Тақырыбы: ms access

17-сурет. Есеп берулердің түрін айқындауға арналған диалог терезесі.

9. 
   Шебер жұмысының келесі қадамында есеп берулер құрылатын деректер қоры үшін түрді айқындауға болады (17-сурет). Өзіңіз қалаған түрді таңдаған соң, Далее батырмасын басыңыз.
   
10. 
    Бұдан соң ашылған шебердің деректер қорын құру диалог терезесі (18-сурет) барлық есептерде болатын оның тақырыбы мен суретін (мысалы, фирманың сауда белгісі) беруге мүмкіндік жасайды.
    

18-сурет. Барлық есеп берулер орналасатын деректер қорының тақырыбы мен суретін (мысалы, фирманың сауда белгісі) беруге арналған диалог терезесі.

18-сурет.Жаңа деректер қорына атау беру.

9. 
   Егер суретті қолданғыңыз келсе, онда Ия жалаушасын орнатыңыз. Бұл жағдайда Рисунок батырмасында мүмкіндік болады, оны бассаңыз, алдын ала құрылған суреті бар файлды қарауға «Суретті таңдау» диалог терезесі ашылады. Әрі қарай орнатуларды орындау үшін Далее батырмасын басыңыз.
   
10. 
    Соңғы диалог терезесінде Готово батырмасын басып, орнатылған параметрлерімен деректер қорын тұрғызуға шеберді іске қосыңыз. Назад батырмасын қолданып, алдыңғы қадамдарға қайта оралып, деректер қорының параметрлерін өзгертуге болады.
    

19-сурет.Шебер көмегімен деректер қорын құру үшін қажетті барлық деректерді көрсету терезесі.

MS Access бағдарламасында кестелер құру.

Кестелер деректер қорының негізі болып табылады, нақты соларда барлық деректер сақталады. Пішімді немесе есеп беруді құру алдында әуелі кестені алуыңыз қажет.

Кестелерге орналасатын кестені немесе деректі тиянақты жоспарлау талап етіледі. Бұл тақырыпта талаптарыңызды қанағаттандыратын кестені құруға мүмкіндік берер кестені жобалаудың негізгі кезеңдерін қарастырамыз.

Access-те «кесте» термині нені білдіреді ?

Кесте – бұл деректеріңізді сақтайтын объекті. Кестені құруда біртипті ақпараттан тұратын өрісті анықтайсыз. Мысалы, мекен – жай, аты немесе телефон номері. Кестелер әрқайсысы белгілі бір мағынаны сипаттайтын жүздеген жазбалардан тұруы мүмкін. Мысалы, әрбір клиент жайлы жазба оның атын, мекен-жайын және телефон номерін қосады. Кесте режимінде кесте баған мен жолдан тұрады. (21-сурет). Әрбір қатар – бұл жазба, ал әрбір баған - өріс.

Кестелер құрылымы

Кестелер құрылымын құрар алдында деректер қорын құру нәтижесінде жететін мақсатыңызды көрсетуіңіз керек. Қойылған мақсаттан оған жету үшін қолданылатын кестенің қандай болуы керек екенін айқындап алып, қажетті кестені құруға кірісіңіз.

Егер біркестелік деректер қорын құрсаңыз, онда кестенің құрылымын айқындау қиын емес.

Көпкестелі деректер қорын жобалау мәселелері келесі тарауда қарастырылады.

Кестенің құрылымын құру процесін мысал ретінде қарастырайық. Қайсы бір адамдар тобының атынан және тегінен тұратын деректер қорын құру керек болсын. Сонымен қатар, деректер қорында номері, мекен-жайы, өнеркәсіп аты және кредит және т.б. қосымша деректер бар болуы тиіс. Мұндай деректер қорын арнайы «Телефондық анықтамалық» болып есептеледі. Бұл мысал келесі тарауларда жиі қолданылады.

Қазір қойылған есепті шешу үшін Телефонды – мекен жайлық кітап деп аталатын біркесте жеткілікті. Кестеге барлық қажет ақпаратты қосу үшін оның құрылымы келесі өрістерден тұруы тиіс:

Кестенің құрылымын айқындағаннан кейін, MS Access-те оны құруға кірісеміз. MS Access-те кестені құру деректер қоры терезесінде жзүзеге асырылады:

1. 
   Өзіңіз құрған деректер қорының терезесін ашып, «Кестелер» категориясын таңдаңыз.
   
2. 
   Деректер қорының терезесінде Создать батырмасын басыңыз.
   
3. 
   «Жаңа кесте» диалог терезесі ашылады, оның оң жағында келесі атқарылатын жұмыстардың нұсқалар тізімі табылады:
   

• 
  Кестелер режимі – кестелер режимінде жаңа кестені құруға мүмкіндік береді.
  
• 
  Конструктор – кестелер конструкторында жаңа кесте құруға мүмкіндік береді.
  
• 
  Кесте шебері – шебер көмегімен жаңа кесте құруға мүмкіндік береді.
  
• 
  Кестелер импорты – сыртқы файлдан ағымдағы деректер қорына кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
  
• 
  Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен кестелер құруды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
  
1. 
   Осы диалог терезесінде кестеңізді құруға сәйкес нұсқаны таңдап, ОК батырмасын басыңыз.
   
2. 
   Таңдалған құралдың көмегімен кесте құрылымын құрыңыз.
   
3. 
   Кестені оның ішіндегі ақпаратпен байланыстыру үшін әрбір кестеге оның аты меншіктеледі. Кесте атын «Сақтау» диалог терезесінде беріп, ОК батырмасын басыңыз.
   

Конструктор терезесінде кестенің құрылуы құрылатын кестенің параметрлерін айқындаудың едәуір кең мүмкіндігін береді. Кестелер конструкторына өту үшін «Жаңа кесте» диалог терезесінде Конструктор опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Нәтижесінде бұл әрекеттерді орындау үшін кестенің конструкторы терезесі ашылады (22-сурет).

Өріс атауы Өріс аты бағанында енгізіледі. Өріске атауын бергенде мына ережелерді сақтау керек:

• 
  Өріс атауы 64 символға дейін болуы мүмкін, бірақ бұл мүмкіндікті пайдаланып ұзын атты қоюдың қажеті жоқ.
  
• 
  Өріс атауы әріп, нүкте (.), леп белгісі (!), апостраф (‘), тік жақша ([]) және ASCII 0-31 кодты басқарушы символдардан басқа, цифр, бос орын және арнайы символдардан тұруы мүмкін.
  
