Организация работы пользователей с системой

2.1.3 Организация работы пользователей с системой

• 
  Файловая система планирования.
  
• 
  Система планирования с единой базой данных.
  

1. 
   Файловая система планирования. Одним из самых наглядных представителей систем с файловой организацией является система планирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе планирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с планами - проста и понятна. Однако слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников планового процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.
   
2. 
   Система планирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация, поскольку он основывается на технологии «клиент-сервер». Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру планов и интерактивное взаимодействие участников планового процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора.
   
3. 
   Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом.
   

• 
  Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям центров финансовой ответственности более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для центров финансовой ответственности нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.
  
• 
  Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.
  
• 
  Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники планового процесса при согласовании ее значения.
  
• 
  Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.
  
• 
  Контроль ошибок.
  
• 
  Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана, как правило, достаточно наличие трех видов – «оптимистичный», «пессимистичный» и «оптимальный».
  
• 
  Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.
  
• 
  Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) планов. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах планирования с единой базой данных.
  
• 
  Средства анализа планов. К ним относятся – «сверление данных», OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д.
  

4. 
   Секретность и безопасность данных. Планирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система планирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.
   
5. 
   Типы пользователей и права доступа. Поскольку система финансового планирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в этом процессе. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым на конкретном малом предприятии.