«утверждено»

2. Басқарманың ережесі, құрылымы және штат санының лимиті Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің қаулысымен бекітіледі.

3. Басқарманың құрылтай құжаттарына өзгерістер мен толықтырулар Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамаға сәйкес Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің қаулысымен енгізіледі.

4. Басқарма өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясымен, «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы», «Мемлекеттік қызмет туралы», «Әкімшілік тәртіптер туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарымен және Қазақстан Республикасының өзге де заңнамалық және нормативтік құқықтық актілермен, сондай-ақ осы регламентін басшылық етеді.

5. Осы регламентпен белгіленген құжаттармен жұмыс істеу, мерзімдер басқарманың барлық қызметкерлеріне қатысты.

Құпия іс қағаздарын ұйымдастыру және жүргізу Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасында құпиялылық режимін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады.

7. Кеңестерді дайындау және өткізу тәртібі басқарманың регламентімен анықталады.

8. Ресми іс – шараларды ( форумдар, көрмелер) ұйымдастыру осы мәселені жетекшілік ететін басқарма басшысының орынбасарларының басшылығымен аталған мәселені жүргізуге жауапты басқарма бөлімімен жүзеге асырылады.

9. Басқармамен өткізілетін кеңестер және басқа да іс – шаралар ашық болып табылады және мемлекеттік және орыс тілдерінде жүргізіледі.

10. Кеңестер, кездесулер және басқа да іс-шаралар басқарма басшысы немесе оның болмаған кезінде басқарма басшысының міндетін атқарушы жүргізеді. Жеке жағдайларда, салалық мәселелерді қарастырғанда міндеттерді бөлуге сәйкес тиісті саланы жетекшілік ететін басшы орынбасарының басшылығымен іс-шаралар жүргізу мүмкін.

11. Кеңестердің, іс-шаралардың ұзақтығы 45-60 минуттан аспауы керек. Қажеттілікте мәселелерді әрі қарай талқылау тікелей орындаушы және мүдделі адамдардың қатысуымен жүргізілуі мүмкін.

12. Жеті күнтізбелік күннен кешіктірмей басқарманың облыстық іс – шаралары мен кеңестерін өткізуге жауапты басқарма бөлімдерімен жетекшілік ететін басқарма басшысының орынбасарымен, басқарма басшысымен және облыс әкімінің жетекшілік ететін орынбасарымен келісуге тиісті, ұсынылатын қатысушылардың тізімі анықталады. Тізім бір жұмыс күнінің ішінде тездетіп қатысушылар ретінде көрсетілген мемлекеттік органдар мен ұйымдардың басшыларына, сондай-ақ құзіретіне күн тәртібіне қосылған мәселелер жататын бөлімдердің басшыларына жолданады.

13. Кеңеске (отырысқа) шақырылған адамдардың қатысуы басқарманың тиісті бөлімімен қамтамасыз етіледі.

14. Мәселелерді талқылауға қатысатын шақырылған адамдар іс-шараларды өткізуге жауапты басқарманың бөліміне оны өткізу күніне дейін бес күнтізбелік күннен кешіктірмей материалдар ( қағаз және электрондық тасығышта) ұсынады. Басқарманың іс-шаралары немесе кеңестері әкімдіктің, облыс әкімінің тапсырмасы бойынша шұғыл тәртіпте жүргізілуі жағдайларында материалдар оны өткізу күнінде енгізілуі мүмкін.

15. Қатысушылардың материалдары тиісті бөліммен табыстырылады және іс-шараларды жүргізуге дейін үш жұмыс күннен кешіктірмей және басқарманың басшысына немесе жетекшілік ететін басшының орынбасарына тапсырылады.

16. Материалдарды уақтылы емес, сондай-ақ сапалы емес ұсынуға жауапкершілікті бөлімдерінің басшылары, сондай-ақ тиісті бөлімдердің жетекшілік ететін басшылардың орынбасарлары алады.

17. Басқарманың облыстық іс-шаралары мен кеңестердің өткізу бойынша жиынтық материалдар қосу керек:

1) күн тіртібін;

2) шақырылғандардың тізімі;

3) баяндаушының (лардың) тізімі;

4) қарастырылатын мәселелер бойынша мәліметтер, ақпаратық (аналитикалық) материалдар;

5) төраға етушінің сөз сөйлеу тезистері;

6) хаттамалық шешімніің жобасы.

18. Әр мәселе бойынша хаттаманың жобасында, мәліметтерде, ақпараттық (аналитикалық) материалдарда ұқсас тақырыптар болу керек және мәселелердің мәнін барынша толық көрсету тиіс. Ақпараттық (аналитикалық) материалдар мен мәліметтер көлемі үлгілік баспа мәтінің үш бетінен аспау керек.

19. Басқарманың іс-шаралары мен кеңестерінде сөз сөйлеу (баяндау) кезінде бейнеақпараттар, слайдтық сүймелдеулерді көрсету туралы мәселе іс-шаралар мен кеңестер өткізу күніне дейін бес күнтізбелік күннен кешіктірмей жеке шешіліп, жетекшілік ететін басқарманың басшылары және басқармалардың орынбасарларымен келісілуі тиіс. Отырыстардың залы мен кабинетін техникалық дайындауға (дыбыстың күшеюі, дыбыс жазу және микрофонмен, бейнепроектормен, экранмен, сусындармен, жазбаша құралдармен, тиісінше жарақтандыру және ауа кондиционерлеумен, слайдтарды көрсетуге дайындықты және т.б. қамтамасыз ету) іс-шараларды өткізуге жауапты бөлім жүзеге асырады.

20. Іс-шараны немесе кеңесті өткізуге жауапты басқарманың бөлімі іс-шараға немесе кеңеске қатысушылардың тіркелуін қамтамасыз етеді. Іс-шараға немесе кеңеске қатысушыларды тіркеу кеңес басталғанға дейін кемінде 30 минут бұрын, ал ресми (облыстық) іс-шараларда немесе кеңестерде - іс-шара немесе кеңес басталғанға дейін 1 сағат бұрын басталады.

Іс-шаралар мен кеңестерге қатысушыларды тіркеу, әдетте, іс-шара немесе кеңес басталғанға дейін 5 минут бұрын аяқталады. Тіркеуге жауапты лауазымдық тұлға шақырылған басқарма басшыларының (немесе іс-шараға және кеңеске басқа да төраға етушінің) келуі туралы хабарландырады.

21. Облыстық іс-шаралар және басқарма кеңестерінің хаттамалары өткізуге жауапты басқарма бөлімдерімен жүргізіледі. Хаттамаға күн тәртібі, қарастырылатын мәселелер, баяндаушы (лар) -дың және талқылауға қатысатын тұлғалардың күн тәртібіндегі мәселелері, сөз сөйлеулердің негізгі мазмұны, ескертулер мен қабылданған шешімдер тіркеледі.

22. Хаттама іс-шара немесе кеңес өткізу күніне дейін екі тәулік ішінде рәсімделеді.

