Бұйрықтарды дайындау мен рәсімдеу тәрітібі

Нормативтік құқықтық актілер Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 16 тамыздағы № 773 қаулысымен бекітілген Нормативтік құқықтық актілерді ресімдеу және келісу қағидаларына сәйкес рәсімделеді.

Бұйрықтың деректемелері:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) осы Үлгілік қағидалардың 18, 19-т. талаптары ескере отырып;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) бұйрықтың күні;

5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;

6) бұйрық шығарылған жер;

7) мәтіннің тақырыбы;

8) мәтін;

9) қолы;

10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі;

11) ұйымның мөр бедері болып табылады.

Бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде немесе бастамашылық тәртіппен бұйрықтардың жобаларын әзірлейді және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтардың жобаларын тиісті құжаттардың (жеке еңбек шарттары, өтініштер, баяндау (қызметтік) жазбалар, ұсынымдар және басқалар) негізінде кадр қызметі дайындайды.

Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және жобаны енгізген бөлімше басшысы, жобада міндеттер мен тапсырмалар көзделген бөлімшелердің басшылары, сондай-ақ БҚҚ қызметі мен заң қызметінің басшылары, міндеттерінің тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұйрықтың жобасын келісу кезінде туындаған келіспеушіліктер жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталып, қайта келісуден өтеді.

Бұйрықтар қазақ тілінде рәсімделеді, сонымен қатар, қажет болған жағдайда күштері тең орыс тілдерінде рәсімделе алады.

Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бұйрықтарды жасау кезінде қазақ немесе орыс тілдерін немесе басқа іс жүргізу тілін қолдана алады.

Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы «ж/қ» немесе «і» литерлері қосылады.

Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары мөрмен куәландыру уақытын көрсету арқылы куәландырылады және орындаушы жасаған және қол қойған таратылу тізіміне сәйкес адресаттарға жолданады.

Бұйрықтың мәтіні әдетте айқындаушы (кіріспе) және өкімдік екі бөліктен тұрады.

Айқындаушы (кіріспе) бөлікте бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте аталған құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, күні, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрық жобасындағы кіріспе «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, жартылай қалың қаріппен жазылады және оны басқа жолға тасымалдауға болмайды.

Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзімін көрсете отырып, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалап келтіруді қамтуы тиіс. Өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінуі мүмкін.

Біртекті сипаттағы іс-қимылдар бір тармақшада келтірілуі мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды тұлғалар көрсетіледі. Өкімдік бөліктің соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін құрылым немесе лауазымды тұлға туралы мәліметтер болуы мүмкін.

Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру «құжатты келіскендігі туралы белгі» деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы бетінде қойылатын қызметкердің қолымен куәландырылады.

«Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі» деректемесі бұйрық мәтінінен кейін дербес рәсімделмейді.

Егер бұйрыққа қол қойған тұлғаның қолы бланкіде орналасса, онда ол тұлғаның лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда, бірлесіп қол қойған тұлғалардың лауазымдарының атаулары толық жазылады.

Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттаманы бланкіде рәсімдемеугеі болады.

Хаттама деректемелері:

1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) күні;

4) хаттаманың тіркеу нөмірі;

5) хаттама шығарылған жер;

6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);

7) мәтіннің тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қолы болып табылады.

Ұйымдарда хаттамалар толықтай немесе қысқаша нысанды басылып шығарылуы мүмкін.

Хаттаманың толық мәтіні әдетте кіріспе және негізгі екі бөліктен тұрады.

Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін – отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушінің) және хатшының тегі мен аты-жөні, қатысушылардың тізімі немесе қатысушылардың саны 10 адамнан асса, қоса берілген қатысушылардың тізіміне сілтеме көрсетіледі.

Тұрақты жұмыс істейтін алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан мүшелері әліпбилік тәртіппен тегі бойынша дербес жазылады. Олардан кейін лауазымы мен ұйымның атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегі жазылады.

Кіріспе бөлім күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндамашыны көрсете отырып, маңыздылығына қарай жазылған күн тәртібімен (қаралатын мәселелердің тізбесімен) аяқталады. Әр мәселе араб санымен нөмірленеді және оның атауы абзацтан, үлкен әріппен басталып, «туралы» деген көмекші сөзбен аяқталуы тиіс. Жекелеген жағдайда күн тәртібі хаттамаға қоса берілуі мүмкін, ал хаттаманың өзінде мәтіннің алдында «Күн тәртібі қоса беріліп отыр» деген жазба жасалады.

Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні – бас әріптермен және жартылай қалың қаріппен сол жақ жиектен жазылатын ТЫҢДАЛДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШТІ) деген схема бойынша құрастырылады.

Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудің қорытындысы келтіріледі.

Талқылау кезінде айтылған ерекше пікірлердің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.

Баяндамашыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен оларға берілген жауаптар олардың түсуіне қарай хаттамаланады және сол ретпен жазылады, бұл жағдайда «Сұрақ», «Жауап» сөздері жазылмай, сұрақ қойған немесе жауап бергендердің атының бас әрпі мен тегі көрсетіледі.

Қаулы қабылдау бөлімінде тұйық райлы етістіктердің көмегімен қабылданған шешімдер жазылады.

Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөліктен тұрады. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.

Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралып отырған мәселелердің атауы және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.

Мәселелердің атауы нөмірленеді, «туралы» деген көмекші сөзбен аяқталып, орталықтандырылып басып шығарылады (әр жолдың басы мен соңы орналасу аймағының шекарасынан тең аралықта) және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталған мәселенің талқылауында сөз сөйлеген лауазымды тұлғалардың тегі көрсетіледі. Кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.

Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атауы атау септігінде көрсетіле отырып (қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы және басқалар) енгізіледі.

Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген тұлға) қол қояды. Отырыстың күні хаттаманың күні болып табылады. Егер ол бірнеше күнге созылса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған күні көрсетіледі.

Хаттамаларға іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы бойынша жеке-жеке реттік нөмір беріледі – жиналыстар, кеңестер, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары. Бірлескен отырыстардың хаттамаларында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік нөмірлерінен тұратын құрамдас нөмірлер болады.

Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді көшірме ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу көрсеткішіне сәйкес жіберіледі. Таратылу көрсеткішін қаралған мәселені әзірлеген құрылымдық бөлімшенің жауапты орындаушысы жасап, қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінді көшірмелері ұйым мөрімен куәландырылады.

Акт жалпы бланк негізінде осы Үлгілік қағидалардың 8-қосымшасына сәйкес нысанда рәсімделеді. Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын актіні бланкісіз рәсімдеуге болады.

Акт деректемелері:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) осы Үлгілік қағидалардың 18, 19-т. талаптары ескере отырып;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) күні;

5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);

6) акті шығарылған жер;

7) бекіту грифі (кейбір жағдайда);

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы болып табылады.

Акт мәтіні кіріспе, айқындаушы екі бөліктен тұрады.

Кіріспеде акті жасаудың негізі көрсетіледі, жасаушылар және қажет жағдайда қатысқан тұлғалар санамалап келтіріледі.

Актінің айқындаушы бөлігінде – атқарылған жұмыстың мәні мен сипаты, белгіленген фактілер жазылады, тиісті деректер келтіріледі.

Актіде тұжырымдамалар, ұсынымдар, орындалуы тиіс іс-шаралар көрсетілуі мүмкін. Мәтіннің соңында қойылатын қолдардың алдында акті данасының саны мен олардың орналасқан жері туралы мәліметтер орналастырылады. Актінің даналар саны туралы белгіден кейін, оған қосымша (бар болған жағдайда) туралы белгі қойылады.

Актіге төраға және комиссия мүшелері, немесе актіні құрастырған тұлға (тұлғалар) қол қояды. Актіге қол қоятын тұлғалардың тегі әліпбилік тәртіппен көрсетіледі, лауазымдары көрсетілмейді.

Тұлғаларды актімен таныстыру қол қою арқылы жүргізіледі. Актінің мазмұнымен келіспейтін тұлға, өз пікірін білдіре отырып қол қоюға міндетті. Комиссия мүшесінің ерекше пікірі жеке парақта рәсімделіп, актіге қосымша берілуі қажет.

7. Анықтаманы дайындау мен рәсімдеу тәртібі
47. Анықтаманың мазмұны қандай да бір фактілер, оқиғалар және мәліметтер сипаттайтын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде рәсімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда рәсімделуі мүмкін.

Анықтаманың деректемелері:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) осы Үлгілік қағидалардың 18, 19-т. талаптары ескере отырып;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) күні;

5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);

6) шығарылған жері;

7) адресат;

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы;

11) келісу туралы белгі (кейбір жағдайда);

12) мөр бедері (қажет жағдайда);

13) орындаушы туралы белгі болып табылады.

Анықтама мәтіні бірнеше бөлімдерден тұрады, кестелерді, түсіндірме жазбаларды, сілтемелерді қамтиды, қосымшалары болады.

Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, жалақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегі, аты, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталуы тиіс. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.

Мұндай анықтаманың мәтінінде – «осы анықтама», «расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)» деген орамдар қолданылмауы тиіс.

Егер анықтамаға орындаушы қол қойса, онда «орындаушы туралы белгі» деректемесі көрсетілмейді.

8. Хатты дайындау мен рәсімдеу тәртібі
48. Сұрау салулар, хабарламалар, келісімдер, талаптар (рекламациялар), тапсырмалар, хабарлар, еске салулар, жауаптар, өтініштер, пікірлер, ұсыныстар (оферта), ескертулер, хабарлаулар, шақырулар, растаулар және басқалар хаттың мазмұны болуы мүмкін.

Ұйымның хаттары бланкіде:

1) жоғары тұрған ұйымдар тапсырмаларының орындалуы туралы жауап ретінде;

2) түрлі ұйымдар мен жеке тұлғалардың сұрау салуларына жауап ретінде;

3) бастамашылық хат ретінде;

4) әр түрлі құжаттарға ілеспе хат ретінде дайындалады.

Бланкіге кіретін деректемелерден басқа, хат жазған кезде келесі деректемелер рәсімделеді – адресат, тақырып, мәтін, қосымшалардың бар екендігі туралы белгі (егер олар болса), қолы, құжаттың орындаушысы туралы белгі.

Егер хат жауап хат болса, бланк деректемелерінде шығыс (индекс) және келіп түскен хаттың (бастамашылық) уақыты көрсетіледі.

Бір және одан көп ұйымдардың басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматтағы қағаздың парақтарында рәсімделеді. Бұл ретте, хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы мәліметтер «қолы» деректемесіндегі лауазымның атауына енеді.

Хатты келіскендігі туралы белгі ұйымда қалатын данасына қойылады. Мұндай хаттың даналарына да ұйым басшысы қол қояды.

Жауап хаттардың дайындалу мерзімі тапсырмаларды, сұрау салуларды орындаудың қазіргі мерзімі негізінде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешімімен, сондай-ақ белгіленген регламентке сәйкес белгіленеді. Бастамашылық хаттарды орындау мерзімдерін ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің басшылары анықтайды.

Хаттың мәтіні әдетте бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады.

Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесіз ескертулер, негізсіз хабарламалар және басқалар.

Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды екі бөліктен тұратын болса, бірінші бөлікте себебі, негізі немесе хат жасаудың негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады. Абзацтан басталатын екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.

Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды – айқындаушы) бас тарту хаттарында қолданылуы мүмкін.

Хаттарда баяндаудың келесі нысандары пайдаланылады:

1) көпше түрдің бірінші жағынан («ұсынуды сұраймыз», «Сіздерге .... жіберіп отырмыз»);

2) жекеше түрдің бірінші жағынан («жіберуді сұраймын», «қажет деп санаймын»);

3) жекеше түрдің үшінші жағынан («министрлік қарсы емес»).

9. Құжаттаманы басқару тәртібі,

құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар
49. Ұйымда құжаттар жасалған немесе алынған сәттен бастап олардың орындалғанға, жіберілгенге, істерді қалыптастырғанға және ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейінгі қозғалысы құжат айналымын құрайды.

50. Құжат айналымының көлемі бір ай, бір тоқсан, бір жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың және олардың көшірмелерінің жалпы санымен анықталады.

Құжаттар санын есепке алудың бір бірлігі ретінде көшірмелерін есепке алмағандағы құжаттың өзі алынады.

10. Кіріс құжаттарын өңдеу тәртібі
51. Ұйымға түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өтеді, алдын ала қаралады, тіркеледі, басшылықпен қаралады және орындаушыға жеткізіледі.

52. Құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

53. Кіріс құжаттарды бастапқы өңдеу салымдарды жеткізудің дұрыстығын және тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін тіркеу және оларды мақсаты бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.

БҚҚ қызметі құжаттар салынған конверттерді ашады, құжаттардың мақсаты бойынша жеткізу дұрыстығын, қаптамасының бүтіндігін тексереді.

Егер құжат түгел болмаса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағының төменгі жиегіне, сондай-ақ ТБН-ге тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі – БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі – құжатты орындаушыға беріледі.

Жөнелтушінің мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған күнін конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ тұлғаға қатысты жеке құжаттар келіп түскенде олар жойылмайды.

«Жеке өзіне» белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар почта бөліміне қайтарылады.

Келіп түскен (тіркелетін) құжаттарға келіп түскен күні көрсетіліп, ұйымның тіркеу мөртабаны қойылады.