• 
  Өріс атауы бос орыннан басталмауы тиіс.
  
• 
  Бір кестедегі екі өріс бір атаумен аталмайды.
  

• 
  Мәтіндік
  
• 
  Сандық
  
• 
  Ақшалай
  
• 
  Санауыш
  
• 
  Мерзім/уақыттар
  
• 
  Логикалық
  
• 
  МЕМО өрісі
  
• 
  ОLЕ объектісінің өрісі
  
• 
  Гиперсілтеме
  
• 
  Ауыстырулар шебері
  

Әрбір деректер типі конструктор терезесінің «Өріс қасиеттері» бөлімінде бейнеленетін өз қасиеттерімен үлестіріледі.

1. Мәтіндік тип

Үнсіздік бойынша өріс атын енгізгенде, MS Access оған деректердің мәтіндік түрін өріс ені 50-ге тең болатындай етіп меншіктейді. Өріс енін өзгерту үшін «Қасиеттер өрісі» бөлімінің Өріс мөлшері жолында өріс енін айқындайтын (1-ден 255-ке дейін) санды беру қажет. Мысалы, өріс енін 25-ке тең десеңіз, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан асатын мән енбейді.

Төменде осындай өрістің түрлі жазбалары енгізілген деректер мысалдары келтірілген:

Музыкалық орталық

ОКБ «ЦИКЛОН»

123-34-78 (үйдікі)

2. Сандық тип

Мәтіндік өріспен танысқанда, мүмкін символдар ретінде өрістің бұл типі сандардан тұратынын білдіңіздер. Осыған байланысты мынадай сұрақ туады: өрістің сандық типі неліктен енгізіледі ? Сандық типті қолданудың негізгі дәлелі ретінде мыналарды қарастырамыз.

1. 
   Сандық типтің деректерін енгізгенде деректерді автоматты түрде тексеру жүргізілед. Егер деректер мәтіндік немесе арнайы симдолдардан тұрса, MS Access ескерту жасап, қате деректер енгізілмейді.
   
2. 
   Тек сандық өрістермен ғана математикалық операциялардың орындалуы мүмкін.
   

3. Ақшалай тип

Ақша өрісі сандық өріске ұқсас. Сандық өрістен айырмашылығы - Өріс пішімі қасиетінің ақша өрісі Ақшалай мәніне автоматты түрде орнатылады, ал Ондық таңбалар саны қасиеті қажет кезінде өзгертуге болатын, үтірден кейінгі екі таңбаға тең мәнді қабылдайды. Ақша типінің көмегімен бүтін 15 таңбаға дейінгі дәлдікпен есептеуді және бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін есептеуді орындай алады. Мұнда өріс мөлшері 8 байтты құрады.

4. Санауыш тип

Санауыш типінің өрісі мәндері түзетілмейтін, алайда кестеге әрбір жаңа жазба қосуды автоматты түрде орнататын деректерді сақтауға арналған. Олардың мәндері бірегей, әрбір жаңа жазба қосқан сайын 1-ге тізбектей артып отыруы немесе кез-келген сан болуы мүмкін.

5. Мерзім / уақыт типі

Деректер арнайы пішімде келтірілген өрістердің датасы мен уақытын сақтау үшін қолданылуы бірқатар қосымша артықшылықтарын ұсынады:

1. MS Access даталарды бірінші пішімде енгізуге және бейнелеуге мүмкіндік береді. Мерзімді /уақытты бейнлеудің нақты нұсқасы кестенің конструктор терезесінің Өріс пішімі қасиетінде орнатылады. Деректер сақтауда бұл пішімдер деректердің ішкі көрінісіне автоматты түрленеді.

2. MS Access-ке деректерді енгізгенде деректердің пішімін тексереді және тек дұрыс даталарды енгізуге мүмкіндік береді.

Берілген типтің өрісінде 100 жылдың 1 қаңтарынан 9999 жылдың 31 желтоқсанына дейінгі кез-келген дата мен уақыт бар болады. Бұл типтің деректері 8 байт орын алады.

6. Логикалық тип

Логикалық өрістер екі мәннің бірін ғана қабылдайтын деректерді сақтау үшін қолданылады. Логикалық өрістің Өріс пішімі арнайы пішімдерді немесе Ақиқат / Жалған, Ия / Жоқ немесе Қосу / Жою – үш құрамдастардың бірін қолдануға мүмкіндік береді. Мұнда Ақиқат, Ия және Қосу – True логикалық мәніне, ал Жалған, Жоқ және Жою – False логикалық мәніне эквивалентті. Егер құрамдас пішімді таңдап, сосын эквивалентті логикалық мәнді енгізсеңіз, онда енгізілген мән таңдалынған пішімде бейнеленеді. Мысалы, егер True немесе Қосу мәні Өріс пішімі қасиетінде көрсетілген Ия / Жоқ үшін Өріс типінің басқару элементіне енгізілсе, онда енгізілген мән Ия-ға автоматты түрленеді.

7. Кез-келген ұзындықтың мәтіндік өрістері типі

Кез-келген ұзындықтың мәтіндік өрістері (МЕМО өрісі) қарапайым мәтіндік өрістегідей деректер типінен тұруы мүмкін. Бұл өрістердің арасындағы айырмашылық – МЕМО мөлшері 255 символмен ғана шектелмей, 65535 символдан тұруы мүмкін.

8. OLE объектісінің типі

MS Access кестелерде бейнелерді және басқа екі еселенген деректерді (мысалы, MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, сурет, дыбыстық жазба) сақтайды. OLE объектісі өрісінің деректер типі осыған арналған. Бұл деректер типінің өрісіне енгізе алатын деректер көлемі 1 Гигабайтпен шектелген.

9. Гиперсілтеме типі

Бұл типтің өрісі әріптер мен сандардан құралып, гиперсілтеме адресін көрсететін жолдарды сақтауға арналған. Гиперсілтеме адресі ең көп дегенде үш бөліктен тұрады:

10. Ауыстыру шеберінің деректер типі

Бұл типті таңдау тұрақты мәндер немесе басқа кестедегі мәндер жиыны бар ашылған тізімнен мәндерді таңдауды ұсынатын өрістерді құру үшін арналған ауыстыру шеберін іске қосады. Берілген өрістің мөлшері ауыстыру ретінде қолданылатын (әдетте, 4 байт) түйінді өріс өлшемімен сәйкес келеді.
Шебердің көмегімен кесте құру

MS Access өзіңізге қажетті прототип ретінде қолдана алатын бірқатар кестелерден тұрады. Шеберді қолданған кезде кестені құратын уақытты ғана үнемдеп қоймай, кесте өрістерінің стандартты аттары мен деректер типтерін қамтамасыз етеді.

