Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 12–ші беті
қызметкерлердің рапорттары және т.б.). Университеттің ішкі (кіріс және
шығыс) хат-хабарлары ішкі хат-хабарларды тіркеу журналында тіркеледі.
11.1 Ішкі құжаттардың әзірлеу мен рәсімделу сатыларынан өту шығыс
құжаттарға, ал орындалу сатыларынан өту ішкі құжаттарға сәйкес жүзеге
асады; қызмет хат иесі хаттың мазмұнына сәйкес тиісті бөлім басшыларының
қолдарын түгел қойдырып (қойылған қолдың қасына тиісті қол қоюшының
толық аты жөні көрсетіліп) кеңсеге өткізуі тиіс, егер қолдары түгел болмаған
жағдайда хат дұрыс рәсімделмеген болып есептелетіндіктен, ол орындаушыға
қайтарылады;
11.2 Кеңсеге келіп түскен құжаттардың парақтары таза, сауатты жазылмаған
жағдайда құжаттар орындаушыға қайтарылуы тиіс;
11.3 Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжат алысу, құрылымдық
бөлімшелердің құжаттау мен құжаттамалық басқаруға жауапты тұлғалар (іс-
жүргізуші немесе хатшы) арқылы жүзеге асады; құжаттардың кіріс-шығыс
белгілері (күні, айы, жылы)қойылып беріледі;
11.4 Орындалған ішкі құжаттардың түпнұсқасы орындаушы құрылымдық
бөлімнің номенклатурасына сәйкес өздерінде сақталады (Кеңседе
сақталмайды!);
11.5 Басшымен қол қойылған немесе өкімдік құжатпен тіркелген құжаттардың
көбейтілген даналары құжатта қарастырылып отырған мәселеге байланысты
құрылымдық бөлімшелерге міндетті түрде жолданады;
12 ҚҰЖАТТАРДЫ ТІРКЕУ ТӘРТІБІ
12.1 Есепке алуды және орындауды қажет ететін, ақпараттық-анықтамалық
мақсаттарда пайдаланатын барлық құжаттар тіркелуге алынуы тиіс.
12.2 Университетке келген құжаттар Кеңсе бөлімінде тіркеуге алынады;
12.3 Құрылымдық бөлімшелердің аттарына келіп түскен құжаттар тиісті
құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі;
12.4 Байланыс арналары арқылы (телефакс, интернет, электронды мәлімет)
құжаттарды қабылдап алу және жіберу Кеңсе арқылы және құжаттар тиісті
болған Вице-президенттердің қабылдау бөлмесінде жүргізіледі;
12.5 Құжат бір рет тіркеледі: кіріс- келіп түскен күні, шығыс және ішкі
құжаттар-қол қойылған (бекітілген ) күні.
12.6 Кеңседен тіркеліп шыққан құжат екінші құрылымдық бөлімге
жолданған кезде ол жақта қайтадан тіркелу жасалады;
12.7 Қызметтік хат алмасулар бөлек журналда, өтініштер бөлек журналда
тіркеледі;
12.8 Университет Кеңсесінде журналдық тіркеу-бақылау түрі қолданылады .
12.9 Тіркеуге жатпайтын құжаттардың үлгі тізбесі 7-қосымшада берілді;
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 13–ші беті
13. Міндетті түрде тіркелетін құжаттар келесі мәліметтерден тұрады :
құжаттың орындаушысы (автор);
құжат түрінің атауы;
келіп түскен құжаттың уақыты мен тіркеу нөмірі;
мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);
бұрыштама (орындаушы , тапсырманың мазмұны, авторы, уақыты);
құжаттың орындалу уақыты;
құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы;
құжаттың орындалу және оның іске жіберілуі
ерілгендігі туралы белгі;
Құжаттың сипаты мен акпаратты қолданудың міндеттеріне қарай міндетті
мәліметтер құрамы басқа да мәліметтермен толықтырыла алады (қосымшаның
бар болуы, парақтар саны, мекеме ішіндегі құжаттың қозғалуы, орындалу
мерзімі мен басқалары).
14. ҚҰЖАТТЫҢ ОРЫНДАЛУЫН БАҚЫЛАУ:
14.1 Бақылауға жататын құжаттардың орындалуын қадағалау, құжат
барысын сараптау, яғни оны есепке алу, іске жіберу, орындалған құжатты
бақылаудан
алу,
басшылықты
құжаттардың
орындалуы
жайлы
ақпараттандыру
(8-қосымша) үлгіде көрсетілген таблица-журнал арқылы
жүзеге асырылады.
14.2 Орындалуды талап ететін барлық құжаттар бақылауға алынады.
14.3 Құжаттардың орындалуы мерзімін бақылау мәселе мәніне қарай
құжатты орындаушы құрылымдық бөлімшелердің тікелей орындаушы
қызметкеріне және басшыларына жүктеледі.
14.4 Бақылауға алынатын құжаттарға тіркеу журналында тиісті белгілер
қойылады.
14.5 Құжатты бақылаудан тапсырма берген басшы немесе оның тапсырмасы
бойынша Кеңсе инспекторы орындаушы бөлім қызметкерлерінің хабарлауы
негізінде бақылаудан алып тастайды
.
15. ЖЕКЕ ЖӘНЕ ЗАҢДЫ ТҰЛҒАЛАРДЫҢ ӨТІНІШТЕРІМЕН ЖҰМЫС
15.1 Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша іс жүргізу «Жеке және
заңды тұлғалардың өтініштерін қараудың тәртібі туралы» ҚР 2007 жылғы 12
ақпандағы № 221 Заңына сәйкес жалпыдан бөлек жүргізіледі.
15.2 Осы заңмен тағайындалған тәртіп бойынша берілген жолдау өтініштері
міндетті түрде қабылданады, тіркеледі және қарастырылады. Өтініштерді
қабылдамауға тыйым салынады.
15.3 Азаматтардың өтініштері (ұсыныстар, арыздар , шағымдар, лебіздер
және сұрау салулар) университет Кеңсесіне келіп түскен күні тіркеледі;
15.4 Өтініште Оқытушылар үшін: кафедра меңгерушінің, факультет
деканының,
оқу
бөлімінің
бастығының,
академиялық
мәселелер
