203
- мекеме қарайтын ведомостводағы типтік номенклатурада
ұсынылған бөлімдер негізінде жасалады.
Алдымен
құрылымдық
бөлімшелердің
номенклатурасы
жасалады, мұнда істің атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге оларды
мұрағатта сақтау мерзімі де белгіленеді, содан кейін кəсіпорын
кеңсесінің басшысы жиынтық іс номенклатурасын жасайды. Мекеменің
жиынтық іс номенклатурасы бекітілгеннен кейін бұл құжат
кəсіпорынның барлық бөлімшесіне жіберіледі де орындауға міндетті
құжатқа жатады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол
берілмейді.
Жоғары оқу орындары үшін типтік номенклатураның үлгісі
қосымшада келтірілген.
Бір іске тақырыптарына сəйкес бір түрлі құжаттар тігіледі,
мысалы:
● мекеменің негізгі қызмет бойынша бұйрықтары;
● мекеменің əкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары;
● бір іске əртүрлі құжаттар тігілуі де мүмкін, мысалы,
● актілер, іс қағаздарының жай-күйін тексеру анықтамалары жəне
іс қағаздарын ұйымдастыру жөнінде жазысқан хаттар немесе
● сот органдарына жəне милицияға қылмыстық жəне азаматтық
істер бойынша берілетін актілер, баяндау жазбалар, анықтамалар,
мінездемелер, т.б.
Құжаттардың негізгі үш тобын айқындай отырып, енді оларды
классификациялау
мəселесіне
көшейік.
Құжаттарды
классификациялау дегеніміз – бұл оларды ұқсастықтары мен
айырмашылық белгілеріне қарай бөлу деген сөз. Классификациялау
жұмысы істерді (файлдарды) топтау үшін жүргізіледі. Топтау –
құжаттарды іздеп табуды жеңілдету, олардың сəйкестендірілуін
қамтамасыз ету, маңыздылық деңгейін белгілеу жəне осы негізде
сақтау мерзімін айқындау, сондай-ақ құжаттың қол жеткізілуі мен
ақпаратының
қауіпсізділігі
статусын
тіркеу
үшін
қажет.
Классификациялау ісі жалпыдан жекеге қарай жүргізіледі. Бұл жұмыс
құжаттардың жалпы кешеніне тəн негізгі ерекшеліктері бойынша
бөлуден басталып, жекелеген, ең ұсақ топтарға тəн белгілерге қарай
бөлумен аяқталады.
Классификациялаудың бірнеше негізгі белгілерін бөліп атауға
болады.
Құрылымдық белгі – бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге
қатыстылығы тұрғысынан топтау кезінде пайдаланылады. Мəселен,
«басшылық»,
«жоспарлау-қаржы
бөлімі»,
«маркетинг
бөлімі»,
«кадрлар жұмысы бөлімі». Құрылымдар негізі ретінде ұйымның
штаттық кестесін алуға болады.
Егер ұйымда құрылымдық бөліну жоқ болса, онда салалық,
функционалдық, тақырыптық немесе пəндік-мəселелік белгілер
қолданылады. Яғни істер қызмет бағыттары мен функциялары
204
бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын мəселелер бойынша
топтастырылады.
Істерді топтастырудың номиналдық (түрлік) белгісі құжаттардың
қандай
түрге
жататындығына
қарай
топтастырылған
кезде
қолданылады. Көптеген функциялар мен қызмет бағыттары қатаң
түрде белгіленген құжат түрлері бойынша құжаттау арқылы
ресімделеді. Бұлар: жарғылар, ережелер, қаулылар, бұйрықтар,
өкімдер,хаттамалар, стенограммалар, штат кестелері, жоспарлар,
есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т.б.
Классификациялаудың авторлық белгісі істерді бір авторға –
ұйымға, заңды немесе жеке тұлғаға қатыстылығы тұрғысынан
топтастырған кезде пайдаланылады.
Классификациялаудың корреспонденттік белгісі істерді қызмет
бабы бойынша қатынас хаттар, қатынас қағаздар алмасатын
ұйымдардың немесе тұлғалардың аттарына орай топтастыру кезінде
қолданылады.
Географиялық белгі арқылы істерді авторлармен, ақпараттың
немесе құжаттың мазмұнымен байланысты белгілі бір территориялар
бойынша топтастырады.
Хронологиялық белгі – істерді уақыт кезеңдеріне сəйкес
топтастырады. Мəселен, жылдық жұмыс жоспары, тоқсандық жұмыс
жоспары, айлық жұмыс жоспары.
Кейде істерді топтастыру кезінде өзге де белгілер: құжаттардың
түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі, құжаттардың əзірленген тілі
(шет тілдер) пайдаланылуы мүмкін. Бұл белгілер жоғарыда аталған
белгілерден гөрі едəуір сирек қолданылады.
Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан
кейін, істер номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің
жиынтық номенклатурасы құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі
тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды
тұлға тарапынан əзірленеді. Ұйым басшысы əрбір құрылымдық
бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, əріптік
немесе əрі цифрық əрі əріптік аралас белгі) тағайындайды. Мəселен,
01 – басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 – жоспарлау-экономика бөлімі
т.б. Əрбір іске де осылайша олардың индекстері белгіленеді.
Индекстер істердің жəне құрылымдық бөлімшелердің реттік
нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. Істердің индекстері мекеменің іс
қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін
бекітеді.
Номенклатураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тəн
істердің
аттары
ендіріледі.
Бұған
ақпараттық-анықтамалық
картотекалар, тіркеу картотекалары мен бақылау картотекалары да
қамтылады. Жыл бойы шешілмеген мəселелерге байланысты істердің
тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да, ол сол индекспен
Достарыңызбен бөлісу: |
