222
- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе
ұмытылады.
Жақсы ұйымдастырылған кəдуілгі мұрағаттардың өзінде құжат
іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді, оның үстіне сұралған əрбір
оныншы құжат табылмайды.
Осыған байланысты неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті
берілмейтін болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады.
Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады, ал
мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады. Бұл басшылық үшін
нағыз бас ауыртатын мəселе.
Қағаз құжаттар секілді электрондық құжаттар да кез келген
кəсіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады.
Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен
реттелген, оған салалық ерекшеліктер көп əсер ете алмайды.
Кəсіпорында «Электрондық мұрағат» жүйесін ендіру құжаттарды
сақтаудың құрылымдық тəртібін ретке келтіреді жəне қағазсыз
технологияға көшу процесін жеделдетеді.
Электрондық мұрағат дегеніміз:
1) құжаттарды өнеркəсіптік негізде сканерден өткізу;
2) ретроспективтік айырбас (қағаз құжаттарды жаппай
электронды түрге көшіру);
3) ұйымның ақпараттық ресурсын жасау;
4) мəліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі
процедураларды автоматтандыру.
Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат
айналымы мен бизнес-процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы
болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді.
«Электрондық мұрағатты басқару» (халықаралық термин бойынша –
Electronic Rekords Management, ERM) дегеніміз де, міне, осы.
Кəсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда
айтқанымыздай, құжаттарды іздестіруге, оларды көшірмелеу мен
таратуға
кететін
уақытты
мейлінше
қысқартатындықтан
қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды.
Нəтижесінде:
1) Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен басқаруға, атап
айтқанда: құжаттарды əртүрлі белгілері бойынша топтастыруға
(классификациялауға), оларды əдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде
жинақтай отырып өңдеуге, шешімді тезірек əрі нақтырақ етіп
қабылдауға, құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз етуге;
2) құжат тарихын қарауға, құжаттарға енгізілген барлық
өзгерістерді тексеруге;
3) клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл мұрағат
бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжаттар бойынша жұмыс
жүргізуден гөрі жеңілірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады,
соған орай ризашылығы да арта түседі;
223
4) құжаттарды жоғалып кетуден немесе бүлінуден сақтауға
(электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты көшірмесін жасау –
құжаттардың жоғалып кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді),
санкциясыз қол жеткізуден қорғауға (қызметкерлер арасында
құқықтардың икемді бөлінуі жəне жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі);
5) компания жоғарғы басшылығының ақпаратқа тез əрі дер
кезінде қосылуы мен олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін
мүмкіндік жасай отырып кəсіпорынның бəсекелестік қабілетін
күшейтуге қол жеткізіледі.
5.9.
Іс
қағаздары
мен
құжат
айналымы
жүйесін
автоматтандыру
Елбасының Қазақстан Республикасын əлемдегі ең дамыған 50 ел
қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік органдар алдына
қызметтің барлық саласы бойынша жаңа мақсат, жаңа міндеттер
қойып отыр. Соның бірі «Электрондық үкімет» жобасын жүзеге асыру.
Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған ақпараттық
инфрақұрылымсыз уақытқа сай жұмыс істей алмайды. Бұл заман
талабы. Бірқатар мемлекеттік функцияларды басқару ісінде дəстүрлі
қағаз негізден электрондық салаға көшу өзге де маңызды
факторлармен қатар табысқа жету шарттарының бірі болып отыр.
Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте
құжаттарды тіркеу жəне олардың орындалуын бақылау процестерін
автоматтандыруды, кəсіпорын бөлімшелері арасындағы қағаз негізді
ішкі қатынас қағаздарын азайтуды, нормативтік құқықтық актілер
жобаларын
қарау
мерзімдерін
қысқартуды,
ел
басшылығы
тапсырмаларының, Үкімет қаулыларының, азаматтар мен заңды
тұлғалар тарапынан түскен хаттар мен өтініштердің орындалуын
бақылау жөніндегі жұмыстарды жақсартуды, құжаттар бойынша
ақпараттық талдау жұмыстары сапасын арттыруды, сондай-ақ
ұйымның электрондық мұрағатын құруды қамтиды.
Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесін жасау
«элктрондық үкімет» құрудың негізгі элементі екенін кəсіби мамандар
жақсы түсінеді. Өйткені бұл жүйе құжат айналымы, яғни электронды
құжат алмасу ғана емес, сонымен қатар ол құжаттардың, басшылық
тапсырмаларының орындалу барысын жедел түрде тексеруге,
кемшіліктердің алдын алуға, туындаған проблемаларды дерек
базасын пайдалана отырып дер кезінде айқындауға жəне талдауға,
басшылық үшін шешімдердің əртүрлі нұсқаларын əзірлеуге, ахуалды
жақсартып отыруға мүмкіндік беретін бірден-бір жол. Бұл жүйе
ақпараттарды, статистикалық мəліметтерді есепке алу мен іздестірудің
жеңілдетілетіні жəне жылдамдатылатыны, құжаттарды жіктеу мен
сақтаудың қарапайымданатыны іс жүзінде дəлелденіп отыр. Сонымен
бірге, бұл жүйе қызметкерді жұмыста тұйықталудан сақтайды, істің
Достарыңызбен бөлісу: |
