Мәліметтер базасымен жұмыс істеу

Қандай мәліметтеріміз бар?

• Қандай мәліметтеріміз бар?
• Қандай кесте құру керек?
• Кесте өрістерінің типі қандай болуы тиіс?
• Алынған кестелер бір-бірімен қалай байланысады?
• Формалар мен басылымдардан қандай информация алу керек?
• Формалар мен басылымдар жасау үшін қандай сұраныстар (запросы) қажет?
• Сұраныстар құру кезінде есептелетін өрістер бола ма?
• МБ жұмысын автоматтандыру үшін қандай макростар жасау керек?

• Жобалау кезінде мынадай сұрақтарға жауап беру керек:

6. MS Access екі режимде жұмыс істейді:

• 1) Жедел (оперативті) режим – бірден МБ (мәліметтер базасы) терезесінде жұмыс істеу, яғни оларды қарау, өзгерту, керектісін таңдау жұмысын жүргізу;
• 2) Конструктор режимі – алдын ала объект макетін-жобасын, құрылымын жасау және оны толықтырып өзгерту.

• Бұдан басқа МБ файлына жеке терезесі бар тағы бір құжат кіреді ол: Мәліметтер схемасы. Мұнда кесте араларында байланыстар орнатып, оларды көріп, өзгертіп, керек емесін алып тастауға болады. Байланыстар мәліметтерді бақылап, сұраныстар мен басылымдар жасауға көмектеседі.

7. Мәліметтер типтері:

• мәтіндік (текстовый);
• сандық (числовой);
• ақшалық (денежный);
• санауыш (счетчик);
• дата/уақыт (дата/время);
• логикалық (TRUE немесе FALSE);
• MEMO өрісі;
• OLE объектісі өрісі (бұл өрістің мәні – МБ-ға енгізілген OLE объектісі; мұндай өріс мультимедиялық мәлімет сақтай алады)
• Гиперсілтеме (Гиперссылка)
• Алмастыру шеберлері (Мастер подстановок)

• Мәтіндік өрістер Өріс аты енгізілгенде, келісім бойынша (по умолча-нию) MS Access мәліметке бірден мәтіндік тип тағайындап, өріс енін 50 символ сиятын етіп алады.
• Өріс енін өзгерту үшін, «Өріс қасиеттері» бөліміндегі Өріс мөлшері жолына оның жаңа еніне сәйкес бүтін сан (1-ден 255-ке дейін) енгізу керек. Мыс., егер өріс ені 25 болса, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан аспайтын сөз тіркесін енгізуге болады. Төменде мәтіндік типі бар өрістерге енгізілетін сөз тіркестерінен мысалдар келтірліген:
• Музыкальный центр
• ЦКБ "ЦИКЛОН"
• 123-34-78 (үй)
• Дәулетұлы Серік

• Сандық өрістер
• Сандық мәндер енгізілетін өріс типтерін пайдалану ережелері мынадай:
• 1. Сандық типтегі мәлімет енгізілісімен автоматты түрде ол тексеріледі. Егер мәлімет ішінде мәтіндік немесе арнайы символдар болса, MS Access қате болғанын хабарлайды және мәлімет енгізілмейді.
• 2. Тек сандық өрістер мәліметтерімен математикалық операциялар орындалады.
• Өріс мөлшері жолының қасиеттерін пайдаланып, сандық типтегі өрістер үшін мынадай типтер орнатуға болады:

• Мәні

• Сипаттамасы

• Үтірден кейін-гі бөлшегі

• Мөлшері

• Байт

• 0-ден 255-ке дейінгі сандар (бөлшексіз)

• Болмайды

• 1 байт

• Бүтін

• -32768-ден 32767-ге дейінгі сандар (бөлшексіз)

• Болмайды

• 2 байт

• Ұзын бүтін

• (Келісім бойынша алынған мән). 2147483648 бен 2147483647 -ге дейін-гі сандар (бөлшексіз)

• Болмайды

• 4 байт

• Жылжымалы нүктелі (4 байт)

• -3.402823*1038 ден 3.402823*1038 -ге дейінгі сандар

• 7

• 4 байт

• Жылжымалы нүктелі (8 байт)

• -1.79769313486232+10308 -ден 1.79769313486232*10308 -ге дейінгі сандар

• 15

• 8 байт

• Репликация коды

• Уникальды глобальдыидентификатор (GUID)

• Анықталмаған

• 16 байт

•  Өріс мөлшерін тағайындаудан бұрын, онда қандай мәліметтер сақталатынын ойлау қажет. Ең тиімді мәнін таңдап алсақ, оларды сақтайтын орындарды да үнемдеуге болады.
• Үтірден кейінгі ондық таңбалар санын көрсету үшін Число десятичных знаков өрісінің қасиеттерін пайдалану керек. Ол 0-ден 15-ке дейінгі мәндерді қабылдай алады. Осы өрістің Авто атрибуты үтірден кейінгі бөлшек таңбаларын автоматты түрде таңдап ала алады.

