Жоспары: I. Кіріспе II. Негізгі бөлім

2.1.Құжаттану ғылымына жалпылама анықтама.

2.2.Құжаттану ғылымының әлеуметтік-гуманитарлық орны.

2.3.Құжаттанудың басқа ғылымдармен байланысы және оның ерекшеліктері.

• 
  1)Техникада – құрал-жабдықтың қысқаша сипаттамасы берілген техникалық төлқұжат. Құжатта құрал-жабдықтың белгісі, оның негізгі параметрлері көрсетіледі. Пішініне байланысты Құжат мәтіндік (кітаптар, қолжазбалар, т.б.), графиктік немесе кескіндемелік (сызбалар, сұлбалар, карталар, т.б.), аудио (грампластинка, т.б.), аудиовизуалдық (кинотаспалар), т.б. болып ажыратылады. Құжаттың мазмұны мен көлемі пайдаланылатын құрал-жабдықтың тегіне (арнаулы немесе әмбебап) байланысты жасалады. Құжат тұтынушыларға құрал-жабдықпен бірге беріледі. Технологияны жетілдіру және еңбек өнімділігін арттыру жөніндегі шаралар Құжаттағы мәліметтерді, нұсқауларды дұрыс қолдануды талап етеді;
  
• 
  2) Компьютерде – қолданбалы бағдарламалар көмегімен пернелер арқылы енгізілген тілшелерді пайдаланып құрастырылған немесе дискіде сақталып тұрған, бұрын даярланған ақпараты бар, кез келген материалдық нысан. Қазіргі компьютерлер мен олардың желілерінде пайдаланылатын ақпараттардың ішкі мазмұнына байланысты мәтіндік, график., дыбыстық, бейнелік Құжаттар (word-құжаттар) болады. Интернет желісінде гипермәтіндік (web-құжат) Қ. кең тараған. Оның ішінде басқа Құжатқа сілтеме түрінде ерекшеленіп тұрған түйінді сөздер орналасады. Сол сөзді “тышқан қолтетігімен” қозғағанда экранда жаңа Құжат ашылады. Сілтеме сөздер көмегімен гипербайланыс жүзеге асырылып, интернетте орналасқан миллиондаған ақпараттарды кез келген тұтынушы іздеп тауып ала алады. Гипермәтіндік Құжаттар HTML (Hyper Text Markup Language) тілінде – мәтіндерді арнайы белгілеу тілінде жазылады. Интернеттегі осы HTML тілі элементтерін құрайтын ақпараттар: сілтемелер, тізімдер, суреттер, тақырыптар гипермәтіндік Құжаттардың негізгі бөлігі болып табылады;
  
• 
  3) заңда фактілер туралы мәліметтер, жазулар, рәміздер, таңбалар, суреттер арқылы тиянақталған ақпаратты материалдық нысан. Мазмұнына қарай ғылыми-техникалық (мақалалар, кітаптар, патенттер, сызбалар, т.б.), құқықтық (қаулылар, жарлықтар, шарттар, т.б.), басқарушылық (бұйрықтар, директивалар) Құжаттарға бөлінеді.
  
• 
  4) социологияда – фактілер туралы мәліметтер; эмпирик. мағлұмат жинауда қолданылатын ақпарат көзі. Құжат айналымы көптеген мекемелер мен әлеум. топтар арасындағы қарым-қатынас процестерінің сипатын айқындап, әлеум. процестердің нақтылы жай-күйі мен өзгерістерін көрсетеді.^[1]
  
• 
  Адам баласының жазуды меңгергеннен кейінгі ісінің басы құжат жасау болған. Бұған адамзат тарихында затты-нақты айғақтар жеткілікті. Түрлі болжамдар мен салмақты ғылыми ізденістер нәтижесінде жарық көрген сүбелі дүниелер де көп. Оның барлығына тоқталып жатуды былай қойғанда, атауларын тізіп шығудың өзі мол көлемді талап етеді. Сондықтан біз бұл жерде тақырыпқа қатысты негізгі мәселелерді қысқаша тұжырымдап берумен шектелгенді жөн көріп отырмыз. Сонымен, іс қағаздарын жүргізудің басты өзегі құжат дегеніміз не?
  