23. Облыс әкімі аппаратының басшысы немесе басқарма басшысының тапсырмасы бойынша кенестерде және басқа да облыстық іс-шараларда кейіннен мән-мағынасын ашу және басып шығарумен бейне және аудио жазбалары жүргізілуі мүмкін.
3. Басқармада іс-қағаздарын жүргізуді, басқармада электрондық құжат айналымын ұйымдастыру
24. Осы бөлімнің ережесі ЭЦҚ жабық (құпиялы) кілтін пайдалануымен (ЭЦҚ қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) электрондық цифрлық қолтаңбасымен (бұдан әрі – ЭЦҚ) қол қойылған және ЭЦҚ ашық кілтін пайдалануымен электрондық құжаттың ЭЦҚ есептеу және тексеруден кейін (ЭЦҚ тұпнұсқалығын белгілеу, растау) ЭЦҚ тексерудің оңды нәтижесін белгіленген мерзімде анықтау туралы растауы бар электрондық құжаттарды қоса отырып, тасығыш түріне қарамастан құжаттармен жұмысты ұйымдастыруға таралады.

25. Қағаз тасығышында басқармаға түсетін кіріс хат-хабар құжаттарды алған тұлғаның аты-жөнін, уақытын, күнін көрсетумен қол қойылып, ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөлімімен қабылданады, ал электрондық құжаттар – электрондық құжатқа қол қойған тұлғаның немесе құжаттың қажетті реквизиттерін куәландырған тұлғаның ЭЦҚ ақпараттарын криптографиялық қорғау құралдарын пайдалануымен тексеру тәртібін жүргізгеннен кейін.

26. Электрондық құжаттар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдардың бірыңғай көлік ортасы (бұдан әрі – БКО) және мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің (бұдан әрі – БЭҚАЖ) Ведомствоаралық құжат айналымы орталығының сервері арқылы түсу тиіс.

Хат-хабарлар электрондық құжаттар форматында түскенде аталған құжаттармен барлық болашақтағы процедуралар ақпартану саласында оператормен бекітілетін нұсқауларға сәйкес жасалады.

27. Басқарманың қызметкерлеріне басқарма кеңсесінде тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және осы регламенттің 33 тармағымен қарастырылған жағдайларды қоспағанда солармен жұмыс істеуге тыйым салынады.

28. Конверттерді ашардың алдында кеңсе бөлімінің қызметкері олардың арналуы мен рәсімделуінің дұрыстығын, орамының бүтіндігін (мөрлер болған кезде) тексереді, конверттерді ашқан кезде мекенжайдың жөнелтуші атауымен, пакетте көрсетілген салу нөмірлерінің, құжаттарға қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырылады, құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.

Құжаттар жеткіліксіз, пакеттер бүлінген, конверттердің нөмірлері құжаттардың нөмірлерімен сәйкес келмеген жағдайда, үш данада акт жасалады, бұл ретте актінің бір данасы кеңседе қалады, екіншісі құжатпен бірге арналуы бойынша беріледі, ал үшіншісі - жөнелтушіге жолданады.

Дұрыс арналмаған және ресімделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.

Құжаттар салынған конверттер жөнелтушінің мекенжайын, құжаттардың жөнелтілген және алынған күнін тек конверт арқылы ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда сақталады.

«Жеке» деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер кеңседе ашуға жатады.

29. Белгіленген үлгідегі бланкіде ресімделуге тиіс, басшы (ол болмаған кезде – бұйрық, өкім болған жағдайда оның міндеттерін атқаратын адам), қол қойған немесе толтырылған деректемелері бар (ЭЦҚ тексерудің оң нәтижесінің белгіленген тәртіппен анықталғаны туралы растамасы бар, ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар) электрондық құжаттың оған сәйкес келетін шаблонын пайдалана отырып жасалған құжаттардың бірінші даналары басқармада қабылдануға жатады.

Құжатқа күні, шығыс нөмірі, құжаттың қысқаша тақырыбы, аппараттың тапсырмаларының орындалуы туралы сауалға жауап қайтару немесе есеп (ақпарат) беру кезінде кеңсенің тіркеу нөміріне сілтеме міндетті түрде қойылуы тиіс. Бұл ретте кеңсе күні және оларды ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөліміне өткізген күнге сәйкес келетін құжаттарды ғана қабылдайды. Орындаушының тегі, аты-жөні, оның телефонының нөмірі, сондай-ақ құжат данасының саны міндетті түрде қолдан кейін төменгі сол жақ бұрышында немесе құжаттың соңғы парағының артқы жағына қойылады (мысалы: С.А. Асқаров, тел. 26-42-42).

Электрондық құжаттарды қабылдау кезінде даналарының саны ескерілмейді.

Басқармаға жұмыстан тыс уақытта түсетін электрондық құжаттар кеңсе қызметкерімен қабылдау кезінде тіркегенге немесе бас тартқанға дейін ЭҚАБЖ-ның тиісті папкасында сақталады.

30. Мемлекеттік органдардың шығыс хат-хабары (оның ішінде электрондық құжат форматында) елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде ресімделеді (қажет болған жағдайда елтаңбалық бланкісі пайдаланылмай, орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).

31. Кеңседе қабылдауға жатпайды:

1) белгіленген талаптардың бұзылып рәсімделген құжаттар және оларға қосымшалар;

2) факсимиле, түзетілген және өзге де ластанған жерлер, бүлінген, соның ішінде тескішпен тігілген, шимай қағаздарда және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелерінде орындалған құжаттар;

3) дұрыс мекенжайға жіберілмеген ( оның ішінде мемлекеттік органдардың атаулары, мемлекеттік органдардағы басшыларының лауазымдары, тегі, аты, әкесінің аты дұрыс жазылмаған) хаттар;

4) мемлекеттік тілдегі емес құжаттар.

Басқармаға келіп түсетін барлық хат-хабар (құжаттар) жұмыс күндері сағат 9.00-ден бастап 15.30-ға дейін (13:00-ден 14:30-ға дейін түскі үзілісіпен) қабылданады және басқарманың кеңсесімен тіркеледі.

32. Қызметтік қажеттілігіне орай басқарма қызметкерлері қабылдаған қызметтік хат-хабар тездетіп кеңсеге тапсырылу тиіс.

33. Кіріс хат-хабарын тіркеуді оң жақ төменгі бұрышына (немесе бос кеңістік болмаған жағдайларда сол жақ жоғарғы бұрышына) негізгі құжаттың және оған қосымшалардың кіріс тіркеу нөмірі, түскен күні, парақтарының саны көрсетілетін мөртаңба қою жолымен кеңсе жүзеге асырады.

Құжаттар Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына (әрі қарай – үлгілік қағидалары) сәйкес рәсімделу тиіс.

Кіріс хат-хабарын тіркеу «Lotus Domino Server» электрондық құжат айналымы жүйесін (әрі қарай – Жүйе) пайдаланумен электрондық нұсқада жүргізіледі.

Қағаз нұсқасында құжаттардың түсу жағдайында сканерленіп, кеңсе қызметкерімен жүйеге салынады.

Барлық кіріс хат-хабар жетекшілік ететін мәселер бойынша басқарма орынбасарларына бұрыштаманы қойған басшыға жүйе бойынша жолданады. Басқарма басшысының орынбасарлары тапсырмалар береді және міндеттерді бөлуге сәйкес жетекшілік ететін мәселелер бойынша бөлімдерге бұрыштама салынады.

