ақпарат – анықтама құжаттарын

Құжаттама жүйелері мен құжаттар түрлерін таңдап алуды ұйым өз қызметінің ерекшелігіне сәйкес жүргізеді.

Қолданылатын құжаттардың нысандарын таңдап алуына, олардың санын азайтуды жеңілдету және оларды бір ізге түсіру мақсатына байланысты ұйымдар өздерінің қызметтері мен міндеттерін жүзеге асыру үшін қажетті әрі жеткілікті болатын құжаттардың салалық табельдерін жасайды. Табельге дәстүрлі құжаттар да, сондай-ақ есептеу техникасы құралдарын жасайтын құжаттар да енгізіледі. Табельді жүргізуді, оған өзгерістер енгізуді құжаттама басқармасының қызметі жүзеге асырады. Табельде көрсетілмеген құжаттарды әзірлеуге тыйым салынады.

Егер салалық табель жоқ болса, құжаттарды бір ізгі келтіру жөніндегі талаптарды тікелей орындаушыларға жеткізу қажет, ал олар құжаттардың хатталуы, оның мазмұнының баяндалуы мен стиль үшін, басып шығаратын құрылғылар дайындайтын құжаттарға дейін талаптардың орындалуы үшін жауап береді.

Құжаттардың заңды күшін, олардың жедел әрі сапалы орындалуы мен іздестірілу ін, есептеу техникасы құралдарының көмегімен өңделу мүмкіндігін, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететін талаптар сақталуға тиіс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы қол жеткізіледі.