Кесте құруға арналған шеберді құру үшін, «Жаңа кесте» диалог терезесінде Кесте шебері опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Экранда 23-суретте көрсетілген диалог терезесі ашылады.

Алдымен Кесте үлгілері тізімінен өзіңіз құрғалы жатқан кестеге ұқсас кестенің прототипін таңдау керек. Одан кейін Өріс үлгілері тізімінен кестенің өрісін таңдап, оларды Жаңа кесте өрістері тізіміне орналастырыңыз.

Өрістерді таңдау үшін Өріс үлгілері тізімінің оң жағында орналасқан бағыттауыш батырмалар (кнопки со стрелками) қолданыңыз:

Батырма	Қызметі
	Өріс үлгілері тізімінде ерекшеленген өріс құрылмақшы кестенің өрістер тізіміне қосылады.
	Өріс үлгілері тізіміндегі барлық өрістер құрылмақшы кестенің өрістер тізіміне қосылады.
	Құрылмақшы кестенің өрістер тізімінен Жаңа кестенің өрісі тізімінде ерекшеленген өріс жойылады.
	Жаңа кестенің өрісі тізіміндегі барлақ элементтер жойылады.

Переименовать поле батырмасын қолданып, қажет кезінде Жаңа кестенің өрісі тізімінен таңдалған кез-келген өрістің атауын өзгертуге болады.

Құрылатын кестенің өрістер тізімін қалыптастырып алып, Далее батырмасын басыңыз.

Кестені құрудың келесі қадамында кестенің атын бересіз және түйінді сөзді анықтайсыз. Шебер ат қоюда өз нұсқасын ұсынады, оны Tab пернесін басу арқылы қабылдайсыз. Егер кестеге қандайда бір басқа атты меншіктегіңіз келсе, оны мәтіндік өріске енгізіңіз.

Енді кесте үшін бастапқы кілтті автоматты түрде таңдап, келесі диалог терезесіне көшу үшін Далее батырмасын басуды шеберге көрсету керек. Егер деректер қорында бұрын құрылған кесте бар болса, үшінші қадамда шебер сізге құрылған кестені бұрынғы құрылғанмен байланыстыруға көмектеседі. Деректер қорындағы құрылған кестені бұрынғы құрылған кестемен байланыстыру үшін тізімнен кесте деректер қорының тізімінде бар кестені өзіңіз байланыстырғыңыз келгенмен таңдап, Связи батырмасын басыңыз. «Байланыстар» диалог терезесінде құрылғалы тұрған байланыс типін көрсетіңіз.

Сіз MS Access-ке кестені құруға арналған барлық қажетті ақпаратты көрсетіңіз. Келесі қадамда алдағы жұмысыңыздың режимін көрсете аласыз:

• 
  Кестенің құрылымын өзгерту – шебер жұмысты аяқтаған соң, экранда кестенің құрылған құрылымының мүмкін модификациясы үшін конструктор режимі ашылады.
  
• 
  Деректерді тікелей кестеге енгізу – шебер жұмысты аяқтаған соң, экранда кестеге деректерді енгізуді бастауға мүмкіндік беретін кесте режимі ашылады.
  
• 
  Деректерді кестеге шебер құрған пішім көмегімен енгізу – шебер жұмысты аяқтаған соң, экранда құрылған кестеге ақпаратты енгізудің экрандық пішімі ашылады.
  

Access бағдарламасының әр түрлі форматтағы басқа файл деректерін ДҚ деректеріне айналдыру мүмкіндігі бар. Оның суретте көрсетілген терезеде орындауға болады.

Деректерді DBASE, FOXPRO сияқты ДҚ–нан мейлінше оңай орындалады. Өйткені, олардың құрылымдары ұқсас, яғни ДҚ – да деректер кесте түрінде жүргізуге мүмкіндік береді. Ал, EXCEL электронды кестесімен импорттау оңай жұмыс емес. Оның жұмыс парағы да бағандардан тұрғанымен, олар ДҚ бағандар сияқты емес. Өйткені, олар әр түрлі типтегі берілгендерді сақтай алады. Мұндай импорттау кезінде қолданушыға бірнеше қосымша сұрақтар беріледі. Сол сұрақтарға жауап бере отырып, импорттау жұмысын орындауға болады. Бірақ, оның өзінде берілгендер толық көшірілмеуі мүмкін. Ақпараттық жүйелер қолданылатын берілгендерден тұратын текстік файлдарды импорттауға болады. Мұндай файлдардың ерекшелігі оларда берілгендер белгілі бір ретпен жазылады.

Деректерді импорттау арнайы Шебер арқылы орындалады. Оның жұмысы параметрлерді анықтаудан басталып, алты қадамнан тұратын Шебер терезелерінде қажетті таңдауларды орната отырып, ең соңғы терезедегі Дайын батырмасын басумен аяқталады. Сонда бастапқы алынған файлдағы деректер Access ДҚ – ның деректеріне айналады. Сонымен, импорттау процесінде Access кестесінің өрістері анықталып, ондағы деректер сырттағы басқа файлдан алынады.

ДҚ–ның Access – те қолдау табатын бірнеше форматтары бар. Сондықтан кейбір жағдайларда ДҚ – нан импорттаудың орнына файлмен байланыс орнату жеткілікті. Бұл тәсіл әр түрлі ДҚБЖ–де құрылған екі ақпараттық жүйені интегралдауға мүмкіндік береді. Сонымен кестелермен байланыс режимінің алгоритмі мынадай:

1. 
   Жаңа кесте сұхбаттық терезесінде кестелермен байланыс тәсілін белгілеп, ОК батырмасын басу керек.
   
2. 
   Пайда болған Байланыс терезесінде байланыс жасайтын файл және оның типі таңдалады.
   
3. 
   Жабу батырмасын басып, байланыс процедурасын аяқтау керек.
   

MS Access бағдарламасында кесте құрылымын құру.

Біз MS Access-те деректер типін және кестенің жеке қасиеттерін қарастырған соң, кесте құрылымын құруға кірісуге болады. Кестенің құрылымын құрудың мысалы ретінде Телефонды-мекен жайлық кітап кестесін құруды қарастыралық.

