Управление архивов и документации Акмолинской области

МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ

1. Құжаттардың мазмұны мен жағдайына байланысты ҒАА негізгі түрлері..….4-5

1.1. Құжаттардың, істердің тізімдемесі....……………………………………………5

1.2. Каталог...........................……………………………………………………….......5

1.3. Ақпар-кітапша..……………………………………………………………….....5-6

1.4.Көрсеткіштер…………………………………………………………………….....6

1.5. Шолулар..………………………………………………………………………......6

2. Құжаттарға ҒАА құрастыру (сипаттау)..............................................................6

2.1. Құжаттар мен істердің тізімдемесі.......................................................................6-7

2.2. Іске тақырыб құрасты…………………………………………...........................7-9

2.3. Құжаттарды даталау тәртібі..................………………………………………..9-10

2.4. Құжаттар мен істердің тізімдемелерін құрастыру тәртібі.………………….10-12

3. Каталогті құрастыру реті..........…………………………………………………....12

3.1. Каталогтау жүргізу.......................…………………………………………….12-13

3.2. Каталогтау жүйесін құрастыру...........……………………………………...........13

3.2.1. Жүйелі каталог және оған тақырыптық көрсеткіш……………………….13-14

3.2.2. Тақырыбтық каталог……………………............……………………………....14

3.2.3. Географиялық каталог …………………………………………………......14-15

3.2.4. Пәндік-тақырыбтық каталогтар....………………………………………….15-16

3.3. Каталогтау үшін құжаттарды табу мен іріктеу......………………………….16-18

3.4. Каталог карточкаларында олардың мазмұнын сипаттау…………………….....18

4. Ақпар-кітапшаны құрастыру тәртібі..………………………………………….18-19

4.1. Мұрағат қорлары бойынша ақпар-кітапша......................................................19-20

4.2. Қордың сипаттамасы..................................………………………………........20-24

4.3. Аннотацияланбаған қор тізімі....................................……………………….........25

5. Көрсеткіш құру тәртіб.................................………………………………….....25-26

5.1.Сипаттамалық мақала көрсеткіші …………………………………………….26-27

5.1.1. Тақырыбтық көрсеткіш...........……………………………………………........27

5.1.2. Атаулы көрсеткіш.…………………………………………………………........27

5.1.3. Хронологиялық көрсеткіш...………………………………………………........27

6. Шолуларды құрастыру тәртібі..........…………………………………………........28

6.1. Мұрағат қорының шолуларды құрастырудағы жұйесі.………….................28-29

Қосымша № 1..…………………………………………………………………….......30

Қосымша № 2……………………………………………………………………....31-32

Қосымша № 3………………………………………………………………………....33 Қосымша № 4………………………………………………………………………....34

Қосымша № 5………………………………………………………………………....35

Қосымша № 6………………………………………………………………………....36

Қортынды …………………………………………………………………………......37

Қолданылған әдебиеттер....................……………………………………………......38

Қысқартылған сөздер тізімі....…………………………………………………….....39

Кіріспе

1.1. Құжаттардың, істердің тізімдемесі

1.2. Каталог

1.3. Ақпар-кітапша

1.4.Көрсеткіштер

1.5. Шолулар

2.1. Құжаттар мен істердің тізімдемесі

2.2.Іске тақырыб құрасты

2.3.Құжаттарды даталау тәртібі

2.4.Құжаттар мен істердің тізімдемелерін құрастыру тәртібі
3. Каталогті құрастыру реті

3.1. Каталогтау жүргізу

3.2. Каталогтау жүйесін құрастыру

3.2.1. Жүйелі каталог және оған тақырыптық көрсеткіш

3.2.2. Тақырыбтық каталог

3.2.3. Географиялық каталог

3.2.4. Пәндік-тақырыбтық каталогтар

3.3. Каталогтау үшін құжаттарды табу мен іріктеу

3.4. Каталог карточкаларында олардың мазмұнын сипаттау
4. Ақпар-кітапшаны құрастыру тәртібі

4.1. Мұрағат қорлары бойынша ақпар-кітапша

4.2. Қордың сипаттамасы

4.3. Аннотацияланбаған қор тізімі

5.1.Сипаттамалық мақала көрсеткіші

5.1.1. Тақырыбтық көрсеткіш

5.1.2. Атаулы көрсеткіш

5.1.3. Хронологиялық көрсеткіш
6. Шолуларды құрастыру тәртібі

6.1. Мұрағат қорының шолуларды құрастырудағы жұйесі

Қортынды

Қолданылған әдебиеттер

Қысқартылған сөздер тізімі

Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаттық қорының құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесін даму мен жетілдіру бойынша әдістемелік ұсыным
Кіріспе

Еліміздің экономикалық саласындағы түбегейлі өзгерістер, қызметінде мемлекеттік сақтауға беруге жататын құжаттары туындайтын, бірқатар жаңа ұйымдардың пайда болуына әкеледі. Құжаттар, сонымен бірге ерекше құнды құжаттар да мемлекеттік мұрағатқа мемлекеттік сақтауға ретті қалыпта ғылыми-анықтамалық аппаратқа сәйкес беріледі.

Осы әдістемелік ұсынымда құжаттармен жұмыста мәні мен рөлі маңызды ғылыми-анықтамалық аппарат туралы ақпарат берілген, әрине бұл мұрағаттық құжаттардың маңызының артуына және біздің қоғамымыздың өткенге, оның рухани және мәдени мұрасына қызығушылығына байланысты.

Қазіргі кезеңде ақпараттық технологияның белсенді даму үрдісі жүріп жатыр, яғни «ақпараттық қоғам» құрылуда. Осыған байланысты мұрағат негіздерін пайдалану интенсивтілігі, Қазақстан Республикасы бойынша мұрағат мекемелері құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы, қоғамның кең ауқымда хабарлылығына тікелей байланысты.

Қазіргі уақытта мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесінің дамуы мен жетілдіруі мұрағаттық негіздердің сақталуын қамтамасыз етуге, тұтынушыларға ақпаратты қызмет көрсетудің тиімділігі мен сапасының көтерілуіне мақсатталған, соған байланысты мұрағат мекемелерінің ғылыми-анықтамалық қызметін ұлғайтуға көп мүмкіншілдіктер ашылып жатыр.

Осы жағдайда ғылыми-анықтамалық аппарат құжаттарын мұрағаттың тіркелген құжаттарымен, өзара байланыста қолданудың тиімділігі мен рөлі зор.

Ғылыми-анықтамалық аппарат – мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы бір тұтас ғылыми-әдістемелік негізде құралған өзара байланысты және өзара толықтыратын мұрағаттық анықтама кешені. Ғылыми-анықтамалық аппаратты құру бір талаптар мен құрастыру ұстанымдарына негізделген, мемлекеттік мұрағаттар мен ұйымдардың іздестіру және есептік – анықтама аппараттарының ізбасарлығы негізінде жүзеге асырылады.

Ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы ұйымның мұрағаты және құжаттардың құрамы мен мазмұны, көлемі, іздеудің мәні мен міндетімен, сонымен қатар қолдану интенсивтілігіне байланысты анықталады.

Мұрағаттық анықтамалар негізгі (тізімдеме,ақпар-кітапша, каталог) және көмекші (көрсеткіштер, шолулар) болып бөлінеді.

1. Мұрағаттық тізімдемелер

2. Каталогтер

3 Ақпар-кітапшалар

4. Көрсеткіштер

5. Шолулар

Істердің тізімдемесі –сақтау бірлігі/есеп бірлігі тақырыптарының жүйеленген тізбесі мен істердің құрамы мен мазмұнын ашуға, олардың қордың ішінде жүйелеуін бекітуге, сонымен қатар істі есептеуге арналған мұрағаттық анықтама. Істердің тізімдемесі ішінде ақпаратты іздеуді жеңілдету үшін олар әдейі анықтамалық аппаратпен жабдықталады. Іс тізімдемесі анықтамалық аппаратына: титулдік парақ, мазмұны, алғы сөз (қорқұрастырушының және қордың тарихы туралы қысқа мәлімет, сонымен қатар қор құжаттарының құрамына қысқаша аннотация болады), тізімдемедегі пайдаланылған қысқартылған сөздер мен сөз тіркестерінің тізімі (қажеттілігі болса), мұрағаттық шифрлардың ауысқан кестелері (тізімді қайта істегенде); көрсеткіштер.

Каталог – құжаттық ақпараттың белгілі сызба, топтастыруына сәйкес орналасқан мұрағаттық қордың мазмұны туралы мәліметтер, құжаттар пән бойынша (тақырып бойынша, сала бойынша) топтастырылған қораралық мұрағаттық анықтама.

Жүйеленген түрдегі мұрағат қоры туралы мәліметті құрайтын және тұтынушының, оның құрамы және мазмұнымен танысуына арналған мұрағаттық анықтама - ақпар-кітапша деп аталады. Ол анықтамалық аппарат пен мұрағаттық қор деңгейіндегі сипатталған мақалалардан тұрады. Ақпар-кітапшаның қорлары бөлек те топпен де сипатталанылады. Әдетте сипаттамаға қордың атауы, қорқұрастырушы туралы қысқаша анықтамасы бар құжаттың шеткі күндері кіреді. Басты бөлім – аннатацияларымен құжаттардың тізімі. Құрастырылған сипаттама бұл қордағы құжаттардың зерттеуге көмектесуін бағалауға мүмкіншілік береді.

Ақпар-кітапшаның соңында әдетте аннатациясыз қорлардың тізімі болады.
1.4. Көрсеткішер

Көрсеткіштер – олардың мұрағаттық шифрлары көрсетілген, мұрағат құжаттарында айтылатын заттардың алфавиттік , жүйелік немесе басқа да сипаты бойынша жасалған аттары (атаулары) бар мұрағаттық анықтама.

Құжаттардың шолулары – әдетте олардың деректанулық талдауымен мұрағаттық құжаттардың жеке кешендері сипатталатын мұрағаттық анықтама түрі. Мұрағаттың қарауымен жасалуы мүмкін. Шолу жеке қорға немесе қандай да бір тақырыпқа арналған болуы мүмкін.

Құжаттардың барлық түрлеріне құжаттар мен істердің тізімдемесі маңызды есеп анықтамасы болып табылады. Олар тек құжаттардың санын есептеуге ғана емес, құжаттарды пайдаланғанда құжаттың мазмұны туралы, оның құндылығын сараптағанда, қандай құжаттың барын тексергенде және жұмыстың басқа да түрлерінде ақпарат алудың негізгі көзі болып табылады.