• Ақшалық типтегі өрістер
• Ақшалық өріс сандық өріске ұқсайды. Одан айырмасы - ақшалық өріс үшін Формат поля өрісі автоматты түрде Денежный мәнін қабылдайды. Ал Число десятичных знаков жолы үтірден кейін екі таңба қабылдайды, бірақ оны өзгертуге де болады. Ақшалық типтегі сандармен - бүтін сандар үшін 15 таңбамен, бөлшек үшін 4 таңбамен арифметикалық операциялар орындай беруге болады. Бұл өріс ені 8 байт болып тағайындалған.

• Санауыш (счетчик) типіндегі өрістер
• Санауыш типіндегі өрістер мәні автоматты түрде жаңа жазба енгізілген сайын бірге өзгеріп отыратын реттік нөмір болып табыла-ды. Олар қайталанбайды және өзгертілмейді, көбінесе кестелерді бір-бірімен байланыс-тыру үшін қажетті өріс болып табылады.

• Дата/уақыт өрістері
• Дата немесе уақыт, әйтпесе осы екеуі қатар енгізілетін өріс. Оның арнайы форматын алдын ала таңдап алу керек. Бұл өрістің ерекшеліктері:

• 1. MS Access датаны енгізіп көрсетуді бірнеше форматта орындай алады. Оның нақты нұсқасы Кесте конструкторы-ның Формат поля қасиеттерінде көрсетіледі. Мәліметтерді сақтау кезінде бұлар автоматты түрде ішкі бейнелеу форматтарына айналып кетеді.
• 2. Датаны енгізу кезінде MS Access оның форматын тексеріп, тек дұрыс форматтағы даталарды енгізеді.
• Бұл өрісте кез келген дата мен уақыт 1 қаңтар 100 ж. бастап 31 желтоқсан 9999 ж. дейін енгізіле береді Бұлар сақталу кезінде 8 байт орын алады.

• Логикалық өрістер
• Логикалық өрістер (Yes No) - мүмкін екі мәннің бірін қабылдайды (ақиқат/жалған; иә/жоқ; қосылған/қосылмаған, ұл/қыз). Формат поля жолы арқылы логикалық өріс арнайы форматты немесе ішкі үш мәндердің бірін қабылдайды: Истина/Ложь, Да/Нет немесе Вкл/Выкл. Мұндағы Истина, Да және Вкл логикалық True мәніне, ал Ложь, Нет және Выкл мәндері логикалық False мәніне сәйкес келеді.

• Егер ішкі формат таңдалып, сонан соң логикалық мәннің бірін енгізсек, енгізілген мән ішкі форматқа сәйкес өзгереді. Мыс., егер біз True (немесе Вкл) мәнін енгізсек, ал Формат поля жолында оның ішкі форматында Да/Нет көрсетілсе, онда енгізілген мән бірден Да мәніне ауысып кетеді.
• Арнайы логикалық формат нүктелі үтірмен (;) бөлінген үш компонентке дейін мән қабылдай алады.

• Ұзындығы айнымалы мәтіндік өріс
• Ұзындығы айнымалы мәтіндік өріс (MEMO өрісі) жай мәтіндік өріс сияқты мәндер қабылдайды. Олардың айырмашылығы -MEMO өрісінің көлемі 255 символ емес, 65 535 символға дейін мәтін сақтай алады.

• OLE объектісі өрісі
• MS Access кестелеріне суреттер және де басқа екілік форматтағы мәліметтер (мыс., MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, графика, дыбыстық жазба) жазыла береді. Осындай мәліметтер үшін OLE объектісі өрісі қолданылады. Мұндай өріске енгізілетін мәлімет көлемі компью-тердің қатты диск көлеміне (1 Гигабайтқа дейін) ғана байланысты болады.

• Гиперсілтеме өрістері
• Мұндай тип әріптер мен цифрлардан тұратын гиперсілтеме адресін сақтайды. Гиперсілтеме адресі үш бөліктен тұра алады:

• Гиперсілтеме өрісінің бөлігі

• Оның сипаттамасы

• Мәтін

• Өріске немесе басқару элементіне шығарылатын мәтін

• Адрес

• Файлға (UNC форматында) немесе параққа баратын жол (URL адресі)

• Қосымша адрес

• Файл немесе парақ ішінде орналасуы

•  
• Әрбір бөлік 2048 символға дейін мөлшерде бола алады. Өріске гиперсілтеме адресін енгізу үшін, Вставка | Гиперссылка командасын орындау керек.

