224
мазмұндық жағына баса назар аударуға, жаңа ұсыныстар жасауға,
қала берді, шығармашылық жағынан өсуге ықпал етеді. Бағдарлама
қызметкердің «қағазын қолына алып» кабинет-кабинетке жүгірмей, ол
қағаздарға қол қойдырып, мөр бастыру үшін басшылардың қабылдау
бөлмесі алдында кезекке де тұрмай, құжаттар жобасы туралы
алыстан-ақ келісе беруіне, электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ,
оларды көбейтпей-ақ көптеген мекен-жайларға жолдай беруіне
мүмкіндік береді.
Электрондық
құжат
айналымы
іске
қосылғаннан
кейін
электрондық мұрағат базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық
мұрағат қосалқы жүйесінің толық масштабты жобасын ендіру мынадай
мəселелердің өз шешімін табуына ықпал етеді:
1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін
қосалқы жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе
қызметімен ұштастыру.
2. Криптоқорғаныс модуліне қосылу, яғни құпияны қорғау
қызметін тұрақты пайдалану.
3. Мəліметтердің иерархиялық тəртіпте сақталуын қамтамасыз
ету.
4. Мəліметтердің сақталу формаларын қалыптастыру.
5. Сканерден өткізілетін құжаттар құрамы ауқымын кеңейту.
Соңғы кездері электрондық құжат айналымы жүйесі мəселелері
бойынша қызу пікір алысулар нəтижесінде мамандар көптеген құнды
ұсыныстар беруде. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тəжірибесін
ескере отырып, электрондық құжат айналымының жəне электрондық
құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік əрі əдістемелік
базаларын одан əрі дамыту мақсатында мыналарды əзірлеу керек:
–
электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау,
сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар;
электрондық
құжаттар
миграциясын
өткізу
жөніндегі
технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;
–
электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомствалық жəне
мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;
–
электрондық құжаттармен жұмыс жəне электрондық құжат
айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық;
–
тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
–
мемлекеттік сақтауға жəне ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға
берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық
қолтаңбаларын сəйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;
Сонымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу
барысында қолданылатын тəсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін
шараларды əзірлеу қажеттілігі де көтеріліп жүр. Атап айтқанда:
–
құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың
электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;
225
–
мұрағатшылардың мəліметтер базасын жобалау мен оларды
басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды əзірлеуге қатысуы;
–
құндылықтар
сараптамасының
негізгі
принциптері
мен
өлшемдерін сақтау;
–
Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде жəне
мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жасау
жəне сипаттау əрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты
қамтамасыз ету.
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін
қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық
қолтаңбаларды қолдану принциптерін жəне электрондық құжаттардың
электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер
жинағын белгілеу қажет.
Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын
жүргізу керек:
–
іс номенклатураларында электрондық мəліметтер базасы жəне
басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;
–
мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау,
олардың
мақсаттары
мен
міндеттерін,
құрылымы
мен
хронологиялық кезеңдерін көрсету.
226
Ə
ДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
1. Authenticity of Electronic Records: a Report Prepared for UNESCO.
ICA, Study 13-1, November, 2002 (Подлинность электронных записей:
сообщение, подготовленное для ЮНЕСКО).
2. Authenticity of Electronic Records: A Report Prepared for UNESCO and
the International Council on Archives. ICA, Study 13-2, January, 2004.
3. Electronic Records: A Workbook for Archivists, ICA, Study 16, 2005
(Электронные документы: рабочая книга архивистов. МСА, 2005).
4. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective.
International Council on Archives, Committee on Electronic Records. Paris,
1997.
5. Архивное хранение электронных документов. Методические
рекомендации. Минск., 1999.
6. Государственный стандарт республики Беларусь. Документы
электронные. Правила выполнения, обращения и хранения. Минск,
2000.
7. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных
документов. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 1999. СИФ
ВНИИДАД, № 10438.
8. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л.
Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.
9. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами //
Отечественные архивы. 2000. №2. С.5-16.
10. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи
электронных
документов
и
информационных
ресурсов
на
государственное хранение. Утверждена Постановлением Комитета по
архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики
Беларусь, 23.03.2005, № 3.
11. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік
жəне
ресми
тілдерде
іс
қағаздарын
жүргізу
үлгілері)
=
Делопроизводство в Республи-ке Казахстан / (С образцами
формуляров на государственном и официальном языках): сборник. - 3-
ші басылымы, қайта өңделген. - Алматы: LEM, 2005. - 304 б.
12. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік
жəне ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері) =
Делопроизводство в Республике Казахстан: с образцами формуляров
на государственном и официальном языках. - Алматы: LEM, 2002. -
216 б.
13. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік
жəне ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM,
2001. - 216 б.
Достарыңызбен бөлісу: |
