Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 20–ші беті
6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде рәсімделеді және бөлек
нөмірленеді;
7) парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландырылған жазба
жазылады, онда оны құрастырған тұлғаның қолы қойылады және қолының
толық мәні мен лауазымы және құрастырылған уақыты көрсетіледі.
«істің сақтау мерзімі» деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер
номенклатурасынан сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесімен
салыстырғаннан кейін ғана тасымалданады.
21.1 Тұрақты сақталатын істерге «тұрақты сақтау керек» деген сөз жазылады.
21.2 Құжаттардың ерекшелігінен туындайтын (аса бағалы, жеке істер және
басқалары) белгілі бір дәрежедегі тұрақты (10 жылдан жоғары) және уақытша
(10 жылға дейін) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін, істегі құжаттарға
ішкі тізімдеме (опись) құрастырылады (10-қосымша).
21.3 Істегі құжаттардың ішкі тізімдемесі егер олар құжаттардың нақты мәтінін
көрсетпейтін , құжаттардың әр түрлілігіне қарай құрастырылған болса, онда
олар үнемі және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де
жасалады.
21.4 Істі құрастыратын құжаттар, барлық құжаттарды мәтіні оқыла алатындай
түптеледі немесе қатты картон мұқабада т өрт тесік шығару арқылы тігіледі;
істі тігуге (түптеуге) дайындалғанда темір бекітпелер (түйреуіштер,
қыстырғыштар және т.б.) құжаттардан алынады.
21.5 Уақытша (10 жылға дейінгі ) сақталатын істерді жабдықталған мұқабаға
(скоросшиватель) сақтауға істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің
парақтарын нөмірлемеуге, куәландырма жазбаларын құрастырмауға рұқсат
етіледі.
22 ҚҰЖАТТАРДЫ ЖЕДЕЛ ТҮРДЕ САҚТАУ:
22.1 Іс жүргізу қызметінде жасақталып болған құжаттар ұйымның мұрағатына
тапсырылғанға дейін сол орындағы істер бір жыл бойы сақталады.
22.2 Университеттің Кеңсесі, құрылымдық бөлімшелер басшылары құжатта
мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді, істер жұмыс кабинеттеріндегі
немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайлардағы шкафтарда және
сейфтерде сақталады;
22.3 Істер бөлімнің бекітілген іс номенклатурасына сәйкес қойылады,
мұқабалар түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.
22.4 Істер басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына университет
басшысының рұқсатымен ғана беріледі; басқа құрылымдық бөлімшелерге
істерді беру, құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал
құрылым ішінде қолхатпен беріледі; берілген істерге ізбасар-парақша
толтырылады, онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, берілген уақыты,
істің кімге берілгені, оның қайтарылу уақыты туралы мәліметтер көрсетіледі
және істі алу мен өткізу жөнінде қол қою бағандарын қарастырады;
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 21–ші беті
22.5 Істен құжаттар алғанда ҚР заңнамаларына сәйкес куәландырылған
көшірмесін және түп нұсқалардың алынғаны туралы актіні істе қалдырады.
23 ІСТЕРДІ МҰРАҒАТҚА ТАПСЫРУ:
23.1 Істерді құрылымдылық бөлімшелерден Университет мұрағатына тапсыру
іс жүргізілуі аяқталған құжаттар мен істер құндылығына сараптама
қорытындысы бойынша құрастырылған істер тізімдемелеріне сәйкес жүзеге
асырылады.
23.2 Уақытша (10 жыл) сақтаудағы құжаттар мұрағатқа істер номенклатурасы
бойынша тапсырылады.
23.3 Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам
бойынша істерге тізімдемелер нысанға сәйкес жеке-жеке жасалады.
23.4 Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына жазылған мәліметтерге
дәл сәйкестікпен толтырылады, тізімдемеге тақырыптары бірдей істер
қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған
біртектес істер «бұл да сондай » сөзімен белгіленеді де, олар туралы басқа
мәліметтер тізімдемеге толығымен жазылады, тізімдеменің жаңа парағына
біртектес істердің тақырыптары толық көшіріледі; тізімдемеге әрбір іс (істің
томы, бөлімі) жеке реттік нөмірімен енгізіледі; тізімдеменің «Ескерту» бағаны
істің физикалық жай-күйі ерекшеліктері туралы, басқа құрылымдық
бөлімшеге (басқа ұйымға) істің берілгені туралы белгілерді қою үшін
пайдаланылады.
23.5 Істер тізімдемесі екі данада жасалып, олардың біреуі істермен бірге
мұрағатқа беріледі, ал екіншісі – бақылау құралы ретінде құрылымдық
бөлімшеде қалады.
23.6 Істі қалыптастырудың және мұрағатқа тапсыруға дайындаудың
дұрыстығын құрылымдық бөлімнің басшысы немесе іс жүргізуші тексереді,
табылған кемшіліктер құрылымдық бөлім қызметкерлерімен реттеледі.
23.7 Әр істі құрылымдық бөлім қызметкерлерінің қатысуымен мұрағатқа
жауапты қызметкер өткізеді, бұл ретте тізімдеменің екі данасына және оған
енгізілген әр істің жанына істер туралы белгі қойылады, әр тізімдеменің
соңында цифрмен соңында цифрмен және жазбаша нақты қабылданған
істердің саны, істердің қабылданған уақыты, сонымен қатар, мұрағатшы мен
істерді өткізген тұлғаның қолдары қойылады.
23.8 Істермен бірге мұрағатқа өткізілетін істердің орындалу мен тіркелуі
туралы ақпарат бар құжаттың тіркеу карточкасы және (немесе) бағдарламалық
құралдар мен деректер базасы өткізіледі, картотека мен деректер базасының
тақырыптары тізімдемеге енгізіледі.
23.9 Құрылымдық бөлім таратылып немесе қайта құрылған кезде , осы
құрылымдық бөлімдегі іс жүргізуге жауапты тұлға таратылу іс-шаралар
кезінде бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді рәсімдеп және сақтау
мерзімдеріне қарамастан Университет мұрағатына тапсырады.
23.10 Істерді өткізу істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша
жүзеге асырылады.
