Шығыс қызметтік хат-хабарларды ресімдеу

4. Шығыс қызметтік хат-хабарларды ресімдеу

20. Шығыс хаттар әдетте екі данада дайындалып, қол қойылады. Сонымен қатар аппараттың тиісті құрылымдық бөлімшесінің мұрағатында сақталатын екінші данада орындаушының және осы құрылымдық бөлімше басшысының визалары болуы тиіс.

21. Қызметтік құжаттар қысқа, ұғынықты болуы және белгіленген нысандағы бланкілерге басылуы тиіс (облыстық әкімдіктен тыс жерлерге жіберілетін жағдайда)

Бөлімдер арасындағы хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.

22. Құжатты лауазымды тұлғаға жіберген кезде мекеме атауы атау септігінде, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде көрсетіледі.

Адресатқа жіберілетін құжатта оның атауынан кейін пошта индексі, облыс, қала (село), көшесі, үйдің нөмірі көрсетіледі.

Егер құжат факс байланысы бойынша жіберілсе, онда факс аппаратының нөмірі көрсетіледі.

Құжатта төрт адресаттан көп адресат болмауы тиіс. Құжатты төрттен көп адресатқа жібергенде жіберу мегзегіші әзірленеді және әрбір көшірмеде бір ғана адрес көрсетіледі.

Құжат жіберілетін адресат жалпы белгіленуі мүмкін (мысалы: “барлық қалалар мен аудандар әкімдеріне”).

23. Шығыс құжаттар компьютердің мәліметтер базасындағы тіркеу - бақылау кәртішкелерінде ескеріледі.

24. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне, Премьер-Министр Кеңсесіне жіберілетін құжаттар облыс әкімінің бланкісінде дайындалады және екі данада қол қойылады, ал ол болмаған жағдайда бірінші басшының міндетін атқару ресми түрде жүктелген тұлға не облыс әкіміне арналған құжаттарға қол қоюға бірінші басшы ресми түрде өкілеттік берген тұлға қол қояды.

Облыс әкімі аппаратының қызметкерлері дайындаған шығыс сипаттағы құжаттар іс жүргізуші-хатшылар арқылы қабылдау бөлмелеріне әкімге, әкім орынбасарларына, аппарат басшысына, облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің басшыларына қол қоюға беріледі және кідіріссіз қарауға жататын шұғыл сипаттағы құжаттарды қоспағанда, тапсырылған сәттен бастап 3 күн ішінде жоғарыда нұсқалған тұлғалардың қарауына жатады.

Екінші данада орындаушының, тиісті құрылымдық бөлімше басшысының және аппарат басшысының визалары болуы керек.

25. Облыстық ұйымдар басшыларына, қалалар мен аудандар әкімдеріне берілетін тапсырмаларға әкім, оның орынбсарлары және аппарат басшысы арасындағы міндеттердің бөлінуіне сәйкес облыс әкімі, жетекшілік жасайтын мәселелер бойынша облыс әкімінің орынбасарлары, аппарат басшысы қол қояды.

26. Құжатқа әдетте, қысқаша тақырып беріледі. Хат өтінішке немесе сұрау салуға жауап ретінде жіберілетін болса, онда барлық жағдайларда мекен-жайынан кейін (сол жақта) осы өтініштің немесе сұрау салудың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: 10.09.2001 ж. №101 хатқа).

Құжатқа қосымшалар (хатқа, анықтамаға, есепке және т.б.) тәртіп бойынша парақтары мен даналарының саны көрсетіле отырып, оның мәтінінен кейін есептелуі тиіс.

27. Шығыс құжаттың толық немесе қысқаша (мысалы, 2001 жылғы 15 қыркүйек немесе 15.09.2001 ж.) келтірілетін уақыты (күні, айы, жылы) және тіркеу нөмірі болуға тиіс. Уақыттың қысқартылған жазбасы әдетте анықтамаларда, баяндау жазбаларда және т.б. қойылған қолдан кейін келтіріледі.

