220
Сақтау мерзімі таяу араларда біткелі тұрған құжаттарды да офистен
тыс сақтауға берудің қажеті аз;
Сыртта сақтау үшін тапсырылған құжаттарды қатаң бақылауға
алып, есебін біліп отыру керек. Құжаттарды офистен тыс сақтауға
тапсыра отырып, қажет болған жағдайда тиістілерін жедел тауып алу
үшін олардың есебін қатаң түрде жүргізіп отыру қажет.
Ішкі мұрағаттың болуы шарт. Кəсіби коммерциялық мұрағатпен
байланыс құжаттарды офистің өз ішінде сақтау үшін тиісті жағдай
жасау жауапкершілігінен босата алмайды. Актив құжаттарды сақтау
үшін оперативтік мұрағат жасау кез келген ұйымның міндеті. Мұнымен
қоса бұл мұрағат мүмкіндігінше жоғарыда аталған талаптарға сəйкес
келетін, ыңғайластырылған орындарда жайғасуы керек.
Осы шарттар орындалатын болса кез келген ұйым құжаттарын
офистен тыс мұрағат қоймаларына тапсырудан ұтары мол. Кəсіби
мұрағат компаниясымен байланыспас бұрын ол компанияның
мынадай бірнеше талапқа сай екеніне көз жеткізіп алу керек:
- жұмыс тəжірибелерінің жеткілікті болуы. Мұндай қызмет
Қазақстанда лицензияланбайды. Соған қарамастан ол компанияның
нарықтағы жұмыс тəжірибесі қандай дəрежеде екенін айқындап алу
керек. Өзге елдерде офистерінің болуы ол компанияның қосымша
«плюсі» болып табылады (əсіресе, бұрынғы ТМД аумағында жұмыс
жүргізу тəжірибесі болса. Өйткені мұндағылардың құжат сақтау
стандарты əлі де өте ұқсас). Мұнымен қоса, əлемнің 38 елінде жұмыс
істейтін жəне құжат сақтау жөніндегі аса ірі кəсіби компанияларды
біріктіріп отырған халықаралық PRISM (Professional Records and
Information Services Management) ассоциациясы бар. Таңдаған
компанияңыз осы ұйымға мүше ме, жоқ па, оны да біліп қою артық
болмайды;
- мұрағат қоймасының оған қойылатын талаптарға сəйкес келуі.
Құжаттарды офистен тыс сақтауға бермес бұрын таңдаған
компанияңыздың мұрағат қоймасына барып, күзет жəне өрт
сигнализациялары мен өрт сөндіру жүйелерінің, стеллаждар жүйесінің
бар екендігіне көз жеткізіңіз. Бұл орынды өрттен қорғау органдары
тексерген-тексермегенін біліңіз (тексерілген жағдайда ол туралы тиісті
актісі болады). Мұрағат қоймасы жəндіктер мен кеміргіштерге қарсы
арнайы құралдар арқылы жүйелі түрде өңдеуден өткізіліп отыруы
қажет.
Сақтаудағы құжаттардың есебін алуға арналған тиімді
компьютерлік жүйе болуы тиіс. Қазіргі кезде штрихтық код қоюға
негізделген жүйе неғұрлым оңды нəтижелерімен көрініп келеді;
- келісім-шарт жасасу. Таңдаған компанияңыздың сақтауға
төлемақы алу жөнінен сізге оңтайлы жағдай жасауға əзір екендігіне
көз жеткізіңіз (əдетте, сақтау қызметі үшін 6 айдан 2 жылға дейінгі
мерзімге аванс төленеді). Осымен қатар келісім-шартта құжат
сақтаудағы құпиялылықты қамтамасыз ету шарттарының болуын
221
тексеру қажет. Өйткені бұл мəселе коммерциялық құжаттар үшін аса
маңызды фактор болып табылады.
Əдетте, кəсіби мұрағат компаниялары құпиялылық талаптарына
сəйкес өз клиенттері туралы мəліметтерді жария етпейді. Сонда да
болса өзіңіз таңдаған компания қызметін пайдалану туралы ұсыныс
жасайтын клиенттер бары-жоғына назар аудара жүрген артық
болмайды.
Қорыта айтқанда, құжаттарды офистен тыс сақтау секілді қызмет
көрсетудің айтарлықтай жаңа саласына мəн бере отырып, оны тым
ұшқары бағалаудан да аулақ болу керек. Офистен тыс сақтауды ұйым
құжаттарын сақтау жөніндегі бірден-бір ең дұрыс шешім деп қарауға
болмайды. Сонда да болса, одан үзілді-кесілді бас тарту да жөн емес.
Өйткені бұл құжаттарды офистен тыс сақтаудың көптеген
артықшылықтарынан
да
бас тарту
болып
табылады.
Бұл
индустрияның
бүкіл
дүниежүзі
бойынша
үдемелі
дамуы
компаниялардың құжат сақтауға жұмсайтын шығындарын азайтуда
тиімділігі жоғары болып отырғанын көрсетеді.
5.8.1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат жəне
оның құжат айналымындағы орыны
Қағаз негіздегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып
табылатын əртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары
қазір əрбір ұйымда бар деуге болады.
Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын
алғышарттар жөнінде жəне мұндай жүйені ендіруден келетін пайда
туралы тоқталайық.
Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер
ақпараты бойынша электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз
болатын себептік алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық
құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі;
- интеллектуалдық қызметкерлер қажетті құжаттарды іздеуге
уақытының 40 пайызын жұмсайды;
- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан
қайта жасалады;
- кəсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар
көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады;
- құжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді;
- құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді;
Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы:
-
мұрағаттағы
құжаттардың
3
пайызы
дұрыс
орналастырылмайды;
- 6 пайызы мүлдем жоғалады;
Достарыңызбен бөлісу: |