1. 
   Өткен тарауды меңгеруде өзіңіз құрған деректер қорын ашыңыз. Егер әлі өз деректер қорыңызды ашпасаңыз, оны қазір жасаңыз.
   
2. 
   Кестенің конструкторы терезесінде Өріс аты бағанында Тегі дегенді енгізіңіз.
   
3. 
   Деректер типі бағанына көшіңіз. Бағанда Мәтіндік мәні пайда болды. Тіктөртбұрыштың оң жағында тізімді ашуға арналған батырманы басыңыз, барлық деректер типінен тұратын тізімді көресіз.
   
4. 
   Сипаттама бағанына көшіп, Сипаттама бағанына түсіндірме мәтінді енгізіңіз.
   
5. 
   Осыған ұқсас түрде кестенің барлық өрістері сипаттамаларын енгізіңіз.
   
6. 
   Кестенің құрылымын енгізіп болған соң, оны Файл / Сохранить командасын орындау арқылы сақтаңыз, сосын атау ретінде телефонды –мекен жайлық кітап енгізіңіз.
   
7. 
   MS Access сізге бастапқы кілт құруды ұсынады. Келесі бөлімде бастапқы кілт не екенін талқылаймыз. Ал қазір Ия –ны басыңыз, сосын MS Access бастапқы кілтті автоматты түрде орнатады және кестені көрсетілген атпен сақтайды.
   

Бастапқы кілт

Бастапқы кілт жазбаны бірмәнді ұқсататын ақпараттан тұрады. Кестеңізде бастапқы кілтті өз бетіңізбен анықтар алдында, өзіңіз құрған кестелердің барлық өрістерін қарап шығыңыз. Әрбір жазба үшін бірегей ең болмағанда бір өріс бар ма ?

Осы мәселенің жақсырақ шешімі кестедегі әрбір жазбаға сәйкес теңестірілген номерді қоюда. MS Access, оған сіз бастапқы кілтті құруды ұсынғанда, осыны жасаған. Ол Код өрісін Санауыш деректер типімен құрады. Бұл әрбір жаңа жазбаны құруда санауыш мәні 1-ге көбейетінін білдіреді. Бұл номер әрбір жаңа жазба үшін арналған бастапқы кілт болып табылады.

Егер MS Access қолданатын стандартты тәсіл қанағаттандырмай, бастапқы кілтті өзіңіз жеке орнатқыңыз келсе, бастапқы кілт ретінде қолдануға болатын өрісті таңдаңыз. Әрі қарай «Кестелер конструкторы» саймандар тақтасында Ключевое поле батырмасын басыңыз. Таңдалған өрістің таңбалау аймағында кілт бейнесімен пиктограмма пайда болады.
Кесте құрылымының модификациясы

Егер бір де бір қате жібермей, кесте құрылымын сипаттаған болсаңыз, онда құрылған кестенің құрылымын сақтау қажет.

Алайда құрылымды берерде қате жіберіп қоюыңыз мүмкін. MS Access қателерді жөндеуге арналған құралдарды сізге ұсынады. Оларға жататындар:

• 
  Өріс атауын және │ немесе оның типін өзгерту.
  
• 
  Қалып қойған өрісті қою.
  
• 
  Қате енгізілген өрісті жою.
  
• 
  Кестедегі өрістердің жол тәртібін өзгерту.
  

Айталық, өрістің атын немесе оның типін бергенде қате кеткен болсын. Қате өрісті енгізуді аяқтаған соң табылды дейік. Нұсқағышты өзгертілуге тиіс өріс атауына орнатыңыз. Өріс атындағы бұрыс символдарды жою үшін Backspace немесе Delete пернесін қолданып, өрістің дұрыс атын енгізіңіз.

Егер өріс типін өзгерту керек болса, Деректер типі бағанындағы сәйкес өрісті тышқанмен бассаңыз, өрістің оң жағында тізімнің ашылу батырмасы пайда болады. Батырманы басып, тізімнен тиісті типті таңдаңыз.
Өрістер жолының тәртібін өзгерту

Айталық, бір өрісті қазіргі тұрған орнынан бірнеше өріске жоғары не төмен апарғыңыз келді. Мұны жасау үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. 
   Өрістер аттарының сол жағында өрісті таңдау аймағы бар. Орын ауыстырғыңыз келген өріске сипаттама берілген жолға көшіп, осы аймаққа басыңыз. Бұл кезде жол түгелімен ерекшеленеді.
   
2. 
   Енді өрісті таңдау аймағына тағы да басып, тышқанды жібермеңіз. Тышқан меңзерінің астында кішкентай үзік сызықпен сызылған тікбұрыш пайда болғанына көңіл аударыңыз.
   
3. 
   Бүкіл жолдарды оны орналастырғыңыз келген өрістің дәл үстінде болатындай етіп апарыңыз.
   
4. 
   Тышқан батырмасын жіберіңіз. Өріс енді жаңа орында болады.
   
5. 
   Правка│ Отменить командасының көмегімен орын ауыстырылған өрісті бұрынғы орнына әкелуіңізге болады.
   

Кестеден өрістерді жою

Кестенің конструкторына жойғыңыз келген өрісті таңдау аймағында тышқанды басып, Delete пернесін басыңыз. Кейде біруақытта көршілес бірнеше өрістерді жоюға да тура келеді. Ол үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. 
   Өзіңіз жойғыңыз келген бірінші өрістің таңдау аймағында тышқанды басыңыз.
   
2. 
   Тышқан батырмасын жібермей, Shift пернесін басып ұстап тұрыңыз.
   
3. 
   Жойғыңыз келген соңғы өрісте тышқан батырмасын басыңыз. Бұдан соң бірінші, соңғы және арасындағылар ерекшеленеді.
   
4. 
   Shift пернесін жіберіңіз.
   
5. 
   Ерекшеленген барлық өрістерді жою үшін Delete пернесін басыңыз.
   

Егер жаңа өріс құруды ұмытып кетсеңіз, Вставка│Строки командасын орындаңыз. Жаңа жол ағымдағы жолдың, яғни қазіргі тұрған жолыңыздың жоғарғы жағына қойылады (ол өрісті таңдау аймағында бағыттауыш сызықпен белгіленген). Осы жолда өзіңіз бірнеше рет жасаған өрістің аты мен деректер типін енгізіңіз.