Тізімдемеде сақтау бірліктері, есеп бірліктері олардың жүйеленген реттік есептеу нөміріне сәйкес есептеледі.

Басқару және ғылыми-техникалық құжаттар, жеке құрам бойынша құжаттар, фото, фоно және бейне құжаттар, машина оқитын (электрондық) белгілі түрдегі құжаттар қор ұйымдастырғанда негізінен жеке тізімдермен есептеледі. Тек жеке тектің құжаттарын тізімдемелегенде ғана құжаттар қағазда да, дыбыс-бейне (көлемдері көп болмаса) түрінде де болады.

Мемлекеттік мұрағаттарда тізімдемелер - келіп түскен тізімі жоқ құжаттарға және сапасыз тізімдемелерді қайта өндеу үрдісінде жасалады.

Мемлекеттік мұрағатта, екеуі жұмысқа және біреуі бақылауға, үш дана тізімдеме болуы керек. Бақылау данасы құжаттарға орталықтандырылған есеп жүргізетін мұрағат бөлімінде, ал жұмыс даналары оқу залындағы сақтау орындарында болады.

Істі тізімдемелеуге іске тақырып құрау, құрылымдық бөлімінің атын, іс жүргізу нөмірін, істегі құжаттардың шеткі күнін, істегі беттердің санын, істің мұрағаттық шифрын анықтау кіреді. Осы мәліметтер карточкаға енгізіледі. Әрбір карточка, істің қорда және тізімде бір жолата жүйеленгеніне дейін уақытша жұмыс нөмірі болатын, істің мұқабасына қарындашпен жазылатын, реттік нөмір алады. Жүйелену біткеннен кейін карточкадағы барлық мәліметтер тізімге және істің мұқабасына көшіріледі.

Тізімдегенде мекеменің тәжірибелік іс-әрекетінде қолданылатын ресми және жалпы қабылданған қысқартулар пайдаланылады. Мемлекеттік мұрағатта құжаттарды тізімдегенде пайдаланылатын қысқартулар тізімі құрастырылады. Өздігінен қысқартулар жасауға жол берілмейді.

Тақырып істің құжаттарының құрамын және негізгі мазмұнын қысқа қорыту түрінде көрсету керек. Тақырыпты құрастырғанда істің мазмұнына байланысты жеке саралау жүргізіледі.

1) мұрағат құжаты туралы анықтамалық деректер. Мұрағат құжаты туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр элементтерінен (қор нөмірлері, құжаттар, істер тізімдемелерінің нөмірлері, сақтау бірліктері/есеп бірліктері нөмірлері, парақ нөмірлері), мұрағат құжатының көлемінен (парақ сандары), жасау күнінен тұрады;

2) түпнұсқа (көшірме) екенін көрсету;

3) тасымалдағыш түрі (немесе қайта шығару тәсілі)

4) пайдалану және қол жеткізу шарты. Мұрағат құжаттарына қол жеткізу мен пайдалану шартына қорқұрастырушының немесе Қазақстан Республикасы заңнамасында белгіленген пайдалануға қол жеткізу мен шектеулер туралы мәліметтер, сонымен қатар оларды ерекше құнды құжаттар қатарына жатқызуға, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық қазына обьектісіне және физикалық хал-ахуалын қанағатсыз жағдайдағы; пайдалану қорының барлығы туралы, мұрағат құжатының тілі мен сыртқы ерекшеліктері туралы; ол туралы ақпарат ҒАА жүйесіне кіргені туралы мәліметтер кіреді.

ҒАА құрғанда мұрағаттық анықтамалардың тізімдемелік мақалаларын құрастыруға қойылатын жалпы талаптары ғана емес, олардың әрбір түрі мен типін дайындау ерекшеліктері де есептеледі.

Сақтау бірлігінің тақырыбын құрастырғанда оның қалыптасу негізіне қандай элементтер мен олардың байланысы салынғанын есепке алу керек, соған сәйкес оның тақырыбы тұжырылымдалады. Осыған байланысты:

1) сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алысу, құжат, реестр, альбом, журнал, кітап және басқа) немесе сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын құжаттың түрі (түрлері) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, актілер, естеліктер, романдар, жазба кітапшалар және сол сияқтылар) тақырыптың басында көрсетіледі;

2) бір сұрақ бойынша іс жүргізудің дәйектілігімен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа да істердің тақырыбы «іс» деген сөзден аяқталады.

3) іс жүргізудің дәйектілігімен байланысты емес, бір сұрақ бойынша құжаттары бар сақтау бірліктері «құжаттар», деген сөзден басталады да, тақырыптың соңында құжаттың негізгі түрі көрсетіледі. «Құжаттар» деген терминмен қандай да бір жалпылама құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға), бір тұлғаға қатысты құжаттар түрінің қосымша-құжаттары да көрсетіледі.

4) Егер сақтау бірлігі хат алысу болса, тақырыпта тілшілердің ресми атаулары мен хат алысу мәселесі жазылады.

Бірыңғай тілшілермен хат алысу жүргізгенде, тақырыпта тілшілердің жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

Мысалы: Ақмола облысының мемлекеттік мұрағаты қызметінің негізгі мәселелері бойынша Ақмола Әкімі аппаратымен, мұрағаттар мен құжаттама басқармасымен хат алысу.

5) Бір түрлі ұйымдастыру-өкімдік құжаттар сақтау бірлігінің тақырыбын құрастырғанда, тақырыпқа олардың қысқаша нөмірі қойылған құжаттың көпшіл түріндегі атауы жазылады.

6) Істің түрін не құжаттың түрін көрсеткеннен кейін тақырыпта іске кіретін құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттардың авторы ұйым болса,оның қызметінде жиналғаністің тақырыбына ұйымның атауы түсіріліп қалады немесе оның жалпы атау түрі (комитет, сот, комиссия және сол сияқты) жазылады.

7) Құжаттардағы берілген уақиғаларға қатысты даталар, егер нақты даталау уақиға мен дәйектердің арасындағы тарихи байланысты көрсететін болса және құжаттың мазмұнын нақтылы түсінуге қажет болса, тақырыпқа енгізіледі.

8) Егер іс бір құжаттан тұратын болса, тақырыпта құжаттың түрі, кімнен шыққаны, кімге жіберілгені, оның мезгілі мен қысқаша мазмұны көрсетіледі.

9) Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінде, тақырыпта, жоспардың құрастырылған жылы, не есептің құрастырылған жылы көрсетіледі.

10) Статистикалық есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыптары, статистикалық есептер формаларының нөмірлерін көрсетумен құрастырылады.

11) Егер іс бірнеше томнан тұратын болса, барлық томдарға жалпы тақырып, сосын (қажеттілік болса) әрбір томға жеке нақты мазмұн жасалады, соңғы томда «соңғы» сөзі қосылады.

Сондай Том 2, соңғы.

Істі құрайтын құжаттардың соңғы күнін тапқанда, келесілер есте болуы керек:

1) істің басқы датасы болып, ең ерте құралған құжаттың датасы, ал соңғысы – ең соңғы құжаттың датасы болып саналады;

Мысалы: сараптау комиссиясы мәжілісінің хаттамасы 01 қаңтар 2013жыл

01 желтоқсан 2013 жыл

3) бағдарламалар, жоспарлар, шығыс сметалары, штат кестелері, есептер және сол сияқты құжаттардың соңғы датасы қойылмайды;

4) егер істе қосымша-құжат бірінші құжаттан ерте даталанса, олардың датасы жаңа жолдан « .... жылдың құжаты бар» деп жазылады.

5) егер іс кітап не журнал болса, олардың шеткі даталары бірінші және соңғы жазбалар болып табылады;

6) егер іс түпнұсқа жасалғаннан немесе қорқұрастырушының жұмыс үшін алған (мысалы редакцияның мұрағаттық қорларынан, түрлі комиссиялардан және сол сияқтылардан), әлдеқайда кеш көшірме құжаттарынан болса, шеткі даталар көшірме жасаған дата болып табылады (түпнұсқалардың датасы тақырыпта беріледі);

7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталса, онда үш дата анықталады: істі бірінші ұйымның іс жүргізуінде бастаған күні, екінші ұйымға келіп түскен датасы және кейінгі ұйымның іс жүргізуінде бітірген күні (алғашқы екі дата бөлшек түрінде беріледі)

8) істерде революцияға дейінгі және кеңес кезеңіндегі құжаттар болса, шеткі даталарға негізінде екі кезеңнің де даталары кіреді;

9) Даталарды белгілегенде алдымен күні, сосын айы және жылы көрсетіледі.

Даталарды құжаттардың өздері даталанған стилімен (басқа стилге ауыстырмай) көрсету керек. Мыналардан басқа:

1) ескіні жаңа стилге, яғни 1918 жылдың 14 ақпанынан 1 шілдесіне дейінгі көшіру мезгіліне жататын, екі даталау, алдымен жаңа стил бойынша, одан кейін жақшада ескіше берілетін құжаттары бар істер;

2) ескіні жаңа стилге ауыстырғанға дейінгі құжаттары бар және халықаралық маңызды уақиғаларға қатысты істер ескі стилмен белгіленеді де соңынан жақшада жаңа дата беріледі.

Егер құжаттың мазмұнын талдау негізінде, істің толық датасы не бөлек элементі шамамен анықталса, ауытқу шегі жазылады да, дата мен бөлек элементтері шаршы жақшаға алынады. Растығы анық емес толық және бөлек элементтері сұрақ белгісімен белгіленеді.

Құжаттар мен істердің тізімдемесі (сақтау бірлігі/есеп бірлігінің мазмұны мен құрамын ашуға, оларды қор ішіндегі есеп пен жүйелеуге бекітуге арналған мұрағаттық анықтама) сақтау бірлігі/есеп бірлігінің тізім мақалаларынан, куәлаушы-парақ, қорытынды жазбадан және тізімдемеге анықтамалық аппаратынан тұрады.