Кіріс хат-хабарды түскен күні қарайды, ал шұғыл – тез арада.

Егер тапсырма бірнеше орындаушыларға берілетін болса жинақ жиыны және құжатты орындау бірінші болып кіммен жүзеге асырылатыны міндетті түрде көрсетіледі. Осындай белгінің жоқтығы жағдайында жинақ жиыны және құжатты орындау бірінші болып көрсетілген орындаушыда қалады. Барлық тапсырмаларды уақтылы орындауға жауапкершілікті тең шамада бұрыштамада көрсетілген мемлекеттік бөлімдердің басшылары алады..

34. Басшылықтың бұрыштамасы жүйедегі электрондық түрде «Бұрыштама» бөлімінде құжатқа тіркеу-бақылау карточкасына енгізіледі. Осы бөлімді толтыру бұрыштаманы салған адам құқылы. Бұрыштаманың карточкасында экрандық нысанындағы азатжолы толтырылады: бұрыштаманың авторы, орындаушылар, бұрыштаманың мәтіні (жинаққа жауапты адамның бұрыштама мәтінінде міндетті көрсетумен) және орындау мерзімі. Егер құжат орындауды қажет ететін болса, осы экрандық нысанда бақылауға құжатты қою туралы ақпарат енгізіледі. Бұрыштама карточкасын сақтағаннан кейін оған нөмір иеленеді, әрі қарай тіркелген құжат бұрыштама карточкасымен бірге алушылар немесе орындаушылар тізімінде аталған барлық орындаушыларға жіберіледі.

35. Жүйеде орындау мерзімін ұзарту, қайта тапсыру, немесе құжатты жұмысшы бақылауға қою мүмкіндігі қарастырылды. Сол үшін құжаттың орындалуына жауапты маман осы тапсырманы берген басшыға (қызметтік жазбаны, ақпаратты және т.б.) жазбаша негіздемені дайындайды.

Осы жағдайда бұрыштаманың тиісті карточкасына мынадай мәліметтер енгізіледі:

құжаттың орындалу күнін ұзарту;

құжатты қайта тапсыру туралы мәліметтер;

құжатттың орындалу мерзімін ұзартқан тұлғаның аты-жөні және лауазымы.

36. Басқарма бөлімдерінің басшылары олармен басқарылатын бөлімдерде құжаттарды орындауға бақылауды жүзеге асырады, хат-хабарларды қарау мерзімдерінің бұзылуына немесе бақылау құжаттарының сапалы емес орындалуына жол берген қызметкерлерді тәртіптік жауапкершілікке тарту бойынша ұсыныстар енгізеді, басқарма бөлімдерінде атқарушы тәртібінің жағдайына жеке жауапкершілік алады.

Басқарманың ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөлімі бақылау құжаттарының орындалу және өту мерзімдерін, атқарушы тәртібінің жағдайын, тіркеуді бақылау, бақылауға құжаттарды қою, орындалған құжаттарды бақылаудан алып тастау, бақылау тапсырмаларының тізбесін дайындау және басшылыққа және басқарма бөлімдеріне оларды орындау мерзімдері туралы ескертулер бағыттауды жүзеге асырады.

37. Шығыс құжаттарын дайындау кезінде мемлекеттік өкімет органдарының, қоғамдық ұйымдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің,басқа да шаруашылық субъектілерінің атауын жазғанда біркелкілікті сақтау керек.

Шығыс хаттар, соның ішінде жүйе арқылы бағытталатын, ереже ретінде екі тілде дайындалып, қол қойылады, бір – мемлекеттік тілде құжатты жасауға жол беріледі, сонымен қоса хаттар басқарма бөлімінің басшысы және жетекшілік ететін басшының орынбасарымен келісілу тиіс.

Шығыс хаттар, соның ішінде жүйе арқылы бағытталатын орындау мерзімі басталуына дейін 3 жұмыс күнінде басшының қол қоюына бағытталу тиіс. Оның түсу күнінде шұғыл құжаттар бойынша.

«А4» және «А5» форматтың бланкісінде құжаттың мәтіні бір аралық интервал арқылы «Times New Roman» қаріппен «14» өлшемінде басылады. Қазақстан Республикасы Президентінің атына 1,5 интервал арқылы «Arial» қаріппен «16» өлшемінде басылады. Парақтың соңғы берінің төменгі жағында немесе парақтың артқы жағында орындаушының аты-жөні, қызметтік телефон нөмірі көрсетіледі. Барлық реквизиттер бастырылған болу тиіс. Қолдан түзетулер мен тазалауға жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны және реквизиттері қағаз құжатына ұқсас болу керек. Жеке жағдайларда (қосымшалар, кестелер, орындаушы туралы белгілер, ескертулер және басқалар кезінде) қаріптің өлшемі және аралық интервалы басқа да болу мүмкін .

Бланкіде де, бланкісізде рәсімделген құжаттағы әр парақтың азат жолы кем емес болу тиіс:

20 мм - сол;

10 мм - оң;

10 мм – жоғарғы жағы;

10 мм – төменгі жағы.

Президенттің Әкімшілігіне, Қазақстан Республикасы Премьер – Министрінің Кеңсесіне, орталық мемлекеттік органдарға, Қазақстан Республикасының Парламентіне бағытталатын шығыс құжаттары екі тілде рәсімделу тиіс және мынадай міндетті реквизиттері болу керек:

шығыс нөмірі және күні;

Президенттің, Президент Әкімшілігінің, Парламенттің, Парламенттің Палатасына, Үкіметтің және Қазақстан Республикасы Премьер – Министрінің, Премьер – Министрінің Кеңсесінің Басшылары мен орынбасарларының тиісті актілері мен тапсырмаларына сілтеме,

Сауалды орындау жағдайында - сауалдың нөмірі мен күні;

Хаттаманы немесе жоспарды орындау жағдайында – хаттамадағы тармақтың мазмұнын жаза отырып, хаттаманың немесе жоспар тармағының нөмірі,

Облыс әкімінің немесе облыс әкімінің міндетін атқарушы лауазымды адамның қолы;

Орындаушының тегі және оның телефон нөмірі.

Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне және ПМК бағытталатын ақпараттар мен басқа да құжаттар көлемі 3 аспау тиіс, ал ірі мәселелер бойынша 5 бет. Құжаттардың мәтіндері анық, дәйекті, нұсқа мазмұндалу тиіс.

38. Қызметтік құжаттар белгіленген нысандағы бланкілерде басылу тиіс. Басқарманың ішінде хат жазысу кезінде басқарманың бланкілері мен бұрыштама мөртабаны пайдаланылмайды.

39. Лауазымды адамға құжатты бағыттағанда адресаттың атауы атау септікте, адресаттың фамилиясы және лауазымы - барыс септікте жазылады.

Шығыс құжаты төрт мекенжайдан көп болмау керек. Құжатты төрттен аса мекенжайға бағыттағанда жіберу сілтемесі жасалады және әр көшірмеде тек бір мекенжай ғана көрсетіледі. Құжат жіберілетін адресат жинақты белгілену мүмкін ( мысалы: аудан мен қала әкімдеріне).