Құжаттың шығыс нөмірі келесі тәртіп бойынша қойылады: әуелі оны дайындаған облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшесінің индексі көрсетіледі; содан кейін сызықша арқылы құжат орындалғаннан кейін тігілетін номенклатура бойынша іс нөмірі; содан кейін таяқша арқылы шығыс құжаттың рет нөмірі қойылады (мысалы: 2-5/193). Құрылымдық бөлімшелердің индекстерін Кеңсе - құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі әзірлейді және оны облыс әкімі бекітеді.

28. Шығыс құжатты дайындаған атқарушының аты-жөні, тегі және оның қызметтік телефон нөмірі әдетте, құжаттың соңғы парағының келесі жағында орналастырылады (мысалы: Әлиев А.И., тел. 283350).

29. Қайтару талап етілетін құжатты жіберу кезінде құжаттың бірінші бетінің оң жақ жоғары бөлігіне "Қайтарылуға тиіс" деген мөртаңба басылады.

30. Жіберілетін хат-хабарлар тәртіп бойынша, кеңсеге сағат 12-ге дейін, ал жедел хат-хабарлар жұмыс күндері сағат 18-ге дейін тапсырылады.

31. Кіріс және шығыс жеделхаттарды тіркеу осы тақілеттес тәртіппен және ағымдағы хат-хабарлармен бірге жүргізіледі.

Жеделхаттар мәтіні қысқа және түзетулерсіз берілуі тиіс және бір машина басу бетінен аспауы керек. Қол қою жеделхатқа қол қойған адамның лауазымы мен тегі көрсетіле отырып жаңа жолдан жазылады.

Орындаушы, мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше жерге жөнелтуге ресімдей отырып, оны адресаттардың санына қарай көбейтеді.

Мұндай жеделхаттардың әр данасында оның қайда жеткізілуіне қарай арналған бір ғана пункттің мекен-жайы, дерегі жеке көрсетіледі.

Жоғарыда көрсетілген талаптарды бұза отырып ресімделген жеделхаттарды кеңсе жіберуге қабылдамайды.

32. Шығыс құжаттарды жіберуді аппараттың құрылымдық бөлімшелерінің мамандарды әзірлейді. Мамандардың жіберуге дайындаған құжаттары және бөлім меңгерушісі бекіткен жіберу мегзегіші (төрт адрестен артық адреске жібергенде) адресаттарға жіберу үшін кеңсеге беріледі.

33. Жіберу алдында шығыс құжаттардың дұрыс ресімделуі кеңседе тексеріледі. Дұрыс ресімделмеген құжаттар аппараттың тиісті құрылымдық бөлімшелеріне түзету үшін қайтарылады. Құжатта көрсетілген дұрыс емес мекен-жай бойынша жіберуге тапсырылған құжаттың жіберілуіне құжатты дайындаған орындаушы жауап береді.

Хат-хабарларды кеңсені жанай өтіп жіберуге тыйым салынады.

34. Басқа қалалық хат-хабарлар құжаттың жөнелтілу күні және шығыс нөмірі көрсетіле отырып, журналға енгізіледі. Жергілікті хат-хабарлар жіберу орны, құжаттың шығыс нөмірі, күні, сондай-ақ адресаттың хат-хабарды алғаны туралы қолының мағынасы толық ашылып, аты-жөні нұсқала отырып, тарату кітабына жазылады.

36. Облыс әкімі аппаратына келіп түсетін "ҚПҮ" белгісі бар құжаттар Кеңсе-құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде тіркеледі. Бұл ретте кәртішкелердегі тіркеу нөмірлеріне "ҚПҮ" белгісі қосылады және дана нөмірі қойылады.

"ҚПҮ" белгісін соғу қажеттігін орындаушы немесе құжатқа қол қойған басшы айқындайды.