• Арифметикалық, шартты және логикалық өрнектер:

• Өрнектердің операндалары (компонеттері) ретінде мыналар пайдаланыла алады: өріс аттары (олар тік жақшаға алынып жазылады); сандық литералдар; мәтіндік литералдар (қостырнақшаға алынып жазылады); функциялар.
• Мысалы: [Цена]*[Количество]
• [Номер]<=25 And [Номер]>=10
• [Код]=2 Or [Код]=4 Or [Код]=6
• 456.74
• "Мир"

• Алмастыру шебері мәліметтерінің типі
• Бұл типті таңдағанда, тізім ішінен бір жолды таңдап алуға болатын Алмастыру шебері іске қосылады (мастер подстановок).
• Бұл өрістің көлемі алмастыру үшін қолданы-латын түйінді өрістің (ключевое поле) көлемі-мен бірдей болады (әдетте, 4 байт).

Кілт (түйінді өріс) ұғымы

• Кілт (ключ) немесе түйін – кесте жазбаларын анықтайтын немесе кестелер арасындағы байланыстарды ұйымдастыратын бір немесе бірнеше түйінді өрістер. Олардың бір мәні кесте ішінде екінші рет қайталанбауы тиіс. Түйінді өріс (ключевое поле) – кестедегі жазбаларды таңдап алу мақсатында мәндері қолданылатын негізгі өріс. Түйінді өріс ретінде көбінесе нөмір (санауыш) қолданылады.

Бірінші реттегі кілт немесе түйін (первичный ключ)

• Кестедегі әрбір жазбаның бірінші реттегі түйінді өрісі (кілті) болуы тиіс, ол идентификатор (немесе адрес) болады. Кілт бір немесе бірнеше өрістерден тұрады. Бірінші реттегі кілттің әрбір мәні бұл кесте ішінде қайталанбауы тиіс (д. б. уникальным). Бұдан бөлек кестенің қарапайым (екінші реттегі) кілттері де бола береді.

Бірініші реттегі түйіннің мынадай қасиеттері болуы тиіс:

• 1) Жазбаны бірмәнді түрде анықтау (Однозначная идентификация): түйіннің мәні арқылы жазба бірмәнді түрде айқын анықталуы тиіс (запись должна однозначно определяться значением ключа).
• 2) Қайталану болмауы тиіс (отсутствие избыточности): бірмәнділік қасиетті бұзбай, ешбір өрісті алып тастауға болмайды (никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначности идентификации).

Мәліметтер базасы файлын жасау (құру)

• Access МБ-ның барлық кестелерін және де басқа оның объектілерін бір файлда сақтайды. Сондықтан МБ кестелерін жасамай тұрып, бос мәліметтер базасы файлын ашып алу керек.

Microsoft Access іске қосылып, оның терезесі шыққанда, сонымен қатар алғашқы диалог терезесі де пайда болады. Ол терезеде - жаңа база ашылуын немесе бұрын ашылған МБ-ны пайдалану керектігін көрсету керек. (1 сурет). Бұл диалог терезесі Access-тің Сервис | Параметры | Вид | Отображать жолындағы Окно запуска қанат белгісі көрсетіліп тұрғанда шығады.

Жаңа мәліметтер базасы файлын ашу

• 1 сурет Access-тің алғашқы диалог терезесі

Егер диалог терезесі экранға шығарылмаса, онда Файл | Создать командасын немесе Базы данных аспаптар тақтасындағы Создать батырмасын шерту керек. Сонда Access 2-суретте көрсетілген Создание диалог терезесін экранға шығарады.

• 2 сурет. МБ жасау вариантта-рын таңдау терезесі

• Файл новой базы данных терезесі шыққан соң, керекті буманы ашып, оның ішінен, мыс., student атты файл ашу қажет.
• Имя файла жолына осы файл атын енгізу керек.
• Ескерту МБ файл атын жазған кезде оның ұзындығы 255 символдан аспауы тиіс және файл атында мынадай символдар: \ ? : * « < > | қолданылмайды.

МБ кестесін құру екі кезеңнен тұрады:

• 1. Алғашқы кезеңде оның құрылымы анықталады, олар: өрістер құрамы, олардың аттары, әрбір өрістің типтері, өріс мөлшері, кілттер, кесте индекстері, т.б. өріс қасиеттері.
• 2. Екінші кезеңде кесте жазбалары жасалып, олар мәліметтермен толықтырылады.

• Access-те кесте құрылымын анықтаудың бірнеше режимі бар. Оның барлық мүмкіндіктерін пайдалану кесте конструкторында жақсы іске асырылады. Онда диалогтық режимде кесте құрылымын анықтап, оның элементтерінің барлық параметрлерін енгізуге болады.

Үй жұмысы:

• Access- туралы жалпы мағұлмат;
• Access-те кесте құрап келу.

жүктеу 36,97 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: