық тілдерді дамыту басқармалары, Мемлекеттік
тілді жеделдетіп оқыту республикалық орталығы жəне тағы басқа
құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық жəне оқу-əдістемелік
функциялар атқарады.
Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің əдістемелік
басшылығы мұрағат органдарына жүктелген. Мұнда кездейсоқтық жоқ.
Құжат көп қырлы. ҚР 1037-2001 «Іс қағаздарын жүргізу жəне мұрағат
ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарты бəрінен бұрын құжаттың
ақпарат жеткізгіш құрал екенін атап өтеді. Құжатты күнделікті жұмыста
пайдаланған соң оның екінші бір ерекшелігі алға шығады, яғни оны
ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде сақтау. Қорытындысында құжат
Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл міндеттер əрқашан
басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын
аударады. Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры жəне
мұрағаттар туралы» Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-
əдістемелік басшылық жəне олардың облыстағы (республикалық
бағыныстағы қала, астана) мемлекеттік ұйымдарда ведомстволық
сақтау жағдайын бақылау мұрағат органдарына жүктелген. Осыған
орай
облыстық
мұрағаттар
мен
құжаттамалар
басқармасы
ведомстволық
мұрағаттардың,
мемлекеттік
мекемелердің,
ұйымдардың
жəне
облыс
кəсіпорындарының
құжаттау
мен
құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-əдістемелік басшылық жасайды.
Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы құжаттама жасау мен
мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру жүргізіледі,
соның аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын жүргізушілер
мен мұрағатқа жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке
номенклатуралық істер жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі.
Кешенді тексеру жүргізу алдында мұрағаттар мен құжаттамалар
басқармасы облыстың тиісті департаменті, басқармасы немесе
бөлімімен бірге арнайы бұйрықтар шығарады. Бұйрықтар арқылы
жүйеге қарасты ұйымдардың тізімі, тексеру мерзімі белгіленіп,
комиссиялар құрылады, тексеруді дайындау жəне жүргізуге дайындық
жөніндегі жоспарлар бекітіліп, басқа да тиісті қағаздар əзірленеді.
Қандай ұйым болмасын, соның ішінде коммерциялық ұйым да
құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы
жəне сақталуы қолданыстағы заңнамаларға сəйкес жүргізілген
жағдайда ол компания мүдделері қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару
қызметінің тиімділігін арттыра түседі.
Өз ісін ашқысы келген кісілердің бəрі де ең алдымен тиісті
құжаттарды ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.
Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым
қызметі туралы шынайы мəліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні
33
жəне оларды неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын.
Бұл іс қазіргі жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып
отыр. Бүгінгі ұйымдар, адамдар арасындағы қарым-қатынас
құралдары мен ақпараттық технологиялар ендірудегі аса жылдам
өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді жəне кейін де
пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.
Басқарудың
ақпараттық
дерек
көздеріне
байланысты
технологиялық процестердің бір де бірі іс жүзінде құжаттау қызметін
айналып өте алмайды. Құжаттау – құжаттардың түзілу, орындалу жəне
ресімделу
процестерінен
тұрады.
Барлық
буындардың
атқарушыларынан бастап жетекшілеріне дейінгі барша жұмыскерлер
қызметі осы құжаттау ісімен байланысты.
2.4. Мекемелер мен кəсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу
ерекшеліктері
Мекемелер
мен
кəсіпорындарда
құжаттар
мынадай
функцияларды орындауы тиіс.
1. Процестер мен о иғаларды +жаттау (негізгі функция). Бұл
бірінші кезекте, кəсіпорындар мен ұйымдарды құруды жəне оның
өндірістік-шаруашылық қызметін құжаттау.
2. Есептік-ба ылау функциясы. Кəсіпорын бірқатар құжаттарды
мемлекеттік
жəне
жергілікті
басқару
органдарына
ұсынуға,
ревизорлардың бақылап тексеруіне көрсетуге міндетті.
3. Сот- + ы ты функциясы. Серіктестермен шаруашылық
дауларын шешу кезінде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның
заңдық күшін растайды, еңбек дауларын қарау кезінде дəлел бола
алады.
4. Есепке алу-кадрлы функциясы. Кəсіпорынның жеке құрам
бойынша құжаттары қызметкерлердің мəртебесін жəне оның
басшылықпен қарым-қатынасын белгілейді. Олардың қызметте өсуіне,
жеке мүмкіндіктері мен қабілетін анықтауда негіз болады. Зейнетке
шығу кезінде қызметкердің еңбек өтілін, жалақысының көлемін
белгілеуге қызмет етеді.
5.
О у
функциясы.
Мекемеге
жаңадан
қабылданған
қызметкерлер мен жас мамандар үшін дайын құжаттар жəне олардың
көшірмелері жаңа құжаттар əзірлеуге жəне іс қағаздарын жүргізуге үлгі
болады.
6. Техникалы жетістіктер мен мəдени +ндылы тарға тарихи
куəлік беру функциясы. Мекеме мен кəсіпорынның тарихи құндылық
болып саналатын немесе өз замананың мəдени ескерткішіне жататын
құжаттары мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады жəне Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағатының жəдігерлеріне айналады.
Достарыңызбен бөлісу: |