40. Құжаттың мәтініне тақырыптама 10 жолдан аз жасалмайды. Егер мәтінде 10 жолдан көп болған жағдайда қысқа тақырыптама беріледі. Құжаттың мәтініне тақырыптама сөзді ауыстырмай құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай калың қаріппен, сөздер тасымалданбай рәсімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс.

Құжаттың күні мемлекеттік және орыс тілдегі нормаларына сәйкес тиісінше араб сандарымен рәсімделеді. Айдың күні және ай екі жұп араб сандарымен, нүкте арқылы бөлініп, жыл – төрт араб сандарымен рәсімделеді.

Күнді сөз, сан тәсілімен жазу өкімдік, қаржылық сипаттағы мәліметтері бар құжаттарында, нормативтік – құқықтық актілерге сілтеме жасағанда, сондай – ақ соңғыларын рәсімдеген кезде пайдаланылады, мысалы «2014 жылғы 1 наурыз».

Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен қол қойған лауазымды тұлғаның индексі көрсетіледі, одан кейін бөлшек белгісі арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі (мысалы: 10-01-15/2075) көрсетіледі.

Шығыс құжатты дайындаған орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі және/немесе электрондық поштасының қызметтік мекенжайы, әдетте, құжаттың төменгі сол жағына орналасады (мысалы: орынд. А.А. Қапаров, тел. 2-18-57, AKaparov@akimvko.gov.kz ).

41.Телеграфтық, телефакстық хат жазысу тек шұғыл сипаттағы мәселелер бойынша жүргізіледі. Кіріс және шығыс телефонхаттарын тіркеу телефонхаттарды тіркеу жүрналында жүргізіледі.

42. Кеңседен айналып өтіп құжаттарды жіберуге тыйым салынады. Жіберу алдында іс қағаздарын жүргізу бойынша маманмен шығыс құжаттарын рәсімдеу дұрыстығы тексеріледі. Дұрыс рәсімделмеген құжаттар түзетуге қайтарылады.

Адесатқа құжаттар қол қою күнінен бастап 2 жұмыс күннен кешіктірмей жіберіледі, шұғылын-тез арада.

Шұғыл хат-хабар мемлекеттік органдардың басшыларының – адресаттардың қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимильдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.

43. Барлық шығыс хат-хабар белгіленген нысанда шығыс құжаттарын тіркеу жүрналында тіркеледі.

44. Шығыс хат-хабар құжаттарында дұрыс көрсетілмеген мекенжай бойынша құжаттарды таратуға орындаушылар жауап береді.

46. www.econvko.gov.kz web-сайтында орналастырылатын мәліметтер «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» Қазақстан Республикасы Заңының талаптарына сәйкес келу тиіс.

47. www.econvko.gov.kz web-сайты дизайнын ресімдеуге және тұтастығын қолдауға қойылатын талаптарды іске асыру мақсатында алдын-ала жетекшілік ететін басқарма басшысы – орынбасарымен келісілген басқарманың ішкі бақылау ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөліміне электронды түрде (электрондық пошта, флеш-тасымалдауыштар) мемлекеттік және орыс тілдерінде ақпарат ұсынады.

48. Басқарманың электрондық поштасының ресми мекенжайы uprecon@akimvko.gov.kz болып табылады.

49. Ақпараттық қауіпсіздік саясатын сақтау мақсатында басқарманың қызметкерлері қызметтік ақпаратты жөнелтуді және қайта жөнелтуді тек Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының интранет-порталындағы (бұдан әрі – МОИП) қызметтік пошта жәшіктерін қолдана отырып, 2016 жылғы 25 ақпандағы № 20 бұйрықпен бекітілген ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету бойынша саясатқа, соның ішінде жұмыс станцияларындағы электрондық поштаны және интернет қызметін пайдалану бойынша нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асыруға міндетті.

50. Электрондық пошта арқылы берілетін барлық файлдар жөнелтушінің компьютерінде орнатылған вирусқа қарсы бағдарламалық құралдар арқылы тексеруден өтуі тиіс. Ақпаратты электрондық пошта арқылы жіберуге дұрыс дайындамағаны және оның мазмұны үшін жөнелтуші жауапты болады. Жарнамалық ақпараттан тұратын электрондық хаттарды, хат мәтінін бірнеше рет қайта жөнелту туралы өтініштерді жіберуге тыйым салынады.

Сұрау салу – бұл «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» Қазақстан Республикасының Заңында көзделген тәртіппен ақпарат иеленушіге айтылған немесе жіберілген, ауызша немесе жазбаша нысандағы, оның ішінде электрондық құжат түріндегі ақпарат беру туралы өтініш.

52. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін уақтылы қарау тәртібінің бақылауын ұйымдастыру-құқықтық бөлімнің жауапты тұлғасы іске асырады.

53. Жеке және заңды тұлғалардан келіп түсетін өтініштер және сұрау салулар Кеңсеге келіп түскен күні ЭҚАБЖ-да тіркеледі.

Жеке тұлға өтінішінің және сұрау салуының тіркеу нөмірі автор тегінің бастапқы әрпінен, реттік нөмірден және «ЖТ» әріптік индексінен тұрады.

Заңды тұлға өтінішінің және сұрау салуының тіркеу нөмірі «ЗТ-Юр» әріптік индексінен тұрады.

Анонимдік өтініштің және сұрау салудың тіркеу нөмірі «ЖТ-Б/п» әріптік индексінен реттік нөмірден тұрады.

Күн қою келесі реттілікте жүргізіледі: саны, айы, жылы (мысалы, 01.01.2014).

Тіркеу индексі бір мезгілде кіріс және шығыс болып табылады және өтініштер және сұрау салулар бойынша барлық жауаптар осы нөмірмен тіркеледі.

Басқармаға тікелей жазбаша жүгінген жеке тұлғаға (немесе оның өкіліне) және заңды тұлғаға тіркеу күні мен уақыты, бірегей нөмірі, өтініш қабылдаған тұлғаның тегі мен аты-жөнінің бірінші әріптері көрсетілген талон беріледі.

«Ақпаратқа қол жеткізу» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес ақпарат беру туралы өтініш тіркелген жағдайда тіркеу нөміріне «С» әріптік индексі қосылады.

54. Бір күнтізбелік жыл ішінде өтініш және сұрау салу қайта түскен кезде «екінші», «үшінші» және одан әрі реті көрсетіле отырып, бастапқы өтініштің және сұрау салудың тіркеу нөмірі қойылады, ал ТБН-де бірінші құжаттың нөмірі көрсетіледі. Қайталама өтініштің және сұрау салудың бірінші парағының үстіңгі оң жақ бұрышында және ТБН-де «Қайталама» деген белгі қойылады. Қайталама өтініштерге және сұрау салуларға алдыңғы өтініштерді және сұрау салуларды қарау материалдары қосып қойылады.