• 
  Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат – ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото және кинопленка және т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.
  
• 
  Фабрика өнім шығаратыны секілді, әкімшілік басқармалары құжат шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты болса, әкімшілік басқарудың мақсаты басқару қызметі болып табылады. Оны іске асыру үшін ол құжатпен ресімделуі керек.
  
• 
  «Құжат» ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны, ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т.б.) негіздеме ретінде алынғанына қарай өз тәсілдерін  ұсынады.
  
• 
  Құжат ұғымына берілген анықтамаларды көктей шолғанда, зерттеу нысанасы мен міндеттеріне қарай айырмашылықтардың да бар екендігін байқаймыз. Құжат ұғымын деректану саласы кең ауқымда түсіндіреді. Ол бойынша, құжат – объективті өмір шындығы мен адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекіту құралы. Деректануда құжат –арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.
  
• 
  Бұл ретте, біз құжаттың пайда болу тарихы мен эволюциясына көз жүгіртіп көрейік. «Құжат» ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceoалғашында «үйретемін», «хабарлаймын» деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар мағынасында алатын болсақ «айғақ, дәлел», «куәлік» мағынасын беретін documentumтүрі ғылыми және практикалық қызмет саласының көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған.
  
• 
  Орыс тілінде «документ», яғни «құжат» ұғымы 17- ғасырда пайда болды. І Петр оны «письменное свидетельство», демек, «жазбаша куәлік» ретінде аударып, сол арқылы құжаттың құқықтық мәнін белгіледі. «Хаттамаларға қол қою туралы» деген жарлық шығарған.
  
• 
  ХІХ ғасырда құжаттың басқару ісіндегі мәніне деген жаңа көзқарас пайда болды. Нысан бойынша белгіленіп, басқару процесін жүргізуге арналған ақпарат құжат деп саналды.
  
• 
  Төңкеріске дейінгі Қазақстан жағдайына келетін болсақ, XIX ғасырдың алғашқы жартысында Бөкей хандығында іс қағаздарын жүргізетін кеңсе болғандығы мәлім. Жәңгір хан ұйымдастырған бұл арнайы кеңсе екі бөлімшеден тұратын. Біріншісі ханның өз қол астындағы сұлтандармен, екіншісі – ресейлік шенеуніктермен қызметтік байланыстарын түркі-шағатай және орыс тілдерінде әзірленетін іс қағаздары арқылы жүргізіп отырды.
  
• 
  Құқықтық күшке ие жазбаша дереккөз тұрғысындағы құжат ұғымы ХХ ғасырда да сақталған. Мәселен, С.И. Ожеговтың Орыс тілі сөздігінде «құжат» ұғымына үш түрлі мәнде түсінік беріледі: 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге қатысты құқықты растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми куәландыратын нәрсе (төлқұжат және т.с.с.). 3. Жазбаша куәлік.
  
• 
  Шетелдік сөздердің түсіндірме сөздігінде аздаған өзгешеліктер болғанымен, жалпы мағынасы жоғарыдағы анықтамаларға келіп саяды: 1. Жазбаша куәлік, айғақ – мысалы, оның тарихи құжаттық сипаты бар. 2. заң. заң жүзінде белгіленген тәртіппен жасалып, заңды фактіні куәландыратын (туу, некеге тұру) немесе қандай да бір іске құқық беретін (диплом, өсиет) акт, сөздің кең мағынасында – заңды күші бар немесе қызметтік сипаттағы кез келген жазбаша акт. 3. Төлқұжат, жеке куәлік.
  