ДҚБЖ-не қойылатын негізгі талаптардың бірі үлкен көлемді ақпараттың ішінен қажетті жазбаны жылдам іздеу мүмкіндігі болып табылады. Индекстер – кестедегі деректерді, индексі жоқ кестелермен салыстырғанда, іздеуді едәуір шапшаңдататын тиімді құрал. Индексте қолданылатын өрістер санына орайлас қарапайым және құрамды индекстер деп ажыратады.

MS Access-те индекстің еркін санын құруға мүмкіндік бар. Индекстер кестенің макетін сақтау кезінде құрылады және жазбаларды енгізумен өзгерті кезінде автоматты түрде жаңаланады. Кез-келген уақытта кестенің конструкторы терезесінде керекті жаңа индекстерді қосуға не керек еместерін жоюыңызға болады.

Индекстердің басты ерекшеліктері – индекстерді бастапқы кілтті құру үшін қолдануыңызға болады. Бастапқы кілттер автоматты түрде индекстеледі. Осы жағдайда индекстер бірегей болуы тиіс. Бұл тек бір индексті өрістен тұратын кесте үшін осы өрістің мәндері бірегей болатындығын білдіреді. Құрамды индекстер үшін индексті өрістердің әрқайсысындағы шамалар қайталанылатын мәндер болуы мүмкін. Алайда индексті өрнек бірегей болуы тиіс.

Қарапайым индексті құру үшін кестенің бір өрісі бойынша жазбаларды іздеу мен сұрыптау шапшаң орындауыңызға мүмкіндік беретін Индекстелінген өріс өріс қасиеті қолданылады. Индекстелінген өріс бірегей және қайталанылатын мәндерден тұруы мүмкін. Мысалы, Телефонды-адресті кітап кестесінде MS Access кодтың бірегей мәндерінен тұратын Код өрісі бойынша индексті автоматты түрде құрды. Алайда қайталанылатын мәндері бар Тегі өрісі бойынша да индексті құруға болады. Бұл Индекстелінген өрістің өріс қасиеті мынадай мәндерді қабылдайды:

Қарапайым индекстің құрылуы төмендегі әрекеттердің орындалуын ұйғарады:

1. 
   Кестенің конструкторы терезесінде, терезенің жоғарғы жартысында индекс құрылатын өрісті таңдаңыз.
   
2. 
   Терезенің төменгі жартысында Индекстелінген өріс қасиеті үшін келесі мәндердің бірін таңдаңыз. Ия (Сәйкестікке рұқсат етіледі) немесе Ия (Сәйкестікке рұқсат етілмейді) берілген өрістің әрбір мәнінің бірегейлігін қамтамасыз етеді.
   

Құрамдас индекс құру

Бірнеше өрістерден тұратын индекстерді индекстер терезесінде анықтау қажет.

1. 
   Конструктор терезесінде құрамды индекс құратын кестені ашыңыз. Ол үшін деректер қорының терезесінде нұсқағышты осы кестеге апарып, Конструктор батырмасын басыңыз.
   
2. 
   Саймандар тақтасында Индекс батырмасын басыңыз. Экранда «Индекстер» диалог терезесі ашылады. Ашылған диалог терезесінде Индекс бағанының бірінші бос өрісінде индекс атын енгізіңіз. Индекстің аты ретінде индекске қосылған өрістердің бірінің атын немесе кез келген мүмкін атты қолдануға болады.
   
3. 
   Сол жолдың Өріс аты бағанында тізімді ашу батырмасын басып, индекстің бірінші өрісін таңдаңыз.
   
4. 
   Келсі жолдың Өріс аты бағанында индекстің келесі өрісінің атын таңдаңыз. (Бұл жолда Индекс бағанының өрісін бос қалдырған дұрыс). Осы сияқты, индекстің қалған өрістерін де анықтаңыз. Индекс 10 өріске дейін қосады.
   

ал бұл жолы деректерді таңдаудың қуатты құралы - сұраныстармен таныса бастаймыз.

Тәжірибе жүзінде берілген кестеден белгілі бір критерийлерді қанағатыратын және таңдалғандарды реттейтін жазба бөлігін таңдау жиі кездеседі. Критерийлер бірнеше шарттардың үйлесуін анықтайды. Мысалы қандай да бір қызмет ету түрін тапсыратын және оларды алфавиттік ретте фирмалардың атауы бойынша реттін Алматы қаласындағы клиенттер туралы жазбаларды таңдау керек. Бұл есепті шешу үшін сұраныс шеберін, сұранысты құрастырушыны пайдаланамыз:

• 
  күрделі критерийлерді бір не бірнеше кестелерден жазбаларды таңдау үшін пішімдейміз.
  
• 
  таңдалған жазбалар үшін бейнелеуге тиісті өрістерді көрсетесіз және таңдалған деректерді пайдаланып есептеулерді жүргізесіз.
  

“Үлгі бойынша сұраныс”дегеніміз не?

Сұранысты қалыптастырғанда берілген кестеде жазбаларды таңдау критерийін көрсетуіңіз қажет. Мұндай арнайы тілде сөйлемдерді баспадан шығару үшін сұраныс құрастырушының терезесінде орналасқан сұраныс бланкісін толтыруға тиіссіз.
Шебердің көмегімен сұраныстар құру.

Деректер қорында сұранысты құру үшін «Сұраныстар» категориясын жандандырып Создать батырмасын басыңыз. Сұраныс құрастырушысы немесе сұранысты құру шеберлері бірінің көмегімен сұранысты құру опциясын таңдауыңызға болатын диалогты терезесі ашылады. Сұраныстармен танысу үшін Қарапайым сұраныс опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз.

Сұраныстар конструкторын шақыру үшін деректер қорының терезесінде «Сұраныстар» катигориясын жандандырып, Создать батырмасын басыңыз. «Жаңа сұраныс» диалог терезесінде Құрастырушы опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Access нәтижесінде іріктеу жүргізілетін кестені немесе сұранысты таңдауыңызды ұсынады. Кестені таңдаңыз, Добавить батырмасын басып, диалог терезесін жабыңыз. Экранда сұраныстар конструкторының терезесі ал негізгі менюде Запрос командасы пайда болады.

Төменде Сұраныс менюі пункттерінің қызметі және оларға сәйкес саймандар панелінің батырмалары келтірілген.