Құжаттар, істер тізімдемесі анықтамалық аппаратына мыналар кіреді:

1) Мұқаба парақ. Істің мұрағаттық тізімдемесінің мұқаба парағында келесі деректер жазылады:

мұрағаттың толық атауы;

құжаттардың хронологиялық дәйектілікпен мұрағаттық тізімдемеге кірген кезіне қатысты өзгертулерімен және барлық атауларының қысқартуларымен (дөңгелек жақшада) қорқұрастырушының–ұйымның ресми атауы түрінде жазылатын мұрағаттық қордың атауы;

мұрағаттық қордың нөмірі;

мұрағаттық тізімдеменің нөмірі (мұрағаттық қордың парағы бойынша);

мұрағаттық тізімдеменің атауы;

мұрағаттық тізімдемеге енгізілген шеткі даталар.Егер мұрағаттық тізімдемеге үзіліспен, бірнеше жылдың құжаттары енгізілсе, онда мұқаба бетке құжаттары бар жылдар ғана жазылады;

2) Мазмұны (мазмұн). Істің мұрағаттық тізімдемесі мен анықтамалық аппаратының мазмұны (мазмұнында) тарауында: алғы сөз, мұрағаттық тізімге енгізілген барлық тараулардағы, тараушалардағы, және істің шағын топ атауларындағы қысқартулар, сілтемелер, шифрлардың ауысу кестесі беріледі, әрбір атаудың қарсысына тізімдеме парағының сәйкес нөмірі жазылады. (қосымша № 1)

3) Алғы сөз. Алғы сөз құжаттың, істің әрбір тізімдемесіне, не жалпы мұрағаттық қордың барлық тізімдемесіне құрастырылады. Алғы сөзде қор құжаттары және заң шығару көздеріне міндетті сілтемелерімен қор құрастырушының қысқаша тарихы беріледі. (қосымша № 2)

Егер олардың ішіне кіретін мұрағаттық қорлар бір мұрағаттық тізімдемеге жазылса, қосылған мұрағаттық қордың мұрағаттық тізімдемесіне жалпы алғы сөз құрастырылады. Сонымен қатар қосылған мұрағаттық қорға кіретін бөлек мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемесіне алғы сөз құрастырылады. Бұл жағдайда жалпы алғы сөзге, қосылған мұрағаттық қорға және оның бөлек мұрағаттық қорларына және олардың мұрағаттық тізімдемелеріне қатысты жалпы мәліметтері кіреді. Бөлек мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемелерінің алғы сөзінде осы мұрағаттық қорларға қатысты мәліметтер ғана алынады және жалпы алғы сөзге сілтеме беріледі.

Қор құрастырушы – ұйымның тарихына арналған алғы сөздің бірінші бөлігінде, төмендегілер қысқаша беріледі:

Қор құрастырушы – ұйым қызмет еткендегі және пайда болғандағы тарихи жағдай;

Қор құрастырушы– ұйымның нормативтік құқықтық актілерге сілтемелер мен құрылған датасы, сонымен бірге ізашар-ұйымның атауы, қор құрастырушы– ұйымның бағыныстылығы;

қор құрастырушы– ұйымның қызметі, құрылымы және құзыры;

қор құрастырушы– ұйымның ведомостволық бағыныстылығы, құрылымы және атауының өзгеруі және оны тудырған негізгі себептерін көрсету;

Қор құрастырушы–ұйымның нормативтік құқықтық актілерге сілтемелермен тарату датасы, сонымен бірге олардың қызметін жалғастыратын ұйымның атауы;

Мұрағаттық қордың тарихы мен жағдайының сипаттамасында төмендегілер көрсетіледі:

істің мұрағатқа түскен уақыты мен, мұрағаттық тізімдемедегі құжаттардың толықтығы;

осы мұрағаттық қорға бейінді құжаттардың, басқа мұрағаттық қордың құрамында бар болуы туралы, олардың атауы мен нөмірі көрсетілген мәлімет;

мұрағаттық қордың хронологиялық шекарасынан шығатын істердің бар болуы. Оның ішінде, көрсетілген істер бар, ізашар-ұйымның мұрағаттық қорының немесе осы ұйымның жекелеген қызметтерін орындаған заңды мұрагер мен ұйымдар атауы мен нөмірлері беріледі;

мемлекеттік мұрағатта жүргізілген құжаттардың тізімі, мұрағаттық тізімдемелерді қайта өндеу немесе жетілдіру, осы жұмыстардың қажеттілігін тудырған себептері көрсетілген туралы мәлімет (қосылған мұрағаттық қорларды құрастыру, құжаттар қорын қайта құру және басқа да себептер).

Мұрағаттық тізімдемеде істің мазмұны мен құрамын қысқаша сипаттауда, құжаттардың түрлері мен түрлілігіне және олардың мазмұнына қарай да көбіне тұрпатты іс топтары белгіленеді.

Алғы сөзде істердің қалыптасуының негізгі принципі, құжаттардың мазмұның ашу тәсілдері, істерді рәсімдеу мен тізімдеу ерекшіліктері көрсетілуі керек. Сонымен бірге жүйелеу схемасын жаңғыртпай мұрағаттық тізімдемені құрастыру принципі, бірнеше жылдық құжаттары бар істерді жүйелеу ерекшіліктері көрсетіледі.

Алғы сөздің қорытыңды бөлігі мұрағаттық тізімдемеге анықтамалық аппараттың сипаттамасынан, оны құрастарудың негізгі принципінен және оларды пайдалану тәртібі туралы нұсқаудан тұрады.

Алғы сөзге құрастыру күні көрсетіліп, құрастырушының қолы қойылады.

Қысқарту тізімдері. Қысқарту тізімдерін тағайындау – істердің мұрағаттық тізімдемелерін сипаттау тәсілдерін бір ыңғайлау және анықтамалық аппаратта олардың көлемін азайту. Қысқарту тізімі тізімдемеде қысқартылған сөздер пайдаланылса ғана жасалады. Қысқарту алфавиттік тәртіпте сол жағында қысқарту, сызықша, толық жазылуы болып орналасады. Тізімге жалпы қабылданған қысқартылған сөздер кірмейді. Өздігінен қысқартулар жасауға жол берілмейді.

Парақтар саны: Құжаттардың орналасу тәртібін бекітуге және олардың парақтарын сақтауды қамтамасыз ету үшін істегі барлық парақтар нөмірленуі керек. Бөлек парақта іске куәландырма жазба құрастырылады, куәландырма жазбамен парақтар, сондай-ақ таза парақтар нөмірленбейді.

Істің карточкасында және мұқабасында парақ сандары куәландырма жазбаның негізінде, істің пайда болу жылынан немесе құжаттардың шеткі даталарынан кейін жаңа жолдан жазылады.

- желімделген парақтардың нөмірлері;

- құжаттар мен фотосуреттер жабыстырылған парақтар нөмірлері;

- ірі форматты парақтардың нөмірлері;

- ішіне салынған конверттердің нөмірлері мен олардағы парақ саны;

- дербес нөмірлері мен парақ сандары бар құжаттар атауы;

- істің физикалық жағдайы;

- істің арнайы (қалдырылған) парақтар нөмірі;

Егер іс парақтары жалпы нөмірленген болса, бірақ бір бөлігі рим сандарымен ал келесісі араб сандарымен нөмірленсе, куәландырма жазбада парақтардың жалпы саны көрсетіледі. Егер істің бір бөлігі парақтармен, ал келесісі беттермен нөмірленсе және осы нөмірлегенді сақтау керек болса, куәландырма жазбада аралас нөмірлеу, мысалы: 42 парақ + 5 бет деп көрсетіледі. Істегі құжаттардың ішкі тізімдемесінде парақтар саны (+) белгісі арқылы, істегі парақ санын көрсеткеннен кейін белгіленеді (қосымша № 3).

Істің мұрағаттық шифры: Істің мұқабасында арнайы мөртабанмен мұрағаттық шифр қойылады. Ол мұрағаттың атауынан, қордың нөмірінен, тізімдеменің нөмірінен, және істің тізімдемесінің реттік нөмірінен тұрады.

Мұрағаттық шифр мұқабаға істі толық жүйеленгеннен кейін, істің мұқабасына тізімдемені бекіткеннен кейін қойылады (қосымша № 4).

Каталогтау үшін қор таңдағанда мыналарды есепке алу керек:

• 
  құжаттарды пайдалану қарқындылығы мен болашағы;
  
• 
  мұрағаттың ҒАА жүйесінің толық және оның бөлек элементтерінің жағдайы мен құрамы.
  

Мәліметтерді іріктеу сапасы каталогтің тарауларының толықтығын, қандай болмасын тарихи деректер мен уақиғаларды қамту дәрежесін анықтайды.

Нысаналы каталогтауға жиі іздеп табуға қажеттілік тудыратын, мазмұны істің тізімдемесінде ашылмайтын, қаулы, өкім, бұйрықтар, ережелер, хаттамалар және басқарушы, әкімшілік-ұйымдастырушы құжатардың басқа да түрлері жатады.

Сонымен бірге каталогтау - бұл тек құжаттардан мәлімет іріктеу емес, істерді тематикалық әзірлеу, әріпсандау, каталогке карточкаларды жүйелеу мен енгізу бойынша жұмыстардың жиынтығы екенін ұмытпау керек.

Каталог – ақпаратты бөлек құжаттарға емес, пән бойынша (тақырып, сала бойынша) топтасып, каталогтің бөлінуін тудыратын мұрағаттық анықтамалардың тұрпаты.

Топтастыру схемасында бекітілген, ақпараттың топтасу принципіне байланысты, каталогтер жүйелеу, тақырыптық, пәндік, немесе атаулық болуы мүмкін. Әр түрлі нысаналы бағытқа ие болғанымен, олар бір тұтас жүйені құрайды.

Әр түрлі өзара байланысты және өзара толықтыратын каталогтардың жиынтығы мұрағат каталогінің жүйесін құрайды. Каталогтың құрастыру схемасына байланысты, жалпы құрылым мен негізгі бөлімшелері құрылатын каталогтар, жүйелі, пәндік-тақырыптық немесе пәндік болуы мүмкін. Жүйенің негізі жүйелік каталог болып табылады.

Мемлекеттік мұрағаттың каталог жүйесіне қойылатын негізгі талаптар келесілер:

- олардың мақсатқа сай арнайы каталогтардың құрастыру принципінің сәйкестігі;

- ақпараттық іздеудің әртүрлі қолайлы аспектілерін қамтамасыз ететін, каталогтардың тиімді құрылымы;

- жүйенің түрлі каталогтарында ақпараттарды топтастастыруда қатарласу мүмкін емес;

- қажетсіз дубляж бен қайыра сілтеме карточкалар және сілтемелерді кең көлемде қолдану мүмкін емес.
3.2.1. Жүйелік каталог және оған тақырыптық көрсеткіш

Жүйенің орталық элементі құжаттардың жүйелік каталогы болып табылады. Құжаттардың мазмұнына мәліметтері ірі топтасуы ретінде логикалық дәйектілікпен орналасқан қоғамның қызметі мен білім салалары беріледі. Жүйелік каталог қорытудың түрлі деңгейінде (соның ішінде жүйенің басқа каталогтарына қайыра көрсеткіш деңгейіне және мұрағаттық ҒАА жүйесі анықтамаларына), мұрағаттың барлық құжаттық кешені туралы мәліметтерді құрайды. Мазмұнының осындай кешендік сипатына және құрылыстың логикалық құрылымының арқасында жүйелік каталог білім салалары және қоғам қызметі бойынша толық ақпарат, деректі материалдарда бекітілген уақиғалар мен құбылыстар арасындағы байланысты жаңғырта алады.