Бір адамнан бір мәселе бойынша кемінде екі рет түскен, онда:

1) алдыңғы өтініш және сұрау салу бойынша қабылданған шешімге шағымданатын;

2) түскен уақыттан бері қарау мерзімі өткен, бірақ өтініш және сұрау салу иесі жауап алмаған болса, бұрын жіберілген өтініштің және сұрау салудың уақтылы қаралмағаны туралы хабарланатын;

Бір адамның бір мәселе бойынша әртүрлі адресаттарға жіберілген және қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері және сұрау салулары бірінші өтініштің және сұрау салудың тіркеу нөмірімен, қисық сызық (бөлшек) арқылы қойылатын реттік нөмірді қоса отырып, есепке алынады.

«Электрондық үкімет» порталы арқылы келіп түсетін жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары өтініш беруші ЭЦҚ-ның, жеке тұлғаның жеке сәйкестендіру нөмірінің және заңды тұлғаның бизнес сәйкестендіру нөмірінің тұтастығы мен дұрыстығы тексерілгеннен кейін тіркеуге жатады;

55. Жеке тұлғалардың өтініштері бойынша іс қағаздарын жүргізу және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша іс қағаздарын жүргізу басқа іс қағаздарын жүргізу түрлерінен бөлек жүргізіледі және жеке және бөлек заңды тұлғаның өтініштер журналдарында тіркеледі.

56. Әрі қарай орындау барысы және өтініштерді тіркеу электрондық нұсқасын алып тастау қызметтік хат-хабарды тіркеу кезіндегі сияқты жүзеге асырылады.

Басшының блогы арқылы түскен жеке және заңды тұлғаның өтініштерін қабылдау және қарау Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.

57. Өтініш берушінің авторлығын белгілеу мүмкін емес, қолы (оның ішінде электрондық сандық қолы қойылмаған), пошталық мекенжайы көрсетілмеген өтініштер "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы Заңында белгіленген жағдайларды қоспағанда, жасырын өтініштер деп саналады және қаралуға жатпайды. Мәселенің мән-жайы баяндалмаған өтініштер қаралуға жатпайды.

58. Сол бір адамнан сол бір мәселе бойынша бірнеше өтініш түскен кезде бірінші өтініш негізгі өтініш ретінде тіркеледі, ал кейінгілері негізгі өтінішке толықтырылады және өтініш берушіні бірінші өтініш келіп түскен күннен бастап есептелетін белгіленген мерзім шегінде оларды шешу нәтижелері туралы хабардар ете отырып, бір өтініш ретінде қаралады.

Нақты жауаптары бар жеке және заңды тұлғалардың бұрын қаралған қайталама өтініштер қосымша қаралуға жатпайды, бұл туралы өтініш берушіге үш күн ішінде хабардар етіледі.

59. Күнтізбелік жыл аяқталған соң жеке және заңды тұлғаларды қаралған өтініштері мен оларға барлық материалдар іске қалыптасады және ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық бөлімінде сақталады.

Жасырын өтініштер басқарманың кеңсесінде бір жыл сақталады, одан кейін актімен жойылады.

60. Жеке тұлғалар мен заңды тұлғалар өкілдерін басқармадағы азаматтарды қабылдау бөлмесінде жеке қабылдауды басқарма басшысы, басқарма басшысының орынбасарлары жүргізеді. Азаматтарды жеке қабылдау кестесі басқарманың қабылдау бөлмесінде ақпараттық тақтада ілініп қойылады.

Азаматтарды жеке мәселелері бойынша қабылдау сағат 16.00-ден 18-00-дейін Шығыс Қазақстан облысы әкімі аппаратының ғимаратындағы үшінші қабатында, № 329, 330, 331, 333 кабинеттерінде өткізіледі.

61. Егер мәселе жеке қабылдау кезінде шешілмейтін болса, онда қабылдауға келуші өз өтінішін немесе басқа мәселені жазбаша түрде жаза алады. Одан әрі қарай сол материалдармен жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен сияқты («жеке қабылдаудан» белгісімен) жұмыс жүргізілуде.

62. Азаматтардан және заңды тұлғалар өкілдерінен ақпараттар қабылдау «сенім телефоны» 8 (7232) 26-46-63 бойынша жүзеге асырылады.
6. Құқықтық актінің жобасын дайындау, ресімдеу және келісу, сондай-ақ өту тәртібі
63. Басқарманың енгізілетін құқықтық актісінің жобасы « Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының талаптарына, « Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығына және осы регламентке сәйкес әзірленіп, рәсімделеді және келісіледі.

64. «Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 4 бабының 1,2 тармақтарына сәйкес, басқарма бұйрықтар шығарады.

65. Енгізілетін құқықтық актінің жобасы мынадай талаптарға жауап беру тиіс:

1) құқықтық акт Қазақстан Республикасының Конституциясына, заңнамаға және жоғары тұрған мемлекеттік органдардың құқықтық актілеріне қайшы болмау тиіс;

2) құқықтық актінің құрылымы реттеу мәнінің толық ашылуын қамтамасыз ету тиіс, ал мазмұны біркелкі ұғымын қамтамасыз етіп, дайындалатын құқықтық актісінің қолданылуын қамтамасыз ету тиіс;

3) құқықтық актісінде белгіленетін шаралардың мазмұны нақты баяндалып, құқықтық актінің іс-әрекеті таратылатын және (немесе) белгіленген мерзімде оларды іске асыруға жауапкершілікті алатын тұлғалар тобы барынша толық анықталу тиіс;

4) басқарудың төменгі тұрған деңгейлерінде іске асыруды талап ететін құқықтық актілерінде нақты мемлекеттік органдарға және (немесе) оларды орындау бойынша лауазымды адамдарға нақты тапсырмалар болу тиіс.

Қазақстан Республикасының заңнамасы мен Қазақстан Республикасы Конституциясының талаптарына қайшы болатын мемлекеттік органдардың құқықтық актілері қабылданған кезден бастап жарамсыз болып табылады және Қазақстан Республикасының аумағында қолданылмау тиіс.

66. Басқарудың құқықтық актілер жобасы басқарма басшылығының тапсырмаларын орындау үшін әзірлену мүмкін (хаттамалық шешімдер, бұрыштама және т.б.).

Осы регламенттің 69 тармағында карастырылған талаптардан басқа мемлекеттік органдардың құқықтық актісі сондай – ақ мынадай реквизиттері болу тиіс:

1) құқықтық актінің атауы;

2) аталған актінің қарау мәнін белгілейтін тақырыптама;

3) актінің қабылдау күні;

4) тиісті актіге қол қоюға уәкілетті (лердің), тұлғаның (лардың) қолы (қол қоюлары);

67. Жоба басқарманың заңгерімен келісілген электрондық және қағаз тасығышында № 14 мөлшерімен «Times New Roman» қаріпімен (қосымшаларда аз мөлшердегі қаріп пайдалану мүмкін, бірақ № 10 кем емес) бастырылған мемлекеттік және орыс тілдерінде ұсынылады. Басқарманың заңгерімен ұсынылатын жобаны келісу оларды енгізуге міндетті шарты болып табылады.

68. Жобаның сапалы әзірленуіне, олардың уақтылы ұсынылуына (тиісті тапсырмаларда жобаны ұсыну мерзімдері белгіленген жағдайда), осы мәселелер бойынша өткендегі қабылданған актілердің қайталауына жол бермеуге, сондай – ақ мемлекеттік және орыс тілдерінде мәтіндердің аутенттілігіне жеке жауапкершілікті жетекшілік ететін бөлімдердің басшылары мен басшылардың орынбасарлары алады.