Облыс әкімінің орынбасарлары, облыс әкімі аппаратының басшысы, бөлім меңгерушілері, егер құжаттағы мәліметтер таратылуы шектеулі мәліметтердің тізбесіне кірмейтін болса, алынған құжатқа "ҚПҮ" белгісін соғуға немесе белгіні алып тастауға құқығы бар. Олар сол сияқты осы құжаттарды көбейтуге рұқсат бере алады.

37. Көбейтілген құжаттарды есепке алу дана-данасы бойынша жүргізіледі. "ҚПҮ" құжаттарын металл шкафтар мен сейфтерде сақтау қажет.

38. “ҚПҮ” белгісі бар құжаттарды жіберу алдында оларға дана нөмірі қойылады. Осындай құжаттарды бірнеше адресатқа жіберу кезінде құжатпен бірге құжатты дайындаған аппараттың құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған жіберілетін даналардың нөмірлері көрсетілген жіберу мегзегіші ұсынылады. “ҚПҮ” белгісі бар құжаттар салынған пакеттерге де “ҚПҮ” белгісі қойылады.

39. "ҚПҮ" белгісі бар құжаттарды жоғалтқаны, таратылуы шектеулі ақпараттарды жариялағаны немесе таратылуы шектеулі мәліметтерді қамтитын ақпараты бар құжаттармен жұмыс істеу ережесін бұзғаны үшін аппарат қызметкерлері қолданыстағы заңдарға сәйкес жауапқа тартылады.

6. Облысы әкімінің шешімдері

мен өкімдерінің және Қарағанды облысы әкімдігі

қаулыларының жобаларын ресімдеу
40. Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару туралы» Заңының 37-бабына сәйкес әкімдік Қазақстан Республикасының Конституциясы, заңдары, Қазақстан Республикасы Предиентінің және Үкіметінің актілері, өзге де нормативтік-құқықтық актілер негізінде және орындалу үшін қаулылыр шығарады; әкім нормативтік-құқықтық сипаттағы шішімдер мен әкімшілік-өкім етуші, шұғыл және жеке сипаттағы мәселелер жөніндегі өкімдер шығарады.

41. Облыс әкімдігі мен әкімінің нормативтік және құқықтық актілерін дайындау мен ресімдеу тәртібі облыс әкімдігінің Регламентімен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 16 тамыздағы №773 қаулысымен бекітілген заңға тәуелді нормативтік-құқықтық актілердің жобаларын ресімдеу мен келісудің Ережесімен және осы Нұсқаулықпен белгіленген.

42. Облыс әкімі шешімдері мен өкімдерінің, облыс әкімдігі қаулыларының (әрі қарай – облыс әкімінің және (немесе) әкімдігінің актілері), негізгі мазмұнын білдіретін қысқа жазылған тақырыбы болады. Тақырып нормативтік сипатта болмауы керек және іздестіру, есеп жүргізу және жүйеге келтіру үшін нақтылы бағдарлау маңызы болуы керек.

43. Облыс әкімінің және (немесе) әкімдігінің негізгі актілерінің тақырыптарында және мәтіндерінде сөздерді тасымалдауға жол берілмейді. Құқықтық актіні қабылдау мақсаты мен себептерін түсіндіру қажет болған жағдайларда өкімді бөлігінің алдында кіріспе бөлігі (кіріспе) болады. Кіріспеде себептерді негіздеу мақсатында оларды іске асыру үшін осы акт қабылданған Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне сілтеме келтіріледі. Егер нормативтiк құқықтық кесiмнiң мәтiнiнде нормативтiк құқықтық кесiмге сiлтеме болған жағдайда оның нысаны, қабылданған күнi, тiркеу нөмiрi, атауы көрсетiледi. Әдiлет органдарында тiркелген нормативтiк құқықтық кесiмге сiлтеме жасалған кезде Нормативтiк құқықтық кесiмдердiң мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде тiркелген нөмiрi (көрсетiлген кезектiлiкпен) қосымша көрсетiледi.

Заңнамалық кесiмдерге сiлтеме жасалған кезде Қазақстан Республикасы Президентiнiң заң күшi бар жарлықтарын қоспағанда, нөмiрдi көрсету талап етiлмейдi.