Түр менюі құрамы жұмыс режимі өзгергенде алмастырылып отырады. Сұраныстар конструкторы терезесінде бұл меню сұранысты басқарушы командалардан тұрады:

Сұраныстар конструктор терезесінің жоғарғы жағында сұраныс деректерінің сызбасы бар. Бұл сызба деректер қоры деректерінің сызбасына өте ұқсас, тек айырмашылығы мынада - берілген сызба сұранысқа қосылған кестелер тізімінен тұрады және олардың арасындағы байланысты бейнелейді. Терезенің төменгі жағында сұраныс бланкісі жатыр. Бұл бланкінің әрбір жолының белгілі бір қызметтері бар:

• 
  Өріс. Бұл жолда кестедегі әрқайсысы өзінің ұяшығында сұранысты құруға пайдаланатын өрістер орналасқан.
  
• 
  Кесте аты. Бұл жолы берілген өріс қай кестеден екенін көрсетеді.
  
• 
  Топтық операция. Деректер тобымен орындалатын операциялар типін анықтайды.
  
• 
  Сұрыптау. Бұл жолда өсуі не кемуі бойынша сұратуға қайта оралатын ақпаратты сұрыптау типін көрсетесіз.
  
• 
  Экранға шығару. Егер өрісте табылған ақпаратты MSAccess көрсетсін десеңіз өрісті көру жалаушасын орнатыңыз. Егер өріс тек сұранысыңызды қайтаратын деректерді таңдау шартын тапсыру үшін пайдаланылса, оны бос қалдырыңыз.
  
• 
  Таңдап алу (отбор) шарты. Бұл сұрату бланкісінің негізгі бөлігі. Бұл жолда (және онан төмен орналасқан жолда) белгілі бір шарттарды бере отырып, іздеу критерийі деп атау қабылданған іздеудің шектеуін енгізесіз.
  

Сұраныс құру барысында жазбаларды іріктеу шартын беретін өрнекті анықтауға арналған - өрнекті құрастырушыны қолдануға болады. Ол сұраныс бланкасында Іріктелу шартты қатарына байланысты контексті мәзірдегі Құрастыру командасы іске қосылады.

Өрнекті құрастыру барысында бірнеше қарапайым ережені естен шығармауы керек.

- Өрнек барлық уақытта логикалық типте болады.

- Символдық тұрақтылық тырнақшаға алынып жазылады.

- Деректер қорының обьектісі өріс атауын леп белгімен ажыратады.

Өрнек құрастырушы терезесінде математикалық амалдардан да басқа да бірнеше операторлар бар: Between And аралықтан таңдау операторы, Мыс: Between 1945 And 1950 шарты / = 1945 And / = 1950 шары эквивалентті, /^ - дәрежеге шығару операторы, / - бүтінге де дөңгелентіп бөлу операторы, & - символдық мәліметтер операторы. Like - белгісіз символдары бар қатарды іздеу негізінде құруға пайдаланатын функция. Бұл кезде арнайы символдар қолданылады: ?-кез-келген бір символ; * - символдардың кез-келген тізбегінде; # - белгісіз цифр. Мыс: Like*5*-құрамында «5» символдары бар жазбаларды іздеу шарты, Like Ұлжан, Гүлжан не Күлжан іздеу шартты. Іріктеу шартында қолдануға болатын негізгі логикалық функциялар: AND және EQV - эквивалентті, OR - немесе, NOT - емес.

Өрнек құрастырушы терезесін пайдаланып сұраныс құруға мысал қарастырайық. Айталық деректер қорында разрядтар және қызмет көрсетуге де екі кесте бар болатын. Оның біріншіден разрядтар оларға тиісті жалақылар, ал екіншіден қызметкерлер және оларға сәйкес разрядтары мен жүктемесі енгізілген. Енді осы екі кестені пайдаланып, қызметкерлердің жалақы есептейтін қажетті сұраныс кестесін құру қажет делік. Оны орындау алгаритімі мынадай:

1. Сервиз - деректер схема командасы бойынша разряд кестедегі код өрісі мен Қызметкер кестедегі разряд өрістері арасында байланыстарды орнату.

2. Сұраныс жапсырмасын ашып, құру түймесін шерту.

3. Конструктор режимін таңдап, OK батырмасын шерту.

4. Конструктор режиміндегі Сұраныс терезесінің төменгі жағындағы бағандарда қызметкер кестесін қызметкер мен жүктеме өрістерін, ал разряд кестесінен разряд өрісін таңдау.

5. Төртінші бағанда жаңадан жалақы өрісін ашып, сол бағандағы контексті мәзірден Құру командасын таңдай отырып, өрнек құрастырушы терезесін ашу.

6. Қызметшілердің тиісті жалақысы оның разрядына сәйкес жалақымен жүктеменің көбейтіндісіне тең. Сондықтан Өрнек құрастырушы терезесінің жоғарғы облысына осы екі өрістің көбейтіндісінен тұратын өрнекті енгізіп, ОК батырмасын шерту керек. Енгізген өрнек сұраныс бланкісінің 4-ші бағанында орналасқан.

7. Конструктор режимінде ашылған сұраныс терезесін жабу және оған атау беріп сақтау.

Міне, осы алгоритмді әрекеттерді орындай отырып, сұраныс кестесін алуға болады. Оның жалақы өрісінде әрбір қызметкердің жүктемесі мен разрядына сәйкес жалақылары есептеліп көрсетілді.

Айталық, өзіңіздің клиенттеріңізге жаңа қызметтер көрсету жайлы презентацияны хабарлағыңыз келсін делік. Телефон нөмірін, мекен-жайлары т.б клиенттеріңіз туралы ақпараттан тұратын кестенің бағандарында жазылған. Бұл жағдайда барлық ақпараттың қажеті жоқ. Фирманың аты, өкілдің тегі, аты, әкесінің аты, сонымен бірге телефон номері жеткілікті, яғни бар болғаны бес баған керек. Барлық қажетті ақпарат Клиент кестесінен табылады.

1. Деректер қорында «Сұраныстар» категориясын жандандырыңыз және Создать батырмасын басыңыз.

2. «Жаңа сұраныс» терезесінен Конструкторды таңдап, ОК батырмасын басыңыз.

3. Ашылған «Кестелерді қосу» диалог терезесінен Клиенттер кестесін таңдап, Добавить батырмасын басыңыз. Диалогты терезені жабыңыз. Экранда деректер сызбасы тек бір Клиенттер кестесінен тұратын, ал сұраныс бланкісі бос болатын сұраныстар құрастырушының терезесі ашылады.