Бірақ жүйелік каталогтың ақпараттық кешенді сипаттамасы, жіктеудің жүйелік ерекшеліктері, ақпараттың мәселелерін іздеу міндеттерін қанағаттандырғанымен, нақты сұрақ немесе бөлек нысандар бойынша ізденуді қиындатуы мүмкін. Жүйелік каталогтың тақырыптық көрсеткіші каталогтағы тақырыптардың алфавиттік реттігі, негізгі түсінігінен және оларға сәйкес жүйелік каталогтың әріпсанынан тұрады. Тақырыптардың көрсеткіш алфавиттік-тақырыптық сілтеменің негізінде ұйымдастырған орынды.
3.2.2. Тақырыптық каталогтар

Жүйеге кіретін тақырыптық каталогтар тапсырылған арнайы бағытта нысаналы белгілеумен шектелген ақпараттарды іздеуге арналған. Тақырыптық каталогтардың ішінде атаулық және географиялық каталогтарды бірінші айтуға болады.

Атаулық каталог - жіктеудің негізі жеке адам тегі болатын, тақырыптық каталогтың бір түрі. Ондағы каталог карточкалары бір тұтас кешенге шоғырланады және тектің алфавиттік ретімен жүйеленеді. Карточкалардың әрі қарай орналасу кезегі әр түрлі болуы мүмкін. Ақпараттарды тақырып бойынша жіктейтін, яғни логикалық құрылым бойынша құрылған, кейбір мемлекеттік мұрағаттарда кездесетін атаулық каталогтар, атаулық және жүйелік каталогтардың ақпараттарын топтастыруда қатарласуға әкеледі. Тұлғалар туралы мәліметті «Есімнама» тарауына немесе жүйелік катлогтың тақырыптық тарауына кіргізу каталогтар жүйесінің талаптарын қанағаттандырмайды, себебі бұл атаулық аспектіде ақпараттарды іздеуді қиындатады, ал кейбір жағдайда ақпараттарды іздеу мүмкін емес. Бірақ бұл жетіспеушілікті жүйелік каталогқа атаулық сілтеме ұйымдастырумен жартылай жабуға болады. Бұл сілтеме атаулары қатаң түрде алфавитпен орналасқан карточкалардан тұрады, онда тегі, аты, әкесінің атынан басқа, осы тұлға туралы ақпараты бар жүйелік каталогтың тарауы мен тараушаларының әріпнамасы қойылған. Атаулық сілтеме атымен жүйелік каталогтың сәйкес тарауынан қажетті ақпараттың мекен-жайын тауып, ақпаратты арнайы тапсырылған аспектіде іздеуді жүзеге асыруға мүмкіншілік береді.

Атаулық каталог біріншіден ғылыми мақсатта қызмет етеді, бірақ ол, сонымен бірге биографиялық сұранымды да орындау үшін қолдануға болады. Бірақ биографиялық жұмыстың анықтамасы үшін негіз, каталогтар жүйесінің элементі ретінде шартты түрде қарауға болатын, жеке құрам бойынша каталог болып табылады. Мұндай карточкалардың ерекшелігі олардағы ақпараттың ауыспалы құрамы болып табылады. Жеке құрам бойынша картотекалардың ақпаратының бір бөлігі белгілі мезгіл аралығынан кейін атаулық каталогты толықтыруы немесе сараптаудың нәтижесінде жоюға іріктелуі мүмкін.

Географиялық каталог – жіктеудің негізі географиялық атаулар (елдердің, республикалардың, өлкелердің, облыстардың, экономикалық аудандардың, елді мекендердің, теңіздер мен өзендердің атаулары) болып табылатын, тақырыптық каталогтың бір түрі. Каталогтың айдарлары алфавиттік дәйектілікпен орналасады. Айдарлардың ішіндегі карточкалардың жүйеленуі хронологиялық немесе тақырыптық болуы мүмкін. Географиялық каталог ақпаратты жекеден жалпыға дейін арнайы тапсырылған географиялық аспектіде іздеу жүргізуге мүмкіншілік береді. Әр мұрағат қандай географиялық атаулар мен олар туралы ақпараттар географиялық каталогта болуы керек екенін өздігінен анықтайды.

Географиялық каталогтың жүйелік каталогқа географиялық сілтеме болып ауыстыруы мүмкін. Сілтеме алфавит бойынша орналасқан бөлгіштерге шығарылған географиялық атаулардан тұрады. Тараулардың ішінде, қажетті ақпарат пен жүйелік каталогтың тарауына қайтара сілтемесі белгіленген, жүйеленген қайтара сілтеме карточкалардан орналасады. Мысалы, жүйелік каталогтың географиялық сілтеме тарауында «Статистика» сілтемесінің тақырыптық тараушасында келесі карточкалар болуы мүмкін:

Мал шаруашылығы статистикасы Қ. П4: А4 50

егін шаруашылығы статистикасы Қ. П4: А406

П4: А4 12

Энергетика статистикасы қараңыз. П4: М1 01

«

Қ6 50

П2 40 30: Қ3 01

Географиялық сілтемені қолдану ақпаратты географиялық аспектіде іздеуге мүмкіншілік береді (жекеден жалпыға).

Каталогты немесе қажетті сілтемелерді орынды қолдану мәселесін шешкенде келесі пікірлерді есепке алу керек: каталогты немесе қажетті сілтемені қолдану мен жасау тиімділігі; сипаттамасы, мұрағаттың негізгі бағыттары; мұрағаттағы бар ғылыми-анықтамалық аппараттың ерекшеліктері мен құрамы.
3.2.4. Пәндік-тақырыптық каталогтер

Пәндік-тақырыптық каталогтар, белгілі бір тақырыпқа қатысты сұрақ немесе зат, бөлінудің негізі болады. Мұндай каталог төменгі сатыларда (алфавит, т.б) формальді құрылымдарды пайдалану арқылы логикалық құрылым бойынша ұйымдастырылады. Ақпаратты іздеу жалпыдан жекеге жүргізіледі. Каталог жүйесінің элементі ретінде пәндік-тақырыптық каталог үшін міндетті шарт, мәліметтерді жүйелік каталогта жоқ белгі бойынша топтастыру болып табылады.

Пәндік-тақырыптық каталогтың мазмұны жүйелікке қарағанда көбінесе бір тақырып, кейде бірнеше жақын тектес тақырыппен шектеледі. Пәндік-тақырыптық каталогтың мазмұны, оның жасалу құқықтылығы мұрағаттың ақпараттық қажеттілігі негізінде анықталады. Бұл каталог түрінің бір ерекшелігі басқа мұрағаттардың және жарияланған арналардың деректі материалдарының бейнеленуіне жол беріледі.

Пәндік-тақырыптық каталогтың түрі ретінде мемлекеттік мекемелерінің тарихы бойынша каталог бола алады. Ондағы мәліметтердің топтастырылуы жіктеудің негізгі сатыларында, негізінен салалық. Пәндік-тақырыптық каталогты әкімшілік-аумақтық жіктеу тарихы және басқа тақырыптар бойынша жасауға болады.

Сақтау бірліктерін іріктеу, каталогтау үшін жұмыстың келесі кезеңі болып табылады. Каталог карточкаларына сипаттау үшін құжаттар мен сақтау бірліктерін іріктегенде қордың құрылымдық бөлімдерін таңдаған принціптерін басшылыққа алу керек – алдымен, деректі материалдардың нысаналы бағыттылығын және мекеменің негізгі қызметінің бейнеленуін есепке алу керек. Мекеменің нақты міндетін білгендіктен құжаттардың кешенін, олардың мазмұны жұмыстың елеулі және қосалқы жағын бейнелейтін, яғни негізгі және қосалқы құжаттарды алдын ала белгілеп қоюға болады. Негізгі құжатқа мекеменің нысаналы бағдарымен анықталатын, сырттай немесе мекеменің өзінде жасалған құжаттар жатады. Ол мекеменің өз қызметінің және олармен байланысты мекемелердің қорытындысы, бағдары, сипаты туралы мәліметті құрайды. Оларға мысалы: басқару органдарының нормативтік құжаттары кіреді. Бұл құжаттарсыз мекеме өзінің басты міндеттерін орындай алмайды. Қосалқы құжатқа негізгіні толықтыратын, анықтамалық сипаттағы мәліметтерді құрайтын құжаттар жатады. Мекеме-автордың және негізгі міндеттеріне сәйкес келетін, оның жүйесіндегі мекемелердің негізгі қызметі бойынша мәліметтерді құрайтын сақтау бірліктері каталогтауға бірінші кезекте ұшырайды.

Каталогтау үшін құжаттардың және сақтау бірліктерінің мазмұнын бағалағанда деректі материалдардың түрі мен түрлілігін есепке алу керек. Әр түрі мекеме қызметінің белгілі бір жағын құжаттауға арналады және өзіне қатысты функционалдық жұмыс мөлшерін алып жүреді. Басшылыққа жүргізілетін ең маңызды құжаттар: Заңдар, Жарлықтар, қаулылар, шешімдер, бұйрықтар т.б. болып табылады. Осыған қарай, құжаттың түрі мен түрлілігі, оның мазмұнын өзіндік бағалауға мүмкіншілік беретін, іріктеу кезінде қосымша фактор болатын ондағы белгілі бір ақпардың болуына байланысты. Мекеме қызметінің елеулі жағын көбірек құжаттайтын түрлеріне көп көңіл бөлінеді.

Каталогтау үшін құжаттар мен сақтау бірліктерін іріктегенде мекеменің финкциясын, құжаттардың түрлерін, оларды жасағандағы мақсатын, және әрбір құжаттың ақпараттану дәрежесін мұқият зерделеу керек. Сонымен бірге сақтау бірлігі мазмұнының тізімдемеде бейнеленуін есепке алу керек.