• 
  «Мұрағат терминдерінің қысқаша сөздігінде» «құжатқа» берілген анықтама бойынша: «Құжат – шын мәніндегі объективті және адамның ой қызметі барысындағы фактілерді, оқиғаларды, нысаналарды, құбылыстарды жазу, кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап жазу немесе басқа тәсілмен арнайы материал (папирус, пергамент, қағаз, фото үлдір және т.б.) арқылы көрсетудің нәтижесі».
  
• 
  Мұнда «құжатты» сипаттау объектісі ретінде, сондай-ақ оны жеткізуші негіздердің кейбір түрлерін ашып көрсетуге деген талпыныс айқын байқалады.
  
• 
  Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:
  
• 
  1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;
  
• 
  2) ақпараттық – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді;
  
• 
  3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға,  бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді;
  
• 
  4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;
  
• 
  Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:
  
• 
  1) құқықтық– құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;
  
• 
  2) дәрістік – құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;
  
• 
  3) танымдық– құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді.
  
• 
  4) басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;
  
• 
  5) мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;
  
• 
  6) есептік– құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп  шығаруға мүмкіндік береді.
  
• 
  7) эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;
  
• 
  8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге дейін азайтуға пайдалану;
  
• 
  Ұйымда құжаттарды түзу, қолжазбадан қайта басу, оқу, есепке алу, сұрыптау, сақтау, іздестіру, ақпараттарды ұқсату т.б. жөнінде қыруар жұмыстар атқарылады.
  
• 
  Ұйымның коммерциялық қызметі табысты жүргізілуі үшін ақпараттардың сақталу жағдайы ондағы мәліметтер  құпиялылығы сенімді түрде қамтамасыз етілетіндей дәрежеде болуы шарт.
  
• 
  Терминдердің бірыңғайлығын бекітіп, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесінің республикадағы даму бағытын көрсететін бірқатар анықтамаларды келтіріп өтейік.
  
• 
  Төменде беріліп отырған негізгі терминдер мен анықтамалар Қазақстан республикасының «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» 1037-2001 Стандартына сәйкес, заңды тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттаманың барлық түрлерінде, сондай-ақ іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі  бойынша шығарылатын ғылыми-әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, анықтамалық және оқулық әдебиеттерде бір ізбен қолданылуы міндетті.
  
• 
  құжаттану жақын орналасқан көптеген, оның әлеуметтік ғылымдар циклі, тиесілі қарым-қатынас және өзара іс-қимыл. Бұл өзара іс-қимыл түрлі нысандарда көрініс және әсіресе объектінің деңгейі мен субъектіге, түрлі деңгейлерде орын ғылыми-зерттеу, концептуалдық, ғылыми-зерттеу әдістері.
  
• 
  Құжаттар ең тығыз тарих ғылымына байланысты. Айтылғандай, нысан Құжаттама құжаттың тарихи даму болып табылады. бір немесе пайда тікелей байланысты өзге де құжаттарды, туралы айтпағанның құжаттама жүйелері, қоғамның эволюциясы, оның кезеңдерінің белгілі бар. Сондықтан, операция құжаттар мен құжаттама жүйесін, жиналмалы күрделі құжаттар болуы мүмкін емес әлеуметтік-экономикалық және саяси тарихы туралы білім жоқ түсіндім, тарих мәдениет және т.б.
  
• 
  Екінші жағынан, құжат нысаны, салыстырмалы тәуелсіздік арқылы қатысуын сипатталады өз кезегінде бар дамуына өз заңдылықтары, әлеуметтік даму осы немесе басқа да аспектілері бойынша белгілі бір әсер. Сондықтан өткен зерттеу және құжат түрлерін генезисі білімін көздейді.
  