Нәтижелі кестеде болатын өрістерді таңдау үшін оларды сұрату бланкісінде бейнелеуіңіз қажет. MS Access-те нәтежелі кестеде болатын өрістерді таңдаудың екі нұсқасы бар:

1. Кестелерге бөлек өрістерді қосу үшін деректер сызбасында кестенің өрісін таңдап, тышқан батырмасын екі рет басасыз. Таңдалған өріс сұраныс бланкісі Өріс жолының мүмкін болатын келесі бағанға қойылады. Кесте аты жолында бірден кесте аты пайда болады, ал Экранға шығару позициясы таңбаланады.

2. MS Access-те апару және қалдыру (drag-and-drop) механизмі кең қолданылады. Бұл механизмі қолдану үшін өрістерді таңдағанда деректердің сызбасында кестеге көшіңіз. Сұраныс бейнелегіңіз келген өрісті ерекшелеп тышқан батырмаласын басып, жібермей ұстап тұрып, таңдалған өрісті сұраныс бланкісіне апарыңыз.

Жоғарғыда келтірілген тәсілдердің кез-келгенімен сұраныс бланкісіне тегі, аты, әкесінің аты, телефоны өрістеріне апарыңыз.

Қайсыбір жағдай да берілген кестенің барлық өрістерін таңдау қажет. Ол үшін MS Access-те екі тәсіл қарастырылады, оның бірі-тақырып жолында тышқанды екі рет басу арқылы кестенің барлық өрістерін таңдау, екіншісі-ерекшеленген өрістерді сұраныс бланкісіне тасмалдау. Бұл жағдайда сұраныс бланкісінде берілген кестенің барлық өрістері пайда болады. Кестедегі өрістер тізімдегі жұлдызшаға мән берген боларсыз. Оны кестедегі барлық өрістерді белгілеу үшін пайдалана аласыз. Ол үшін өрістер тізімінің бірінші жолындағы жұлдызшаны басыңыз және осы қалыпта тышқан батырмасын жібермей ұстап, оны сұраныс бланкісіне апарыңыз. Сұраныс бланкісінде өріс атынан кейін нүкте қойылып, сосын жұлдызша символы жазылады, берілген кестенің барлық өрістері таңдалғанын білдіреді. Бірінші тәсілден айырмашылығы құрастырушы режимінде әрбір өрісті бөлек бағанда көрмейсіз, бірақ сұранысты жіберген соң олардың барлығы таңдалады.

Қателесіп, сұраныс бланкісінің артық өрісті қосып қойдыңыз немесе айқын өрісті нәтижелі кестеде бейнелеудің қажеті жоқ деп шештіңіз. Бұл өрісті сұраныстан жою үшін бағандағы таңдау аймағы, сосын Delete пернесін басыңыз. Өріс жоғалады.

Сұраныс бланкісінде өрістердің реті олардың нәтежелі кестеде шығатын ретімен анықталады. Бұл тізімде өрістердің орналасуын өзгерту үшін келесі әрекеттерді орныдаңыз:

1. Тышқан нұсқағышын Өріс атауының дәл үстінде орналасқан бағанның таңдау аймағына орнатыңыз. Нұсқағыш бағыттауыш түріне өзгергенде, бағанды ерекшелеу үшін батырманы басыңыз.

2. Тышқан батырмасын басыңыз және оны осы жағдайда ұстап тұрыңыз. Нұсқағыш соңында тікбұрыш пайда болады.

3. Бағанды тиісті бағытта ауыстырыңыз. Толық тік сызық оның ағымдағы күйін көрсетеді.

4. Толық тік сызық тиісті орында болғанда батырманы жіберіңіз. Өріс жаңа орынға орналасады. Кейде ауыстыру кезінде бағанды ерекшелеу бірден бола қоймайды. Бағанның таңдау аймағын басқаныңызға көзіңізді жеткізіңіз. Бұл тасмалдау үшін бағанды ұстап алып қалатын жалғыз ғана орын.

Нәтижелі кестенің жазбаларын сұрыптау реті сұраныс бланкісіндегі өрістерді қолдану реті мен және жекелеген өрістерді реттеу критерийімен анықтайды. Сұраныс бланкісінде орналасу ретімен өрістерді орналастыруды біз өткен бөлімде қарастырғанбыз. Жеке өрісте деректерді сұрыптау үшін қажетті өрістің Сұрыптау жолына көшіңіз және ашылған тізімнен Өсуі бойынша немесе Кемуі бойынша мәнін таңдаңыз. Егер өріс бойынша сұрыптағыңыз келмесе, Жоқ болу мәнін таңдайсыз. Бірнеше өріс бойынша сұрыптау үшін бірізділікпен сұрыпталатын өрістерге көшіп, оларға сұрыптау белгілерін орнатыңыз. Кесте режимінде сұрыптаудан ерекшелігі-нәтижені тек сұрыптауды орындаған соң ғана көресіз.

Біз қарапайым сұраныс құрылымын аяқтадық, енді оны іске қосуға болады. Саймандар панеленде Запуск батырмасын басыңыз немесе Запрос/ Запуск командасын орындаңыз. Берген сұранысыңызды орындау нәтижесі кесте режимінде пайда болады.

Құрылған сұранысты кейін де пайдалануға болады. Ол үшін Файл/ Сохранить как командасын таңдап, қандайда бір мәнді атты шектеп, сұранысты сақтаңыз.

Нәтижелі кестеде кесте өрістеуінің барлығын немесе бөлігін бейнелеуге мүмкіндік жасаушы құралдарымен таныстыңыз. Іс жүзінде көп жағдайда берілген кестенің барлық жазбаларын емес, тек белгілі бір шарттарды қанағаттандыратын бөлігін алу керек. Жазбаларды таңдау үшін қарапайым критерий өріс мәнін нақты сәйкес болады деп ұйғарады. Мұндай критерий анықтамасы бұрын қарастырылған, сондықтан жазбаларды таңдаудың күрделірек шарттарын құруға көшеміз.

Айталық, кестедегі мәні қойылған шартты қанағаттандырмайтын жазбаны табуыңыз қажет болсын. Мұндай шарттарды орнату үшін мәндерді салыстырудың алдында баспаға шығаратын NOT операторы пайдаланылады. Клиенттер кестесіндегі Қала өрісінде “Талдықорған” мәні бар жазбадан басқаларын таңдайтын мысалды қарастырайық. Алматыдағы клиенттерді таңдауға құрылған сұратуды ашып, мына әрекеттерді орындаңыз:

1. Қала өрісінің Таңдап алу шартты жолында Алматы мәнін жойыңыз.