Хаттамалар, қаулылар, шешімдер, өкімдер, жарлықтар, қор құрастырушы-мекеменің қызметі нәтижесінде жиналған, мекеме мен оның жүйесінің негізгі функцияларды орындағанын бейнелейтін, тізімдемеде жоқ, айналыстағы хаттар сияқты құжаттардан тұратын сақтау бірліктері бірінші кезекте каталогке ену керек. Мынадай да нұсқа болуы мүмкін, бірінші кезекті каталогтаудан қордың деректі материалдарының барлығы емес, тек жоғарыда көрсетілген сақтау бірлік топтары ғана өтеді. Қордың қалған катологталуына керек іс топтарын, кейінгі әзірлеуге мұрағатқа ыңғайлы басқа уақытқа қалдыруға болады. Бұл көпжақты ақпаратты құрайтын, қоры үлкен мемлекеттік мұрағаттарға тән. Мысалы, жергілікті атқарушы органдардың қорын әзірлегенде, бірінші кезекте облыстық Кеңес еңбекшілер депутаттарының және оның атқарушы комитетінің қоры, қалған сақтау бірлік топтары кейінгі әзірлеуге жоспарланады.

Сақтау бірліктері мен бөлек құжаттарды каталогтау үшін іріктегенде төмендегілерді есепке алу керек:

1) төменгі тұрған органның қорындағы, мекеменің нысаналы бағдарын жүзеге асыруға тікелей қатысты,қорда сақтау мақсатына сай танылған, жоғары тұрған органдардың өкімдік материалы каталогтауға енеді. Егер жоғары тұрған мекеме мен ведомоствоға қарасты мекеменің қорлары бір мұрағатта сақталса және құжаттардың жоғары тұрған мекеменің қорында сақталғанына көз жеткізуге мүмкіншілік болса, бұл құжаттар каталогтауға енбейді;

2) ведомоствоға қарасты мекеменің бақылау және қорыту үшін жіберілген материалдары жоғары тұрған мекеменің қорында каталогтауға енеді.

1 пунктте айтылған жағдайға ұқсас болса ғана, бұл құжаттар каталогтауға енбейді;

3) мекеменің қызметі бейнеленетін ұсыныстардың, қаулылар жобаларының, тексеріс актілерінің және т.б. көшірмелері оларды жасаған мекемеде түпнұсқалары қалмайтын болса, егер осы және түпнұсқалар жіберілген, жоғары тұрған мекеменің қорлары бөлек мұрағаттарда болғанда ғана каталогқа енеді;

4) егер әкімшілік-аумақтық жіктеу өзгергенде қажетті материалдар бағдар бойынша берілмей бұрыңғы мұрағатта қалып қойса, олар каталогтауға енеді. Мұндай материалдарға каталог карточкалары жүйелік каталогқа кіруі мүмкін және сәйкес географиялық айдар арқылы айрықшаланады немесе олардан арнайы картотека жасалады;

5) қордағы осы мекеменің тікелей қызметіне қатысты баспа басылымдары каталогтауға енеді. Осы мекеменің қызметіне қатысы жоқ, бірақ маңызды ғылыми қызығушылық тудыратын баспа басылымдары мұрағаттың ғылыми-анықтамалық кітапханасына жіберіледі не мұрағаттың қалауымен каталогқа енеді. Сонымен бірге мұрағат баспа басылымдарының қолдану сипатын, каталог жүйесі құрылымының принципі мен құрамын есепке алады.

Каталогтау жоспарынан айналыстағы хаттар, бұйрықтар, қаулылар, және басқа жоғары тұрған мекемеден мәлімет үшін жіберілген басқарушы материалдар сияқты сақтау бірліктерін алдын-ала шығарған жөн, тек осы жоғары тұрған мекеменің деректі материалдары көрсетілген кезеңде сақталмағаны анықталса ғана, бұл сақтау бірліктері каталогтауға енуі мүмкін. Каталогтау жоспарына мұрағатта анықтамалық мақсатта ғана сақталатын, жеке құрам бойынша материалдар - жеке шоттар, бұйрықтар, тізімдер, төлем тізімдемесі (егер мұрағаттың жұмыс істеу ерекшелігі жеке құрам бойынша материалға анықтамалық картотека жасауды талап етпесе) енбейді. Сонымен бірге ғылыми маңызы бар, жеке құрам бойынша материалдар атаулық каталогта бейнеленуі мүмкін екенін есепке алу керек. Жүйелік, әсіресе атаулық каталог үшін, бөлек құжаттарды сипаттау және табу мақсатында, оларды күштеп қарау орынды (жеке құрам бойынша бұйрықтардан көрнекті қайраткерлер мен ғылым, мәдениет, және өндіріс қызметкерлері туралы мәліметтер, қор құрастырушының таратылуы мен ұйымдасуы туралы мәліметтер, егер осындай мәліметтері бар басқа да көздер сақталмаса, іріктеліп алынуы мүмкін; мұрағатта тұрақты сақталуға іріктелген жеке істер, атаулық каталог үшін каталогтелінеді).
3.4. Каталог карточкаларында олардың мазмұнын сипаттау

Жұқа картонда немесе қалың қағазда баспахана тәсілімен басылған, іріктелген мәліметтер каталог карточкасында сипатталады. Карточкада мынадай бағандар бар: мұрағаттың атауы, әріпнама, айдар, айдарша, уақиға датасы, уақиға орны, мазмұны, іздеу деректері (қордың атауы, қордың, тізімдеменің, істің, парақтың нөмірі), құжаттың тілі, жаңғыртудың тәсілі, құрастыушының тегі және карточканы құрастыру датасы.

Құжаттау тәсілімен сипатталғанда әр құжатқа, онда қанша сұрақ болса, сонша карточка толтырылады.

Табылған құжаттар әр элементі белгілі ақпаратты беретін бірдей үлгідегі каталог карточкасында сипатталады.

«Әріпнама» бағанында құжаттың мазмұнына сай жіктеу схемасы бойынша әріпнама қойылады.

«Айдар» және «Айдарша» бағандары құжаттың негізгі мазмұнын нақтылау үшін қолданылады. Бұл бағандардың атауы каталог карточкаларынды әріпнамамен орналастыруда тұжырылымдалады.

«Уақиғаның датасы» бағанында құжатта сипатталған уақиға мен деректердің датасы көрсетіледі.

«Уақиға орны» бағанында құжатта сипатталған уақиға болған жердің немесе пункттің атауы көрсетіледі. Пункттің атауы құжатта қалай аталса, карточкада солай аталады. Егер кейінірек атын өзгертсе, онда жақшада оның аты және жаңа әкімшілік-аумақтық жіктеу бойынша орналасқан жері көрсетіледі.

«Мазмұны» бағанында құжаттардың сипаттамасы жүргізіледі, бірінші орында сұрақтың қысқаша мазмұны, одан кейін жаңа жолдан – құжаттың түрі, автор, хат алушы жазылады, сонымен бірге құжаттың түпнұсқа екеніне қосымша түсінік беріледі.

«Іздеу деректері» бағанында сипатталған құжаттың қор атауы, қордың, тізімдеменің, істің, парақтың нөмірі көрсетіледі. Егер карточка барлық іске жасалса, онда істегі парақтардың жалпы саны көрсетіледі.

«Құжаттың тілі» бағаны, егер құжат осы жердің ресми қабылданған тілінен басқа тілде жазылса ғана толтырылады.

«Құжатты жаңғыртудың тәсілі» бағаны осы кезеңнің құжатына әдеттен тыс немесе оны сипаттауға маңызы болған жағдайда толтырылады. (қосымша № 6).

Ақпар-кітапшалар мемлекеттік мұрағаттық қор құжаттарының ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне жатады және «Ұлттық мұрағаттық қордың құжаттарын пайдалану және есептеу, сақтау, жинақтауды ұйымдастыру ережесіне....» (жоба) сәйкес тұтынушының танысуына арналған құжат туралы қысқаша мәліметті құрайтын, мұрағаттық анықтама. Ақпар-кітапшаның түрі мен құрылым схемасы оның нысаналы бағдарымен анықталады. Мұрағат қорлары бойынша ақпар-кітапша, оның бір түрі болып табылады.

1. Мемлекеттік билік және басқару органдары

2. Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау, статистика, жоспарлау органдары

3. Мекемелер, ұйымдар, өнеркәсіп кәсіпорны

4. Ауыл шаруашылығы, орман шаруашылығы, су ресурстары, жер ресурстары кәсіпорындары мен басқару органдары

5. Қоршаған ортаны қорғау кәсіпорындары мен басқару органдары

6. Көлік пен байланыс кәсіпорындары мен мекемелері

7. Құрылыс пен сәулет кәсіпорындары мен басқару органдары

8. Сауда кәсіпорындары мен мекемелері

9. Жабдықтау, дайындама, өткізу кәсіпорындары

10. Шағын және орта бизнесті дамыту, қаржыландыру, несиелендіру, сақтандыру ұйымдары мен басқару органдары

11.Тұрмыстық-коммуналдық шаруашылық пен халыққа сервистік қызмет кәсіпорындары мен басқару органдары

12. Мемлекеттік кіріс, салық салу, мемлекеттік мүлік кәсіпорындары мен басқару органдары

13. Төтенше жағдай бойынша кәсіпорындары мен басқару органдары

14. Денсаулық сақтау, денешынықтыру мәдениеті және спорт мекемелері мен басқару органдары

15. Оқу орындары және білімді басқару органдары

16. Ақпараттық қызмет мекемелері және басқару органдары

17. Ғылым мен ғылыми сүйемелдеу мекемелер және ұйымдар

18. Мәдениет пен өнерді ұйымдастыру және басқару органдары

19. Қоғамдық бірлестіктер

20. Жеке қорлар

21. Құжаттар коллекциясы

Қажеттілік болса (жаңа құрылымдар пайда болу) ақпар-кітапшаны жаңа тараулар және тараушалармен толықтыруға болады.

Мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындарды тарауға бөлгенде, оларды мемлекеттік және қоғамдық қызмет салалары мен экономика салаларына топтау принципі басымдылық алады. Соған байланысты негізгі тараулар тараушаларға бөлінеді, сондықтан ірі салалар мен сала тармақтары ішінде ішкі тармақтар мен нақты қызмет бағдарлары бөлінеді.

Ұйымның нақты ішкі тармақта орналасу тәртібі атаулы белгі бойынша анықталады, яғни басында басқару органдары, әрі қарай мемлекеттік негізгі, қосалқы және қызмет көрсету ұйымдары, одан кейін мемлекеттік емес меншік түрлері.

Мысалы, № 1 «Мемлекеттік өкімет және басқару органдары» тарауын (1.1.) Өкілдік билік, (1.2.) Атқарушы билік, (1.3.) Сот билігі, әділет, прокуратура деп бөлуге болады.