• 
  құжаттану объективті тарихи зерттеу көзі базасын қалыптастыруға ықпал етеді ең маңызды бірі - бұл оның мұқият деректану байланысты теориясы, әдістері мен тәсілдерін зерттейтін тарих ғылымының филиалдары тарихи көздері. Дерек көзі зерттеулер, сондай-ақ құжат құрылымын нысанын оқиды және олардың тарихи даму құжатталған ақпараттың қасиеттері. Деректану Іскерлік құжаттар әдетте анықталған жеке бөлім.
  

БҚҚ (Басқару ұйымдарын құжатпен қамтамасыз ету) үдерісін ретке келтірудің үлкен мәселелерінің бірі – басқарушы қызметінің бағытын түбегейлі зерттеу, олардың қызметтерге, қосалқы атқарымдарға, мәселе, орындалу тәртібін, құжаттарды жиыстыруды анықтау және бекіту болып табылады. Сондай-ақ, белгілі бір қызметтің бағытын көрсететіндей ең оңтайлы құжаттау жүйесін жобалау мәселесі тұр. Мысалы, осындай жұмыстар бухгалтерлік, кадрлық құжаттарда атқарылып жүр. Үлкен көлемдегі ұйымдар үшін де осындай жұмыс атқаруға болады, мысалы, жоғары оқу орындары, мектеп, емхана және т.б. Ол үшін құжаттар жүйесін алдын-ала жобалау қажет. Осы орайда қазіргі уақытта мемлекеттік ресми құжаттарды әуелі қазақ тілінде жасау, іс қағаздарын барлық сала бойынша қазақ тілінде жүргізу, оларды бір жүйеге келтіру заманауи өмірлік талаптардың біріне айналып отыр. Себебі іс қағаздарын жүргізудің саяси, тарихи, құқықтық және экономикалық мәнінің орасандығымен қатар мемлекеттің, республиканың, қаланың, кәсіпорынның, ұйымның тарихын зерттеуде іс қағаздарының құнды мәліметтер беретіндігі әлемдік тәжірибеде дәлелденуде. Бұл жұмыстар тарихшы үшін зерттеулердің деректік базасын өзгертуді талап етеді. Компьютерлендіру құжаттардың құндылығына сараптайтын мәселені өзекті ете түседі, яғни оның алғашқы сатысына құжатты дайындау үдерісін жылжытты. Құжатты дайындалған сәттен бастап оның ары қарай сақталу мерзімі белгілі болу керек. Дәлірек айтқанда, оның компьютер жадындағы уақытша сақталатын құжаттар қайта жазылған дискіде, немесе тұрақты сақталатын құжаттар бір рет жазылып, құжаттың орны мен сақталу мерзімі, анықталады. Бұл мәселенің шешімі заманауи отандық тарихтың деректік базасына тікелей байланысты. Егер осы жұмысты атқаруға құжаттанушылар мен мұрағатшылардан бөлек деректанушылар да келіп қосылса, жұмыс анағұрлым жылдам, әрі ұтымды жүретін еді. Ғылыми конференциялар мен әдебиеттерде аталмыш мәселе белсенді түрде талқыланса, білікті құжаттанушы мен мұрағаттанушы мамандар талаптарға сәйкес дайындалса, отандық құжаттану ғылымы жетілер еді. Еілімізде қағаз бастылықты азайтып, белгілі бір жағдайға сәйкес жекелеген салада құжаттама жүргізу және оны дамыту кәсіби шебердің басты мақсаты болып табылады. Осыған орай құжаттама жүйесінде әлемнің Кіші Азия, Оңтүстік Корея, Жапония, Германия, Франция, Түркия сияқты елдердің озық тәжірибесіне сүйеніп, қазақстандық үлгіні қалыптастыру да мемлекеттік басымдықтардың бірі. Мұндай түйіткілді азаматтарды құжатпен қанағаттандыру, құжат қызметін дұрыс ұйымдастыру арқылы шешуге болады. Осы турасында ең алдымен құжаттанудың теориялық негіздерін меңгеру және пайдалану мәселелерін оқып-үйрену өзекті бола түседі.