54. Келіп түскен құжаттар ұйым басшылығының міндетті түрде қарауын талап ететіндерге және мұны талап етпейтіндерге бөлінеді. Басшылықтың міндетті түрде қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыға жолданады.

55. Құжаттарды алдын ала қарау, олардың мазмұнын, авторлығын, ұйымда белгіленген міндеттердің бөліну негізіне қарай қойылатын мәселелердің күрделілігі және жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.

56. Басшылықтың міндетті түрде қарауына Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымдардан, жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.

57. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау салулар) ұйымға келіп түскен күні бір орталықтан есепке алынады және ТБН-де тіркеледі.

Лауазымды тұлғалардың жеке және заңды тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштері де жалпы құжаттардан бөлек орталықтандырылып тіркелуі тиіс.

58. Жеке тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері автор тегінің бастапқы әріпінен, ТБН-нің реттік нөмірінен және «ЖТ» әріптік индексінен тұрады.

Заңды тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері өтінішке қол қойған лауазымды тұлға тегінің бастапқы әріпінен, ТБН-нің реттік нөмірінен және «ЗТ» әріптік индексінен тұрады.

Жасырын өтініштің тіркеу нөмірі «ЖӨ» әріптік индексінен және ТБН-нің реттік нөмірінен тұрады.

59. Күнтізбелік бір жыл ішінде өтініш қайталанып түскен жағдайда «екінші», «үшінші» және тағы солай көрсетіліп, алғашқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал ТБН мен ЭТБК-да алғашқы құжаттың нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында және ТБН мен ЭТБК-да «Қайталанған» белгісі қойылады. Қайталанып түскен өтініштерге алдыңғы өтініштерді қарау материалдары қоса беріледі.

Бір тұлғаның бір мәселе бойынша бұрынғы өтініші бойынша қабылданған шешімге шағымданған, бұрын жіберілген өтінішінің уақтылы қаралмағаны туралы хабарланған, егер ол келіп түскен уақытынан бастап белгіленген қарау мерзімі өтіп кеткен болса, бірақ өтініш беруші жауап алмаса, бұрынғы өтінішті қарау және шешу кезіндегі басқа кемшіліктер көрсетілсе, кемінде екі рет түскен өтініші қайталанған деп есептеледі.

60. Бір тұлғаның бір мәселе бойынша әртүрлі адресаттарға жолдаған және қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы қойылатын реттік нөмір қосылып, бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады.

61. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сұрыптау жүргізіледі. БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы Үлгілік қағидалардың

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.

62. Тіркелетін құжаттар ТБН-ге тіркеуге алынғаннан кейін ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына шешім қабылдау үшін беріледі.

Келіп түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған жағдайда құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімнің) басшы қарағанға дейін орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға рұқсат етіледі.

63. Ұйым (құрылымдық бөлім) басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда бұрыштаманың мазмұны ТБН енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға қол қойып алу арқылы беріледі.

Орындалуы ведомствоға қарасты ұйымдарға (ұйымға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімдерге жүктелген құжаттың көшірмелері ТБН-дегі тиісті белгімен оларға бір мезгілде тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі.

Келіп түскен жеделхаттар күні мен қабылданған уақыты жазылып, қол қойылып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылыққа және орындауға беріледі.

Келіп түскен телефонограмманың мәтінін қабылдушы жазып алады (басып шығарады), тіркейді және жедел түрде жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдау кезінде мәтіннен басқа келесі деректемелерді-жіберушіні, құжат түрінің (телефонограмманың) атауын, күнін, индексін, құжатқа қол қойған тұлға лауазымның атауын, аты-жөні мен тегін жазып алу қажет. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған тұлғалардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты және минуты көрсетіледі.

64. Мәселелерді шешу кезінде орындаушы қосымша құжаттар жасамай құжатқа және ТБН-ге - құжаттың келіп түскен күні (егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде аралық пайда болса), аралық орындау күні (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалар), түпкілікті орындаудың күні мен нәтижелері туралы белгі қояды.

66. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірмей, жеделхаттар мен телефакстер кідірмей жіберіледі.

Орындалған құжаттардың түпнұсқалары жолданған құжатпен бірге негізгі орындаушылары болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес істерді қалыптастыратын құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомствоға қарасты ұйымдарға беріледі.

67. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда құжаттың бірінші парағының мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы бұрышына қайтару туралы мөртабан немесе белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де жасайды.