69. Басқармадағы құқықтық актінің жобасы сараптамадан өтеді:

1) бас маман - заңгерде:

Құқықтық актілерді рәсімдеу және келісу талаптарының жоба сәйкестігіне;

Осы мәселелер бойынша ұсынылатын жобаларды орындау, өткендегі қабылданған актілерде берілген тапсырмалардың қайталауына жол бермеу бойынша бақылауды жүзеге асыру қажеттілігіне;

Қазақстан Республикасының заңнамасына жобанының сәйкестігіне;

2) бас маман - редакторында:

Мемлекеттік және орыс тілдерінде жобадағы мәтіндерінің аутенттілігіне.

Жобаны сараптамадан өткізу мерзімі жобаны тапсыру күннен бастап 3 жұмыс күнінен аспау керек.

Бас маман - басқарманың заңгері сараптама өткізу барысында немесе оның нәтижелері жөнінде жобаны негіздемелер бойынша пысықтау үшін әзірлеушіге қайтару құқылы:

1) құқықтық актілердің рәсімделу талаптарына сәйкессіздігі;

2) Қазақстан Республикасының заңнамасына жобаның сәйкессіздігі;

3) Осы Регламенттің талаптарын бұзушылықпен ұсыну.

Басқа дәлелдер бойынша теріс эксперттік қорытынды жобаны қайтаруға негіз бола алмайды.

70. Құқықтық актінің жобасын енгізетін бөлімдердің басшылары және орындаушы өз қолымен жауапкершілікті алады (бекітілген лауазымды міндеттерге сәйкес).

71. Келісудің барлық қажетті рәсімдерін өткеннен кейін құқықтық актінің жобасы басқарма басшысының қол қоюына беріледі. Басқарманың құқықтық актісі басқарма басшысының қолымен қойылады (немесе қол қою құқықығымен оның міндеттерін атқаратын тұлғамен). Актілерге қол қойғаннан кейін олардың түпнұсқаларына түзетулер енгізу алып тасталады .

72. Қол қойылған құқықтық акт (бұйрықтар) тиісті тіркеу үшін қаржы-кадр бөлімінің кадрлары бойынша бас маманына тапсырылады.

Кадрлар бойынша бас маманмен күні мен нөмірін меншікетумен арнайы журналдарға енгізу арқылы ұсынылған бұйрықтарға тіркеу жүргізіледі.

73. Құқықтық актінің көшірмелері құзіретіне осы мәселе енетін басқарма басшысының орынбасарларына және бөлімдерге тапсырылу мүмкін.

74. Техникалық қателіктерде өткендегі таратылған құқықтық актілердің даналарын алмастыру басқарма басшысының рұқсатымен кадрлар бойынша бас маманмен жүргізілу мүмкін.
8. Құжаттардың орындалуына бақылау ұйымдастыру тәртібі
75. Тапсырмаларды уақтылы және сапалы орындауды бақылауды ұйымдастыру Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадан «Әкімшілік рәсімдер туралы» Заңымен іске асырылады, 2007 жылғы 12 қаңтардан «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі» 2015 жылғы 16 қарашадан «Ақпаратқа қол жеткізу», Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары туралы» 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығында, сонымен қатар басқа нормативтік-құқықтық актілерімен және осы регламентмен.

76. Бақылауға келесі, соның ішінде құпиялық құжаттар алынады:

1) басқару мәселелеріне қатысты тапсырмалар берілетін Президент актілері;

2) Үкімет қаулылары, Үкімет отырыстарының хаттамалары,

3) Басқармаға келіп түскен Президенттің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің (соның ішінде кеңестер мен іс-шаралар жоспарларының хаттамаларындағы) тапсырмалар;

4) Парламент депутаттарының сұрау салулары;

5) әкімдік және облыс әкімінің басқарма басшысына берілген тапсырмалары бар актілер;

6) әкім облысының кеңестерде, әкімдік отырыстарында және басқарма мәселелеріне қатысты облыс бойынша сапарлар барысында берілген тапсырмалары.

7) мағынасынан жауап ұсынысы, түсіндіру, не ол, не бұл мәселелер бойынша ұсыныстар енгізу қажеттілігі туындайтын мемлекеттік органдардың хаттары;

8) жеке және заңды тұлғалардан келіп түсетін өтініштер және сұрау салулар;

9) басқармаға келісілу үшін келіп түскен нормативтік-құқықтық актілерінің жобасы;

10) бұйрықтар, хаттамалар, комиссия шешімдері, басшы тапсырмалары.

77. Басқармаға орындауға Қазақстан Республикасы Президентінің актілері келіп түскен кезде атқарушыда осы тапсырмаға қатысты барлық құжаттар бар арнайы жинақ папкасы ашылады.

78. Басқармада бақылауға қою және алу, бақылау құжаттарын орындау мерзімдерін ұзарту нормативтік-құқықтық актілері мен осы регламентке сәйкес іске асырылады.

79. Басқарма бақылау жүйесін құрайтындар:

басқарма басшысы – басқарма жұмысының жалпы басшылығы мен бақылауын, сонымен қатар бақылау құжаттарының уақтылы және сапалы орындалуын іске асырады;

басқарма басшысының орынбасарлары – тапсырмаларды орындау бойынша басқарманың жұмысын ұйымдастыру үшін жауапты, атқарушылық тәртібін сақтауды бақылауды іске асырады, бақылау құжаттарын уақтылы орындау мақсатында басқарма бөлімшелерінің нәтижелі өзара әрекетін қамтамасыз етеді, басқармада жетекшілік ететін бөлімдерде жұмысты, еңбек және атқарушылық тәртібін ұйымдастыру үшін басқарма басшысының алдында жауапты;

басқарма бөлімдерінің жетекшілері – міндеттер жүктелген бөлімдерде бақылау құжаттарының уақтылы және сапалы орындалуын іске асырады, бақылау құжаттарының уақтылы немесе сапалы орындамаған өз қызметкерлерін тәртіптіп жауапкершілікке тарту бойынша ұсыныстар енгізеді, өздеріне сеніп тапсырылған басқарма бөлімдерінің жұмысы үшін басқарма басшысының алдында жеке жауапты.

Басқарманың ұйымдастыру-құқықтық бөлімнің жетекшісі – құжаттарды уақтылы тіркеу және бақылауға алуды қамтамасыз етеді, басқарма басшысының қарарын есепке ала отырып олардың орындау мерзімдерін орнатады, басқармада атқарушылық тәртіптің мониторингісін іске асырады, басқарма басшылығына жіберу арқылы (апта сайын) бақылау құжаттарының тізімдері мен олардың атқару мерзімдерінің басталуы туралы ескертулері туралы ақпарат береді, басқарма кеңсесінің жұмысын үйлестіреді, басқарма басшысына өз қызмен бабы шегінде өз жұмысын нәтижесіз атқарған бөлім жетекшілерін жауапқа тарту туралы ұсыныс енгізеді, сонымен қатар мерзімдерді бұзу немесе тапсырмаларды сапасыз атқару жіберген басқарма қызметкерлерін жауапқа тарту туралы ұсыныстар енгізеді;

(кеңсенің) ұйымдастыру-құқықтық бөлімнің қызметкері - бақылау құжаттарды атқару және өту мерзімдерін бақылауды, басқармадағы атқарушылық тәртіптің жағдайын бақылауын, құжаттарды бақылауға қоюды, тіркеуді, атқарылған құжаттарды бақылаудан алуды, басқарма басшылығы мен бөлімдерге бақылау тапсырмаларының тізімдерін дайындау және олардың атқару мерзімдері туралы ескертулерді жіберуді іске асырады, құжаттарды бақылауға дұрыс қойып, дұрыс алуға, бақылау құжаттарының атқару мерзімдерін орнату мен көшіру үшін жеке жауапты.

