Тізімнен деректерді сұрыптау (таңдау)
Автофильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу
Кеңейтілген фильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу
Жалпы және аралық қорытындыларды автоматты түрде есептеу
Дәрістің қысқаша мазмұны
1. Электронды кесте тізім немесе деректер базасы ретінде қарастырылады, оның жолдарында біртекті ақпарат болады.
Деректер базасы термині және Excel-де тізім синоним ретінде пайдаланылады. Демек, келесілерге назар аудару керек:
Тізімнің әрбір жолы деректер базасы жазбасы ретінде қарастырылады;
Тізім бағандары деректер базасының өрісі деп есептеледі;
Бағандарды тақырыбы деректер базасының өріс атауы деп есептеледі.
Еxcel-де тізім немесе деректер базасында өңдеуді және талдауды жеңілдететін функциялар жиыны бар. Электронды кестені сәйкес функциялар көмегімен өңдеу үшін ондағы деректер келесі түрде ұйымдастырылуы керек:
Кестенің барлық жолдары біртекті ақпараттан тұруы керек – барлық жолдарда бірдей бағандарда біртипті деректер орналасуы керек;
Бағандардың тақырып жолы тізімнің бірінші жолында орналасуы керек;
Жол атаулары тізімнің сол жақ бағанында орналасуы керек;
Кестеде, сонымен қатар тақырыптар жолы мен деректердің бірінші жолы арасында бос жолдар мен бағандар болмау керек. Бірінші бос жол тізімнің соңы белгісін білдіреді.
Тізім (деректер базасы) түрінде ұйымдастырылған деректерге деректер базасымен жұмыс категориясына жататын арнайы функциялар қолдануға және келесі операцияларды орындауға болады:
Жазбаларды қосуға, өзгертуге, және жоюға;
Жазбаларды табуға;
Жазбаларды сұрыптауға;
Автофильтр және Кеңейтілген фильтр көмегімен деректерді фильтрлеуді (таңдауды) жүзеге асыруға;
Жалпы және аралық қорытындылар жүргізуге және т.с.с.
2.Деректерді сұрыптау
Деректерді автоматты түрде өңдеудің белгілі бір операциясын пайдалану үшін кестеде деректерді тізбектей алдын-ала орналастыру керек – бастапқы деректерді сұрыптауды орындау керек.
Сұрыптау «сол орында» - кестеде жүзеге асады.
Электронды кестеде жолды да, бағанды да сұрыптауға болады. Жолдарды бір немесе бірнеше бағандар ұяшығының мәні бойынша сұрыптауға болады.
Жолдар, бағандар немесе жеке ұяшықтар сұрыптау процесінде пайдаланушымен берілген сұрыптау ретіне сәйкес қайта реттеледі. Тізімдерді өспелі ретте (1-ден 9-ға дейін, А-дан Я-ға дейін) немесе кемімелі ретте (9-дан 1-ге дейін, Я-дан А-ға дейін) сұрыптауға болады.
Excel деректерді алфавиттік ретте сұрыптайды. Басқа ретте сұрыптау үшін, мысалы, айлар мен апта күндерін оларды алфавиттік ретте емес, логикалық ретпен сәйкес орналастыру үшін сұрыптаудың пайдаланушылық ретін пайдалану керек.
Электронды кестелерде деректерді сұрыптау ДАННЫЕСортировка командасы көмегімен жүргізіледі.
Тізімнен деректерді фильтрациялау (таңдау)
Кестеде деректерді фильтрациялау (таңдау) берілген шарт немесе бірнеше шарттарға жауап беретін жолдарды ғана көрсетеді. Фильтр көмегімен пайдаланушы өзіне ыңғайлы формада тізімдегі жазбаларды шығара немесе жоя (жасыра) алады.
Сұрыптауға қарағанда деректер фильтрациялау кезінде қайта реттелмейді, ал тек қана таңдаманың берілген критерийіне жауап бермейтін жазбалар ғана жасырылады.
Таңдап алынған жазбаларды форматтауға немесе жоюға, кестенің жеке облысына көшіруге, баспаға шығаруға, сонымен қатар кейінгі есептеулерде пайдалануға немесе диаграммалар тұрғызуға болады.
Электронды кестелерде деректерді фильтрациялау екі әдіспен: автофильтр көмегімен немесе кеңейтілген фильтр көмегімен орындалуы мүмкін.
3. Автофильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу. Бұл операцияны орындау үшін:
Кесте ішіне курсорды қою;
ДАННЫЕФильтрАвтофильтр командасын орындау;
Таңдама жүргізілетін бағанның тізімін тышқан арқылы стрелкамен кнопка бойынша ашу;
Қажет мәндерді көрсету немесе «шарт» жолын таңдау және Пайдаланушылық автофильтр диалогтік терезесінде таңдама критерийін беру керек.
Белгілі бір бағанда жазбаларды таңдау үшін шарт И/ИЛИ логикалық байланыспен біріктірілген екі өзіндік бөліктерден тұруы мүмкін.
Шарттың әрбір бөлігі мыналардан тұрады:
тізімнен алынатын немесе подстановканың шаблонды символдарынан тұратын мәндер. Подстановка символдары ретінде символдардың дербес санын көрсету үшін * жұлдызша немесе бір символды алмастыру үшін ? сұрақ белгісі пайдаланылады.
қатынас (салыстыру) операторы. Таңдама критерийін беру кезінде салыстырудың келесі операторлары пайдаланылуы мүмкін:
= Тең <> Тең емес
< Кіші < = Кіші немесе тең
> Үлкен > = Үлкен немесе тең
Бастапқы кестенің барлық жолдарын қалпына келтіру үшін тышқанмен шертіп, ашылған тізімнен «все» жолын таңдау немесе ДАННЫЕФильтрОтобразить все командасын орындау керек.
Фильтрациялау режимін болдырмау үшін кесте ішіне курсорды қою және қайта ДАННЫЕФильтрАвтофильтр (переключательді алып тастау) командасын орындау қажет.
4. Кеңейтілген фильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу. Кеңейтілген фильтр таңдаманың жиынтық критерийін түзеуге мүмкіндік береді және электронды кесте деректерінің күрделі фильтрациясын бірнеше бағандар бойынша таңдау шартының жиынын берумен жүзеге асырылады.
Тізім жазбаларын фильтрлеу үшін кеңейтілген фильтр критерийлердің екі типін пайдалануды қамтамасыз етеді:
салыстыру критерийлері;
есептеу критерийлері.
Кеңейтілген фильтрді пайдалану арқылы жазбаларды фильтрлеу ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр командасы көмегімен орындалады.
Бұл режимнің маңызды ерекшелігі, фильтрлеу командасының өзін орындағанға дейін деректерді фильтрлеу шартын – таңдау шартының диапазонын (критерийлер интервалы) беру үшін арнайы облыс түзу қажет.
Шарттар диапазоны бағанның тақырып жолы бар жол мен таңдау шартын беру үшін бірнеше жолдан тұруы керек. Шарттар диапазонын құру үшін көбінесе жеке орынға (сол немесе басқа жұмыс бетінде) бағанның тақырып жолы бар жолды көшіреді, содан кейін төмен орналасқан жолда жеке бағандар бойынша таңдау критерийлерін енгізеді.
Таңдау шартының мәндері мен кесте арасында минимум бір бос жол болуы керек.
Егер таңдау критерийі (фильтрлеу шарты) әртүрлі бағандар үшін бір жолда енгізілсе, онда олар «И» шартымен байланысқан деп есептеледі. Егер таңдау шарты әртүрлі жолдарда жазылса, онда олар «ИЛИ» шартымен байланысқан деп есептеледі.
Жазбаларды таңдау критерийі бар шарттар диапазонын құрғаннан кейін кесте ішіне курсорды қойып, ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр командасын орындайды және Расширенный фильтр диалогтік терезесінде кесте ұяшығының диапазонын және адресін немесе алдын-ала құрылған шарттар диапазонының атауын көрсетеді.
Жазбаларды орнында фильтрлеуге немесе біруақытта фильтрлеуді орындау арқылы ағымды жұмыс бетіне көрсетілген облысқа көшіруге болады.
Фильтрленген жолдарды беттің басқа облысына көшіру үшін переключатель орнату керек. Нәтижелерді басқа орынға көшіру, өріске оралу. Нәтижені диапазонға орналастыру және таңдап алынған деректерді қою облысының жоғарғы сол жақ облысын көрсету.
Таңдау шартының диапазонына сілтеме тек қана бағанның тақырып жолдарынан және критерийлері бар жолдардан тұруы керек, яғни бос жолдардан тұрмауы керек.
Достарыңызбен бөлісу: | 