2. NOT операторын немесе <>, сосын Талдықорған мәнін енгізіңіз.

3. Іріктеуге әртүрлі қалалардан клиенттер қатысатындықтан, енді Қала өрісі үшін экранға шығару жалаушасын орнатыңыз.

4. Сұранысты орындау үшін Запуск батырмасын басыңыз. Экранда Талдықорған қаласының маңында тұратын клиенттер жайлы жазбалары бар нәтижелі кесте пайда болады.

Айқасқан сұраныс – берілген кесте немесе сұраныс негізін қорытынды мәндерді есептеуге арналған кесте құру операциясы. Оның әрбір қатарына және бағанына атау берілді де оларды қиылысуында қорытынды мәндер жазылады. Айқасқан сұраныс үшін бастапқы кестеде жаңа кестенің қатарлары мен бағандарының атауларын қалыптастыруға қажетті деректер бар деп есептеледі. Оның шеберін іске қосу үшін Сұраныс жапсырмасында Қарау батырмасын шертіп, Айқасқан сұранысты таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Шебердің жұмысы төмендегідей 5 қадамнан тұрады:

1. Қажетті кестені таңдап, әрі қарай батырмасын шерту.

2. Мәндері кестенің жолдарын құруға пайдаланатын өрісті таңдап, оны таңдалған өрістер тізіміне көшіру. Өрісте қайталанатын мән болса, олар таптастырылады (2 – кестедегі пәндер өрісін таңдау).

3. Мәндері бағандарды түзуге пайдаланатын өрісті таңдау. Көрсетілген өрістің әрбір бірегей мәніне жаңа кестеде бір өріс сәйкес келеді. Егер өріс мәндері бірегей болмаса, онда кесте құрудың мәні жоқ. (2-кестедегі баға өрісін таңдау)

4. Қорытынды жасау үшін қолданылатын функцияны таңдау.

5. Сұранысқа атау енгізіп немесе компьютер берген атаумен келесі Дайын батырмасын шерту.

Жаңа сұраныс терезесінде Қайталанатын жазбалар тәсілін таңдай отырып, кестедегі қайталанатын жазбаларды топтастыратын немесе олардың қайталану санын есептеп шығаратын сұраныс құруға болады. Мысалы ретінде Студенттер тізімі кестесін қарастырайық. Оның фамилия өрісінде әр студенттің фамилиясы бірнеше рет енгізілген. Кейде бір өрістің мәнедері бірдей жазбаларын топтастыру қажеттілігі туындауы мүмкін. Мұның ең қарапайым шешімі - сол өріс бойынша сорттау жұмысын орындау. Access-те осы сияқты жұмысты орындауға арнайы сұраныс құру мүмкіндігі де қарастырылған.

Қайталанатын жазбаларды іздеуге арналған сұраныс шебері арқылы орындалады. Қайталанған жазбалар командасын таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Осы кезде шеңбердің атқаратын әрекеттері мынадай:

• 
  кестені таңдау;
  
• 
  қайталанатын жазбаларды іздеуге қажетті өрісті таңдау (фамилия өрісі);
  
• 
  сұраныс кестесінде көрсетілген қосымша өрістерді таңдау (баға өрісі);
  
• 
  жаңа сұранысқа атау енгізу не компьютер берген атаумен келісу.
  

Есеп беруді құрғанда біз оны тездететін процестердің стандартты құралдарын пайдаланамыз немесе есеп беру үшін есеп беру конструкторы көмегімен арнайы пішімді құрамыз. Есеп беру конструкторы есеп беруді кесте түрінде де, бос пішінде де құрады.

Кестелік есеп беру кестеден деректерді неғұрлым қарапайым әрі табиғи түрде басып шығаруға мүмкіндік жасайды. Алайда есеп беруде кестеленген деректерді көрсетудің кемшіліктері бар. Іс-хаттар және т.б.) берілген кестенің өрістері есеп берудің арнайы белгіленген орындарында орналасуы тиіс. Олай болса, кестелік есеп беру бұл мақсаттар үшін жарамайды.
Есеп беруді құрудың қарапайым тәсілі.

MS Access-те қарапайым есеп беруді құру үшін бірнеше әрекеттерді ғана орындау жеткілікті:

1. Деректер базасының терезесін ашыңыз.

2. Деректер базасының терезесінде «Кестелер» категориясы таңдалғанына көз жеткізіңіз.

3. Есеп беруді құрғыңыз келген кестеге нұсқағышты орнатыңыз.

4. Құрастырушы командасын орындаңыз. Ашылған есеп терезесіне қасында қосарланып шығатын өрістер тізімінен қажетті өрістерді тышқан көмегімен тасымалдау арқылы есептің құрастырушы терезесіне орнатамыз. Қойылған өрістердің орнын, шрифтін, өлшемін, түсін өз қалауымызша өзгерте аламыз. Өзгертілген есепті қалаған атауымызды беру арқылы сақтаймыз. Экранда төмендегі есеп пайда болады.

Шебер көмегімен есеп берудің құрылуы арнайы білімді қажет етпейді және есеп беруге кіретін кестелерді таңдауға, есеп беру өрістерінің тізімін анықтауға, оларды орналастыруға әкеледі.

Сонымен, есеп беруді құру шеберін іске қосыңыз. Экранда келесі есеп беру өрісін анықтауға қажетті (51-сурет) сұхбат терезесі ашылады.

Деректерді топтауды орнатып болған соң, топтау аралығын өзгертуге болады. Ол үшін Группировка батырмасын басыңыз.

Келесі сұхбат терезесінде есеп берудің жазбаларды сұрыптау ретін беріңіз. Егер есеп беруде қорытынды өрістерді ұйымдастырғыңыз келсе, сұхбат терезесінің батырмасын басыңыз да, ашылған «Қорытындылар» сұхбат терезесінде ұсынылған өрістер үшін қорытынды есептеулер түрін анықтайтын тиісті жалаушаларды орнатыңыз. Сосын сұрыптау терезесіне қайта келу үшін Назад батырмасын басыңыз.

Шебер көмегімен есеп беруді құрудың келесі екі қадамында есеп беру макетінің түрін және безендіру стилін анықтау керек.

• 
  Есеп беруді көру;
  
• 
  Есеп беру құрылымының өзгеруі.