80. Бақылау құжаттарын орындау мақсатында басқарма бөлімдерімен дайындалған құжаттар жобалары басшы орынбасарларына бұрыштама қоюға міндеттерді бөлісуге сәйкес атқару мерзіміне үш күн кешіктірмей беріледі, басқарма басшысына атқару мерзімі бітпей екі күн кешіктірмей беріледі.

Бақылаудағы құжаттардың орындалуы 5-тен 10 күнтізбелік күнге дейінгі мерзіммен орындау барысында дайындалған құжаттар орындау мерзімі біткенге дейін бір жұмыс күнінен кешіктірілмей міндеттердің бөлінуіне сәйкес басқарма басшыларына бұрыштама қоюға және басқарма басшысына қол қоюға беріледі.

Бақылаудағы құжаттарды орындау барысында 5 күнтізбелік күнге дейін орындау мерзімімен дайындалған құжаттар көрсетілген лауазымды адамдар кезектен тыс тәртіппен оның дайындауы бойынша дереу және тез арада басшының орынбасарларына міндеттерді бөлуге сәйкес бұрыштама қоюға және басқарма басшысына қол қоюға беріледі.

81. Құжаттардың уақтылы және толық орындалуына жауапкершілік бұрыштамада немесе өзге де құжатта көрсетілген тұлғаларға жүктеледі.

82. Егер құжат белгіленген мерзімде орындалмаса, онда орындаушы белгіленген мерзімнің өтуіне дейін бір күннен кешіктірмей қызметтік жазбамен жазбаша түрінде кешіктіру себептері туралы басқарма басшысын хабарландырып, мерзімін ұзарту туралы өтінішті дәлелдеу тиіс.

83. Электрондық құжат айналымы жүйесінде кеңсемен тіркегеннен кейін құжаттар осылар бойынша шешім қабылдау үшін басқарма басшысына немесе оны ауыстыратын тұлғаға тапсырылады.

Басқарма басшысының бұрыштамасымен бақылауға жататын құжаттар осы құжаттармен орындаушыларды таныстыру және олардың орындалуына бақылау бойынша жұмыс ұйымдастыру үшін кеңсеге қайтарылады.

Басқарма басшысының бұрыштамасымен бақылауға жатпайтын құжаттар бұрыштамада көрсетілген құжаттарды орындаушыларға таныстыруды ұйымдастыратын кеңсеге тапсырылады. Барлық құжаттар басқарма басшысының бұрыштамасымен орындаушыларды таныстырғаннан кейін есепке алу және сақтау үшін, кейін мұрағатқа тапсырумен кеңсеге тапсырылады.

84. Құжаттарды орындау және бақылау мерзімдерін ұзарту қажеттілігінде орындаушы алдын-ала белгіленген мерзімнің өтуіне дейін бір күннен кешіктірмей мерзімнің ұзарту қажеттілігі немесе орындаудың нақты мерзімін, нақты жауапты саяси мемлекеттік қызметшілерді, сондай-ақ мемлекеттік органдарды – бірге орындаушы мен жауапты лауазымды адамдарды міндетті көрсетумен оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстырудың дәлелді негіздемесінің, орындалуының ағымдағы жағдайын көрсете отырып алдын-ала бөлімнің басшысы және жетекшілік ететін басқарма басшысының орынбасарымен келісіп басқарма басшысының атына хат жолдайды. Басқарма басшысының бұрыштамасынан кейін көрсетілген ақпарат орындау және бақылау мерзімдеріне өзгерістер енгізу үшін кеңсеге жіберіледі..

85. Құжаттар оларға қойылған мәселелерге толық рұқсат беріп, сол туралы тиісті мемлекеттік органды хабарландырғаннан кейін бақылаудан алып тасталады.

Жауапты қажет етпейтін құжаттарды бақылаудан алып тастау үшін орындаушымен бақылаудан алып тастау туралы ұсынысымен нормативтік құқықтық актінің, хаттамалық шешімнің және өзге де бақылау құжаттың әрбір тармағын орындау бойынша басшының (басшы орынбасарының) атына ақпарат дайындалады.

Бақылаудан алып тастау жағдайында құжат орындау туралы тиісті белгі енгізу, сондай-ақ құжатты орындау бойынша электрондық мұрағатқа мәліметтер енгізу үшін ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөліміне тапсырылады.

86. «Тапсырмаларды есепке алу», «Қаулыларды есепке алу» ақпараттық жүйелеріндегі жұмыс өзіне Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырмаларын/ қаулыларын қарау, іздестіру,бақылауды қосады.

«Тапсырмаларды есепке алу», «Қаулыларды есепке алу» ақпараттық жүйелеріндегі жұмысты ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөлімінің бас маман-бағдарламашысы жүзеге асырады. Сонымен бірге тапсырмалардың уақтылы сапалы және толық орындалуына жауапкершілікті аталған тапсырмалардың өз орындаушылары алады.

«Тапсырмаларды есепке алу», «Қаулыларды есепке алу» ақпараттық жүйелеріндегі жұмыс бақылауын басқарманың ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөлімінің бас маман-бағдарламашы жүзеге асырады.
9. Кадр мәселелерін шешу
87. Басқармада кадр мәселелерін шешу Қазақстан Республикасының Еңбек кодексіне, «Мемлекеттік қызмет туралы» Қазақстан Республикасының Заңына, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері агенттігімен белгіленген ережелер мен қағидаларға және кадр мәселелері жөніндегі Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік-құқықтық актілеріне сәйкес қаржы-кадр бөлімімен жүзеге асырылады.

88. Басқарманың қызметкерлерін тағайындау және босату белгіленген заңнаманың тәртібінде басқарма басшысымен жүзеге асырылады.

89. Басқармадағы мемлекеттік қызметшілердің мемлекеттік қызмет өткеруіне байланысты шешімдерді рәсімдеу, бұйрықтардың жобаларын және кадр мәселелері жөніндегі өзге де құжаттарды дайындау, оларды белгіленген заңнама тәртібінде рәсімдеу қаржы-кадр бөлімімен жүзеге асырылады.

Кезекті еңбек демалысына өтінішті бағыттағанда қызметкердің өтініші бөлімнің басшысы мен жетекшілік ететін басшының орынбасарымен келісіледі, сауықтыруға арналған жәрдемақысын төлеу жағдайында басқаманың бас бухгалтерімен келісіледі.