Мысалы, №4 «Ауыл, су, орман шаруашылығы, жер ресустары кәсіпорындары және басқару органдары» тарауында (4.1) Ауыл шаруашылығы, (4.2.) Орман және аң шаруашылығы, (4.3.) Су шаруашылығы және т.б. болып бөлінеді. Осы сала көпжақты болғандықтан, әр тараушаға қосымша бағыттар бөлінеді. Мысалы, «Ауыл шаруашылығы» тараушасында (4.1.1.) Ауыл шаруашылығын басқару органы, (4.4.2) Ауыл шаруашылығы кәсіпорны, (4.1.3.) Техникалық қамтамасыз ету және қызмет көрсету ұйымы.

№ 15 тарауында «Оқу орындары және білімді басқару органдары» (15.2) Білімді басқару органдары болып бөлінеді. Осындай жұмыстар әр негізгі тараудың ішінде жүргізіледі.

Қордың маңызына байланысты Ақпар-кітапша екі негізгі бөлімнен тұруы мүмкін. Бірінші бөлімінде үлкенірек және ақпараттық-маңызды қорлар мен фотоқұжаттар, екінші бөлімде - анатациясыз қорлар тізімі орналасады.
4.2. Қордың сипаттамасы - қорқұрастырушының атауы болып табылатын қор атау, қор нөмірі, сақтау бірліктер саны, құжаттардың шеткі даталары беріледі. Одан әрі қорқұрастырушы туралы мәлімет: құрастыру және тарату датасы, атаулары мен бағыныстылығының өзгертілуі; орналасқан орны мен міндеті; Одан кейін қор құжаттарының мазмұны мен құрамына түсініктеме беріледі. Онда мәліметтер тақырыптық-сұрақ принципі бойынша топтастырылады. Құжаттардың тілі көрсетіледі, бірақ қордың құжаттары тек орыс тілінде жазылған болса, сипаттамада тілді көрсетпеуге болады.

Бір типтік құжатты қорларға топтық сипаттама құрастыруға болатынына назар аударуға болады. Олардың құрылымы жеке сипаттамамен ұқсас. Төменде уездік революциялық және жұмысшылар, шаруа, қызыл әскер депутаттары атқару комитеті кеңесініңуездік жер бөлімі қорларынан мысалдар берілген.

Мысал үшін ақпар-кітапшаның бірінші тарауының кейбір сәттеріне тоқталайық.

КӨКШЕТАУ ОБЛЫСТЫҚ МАСЛИХАТ

Қ.1409, 36 сақтау бірлігі, 1994-1997 жылдар

1993 жылы желтоқсанда Көкшетау облыстық халық депутаттар Кеңесі өзінің өкілеттілігін қысқартқанда, оның міндеттері Көкшетау облыстық депутаттар мәслихат-жиналысына, 1995 жылы 30 тамызынан – облыстық мәслихатқа жүктелді.

Қазақ, орыс тілдері

АҚМОЛА ОБЛЫСЫ ӘКІМ АППАРАТЫ

Ф.1290, 476 с.б., 1992-1998 жылдар

1992 жылы 12 ақпанда Целиноградская, 1992 жылы 6 маусымда Ақмола облыстық Әкімшілік – тәуелсіз Қазақстанның атқару билігінің жаңа органы құрылды. 1995 жылғы Қазақстан Республикасы Конституциясының 87 бабы 3 пунктінде әкімшілік-аумақтық бірліктің атқарушы органын әкім басқаратыны белгіленген. Қазақстан Республикасы Президенті Жарлығымен әкім облысы Аппараты құрылды.

Атқару билігінің барлық органдарының қызметін үйлестірді.
Әкім аппаратының негізгі қызметіне қатысты жоғары тұрған органдардың жарлықтары, қаулылары, өкімдері.

Алқа отырыстарының хаттамалары және оларға құжатттар.

Облыс Әкімінің, облыстық әкімшілік басшысының, облыс Әкімі орынбасарларының шешімдері, хаттамасы, қаулысы., Әкім аппараты және оның бөлімдері туралы ереже, негізгі қызметі бойынша бұйрықтар.

Облыстың әлеуметтік-экономикалық даму индикативтік жоспары, шағын кәсіпкерлікті мемлекеттік қолдау және дамыту бағдарламасы, облыстың әлеуметтік- экономикалық дамуы, облыстың әкімшілік-аумақтық құрылымы анықтамасы, Ақмола облысының паспорты.

Облыс кәсіпорындары, әкімшілігі жұмысы туралы анықтамалар, ақпараттар; ҚР Үкіметі шешімін орындау бойынша облыс кәсіпорындарының шетелдік фирмалар және кәсіпкерлерімен экономикалық ынтымақтастығы; ауыл шаруашылығы, мал шаруашылығының дамуы туралы;

Қазақстан Республикасы Президенті мен Премьер министрінің облысқа жұмыс сапарлары, сыртқы экономикалық мәселелер бойынша, Мәскеу мен Украина үкіметімен ынтымақтастығы, құқық қорғау органдары жұмыстарының негізгі көрсеткіштері; білім, денсаулық сақтау, медицина сақтандыру, халықты әлеуметтік қорғау мәселелері бойынша, саяси партиялармен және дін конфессиялармен әрекеттестік, саяси қуғын-сүргінге ұшырағандарды ақтау, қайырылымдық акциялардың, Ақмола облысының құрылғанына 60-жылдығы және Көкшетау қаласының 175-жылдығының тойлануы, облыс Әкімінің дарынды балалармен кездесуі туралы; «Қазақстан 2030» бағдарламасының орындалуы туралы; облыстағы спорт пен туризм жағдайы туралы құжаттар (анықтама, мәліметтер, ақпараттар).

Жоғары республикалық мемлекеттік органдардың қайта таратуы бойынша, шамасы жоқ кәсіпорындарды санация және жою, жалақы бойынша берешектерді қысқарту, бюджетке салық бойынша құжаттар, жер қойнауын пайдаланушыларды лицензиялау бойынша құжаттар; құрылыс бойынша; тұрмыстық-коммуналдық шаруашылық, көлік және байланыс; төтенше жағдай бойынша облыстық комиссия; экология және биоресурс, ҚР АҒ ғылым Министрлігінің шығу сессиясы бойынша; экономиканы; қаржыны дамыту; банк мекемелерінің жұмыстары; өнер-кәсіптер; инвестициялар; нысандарды жекешелендіру бойынша құжаттар. Облыс депутаттарының, фермерлерінің ҚР Үкіметіне өтініші.

Кәмелетке толмағандардың істері бойынша комиссия отырыстарының хаттамалары және оларға құжаттар.

Облыс азаматтарына және көп балалы аналарға ҚР мемлекеттік марапаттарын тапсыру хаттамалары; облыс азаматтары және көп балалы аналарды марапаттауға ұсыну туралы құжаттар; азаматтардың хаттары және өтініштерімен жұмыс туралы ақпараттар; іс номенклатурасы.

Штаттық кестесі, шығын сметасы және жылдық бухгалтерлік есептер. Еңбек бойынша статистикалық есептер және қызметкерлерді босату туралы болжам, қызметкерлер саны туралы, кадрлардың құрамы мен ауысуы туралы.

Облыс Әкімінің, облыс әкімшілігінің қабылдаған өкімі, қаулысы, шешімдерінің тізімі, өкімдерді, шешімдерді тіркеу журналы.

Номенклатуралық қызметкерлердің бақылау тізімі.

Облыс әкімшілігі басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтары, (1992-1995) аппарат қызметкерлеріне жалақы есептеу ведомосі және жеке шоттары.

Қазақ, орыс тілдері.

Қ.1524, 326 сақтау бірлігі, 1992-1997 жылдар

Облыс Әкімі аппаратының ережесі.

Президент Жарлығының орындалуын бақылау, Қазақстан Республикасы Үкіметі Қаулылары; саяси партиялар ұлттық-мәдени орталықтардың қоғамдық-саяси қозғалыстары, шағын бизнес пен кәсіпкерліктің дамуы, ауыл шаруашылық өндіріс, білім; денсаулық сақтау; халықты әлеуметтік қорғау; мәдениет және спорт; халыққа сауда мен тұрмыстық қызмет көрсету; көлік, кәсіпорын және байланыс; іс жүргізу, азаматтардың арыздары, өтініштері, ұсыныстарын қарастыру бойынша жұмыстардың жағдайы туралы құжаттар (анықтама, мәліметтер, талдаулар, ақпараттар). Облыс бойынша ерекше сіңірген еңбегі үшін зейнетақы тағайындау бойынша, ҚР мемлекеттік марапатымен марапаттау комиссиясының құжаттары. Кеңес Одағының Батыры Мәлік Ғабдуллиннің 80-жылдығын, Кенесары Қасымовтың 190-жылдығын, Ақан серінің, белгілі жерлестеріміздің мүшел тойлары: жазушылар Ж. Мусиннің, Ш. Құсайыновтың, И. Салаховтың, Е. Мырзахметовтің, облыстық драма театрының көркемдік жетекшісі және бас режиссері Я. А. Куклинскийдің; Абылай ханның ескерткіш құрылысы мен 85-жылдығын тойлау құжаттары (хаттамалар, бағдарламалар, сценарийлер).

Штаттық кесте, шығын сметасы мен жылдық бухгалтерлік есептер. Кадрлардың құрамы мен ауысуы туралы статистикалық есептер.

Облыс әкімі, облыстық әкімшіліктің қабылдаған өкімдері, шешімдерінің тізімі, шешім мен өкімдерінің тіркеу журналы.

Ақмола облысының, облыстық әкімшілігінің қабылданған өкімдері, шешімдерінің тізімі, өкімдері мен шешімдерінің тіркеу журналы.

Номенклатуралық қызметкерлердің тізімі (1993-1994,1997)

Кәсіподақ отырысы (жиналасының) хаттамалары (1992-1995)

Қазақ және орыс тілінде.
4. АУЫЛШАРУАШЫЛЫҚ, СУ, ОРМАН ШАРУАШЫЛЫҒЫ, ЖЕР РЕСУРСТАРЫ

4.1. Ауыл шаруашылық

УЕЗДІК ЖЕР БӨЛІМІНІҢ АТҚАРУШЫ КЕҢЕСІНІҢ ЖҰМЫСШЫЛАРЫ,

ХРЕСТИЯН ЖӘНЕ ҚЫЗЫЛӘСКЕР ДЕПУТАТТАРЫ (УЗЕМ БӨЛІМІ)

2 қор, 592 сақтау бірлігі., 1919-1930 жылдар

Кокчетав, Қ.1360, 487 сақтау бірлігі., Кокшетау қ.

