213
- беру күні;
- алғаны туралы қолхат көрсетіледі.
Іс мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.
Кəсіпорындар мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар 15
жылдан астам сақталмайды (кəсіпорынның бағыныштылығына қарай).
Бұған 40 жылға дейін сақталатын жеке құрам бойынша материалдар
кірмейді. Көрсетілген мерзім өткеннен кейін істер кəсіпорынның
мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.
5.8.
Мекемелер
мен
кəсіпорындар
жанындағы
ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру
Ведомстволық мұрағаттар қызметін ұйымдастырғанда Қазақстан
Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры жəне мұрағаттар туралы»
Заңын, Қазақстан Республикасының “Электрондық құжат жəне
электрондық цифрлық қолтаңба туралы” Заңын, “Қазақстан
Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру
мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттiк
бағдарламасы туралы” Қазақстан Республикасы Президентiнiң 2001
жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығын, «Қазақстан Республикасы
Ұлттық мұрағат қоры туралы Ереженi бекiту туралы» Қазақстан
Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысын,
“Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын
қалыптастырудың жəне дамытудың мемлекеттiк бағдарламасын
жүзеге асыру бойынша iс-шаралар Жоспарын бекiту туралы”
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674
қаулысын, “Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-
2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекiту туралы” Қазақстан
Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысын
жəне “Құжаттар көшiрмелерiнiң мемлекеттiк сақтандыру қоры туралы
ереженi бекiту туралы” Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2002 жылғы
28 мамырдағы № 578 қаулысын басшылыққа алған орынды.
Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз жəне электрондық
негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану
мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында
электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады.
Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру барысында
негізінен Тұрпатты ережелердің заңды бір жалғасы «Ведомстволық
мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін» қаперге алу керек. Бұл
ережелер Қазақстан Республикасы Мəдениет министрлігі Мұрағаттар
мен құжаттаманы басқару жөніндегі Комитеті төрағасының 2003 жылғы
29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген (мемлекеттік тіркеу №
2679, 2004 жылғы 24 қаңтар). Аталмыш негізгі ережелер ұйымдардың
214
ведомстволық мұрағаттарындағы мына жұмыстар бойынша бірыңғай
іс тəртібін белгілейді (яғни регламентін нақтылайды):
1) құжаттарды қабылдау, құндылығын сараптау жəне ғылыми-
техникалық өңдеуден өткізу;
2) тұрақты жəне уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер
мен жеке құрам бойынша істердің, сондай-ақ сақтауға жатпайтын
құжаттарды жоюға бөлу туралы актілердің тізімдемелерін жасап,
оларды ресімдеу;
3) сақталынатын құжаттардың есебін алу, тиісті қорларға бөлу
жəне олардың сақталуын қамтамасыз ету;
4) құжаттарды іздестіруді жеделдетуге арналған ғылыми-
анықтамалық аппарат жүйесін жасау, оны жүргізу жəне жетілдіру;
5) айрықша құнды құжаттарды анықтау жəне олардың сақтық
көшірмелерін жасау;
6) ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету, заңды жəне жеке
тұлғалардың сұраныстарын орындау, мұрағаттық анықтамалар жазу,
құжаттардың көшірмелері мен үзінділерін əзірлеу жəне оларды
ресімдеу;
7) Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды тұрақты
сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру.
Мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждарға,
шкафтарға, сейфтерге) жəне оларды орналастыру ісіне қойылатын
талаптар егжей-тегжейлі түсіндіріледі. Ережеде осымен қатар
құжаттарды, соның ішінде электронды құжаттарды да сақтау тəртібі
көрсетілген. Атап айтқанда жарық, температуралық-ылғалдылық жəне
санитарлық-гигиеналық
режимдердің
нормативтік
параметрлері
нақтыланып, ведомстволық мұрағаттың есеп жүргізу құжаттары қандай
құрамнан тұратыны белгіленген. Ереже бойынша бұл құрамға
құжаттардың келіп түсуі мен шығуын есепке алып отыруға арналған
есеп кітапшасы, мұрағат қоры парағы, істер тізімдемесі, мұрағат қоры
ісі, құжаттар есебін жүргізуге арналған дерек базасы енеді. Негізгі
ережелер электронды құжаттарды қабылдау, есепке алу, сақталуын
қамтамасыз ету, пайдалану жəне мемлекеттік сақтауға тапсыру ісіне
қойылатын талаптарды да нақтылайды. Ереженің 1-қосымшасында
мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы мен мемлекеттік
ұйымның сараптау комиссиялары туралы Үлгі ереже келтірілген. Бұл
комиссиялардың мақұлдауынсыз мұрағаттар мен құжаттаманы
басқару
жөніндегі
мемлекеттік
органдар
ұсынылған
істер
номенклатурасын, тұрақты жəне уақытша (10 жылдан астам) сақтауға
алынған істер мен жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін, сақталу
мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді, іс қағаздарын
жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды т.б. əзірлемелерді қарамайды.
Мұнан аталмыш комиссияның мұрағат ісіндегі орны мен рөлін айқын
аңғаруға болады. Үлгі ереже бойынша орталық сараптау комиссиясы
мен сараптау комиссиясы өздеріне жүктелген міндеттеріне сəйкес
Достарыңызбен бөлісу: |