90. Басқармада ДО-2, ДО-3, ДО-4, санаттағы бос мемлекеттік әкімшілік қызметшілердің лауазымына орналасуға конкурс өткізу туралы жариялау қаржы-кадр бөлімімен дайындалады.

91. Конкурстық комиссиясының қорытынды отырысының негізінде басқарма басшысының бұйрығымен ДО-2, ДО-3, ДО-4, санатттағы мемлекеттік әкімшілік қызметшілер тағайындалады.

92. Басқарманың қызметкерлеріне қызметтік куәліктерін рәсімдеу, есепке алу және беру қаржы-кадр бөлімімен жүзеге асырылады.

93. Құрылымның және тиісінше лауазымдар тізбесінің өзгеруі жағдайында қаржы-кадр бөлімі басқарма бөлімдерінің басшыларымен бірлесіп көрсетілген лауазымдарға ұсынылатын біліктілік талаптарды дайындау үшін қызметкерлердің лауазымды нұсқаулары бойынша ұсыныстар енгізеді.

94. Қаржы-кадр бөлімімен басқарма қызметкерлерін қайта даярлау және біліктілігін арттыру үшін жағдайлар жасалады.

Басқарма басшысының шешімі бойынша қайта даярлауға және біліктіліктерін арттыруға жіберілген қызметкерлер белгіленген тәртіпте оқытудан өту тиіс.

95. Тәртіптік жауакершілікке қызметкерлерді тарту мәселелері Қазақстан Республикасының Еңбек кодексіне, «Мемлекеттік қызмет туралы» Қазақстан Республикасының Заңына, Қазақстан Республикасының мемлекеттік әкімшілік қызметшілеріне тәртіптік жаза қолдану ережесі және осы мәселе жөніндегі өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес басқарма басшыларының орынбасарлары және бөлімдердің басшыларымен енгізіледі.

Мемлекеттік қызметшілерді тәртіптік жауапкершілікке дәйекті тарту үшін материалдар осы мәселені бастамашылық ететін бөлімнің басшысымен қалыптасады, жетекшілік ететін басқарма басшысының орынбасарымен келісіліп, тиісті құқықтық актісін даярлау үшін қаржы – кадр бөліміне тапсырылады.

97. Келушілерді қабылдау басқарма басшысымен, оның орынбасарларымен, бөлімдердің басшыларымен, басқарманың қызметкерлерімен жүзеге асырылады. Келушілерді алдағы уақыттарда қабылдау туралы полиция күзетінің өкілдері алдын-ала жазбаша немесе ауызша нысанында тиісті тұлғалармен хабарландырылады.

Аппарат ғимаратында келушілерді өткізу қабылданған нұсқауға сәйкес полиция күзетімен жүргізіледі.

Өткізу орнынан өту туралы белгісі басқарма басшысының орынбасарларымен, басқарма бөлімдерінің басшылары және қызметкерлерімен қойылады

Келіп кету уақыты: жұмыс күндері сағат 9.00-ден 13.00-ге дейін және 14.30-дан 18.30-ға дейін.
11. Қызметтік құжаттарды, бланкілер мен есеп үлгілерін сақтау және пайдалану ережесін сақтау
98. Басқарма қызметкерлері құжаттармен жұмыс істегенде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялармен жұмыс туралы белгіленген талаптарды қатаң сақтауы, мемлекеттік және қызметтік құпияларды жария етпеулері, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етулері, жұмыс орнында қызмет бөлмесіне бөтен адамдардың рұқсатсыз кіріп, олардың қызметтік құжаттармен танысуына, компьютерді, жазу және көшірме қағаздарын, телефонды және басқа да ұйымдастыру техникасын пайдалануына мүмкіндік тудырмайтындай тәртіпті сақтаулары тиіс. Қызметтік бөлменің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.

Басқарма құжаттарының көшірмесін басқарма басшысының, оның орынбасарларының немесе ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқытық қызмет бөлімі басшысының рұқсатынсыз кімге де болса беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.

99. Басқарманың бланкілері ұйымдастыру-құқықтық бөлімінің өтінімдері бойынша баспа тәсілімен дайындалады.

Дайындалған бланкілері баспа тәсілімен нөмірленеді.

Басқарма бланкілерін есепке алу және беру ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөліміне жүктеледі.

100. Баспалар, мөртабандар, журналдар және қызметтік құжаттамалардың жоғалу, сонымен қатар қызметтік қажеттіліксіз бөтен адамдар қызметтік жайларға бақылаусыз кіру фактілерін жою мақсатында, қаржы – кадр бөліміне (№ 334 және 337), мұрағатқа (№ 336), сондай-ақ «кеңсе» № 301 кабинетіндегі орнатылған діңгектің шегіне басқарма қызметкерлеріне рұқсатсыз кіруге шек қойылды.

101. Құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеу ережесін бұзғаны үшін басқарма қызметкерлері қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапкершілікке тартылады.
12. Басқарма қызметкері жұмыстан шыққанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда істер мен құжаттарды қабылдап алу, тапсыру, құжаттарды басқарманың бір бөлімінен екінші бөліміне тапсыру, өзге де мәселелер
102. Басқарма қызметкері жұмыстан шыққанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда тиісті бөлімі басшысының нұсқауы бойынша осы бөлімнің басқа қызметкеріне оның атқаруында болған барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтама материалдарын тапсырады.

Бұл жағдайда құжаттарды тапсыратын қызметкер берілетін құжаттар көрсетіліп, тапсырылған күнге шешілмеген мәселелердің орындалу жағдайы сипатталатын, қызметтік істерді қабылдап алу-тапсыру туралы екі данада акті жасайды. Актінің екі данасына да құжаттарды тапсырған және қабылдап алған қызметкерлер қол қояды және бөлім басшысы бекітеді. Бір данасы бөлімде қалады, екіншісі жұмыстан шыққан қызметкер алады.

Актінің негізінде осы бөлімнің қызметкері құжаттарды басқа қызметкерге тапсыру туралы тіркеу-бақылау карточкаларында белгілер жасайды.

103. Қызметкер демалысқа немесе ұзақ мерзімді іссапарға кеткенде онда орындауда болған қызметтік құжаттар бөлім басшысының нұсқауымен басқа қызметкерге тапсырылады.. Осы бөлімнің қызметкері тіркеу-бақылау карточкаларында құжаттарды тапсыру туралы белгі жасайды Егер қызметкер қайтып оралғаннан кейін құжаттар орындалмаған болса, онда олар тиісті белгі қойылып, қайтадан өзіне тапсырылады.

104. Құжаттарды басқарманың бір бөлімінен басқа бөлімге тапсыру кеңсе арқылы бөлім басшыларының нұсқауы негізінде басқарма басшысының бұрыштамасына сәйкес жүзеге асырылады.

105. Басқамада істер номенклатурасын қалыптастыру және істерді басқарманың мұрағатына тапсыру мәселелері Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес ішкі бақылау және ұйымдастыру-құқықтық қызмет бөлімінің басшысымен қамтамасыз етіледі.

106. Басқарма басшылығының құжаттарын басу қабылдау бөлмесінің хатшысымен жүзеге асырылады.

Барлық қалған баспа жұмыстары басқарманың бөлімдерімен дербес жүзеге асырылады.