Атбасар уездік комитеті қорында 1929-1930 жылдар- Ақмола округінің ауылшараушылық артелдер мүшелерінің куәліктер құжаттары бар.

Ауыл шараушылық мектептер мен курстардың құжаттары (мектеп кеңесшінің хаттамалары, есептер, бағдарламалар, тізімдер). Кокчетав уездік (1921 жыл) географиялық-экономикалық шолу. Бу, су және жел диірмендері туралы мәліметтер, ұн тартатын кәсіпорындар, Кокчетав уезі бойынша 1921 жылдың ауылшаруашылық артелдер мен коммундардың есеп кітаптары сақталған.

Жер бөлімінің жеке құрамы бойынша құжаттары ( жұмысқа қабылдау және жұмыстан босату туралы қаулылары, қызметкерлердің жеке парақтары, тізімдер, куәліктері, өтініштері, қызмет анкеталары)
АҚМОЛА ОБЛЫСТЫҚ АУЫЛШАРАУШЫЛЫҒЫ БАСҚАРМАСЫНЫҢ ЕГІН АЙНАЛЫМЫ ЖӘНЕ ДАЙЫНДЫҚ, ЖЕРДІ ОРНАЛАСТЫРУ БӨЛІМІ

Қ. 257, 207 сақтау бірлігі., 1939-1952 жылдар

Жерге орналастыру және жер үстіндегі түсірілім бойынша жерге орналстыру жоспары

Жерге орналстыру жұмыстары жоспарын орындау туралы түсіндірме жазбахатымен және баланс басқармасының қорытындысы қосымшасымен жерге орналастыру өндірістік есебі. Жер пайдаланушылар және пайдаланатын жерді бөлу туралы, колхоздардың жыртылған жерді пайдалану жөнінде және аумақты өзгерту жөнінде аудан жер бөлімдернің бір рет тапсырылатын статистикалық есебі. Бір рет тапсырылатын статистикалық есебінде жұмысшылардың саны туралы және қызмет еткен жасы, жынысы және үзіліссіз еңбек өтілімі көрсетілген.

Ауыл-шараушылық артельдердің горизонтальді түсірім құжаттар (тізім, көшірмесі, анықтамалар). Облыс колхоздарының агрошаруашылық зерттеулері, көлденең және тігінен бұрыш өлшеу бойынша маусымдық журналдары сақталған. Облыстың колхоздары бойынша жоспарлы-зерттеу материалдары туралы жиынтық, егін айналым жүргізу бойынша жұмыс барысы туралы, жаңа жерлерді игеру туралы статистикалық мәліметтер. Аудан шаруашылық бөлімдерінің жер баланстары. Ақмола облысы бойынша аудандардың карталары (1951).

Жерге орналастыру материалдарын тапсыру-қабылдау актілері.

Нығайтуға дейінгі және олардың экономикалық көрсеткіштерінің облыс колхоздарының тізімі (1949).

Басқарма қызметкерлерінің тізімі.
4.3. Аннотацияланбаған қор тізімі кесте түрінде ұсынылған, (4) бағаннан тұрады, 1- қордың нөмері, 2- қор немесе қор тобының атауы, 3- сақтау бірлігінің саны, 4- құжат толтырылған күн.

Аннотацияланбаған қор тізімінде бірінші бөлімдегідей бөлімдермен бөлінген және бөлімшелерден тұрады.

Жол көрсеткіш маманға (кестеге сәйкес) Мазмұны, Алғы сөз, Қысқартылған сөздердің тізімі, Әкімшілік-аумақтық бөліну жөнінде қысқаша анықтама ұсынылған. Жол көрсеткіш қысқартылған сөздерден кейін орналасқан. Кіріспе сөзде мемелкеттік мұрағат тарихы туралы мәлімет, қордағы сақталғандар саны және оның көлемі, негізгі кезеңдер мен Ақпар-кітапшаның құрылымы мен құрастырылуы көрсетілген.

Ақпар-кітапша титул парағынан (тысы немесе сыртқы мұқабасы) тұрады, онда жоғарғы органның (басқарма) атауы және мемлкеттік мұрағат, құжаттың атауы, құжаттың күні (жылы), орны мен баспа жылы көрсетіледі. Сыртқы мұқабаның келесі бетінде ақпар-кітапшаның мақұлдауі туралы мәліметі, жауапты редактор, құрастырушы, ақпар-кітапша туралы қысқаша түсініктемесі (құрамы туралы және мемлекеттік қорда сақталған қор мазмұнынан тұрады).

Көкрсеткіш ҒАА жүйе мұрағатында дербес мұрағаттық анықтама болып келеді немесе басқа типтегі мұрағаттық анықтама көмекші анықтамалық аппарат құрамына кіреді.

Көресткіш ішкі қор, қор аралық, мұрағат аралық сондай-ақ тақырыптық, пән бойынша (жалпы және арнайы), хронологиялық болып бөлінеді.

Көрсеткіш егер мұрағаттық қор саны көп мұрағаттық тізімдемеден тұрса, күрделі құрылымнан болып келсе, құжаттар көп жақты ақпараттан тұрады және жие қолданып, көрсеткіштер бір мұрағаттық қорда мұрағаттық тізілімнен құралады.

Көрсеткіштер бірнеше мұрағаттық қор бір мұрағаттық тізілімнен құралған (қор аралық көрсеткіш) жағдайда болса, егер бұл қор өз қызметі бойынша бірыңғай және бір бірі алмасушы жүйелі ұйым, бір саладағы ұйым болады. Осындай көрсеткіштер мұрағат аралық болуы да мүмкін.

Бір қордағы құжаттарды аталмыш көрсеткішті іздестіруге тізілім нөмері, сақтау бірлігінің беттері болып құралады; қор аралық көрсеткіш қор нөмерімен толықтырылады; мұрағат аралық көрсеткіш- мұрағат атауы.

Көрсеткіштер дербес мұрағаттық анықтама болып келеді, бір қор тізілім (құжаттар) немесе олардың жиынтығы және тәртіп бойынша қаралмаған істер болып саналады.

Бір қордағы тізілім көрсеткіштері, егер қор көп санды тізілімнен тұрса, күрделі құрылымды болып келсе, құжаттар көп жақты ақпаратты болып келеді.

Бірнеше қордағы тізілім көрсеткіштері ұйым қызметі бойынша біркелкі болып келе, бірін бірі алмастырушы болады, бір саладағы қор ұйымының аналогиялық қызметімен, басқаларға қатысты жоғарыда тұраған болып саналады; бір саладағы ұйым қоры,

Бір қор тізілімі аталмыш көрсеткіш тарауында сілтеме тізілім нөмері және іс тәртіп нөмері; қораралық көрсеткіш үшін қор нөмерінің көрсеткішімен толықтырады.

Қор құжатының көрсеткіштері құжаттарды зерделеу негізінде құрастырылған. Көрсеткіш бір қор құжатымен, бірнеше қор мұрағатымен (қор аралық көрсеткіш), бірнеше қор мұрағат тобы (мұрағат аралық көрсеткіш) болып құрылуы мүмкін.

Көрсеткіштер жиі қолданатын құжаттарды, сондай-ақ баспа үшін көпсалалы мекеме қорымен құрылады.

Көрсеткіш анықтама аппараты ретінде мұрағатты анықтама аспектысы бойынша ақпаратты жедел іздестіру үшін, топтамаға сәйкес келмейтін негізгі мәтін анықтамасы болып құрылады.

Көрсеткіштер барлық мұрағаттық анықтамада құрылуы мүмкін. Олар негізгі мәтін анықтамасы және оның қосымшасын қамтиды

Көрсеткіштер: пәндік (жалпы және арнайы), атаулы, географиялық ( өзге түрлі пән ретінде), хронологиялық және т.б. болып келеді.

Топтамалар бойынша түсінік ішкі көрсеткіштер алфавитттік және жүйелік көрсеткіш болып өзгешеленеді. Алфавиттік орналасу көрсеткіштер үшін бірыңғай түсінік (аты-жөні, географиялық объектілер және т.б. ) қолданылады. Көкрсеткіште іс мазмұны, тақырыптық немесе салалық жоспардағы құжаттар, негізгі бөлімнің құрылымы жүйелік, (логикалық) тәртіпте құралады, ал алфавитттік орналасу жүйелік кезеңде соңында енгізіледі.

Көрсеткіштің негізгі элемент тарауы пәндік және іздестіру болып құралады, тарау көрсеткішінің белгілеуіне тәуелділігіне қарай жай тарауы жоқ; кіші рубрика, күрделі, екі немесе бірнеше тараудан тұратын болуы мүмкін.

Тарау құрылымы бойынша оқшау жатқан және мазмұндалған (қысқаша және толық) болып ерекшеленді.

Оқшау көрсеткіш деп тек қана түсінік белгілері мен сілтеме деректері бар болуы керек.

Аннотацияланған қысқаша көрсеткіш деп, түсінік белгілерінен басқа және сілтеме дерек тараулар, олар қысқаша түсініктеме және анықтама кіреді, ал аннотацияланған толық-мақала құрамына көрсеткіштер көбірек толық анықтама кіреді. Осындай сипаттама үшін мәлімет көрсеткішті қамтитын кезеңде беріледі.

Көрсеткіш құжаттары болып, тәртіп бойынша аннотацияланған болып саналады. Аннотация дәрежесі көрсеткіштің толық белгіленуімен, оның тақырыбы, құрылымы және құжаттың мазмұнымен белгіленеді.

Көресеткіште жақын арасындағы байланыс түсінікті жалпы сілтеме (жіберу) және жекелік арқылы жүзеге асырылады. Жалпы сілтеме - бір айдардан басқаайдрға жіберу, түсінік туралы барлық қажетті мәліметті жинайды. Тәртіп бойынша олар былай болады:

1. 
   айдар немесе кіші айдар ретінде қабылданбаған синонимдер;
   
2. 
   қысқартылғаннан толық түсінік пішінінен және керісінше;
   
3. 
   егер көрсеткіште жүйе қабылданса, жіберілетін мәлімет күрделі айдарда жекеліктен, көрнекті түсініктен тектілікке беріледі.
   
4. 
   екіншіден және келесі түсінігінде, «және» жалғаулық немесе үтір, біріншіге қосылған;
   
5. 
   түсініктен тікелей түсінік нышанында инверсиялық нышанда;
   

мәліметтер жинайтын; Тәртіп бойынша былай қолданылады;

6. 
   көрнекті тектілік түсінік байланыс үшін, егер жеке мақала көрсеткіші құрылған жағдайда;
   
7. 
   түсінік үшін, ассоциативтік қарым-қатынасқа байланысты.
   