44. Облыс әкімінің және (немесе) әкімдігінің актілеріндегі кіріспе бас әріптермен жазылатын «ҚАУЛЫ ЕТЕДІ», «ШЕШІМ ЕТТІ» сөздерімен аяқталады.

45. Облыс әкімінің және (немесе) әкімдігі актілерінің мәтіні әдеби тіл нормаларын және заң терминологиясын сақтай отырып мазмұндалады. Көнерген және көп мағыналы сөздер мен сөз орамдарын, метафораларды қолдануға жол берілмейді.

46. Облыс әкімдігі мен әкімінің актілеріндегі тапсырмалар оған бағынышты және оның алдында есеп беретін мемлекеттік органдарға, немесе қажет болған жағдайда олардың басшыларына бағытталуға тиісті.

Өздеріне бағынышты емес басқа да мемлекеттік органдар бойынша облыс әкімдігі мен әкімінің актілеріндегі тапсырмалар ұсыныс түрінде баяндалуы және олармен келісілуі керек. Мұндай жағдайда мемлекеттік органның атауынан соң «(келісім бойынша)» деп көрсетіледі.

47. Бұған қоса құқықтық актіде белгіленген шаралар мазмұны, құқықтық актінің әрекеті қатысты болатын және (немесе) оларды белгіленген мерзімде іске асыруға жауапты тұлғалар шеңбері нақты көрсетілуі керек.

Басқарудың төменгі деңгейлерінде іске асыруды талап ететін құқықтық актілерде оны орындау бойынша белгілі бір мемлекеттік органдарға және (немесе) лауазымды тұлғаларға нақты тапсырма берілуі керек.

48. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің негізгі құрылымдық элементі "тармақ" сөзінің атауынсыз, өзінде құқық нормасын сақтайтын тармақ болып табылады.

49. Тармақтар жалпылама жағдай мейлінше нақты жағдайға ауыса отырып, қисынды бірізділікте орналасуы керек. Тармақтардың нөмірленуі біркелкі болуы керек.

50. Облыс әкімінің және әкімдігі актілерінің тармақтары тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалар ішінде абзацтарға бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

51. Тармақтардағы тармақшалардың нөмірлері дөңгелек жақшамен жабылатын араб сандарымен белгіленеді, оларды ресімдеу мынадай үлгіде болады: 1), 2), 3) және әрі қарай.

Жақшамен кіші сандар арқылы белгілеуден кейін тармақшалар кіші әріптермен басталуы қажет.

52. Облыс әкімінің және әкімдігі актілерінің мәтінінде мекемелердің, ұйымдардың, ведомстволардың және басқалардың атаулары ресми атауына сәйкес толық және біркелкі қолданылады, ал қосымшаларда олардың қысқартылған атауларын қолдануға жол берілсді.

53. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілерімен комиссиялардың, жұмысшы топтарының жәнс басқа уақытша органның дербес құрамы бекітілген жағдайларда, тиісті тұлғалардыц тектері, есімдері, әкесінің есімдері (әліпби ретімен) және лауазымдары толық келтіріледі. Бұл ретте әуелі комиссия басшылығының (жұмыс тобы, басқа уақытша орган, делегация) басшының, оның орынбасарының, (орынбасарларының) және хатшының деректері келтіріледі, содан соң олардың мүшелерінің деректері көрсетіледі. Олар мемлекеттік басқару лауазымдарының хаттамалық ретіне және лауазым деңгейіне қарай, ал бір деңгей ішінде - әліпби тәртібімен беріледі.

54. Абзацтарға, жолдарға және сөйлемдерге сілтеме жасаған кезде оларды нөмірлеу реттік сандармен (жазбаша) белгіленеді.

55. Егер облыс әкімінің және әкімдігінің актілері жобасының мәтінінде бір ғана құқықтық актіге бірнеше сілтемелер келтірілетін болса актінің толық атауы оған тиісті сілтеме жасалып бір рет қана көрсетіледі.

56. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілері мәтінінде күнін белгілегенде ресімдеудің сөзді-цифрлы тәсілі қолданылады (мысалы, 12 сәуір 2005 жыл).

57. Егер облыс әкімінің және әкімдігінің актілеріне сiлтеме жасалса, онда құқықтық кесiмге бiр қосымша болған жағдайларды қоспағанда, осы қосымшаның нөмiрi көрсетiледi.

58. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілерімен кестелерді, сызбаларды, карталарды, тізімдерді және басқаларды қосу қажетті болған жағдайда, олар жеке қосымшалармен ресімделеді.

59. Қосымшаның жоғары оң жақ бұрышында негізгі нормативтік актінің қабылдау күніне, нөміріне және атауына сілтеме болуы керек.

60. Егер облыс әкімінің және әкімдігінің актілеріне бірнеше қосымшалар тіркелетін болса, жоғары оң жақ бұрышында олардың реттік нөмірлері, сондай-ақ нысаны, қабылдау күні, тиісті құжаттың нөмірі көрсетіледі.

Егер облыс әкімінің және әкімдігінің негізгі актісінің мәтінінде сілтеме келтірілсе:

1,2, қосымшаға сәйкес, … не болмаса (1,2, ...қосымша) онда қосымшаның оң жақ жоғары бұрышында былайша жазылады:
Қарағанды облысы әкімінің және әкімдігінің

200__ жылғы ___________№_____

актісіне 1,2. қосымша
Егер облыс әкімінің және әкімдігінің актілерінің мәтінінде (ұсынылатын) ережені, нұсқаулықты және т.б. бекітілсін деген сілтеме болса, онда қосымшаның жоғары оң жақ бұрышында былайша жазылады:
Қарағанды облысы әкімінің және әкімдігінің

200__ жылғы ___________ №_____актісімен

бекітілген
Егер жекелеген қосымшамен ресімделетін нұсқаулыққа, ережеге және өзге де туынды кесімдерге қосымшалар болса, онда соңғыларының жоғары оң жақ бұрышында мыналар көрсетіледі:
Нұсқаулыққа (Қағидаға…, Ережеге)

1,2 қосымша

200___ жылғы « ___ »_______ № ____актісіне қосымша

«15» мамырдағы №05/99 актісіне қосымша

Облыс әкімінің және әкімдігінің актілері қосымшасына атқарушының визасы қойылады.

62. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілері жобаларын дайындау және ресімдеу үшін жауапкершілік аппараттың тиісті бөлімдерінің орындаушыларына (меңгерушілеріне, мамандарына), департаменттер мен басқармалардың лауазымды тұлғаларына жүктеледі.

63. Облыс әкімі мен әкімдігі актісінің дайындалған жобасы мүдделі органдармен келісіліп және мыналардың визасы қойылып Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне ұсынылады:

1) құқықтық актіні ұсынған органның орындаушысы-басшысы актінің нысанын таңдау, дайындалған жобаның мазмұны мен заңдылығы үшін жауап береді, қажетті визаларды жинайды, құжаттың қосымшаларына әр бетіне бұрыштама қояды, бұқаралық ақпарат құралдарында жариялаудың қажеттілігін белгілейді, жіберу мегзегішін толтырады;

2) облыс әкімінің орынбасары міндеттерді үлестіруге сәйкес ұсынылған жобаның мазмұны мен заңдылығы үшін жауап береді, орындау мерзімдері мен оны бақылауға жауапты адамдарды, бұқаралық ақпарат құралдарында жариялаудың қажеттілігін белгілейді;

3) мемлекеттік-құқықтық бөлім меңгерушісі акті нысанын таңдаудың дұрыстығына және ұсынылған жобалардың қолданыстағы заңнамаға сәйкестігіне жауап береді;

4) экономика және бюджеттік жоспарлау департаментінің директоры бюджеттік қаржыларды қосу қажет болған жағдайда қаржыландыруды қамтамасыз ету үшін жауап береді;

5) Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі жобаны ресімдеудің дұрыстығы, визалардың болуы, құжатқа виза қойған басшылардың аты-жөнін анықтау, аударманың дәлме-дәлдігі, шығаруға түскен актілерді тіркеу мен мезгілінде жіберу, тіркеуге жататын нормативтік-құқықтық актілерді ресімдеу және облыстық әділет департаментіне жолдау үшін жауап береді;

6) облыс әкімі аппаратының басшысы нормативтік-құқықтық актінің қалалар мен аудандар әкімдерінің, комитеттер, басқармалар мен департаменттер басшыларының қызметін бағалау, кадр саясатын жүзеге асыру, мемлекеттік мекемелер қызметшілері санының лимитін белгілеу бөлігіндегі мазмұны үшін жауап береді, құжаттар белгіленген талаптар мен енгізу тәртібіне сәйкес болмаған жағдайда оларды орындаушыға қайтарады.

64. Облыс әкімдігінің және әкімінің әзірлеуші-органның басшысы алдын ала қол қойған құжат жобасы қолданыстағы заңнама талаптарына және ресімдеу тәртібіне сәйкестігіне міндетті түрде келісімнен өтеді:

1. 
   мемлекеттік-құқықтық бөлімінде;
   

Облыс әкімдігінің және әкімінің құжат жобасының өтуі белгіленген нысандағы бақылау парағында көрініс табады (15 қосымша).

65. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілерін мемлекеттік-құқықтық бөлім тапсырылғаннан күннен бастап 5 жұмыс күні ішінде қолданыстағы заңнамаларға сәйкес келуіне, Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі облыс әкімдігі Регламенті мен осы Нұсқаулық талаптарының сәйкестігіне, сондай-ақ облыс әкімінің және әкімдігінің актілері жобаларының бірнеше парақтарын кездейсоқ таңдап алу жолымен іріктеп дәлме-дәлдігін тексереді.

Облыс әкімінің және әкімдігі актілері жобаларының көрсетілген талаптарға сәйкес келмеген, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі жобалар мәтіндерінің дәлме-дәл еместігі анықталған жағдайда, анықталған кемшіліктерді жою үшін әзірлеушіге қайтарылады.

66. Құжат жобасына міндетті түрде қызметтік және түсіндірме жазбалар қоса тіркеледі.

Түсіндірме жазбаға (14 қосымша)әзірлеуші қол қояды, онда мыналар көрсетіледі:

1. 
   аталмыш актіні қабылдау негіздемесі және қажеттілігі;
   
2. 
   оны жүзеге асыруға байланысты болжамды қаржылық шығыстар;
   
3. 
   оны қабылдаған жағдайдағы күтілетін нәтижелердің мақсаттары мен мерзімдері;
   

5) бұқаралық ақпарат құралдарында жариялау қажеттілігі.

67. Қызметтік жазба облыс әкімінің атына жазылады, онда актіде қабылданатын мәселе бойынша негіздеме мен толық ұсыныс көрсетіледі және: «Ұсынылған шешімнің, өкімнің немесе қаулының жобасына қол қоюыңызды сұраймын” деген сөздермен аяқталады және оған міндеттерді үлестіруге сәйкес облыс әкімінің орынбасары қол қояды.

68. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілері Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген (түрлі түсті бейнеде) арнайы бланктерде және акт нысаны (шешім, өкім немесе қаулы) көрсетіліп басылады.

69. Облыс әкімінің және әкімдігінің қабылданған актілері журналдарда тіркеледі (4 қосымша). Облыс әкімінің және әкімдігінің актілерін нөмірлеу күнтізбелік жылға жүргізіледі.

Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі актілер данасының қажетті санын, олардың облыс әкімінің елтаңба бейнеленген мөрімен куәландыруды және жөнелту көрсеткішіне сәйкес адресатқа жіберуді қамтамасыз етеді (5 қосымша).