Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 18–ші беті
құжат , содан кейін-мәселесі толық шешімнің тапқан құжат, бұдан әрі
мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.
19.4 Жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы мен актілердің орындалуы
бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар жоғарыда
тұрған ұйымның тапсырмасы бойынша негізгі орындаушы болып табылатын
ұйымда жеке істерде тігіледі; қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы
жылдағы хат алмасуға тігіледі.
19.5 Өкімдік құжат пен оған қосымшалар бір іске салынады.
19.6 Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке құрам бойынша
бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерге салынады.
19.7 Хаттамалар істе нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен және оған
қатысты барлық құжаттармен орналастырылады.
19.8 Хат алмасулар, әдетте іс жүргізу жылымен топтастырылады және
хронологиялық ретте жүйеленеді, мұнымен бірге сұраным-құжаттан кейін
жауап-құжат салынады; өткен жылы белгілі бір мәселе бойынша басталған хат
алмасу қайтадан жалғасқан кезде оның құжаттары ағымдағы жылдың ісіне
енгізіледі.
19.9 Қызметкерлердің жеке істері құжаттары келіп түсуіне сәйкес
хронологиялық ретпен орналасады;
19.10 Еңбек ақы бойынша дербес есепшоттары жеке істерге салынады және
оларда қызметкерлердің фамилиялары әліпбилік ретпен орналасады;
19.20 Еңбек шарттары жеке істер құрамында немесе қызметкерлер тегінің
әліпбилік ретімен жеке жасақталады;
19.21 Жеке тұлғалардың тізімдері және жинақтау зейнетақы қорына міндетті
зейнеткерлік жарна аударуға төлем тапсырмалары бір іске салынады;
19.22 Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік төлем тапсырмалары бір
іске салынады;
19.23 Жоспарлар,есептер,сметалар,лимиттер және штат кестелері жасалған ,
бекітілген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып
құрастырылған болса, сол жылдың тиісті істеріне салынады.
20 ІСТІ РӘСІМДЕУ:
20.1 Университетте істер, оларды бастағанда және жыл соңында рәсімделеді,
істерді рәсімдеу-істерді сақтауға дайындау, рәсімдеу мұқабада істі тізімдеу,
түптеу , парақтарды нөмірлеу мен куәландырма парақтарын құрастыру
жұмыстарының кешенінен тұрады, рәсімдеуді Кеңсе мен істерді жүргізу мен
қалыптастыру міндеттері кіретін құрылымдық бөлімшенің қызметкеріне
әдістемелік көмек көрсетіп және қызметтің бақылауына ала отырып
жүргізіледі.
20.2 Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе жартылай рәсімделеді.
20.3 Толықтай рәсімделуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша (10 жылдан
жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады.
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 19–ші беті
20.4 Істерді толықтай рәсімдеуге : іс мұқабасының деректемелерін
рәсімдеу;істердегі парақтарды нөмірлеу; істің куәландырма парақтарын
құрастыру
қажетті
жағдайда
іс
құжаттарының
ішкі
тізімдемесі
құрастырылады, істі тігу мен түптеу ; іс мұқабасының деректемелеріне қажетті
нақтылуларды енгізу.
20.5 Тұрақты, уақытша және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында
мынандай деректемелер көрсетіледі: ұйымның атауы; құрылымдық
бөлімшенің атауы; ұйымның орналасқан елді мекенінің атауы.
20.6 Істің нөмірі (индексі) ; істің тақырыбы; істің (томның, бөлімнің) уақыты;
істегі парақтар саны; істің сақталу мерзімі.
20.7 Істің мұқабасына қойылатын деректемелер келесідей рәсімделеді:
толықтай атаудан кейін жақшаның ішінде ресми түрде қабылданған ұйымның
қысқартылған атауын көрсете отырып, ұйымның атауы жарғылық құжаттарға
сәйкес толықтай атау септігінде көрсетіледі; құрылымдық бөлімшенің атауы –
бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады; істің
нөмірі-әр бөлімнің істер номенклатурасы бойынша істің цифрлық (индекс)
белгісі қойылады; істің тақырыбы-істер номенклатурасынан тасымалданады;
істің уақыты іс жүргізуде басталған және аяқталған істің жылы көрсетіледі;
өкімдік құжаттардың, сонымен қатар, бірнеше томнан (бөлімдерден) тұратын
істердің уақыты олардың ақырғы уақыты, яғни іске енгізілген ең алғашқы
және ең соңғы құжаттың уақыты (күні, айы, жылы) болып табылады; жеке
томға рәсімделген құжат қосымшасының уақыты, осы томға енгізілген негізгі
құжаттың тіркелген уақыты болып табылады; бұл ретте күн мен жыл араб
цифрімен белгіленеді, ал айдың аты толықтай сөзбен жазылады.
20.8 Іске енгізілген құжаттардың орналасу тәртібін бекіту мен сақталуын
қамтамасыз ету мақсатында оның барлық парақтары, оның ішінде жеке
парақтары рәсімделген бұрыштамалар (фишкалар), куәландырма парақтары
мен ішкі тізбеден басқа парақтарының барлығы нөмірленеді; парақ қара
карандашпен нөмірленеді және жеке парақтың оң жақ жоғарғы жағына
қойылады
21 ІСТІҢ ПАРАҚТАРЫН НӨМІРЛЕУ ТӘРТІБІ:
1) А4 форматындағы парақ бір жағынан тігіледі, оң жақ жоғарғы жағында бір
парақ ретінде нөмірленеді;
2) өзіндік нөмірі бар құжаттардың парақтары, оның ішінде баспа өнімдері
жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді;
3) бірнеше том немесе бөлімдерден тұратын істің парақтары әр том немесе
бөлім бойынша жеке нөмірленеді;
4) іске жеке парақты құрайтын суреттер,сызбалар, диаграммалар және басқа
да суреттер (иллюстративті) және ерекше құжаттар теріс жағынан сол жақ
жоғары бұрышынан нөмірленеді;
5) іске тігілген салымдары бар конверттерді нөмірлеу: бірінші конверт, содан
кейін реттік нөмірмен ішіндегі салымдар нөмірлеу арқылы жүзеге асырылады;