Тақырыптық сілтемеде заттардың атаулары алфавит ретінде орналасады.

1. 
   Тақырыптық көрсеткіш
   

Айдардың және айдаршықтардң атаулары Атау септігінде беріледі. Жалпылама тән көрсеткіш тек жабық құрылады. Арнайы тән көрсеткіш ашық және жабық құрылуы мүмкін.

Географиялық көрсеткіште айдар заттар ретінде мемлекеттердің аттары, өзен көл және басқада географиялық атаулардың әкімшілік-территориялық бірліктері енеді.

Егерде географиялық мекен-жай атауы өзгерсе, ол мәтінде жаңа немесе ескі атаумен жүреді, бірақ негіз ретінде хронологиялық сонғы атауы алынады. Ескі атауы жаңа атаудың жанында жақшада белгіленеді. Онда көрсеткіш алфавиттік реті бойынша жаңа атауға сілтеме жасалып енгізіледі:

• 
  Ақмола (Целиноград), қ.
  
• 
  Целиноград Ақмола деп қараймыз
  

2. 
   Атаулы көрсеткіш
   

Осы атау негізгі болып саналады. Егерде негізгі атау толық берілмесе, бірақ белгілі, оның толық атау жақшада беріледі. Толық атау да көрсеткішке алфавиттік реті бойынша негізгі атауға сілтеме жасалып енгізіледі.

3. 
   Хронологиялық көрсеткіш
   

5. 
   Шолуларды құрастыру тәртібі
   

Шолуға енген құжаттар жүйесінің өз ара шығу немесе мазмұны бірігуімен байланысады.

Шолулар екі түрге бөлінеді: мұрағат қорының шолуы және құжаттардың тақырыптық шолуы.

Мұрағат қорының шолуы - деректану сараптамасымен құжаттардың құрамы және мазмұны тұралы жүйеленген ақпараты бар құжаттар шолуының түрі.

Құжаттардың тақырыптық шолуы - деректану ақпаратымен бір немесе бірнеше мұрағат қорының анықталған тақырыбы бойынша құжаттардың құрамы және мазмұны туралы жүйеленген ақпараты бар құжаттар шолуының түрі.

Құжаттар сипаттамасында құжаттар туралы ақпарат беріледі.

Мұрағат қорының шолуларды құрастыру жүйесі болып:

1) құрлымдық;

2) салалық;

3) тақырыбтық;

4) хронологиялық;

5) номиналдық.

Тақырыбтық шолулар құжаттарына келесі жүйе қолданылады:

1) салалық;

2) тақырыбтық;

3) хронологиялық.

Түрлеріне қарай, салалық және номиналдық жүйелер тек қор шолуларын құрастырғанда қолданылады. Қалған жүйелер қор шолуларын және тақырыбтық шолуларды құрастырғанда ғана қолданылады.

Шолуларда құжаттардың мазмуны мен құрамын аннотация деп атайды. Аннотация мазмұны бойынша біріңғай топтастырылған істер мен құжаттарға және солай бөлек істер мен құжаттарға құрастыруға болады. Соган қарай аннотацияны жеке немесе топтасқан деп айтады.

Құжаттардың деректану сипаттамасы олардың құндылығын және мәнін жақсы жағынан көрсетуге көмектеседі, құжаттың мазмұны мен сипаттамасын объективтік түрде тәптіштеп көрсетуге мүмкіндік береді, маңызды дәрежесінде, демек әрі-қарай қолдануда.

Шолуларда құжаттар аннотациясы дәлме дәл іздестіру мәліметтерімен белгіленеді, шолу құжаттарына шапшан іздестіруді қамтамассыздандырады.

Мұрағат қорының шолуындағы іздестіру мәліметтердің құрамы тізім белгілері мен сақтау бірлігінен құрастырылады. Егерде жеке құжаттар аннотацияланса беттер белгіленуі тиіс.

Іздестіру мәліметтер құжаттар аннотациясымен бірге көрсетіледі және жақшаға алынады.

Құжаттар шолуының екінші тарауы қарастырамыз – анықтамалық аппарат.

Тақырыбтық шолуларда анықтама түрі көрсетілгенен кейін шолу тақырыбының атауы, тақырыбы бойынша құжаттын шеткі датасы, шолудың шықан жылы көрсетіледі.

Мұрағат қор шолуларының алғы сөзі тізімдерге сәйкес құрастырылады.

Тақырыбтық шолуда алғы сөз тарихи тарауында тақырыбы сипатталынады, ал қорқұрастырушының тарихы тек осы тақырыбта ғана құрастырылады.

Қорқұрастырышының негізгі топтарының сипаттамасы құжаттар мазмұнындағы өз-ара байланысын, сонымен қатар тақырып өндеуіндегі құжаттардың келісті категориялардың мағынасы мен орнын көрсетеді.

Егер тақырыбтық шолу бір қорға кұрастырылса, шолу қорының тарихи тарауы тек алғы сөз нұсқасына қарап жасалынады.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ғылыми-ақпараттық жүйесін жетілдіру және дамытудағы

Әдістемелік нұсқаулығының

1 қосымшасы
Мазмұндама

Тізімдемеге алғы сөз _________________________________________________

2008-2010 жылдарға тізім_______________________________________________

2008 жыл

Басшылық_______________________________________________________________

Құжаттардың мемлекеттік есебін алу және сақталуын қамтамасыз ету бөлімі______

Ведомстволық мұрағаттарға бақылау жассау бөлімі___________________________

Құжаттарды қолдану және ақпараттық бөлімі _______________________________

Ұйымдастыру-кадр жұмысының бөлімі______________________________________

Бухгалтерия _____________________________________________________________
2009 год

Басшылық_______________________________________________________________

Құжаттардың мемлекеттік есебін алу және сақталуын қамтамасыз ету бөлімі______

Ведомстволық мұрағаттарға бақылау жассау бөлімі____________________________

Құжаттарды қолдану және ақпараттық бөлімі ________________________________

Ұйымдастыру-кадр жұмысының бөлімі______________________________________

Бухгалтерия _____________________________________________________________
2010 год

Басшылық_______________________________________________________________

Құжаттардың мемлекеттік есебін алу және сақталуын қамтамасыз ету бөлімі ______

Ведомстволық мұрағаттарға бақылау жассау бөлімі____________________________

Құжаттарды қолдану және ақпараттық бөлімі ________________________________

Ұйымдастыру-кадр жұмысының бөлімі______________________________________

Бухгалтерия _____________________________________________________________

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ғылыми-ақпараттық жүйесін жетілдіру және дамытудағы

Әдістемелік нұсқаулығының

2 қосымшасы
«Ақмола облысының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесінің № 258 қорының 2008-2010 жылдарының № 9 тұрақты сақтау тізіміне

Алғы сөз

2008 жылдың 21 мамырынан «Ақмола облысы мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі Ақмола облысы мұрағаттар мен құжаттамалар бөлімінің Ақмола облысы мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы «Ақмола облысы мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі болып қайта тіркелді (заңды тұлғаның қайта тіркелу куәлігі № 7683-1902 ММ)¹.

Функциялары мен және мақсаттары № 9 тізімінің бөлімінде көрсетілегн. Нақты ғылыми-техникалық өңдеуге 2008-2010 жылдарының құжаттары алынды және бұл № 9 тізімінің жалғасы болып есептеледі. Ғылыми-техникалық өндеу барысында 2005-2007 жылдардың құжаттары табылып бұрынғы тізімге енбеген құжаттар тізімге енді. № 695а - ісі 2005 жылдың штаттық кестесі; № 712а ісі - 2005 жылдың әдістемелік комиссия отырысының хаттамасы; № 722а істері - 2007 жылдың салықтар мен бюджетке басқа міндетті төлемдер бойынша жылдық есептер литерлік реттік санымен алдынғы тізімге енгізілді.

Өнделген тұрақты сақтау құжаттарына тізім жасалынды.

2008-2010 жылдардың тұрақты сақтау құжаттары № 9 тізіміне № 723 - № 778 дейін 56 (елу алты) іс енгізілді.

Тізімде құжаттарды жіктеу тәртібі хронологиялық – құрылым жүйесі бойынша жіктелді.

2008 жылы Ақмола облысының мемлекеттік мұрағат құрылымы штатық кестеге сай болды:

Басшылық

Ведомстволық мұрағаттарға бақылау жассау бөлімі

Құжаттарды қолдану және ақпараттық бөлімі

Ұйымдастыру-кадр жұмысының бөлімі

Бухгалтерия

Ақмола облысының мемлекеттік мұрағатының штаттық кестесі қазіргі кезге дейін өзгеріссіз қалды.

Мазұмыны бойынша тізімге енген қужаттар: қаулылар, мемлекеттік мұрағатың негізгі жұмысына байланысты жоғары органдарының шешімдері, облысытың 70-жылдығына арналған жиынтық құжаттары, «Тарих қызметінде» атты кітабі, әдістемелік ұсыныстар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, жұмыс жоспарлары, штаттық кестелер, мемлекеттік мұрағат директоры отырысының хаттамалары, сараптама-әдістемелік комиссиясы отырысының хаттамалары, мұрағат жұмысының жылдық есебі, мемлекеттік мұрағаттын паспорты, маңызды және ұмтылмас күндер күнтізбесі, мемлекеттік мұрағат қызметкерлерімен дайындалған мақалалар, кадрдың саны, құрамы және қозғалысы туралы жылдық есебі, жылдық бухгалтерлік есебі және балансы, бағдарламаларды қаржыландыру жылдық жоспары, мемлекеттік сатып алу жөніндегі жылдық жоспар.

Құндылық сараптау жүргізу кезінде 2008-2009 жылдардың негізгі қызмет бойынша хат алмасу құжаттары айқындалмады. 2008 – 2009 жылдардың негізгі қызмет жөніндегі бұйрықтарды тіркеу журналы алынды, арнайы сілтемеде көрсетілген.

Құжат құрамы толық. Физикалық ахуалы қанағаттанарлық. Тізімге ғылыми-анықтамалық аппарат жасалынды: титул беті, алғы сөз.

Ғылыми-техникалық өндеуден кейін құжаттар тұрақты сақтауға Ақмола облысының мемлекеттік мұрағатына тапсырылады.

Ұйымдастыру кадр жұмысы

бөлімінің бастығы Н. Федотова

07.02.2012

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ғылыми-ақпараттық жүйесін жетілдіру және дамытудағы

Әдістемелік нұсқаулығының

3 қосымшасы