215
Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды іріктеп алатын
бірінші инстанция, алғашқы «сүзгі» болып табылады.
Мұрағат ісін басқару жөніндегі мемлекеттік органдар барлық
мемлекеттік жəне ведомстволық мұрағаттар деңгейінде ҚР СТ 1237-
2004 «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы
техникалық талаптар» мемлекеттік стандартын сақтауға қол жеткізуі
керек.
Сондай-ақ
халықаралық
стандарттарды,
шетелдік
мұрағаттардың тəжірибелерін, халықаралық мұрағаттар кеңесінің
ұсынымдарын зерттеп, ретіне қарай пайдалану да тиімді болмақ.
Мемлекеттік жəне ведомстволық мұрағаттардың кəсіби құрамын
нығайтуға бағытталған кадр саясаты, мұрағат қызметкерлері біліктілігін
арттыруды ұйымдастыру ісі де көңіл бөлуді талап етеді.
Іс қағаздарын жүргізу саласында құжаттаманы басқару қызметі
ИСО 15489 «Ақпарат жəне құжаттама – Құжаттаманы басқару»
халықаралық стандартын қолданысқа ендіру арқылы одан əрі
жетілдіруді қажет етеді.
Тəжірибе көрсетіп отырғандай, іс қағаздарын жүргізу қызметі
барысында аяқталған істер мен құжаттар ұйымның ведомстволық
(жеке) мұрағаты болмаған жағдайда құрылымдық бөлімшелерге
тапсырылады да, үш жылдан кейін олардың жұмыста практикалық
қажеттілігі азаюына байланысты біртіндеп жоғала бастайды.
Осылайша
жобалық-сметалық,
ұйымдық-өкімдік
құжаттамалар,
ұйымның құрылтайшылық жəне тіркеу құжаттары, жеке құрам бойынша
құжаттар жоғалуы мүмкін. Ешбір құрылымдық бөлімше Қазақстан
Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын, тұрақты
сақталуға тиісті құжаттардың, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттар
мен ұзақ мерзімге (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттардың толық
көлемде сақталуын қамтамасыз ете алмайды. Оған шамасы жетпейді.
Мысалы, жеке құрам бойынша құжаттар (ұйым басшысының жұмысқа
қабылдау, қызметтік орындарға қою жəне жұмыстан босату туралы
бұйрықтары, қызметкерлердің тізімдері, жеке құрам бойынша есеп
карточкалары, жеке істер, қызметкерлердің бет есептері, жеке
тұлғалар мен жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік
жарнасын аударуға төлем тапсырыстары, жеке еңбек шарттары,
өндірістегі жазатайым оқиғалар туралы актілер т.б.) азаматтардың
құқықтары мен заңды мүдделерін жүзеге асыру мəселелеріне қатысты,
олар 75 жыл сақталады. Бұл категориядағы құжаттардың əлеуметтік
ерекше мəніне байланысты Қазақстан Республикасындағы еңбек
кодексі оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруды жұмыс беруші
міндетіне енгізген (ҚР Еңбек кодексі, 23-бап, 2-тармақ, 16-тармақша).
Бұдан шығатын жол біреу ғана – ол ұйым құжаттарын қабылдауды,
реттеуді, сақтауды, есебін алу мен жедел іздестіруді жəне
пайдалануды ұйымдастырып отыратын жеке мұрағат құру.
Компанияның жеке мұрағатын құру кезінде материалдық-
техникалық қамтамасыз ету мəселесін шешу мен жұмыс тəртібін
216
айқындау үшін Қазақстан Республикасы Мəдениет министрлігі
Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының
2003 жылғы 29 желтоқсандағы «Ведомстволық мұрағаттар жұмысы
негізгі ережелерін бекіту туралы» № 93 бұйрығында (мемлекеттік
тіркеу № 2679, 2004 жыл 24 қаңтар) белгіленген нормаларды қолдану
ұсынылады.
Мемлекеттік емес ұйым Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті
мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырғысы келсе, онда
олардың арасында міндетті түрде құжаттау, құжаттаманы басқару
жəне құжаттарды мұрағаттық сақтау саласында ынтымақтастық
туралы өзара шарт жасалуы тиіс. Бұл шартта Қазақстан республикасы
«Ұлттық мұрағат қоры жəне мұрағаттар туралы» заңының 7-бабы, 8-
тармағына сəйкес мемлекеттік емес ұйым тапсырылатын құжаттарға
иелік тұрғысынан мемлекетке жол береді, осымен қатар екі жақтың
міндеттері, құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа тапсыру мерзімі мен
кезеңдері,
Қазақстан
Республикасы
Азаматтық
кодексінде
қарастырылған өзге де тармақтар келісіледі.
Құжаттарды ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімінің шегін
анықтау үшін «Мемлекеттік за ды т+лғаларды ведомстволы
м+рағаттарында аза стан Республикасы лтты м+рағат оры
+жаттарын уа ытша са тау тəртібі мен са тау мерзімі туралы
н+с аулы » əзірленіп, ол 2000 жылы 26 желтоқсанда комитет
төрағасының № 83 бұйрығымен бекітілді (мемлекеттік тіркеу № 1355,
2001 жылғы 10 қаңтар). Бұл нұсқаулық Ұлттық мұрағат қоры
құжаттарын мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру уақыттарын айқындап
берді. Атап айтқанда:
1) жоғарғы жəне орталық мемлекеттік органдар қызметі
барысында түзілген құжаттар – 15 жылдан кейін;
2) министрліктерге, басқа да орталық мемлекеттік органдар мен
ведомстволарға қарасты территориялық органдарда жəне мемлекеттік
заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан
соң;
3) жарғылық капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым
ұлттық компаниялар мен мемлекеттік республикалық заңды тұлғалар
қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан кейін;
4) жергілікті өкілетті жəне атқарушы органдар қызметі барысында
түзілген құжаттар – 10 жылдан соң;
5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана
жəне Алматы қалалары) қызметі барысында түзілген құжаттар – 10
жылдан кейін;
6) қалалық жəне аудандық бағыныстағы мемлекеттік заңды
тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар – 5 жылдан соң.
Көрсетілген уақыттар ұйымның дəрежесімен бірге құжат
түрлеріне қарай (басқару ісінде түзілген, ғылыми-техникалық
жұмыстар барысында түзілген жəне т.б. салалар бойынша туындаған)
Достарыңызбен бөлісу: |
