Қ.А.Ясауи атындағы халықаралық қазақ-түрік университеті

Қ.А.Ясауи атындағы халықаралық қазақ-түрік университеті 

 

ҚП-ХҚТУ-4.2.3-2009 

Сапа менеджментінің жүйесі 

Құжаттандырылған процедура 

2-ші нұсқа 

 

Құжаттаманы басқару 

30  беттің 6 беті  

 

 

7 ПРОЦЕС СИПАТТАМАСЫ 

7.1 «ҚҰЖАТТАМАНЫ БАСҚАРУ» ПРОЦЕСІНІҢ СХЕМАСЫ  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

басталу

 

 Құжат жасаудың қажеттілігі мен мақсатын анықтау 

Алғашқы басылымды єзірлеу 

Сын пікір үшін тарату және келісу 

өзгерістер енгізу 

СМЖ құжатын жасау бойынша жауапты тұлғаны тағайындау 

Жауапты тұлѓа 

тағайындау 

туралы бұйрық  

Мақсат 

т‰сінікті ме? 

Необходима разработка? 

 

Соңы: бұл құжатты 

жасаудың қажеттілігі 

жоқ  

өзгеріс енгізу қажет пе? 

Лист рассылки 

документов 

Бірінші 

редакция 

документа 

Байқаудан өткізу  /апробация/ 

өзгеріс енгізу қажет пе? 

СМЖ құжаттарының  қорытынды басылымы 

Норма бақылау 

СМЖ құжаттарыныњ түпнұсқасын єзірлеу 

СМЖ құжаттарын келісу 

СМЖ құжатының түпнұсқасын сақтау 

Пайдаланушыларды көшірмелер. қамтамасыз ету  

СМЖ құжаттарын тіркеу 

СМЖ құжаттарын бекіту 

Актуализация  

СМЖ құжаттарын қайта қарастыру статусы мен 

өзгерістерді идентификациялау 

Қолдану жерлерінде құжат нұсқаларының болуын 

қамтамасыз ету 

Құжатты сақтауды қамтамасыз ету 

Қорғау және қайта өндіру 

 

СМЖҚ тіркеу 

Құжат түпнұсқасы 

Бұйрық 

Тіркеу журналы 

СМЖҚ 

СМЖ құжаттар. 

тапсыру-қабылдау 

тіркеу журналы 

Мерзімді 

бақылауды тіркеу 

параѓы  

өзгерістерді тіркеу 

парағы, құжатты 

есептен шығару  

/жою/ актісі 

Құжатты әзірлеу 

бойынша 

жоспарлар, құжатты 

жақсарту бойынша 

жоспарлар, құжатты 

өзгерту бойынша 

жоғарғы 

басшылықтың 

нұсқаулары,  СМЖ 

құжаттарының 

шығыс деректері 

Құжаттыњ екінші 

басылымы 

 ҚП-ХҚТУ -Х-ХХХ-2009 

Алғашқы басылым 

Келіспеушілік

 хаттамасы 

 

Құжаттың 

екінші басылым 

документа 

Хаттамалар, 

актілер 

соңы 

Жоқ 

Жоқ

 

ия 

ия 

ия 

ия 

Жоқ 

Жоқ  

Сыртқы өндірілген құжаттарды басқару 

Тапсырыстар, құжат 

жинақтары 

Сыртқы  регламенттейтін 

құжаттар  

Қ.А.Ясауи атындағы халықаралық қазақ-түрік университеті 

 

ҚП-ХҚТУ-4.2.3-2009 

Сапа менеджментінің жүйесі 

Құжаттандырылған процедура 

2-ші нұсқа 

 

Құжаттаманы басқару 

30  беттің 7 беті  

 

 

1- кесте.  «Құжаттаманы басқару» процесінің картасы 

 

Процес сатылары 

Жауаптылар 

Қатысады 

Ақпарат 

алады  

Шығыс құжат 

1  СМЖ  құжат  категориясын 

анықтау 

 

АжСМББ 

СББӨ (ҚББ) 

СББӨ (ҚББ) 

 

2  СМЖ  құжаттарын  әзірлеуді 

жоспарлау  

АжСМББ 

СМБ, 

бөлімшелер  

Президент 

СМЖ құжатын әзірлеу 

(жақсарту) бойынша 

жоспар  

3 

Құжаттың 

бірінші 

редакциясы 

Жұмыс 

тобының 

жетекшісі 

ЖТ 

АжСМБ 

Құжаттың алғашқы 

редакциясы, 

ұйымдастырушылық-

техникалық іс-

шаралардың жоспар 

жобасы  

4  Құжаттарды  келісу,  бекіту 

және тіркеу тәртібі  

АжСМББ 

 

Эксперттік 

топ, ЖТ, кадр 

бөлімі, 

әзірлеуші-

бөлімшелер

 

АжСМБ 

Қызметтік жазба, 

құжаттарды тіркеу 

журналы, құжаттарды 

тіркеу журналы, отырыс 

хаттамалары, 

құжаттарды қорытынды 

басылымы 

5  СМЖ  құжаттарын  көбейту, 

тапсыру жән сақтау тәртібі  

Бөлімше 

басшылары 

 

СМБ, 

бөлімдер, 

кафедралар, 

әзірлеуші-

бөлімшелер

 

АжСМБ 

Құжатты тарату 

журналы, құжатты тіркеу 

карточкасы, құжат 

түпнұсқасының ісқағазы, 

құжатты қабылдау-

тапсыру кітабы  

6 СМЖ құжаттарын іске қосу  

АжСМББ 

ЖТ, 

бөлімшелер, 

АжСМБ 

ҚББ 

Ұйымдастырушылық-

техникалық іс-

шаралардың жоспары  

7  Құжаттарды  талдау  және 

актуализация  

ҚББ, СМББ, 

ҚББ 

АжСМБ, ҚББ 

 

Мерзімді тексерулерді 

тіркеу қағазы  

8  Құжатты  өзгерту  және  қайта 

қарастыру 

статусын 

идентификациялау  

АжСМББ 

АжСМБ 

ҚББ, 

Президент 

Құжат. күшін жою актісі, 

өзгерістерді тіркеу 

парағы, хабар. тіркеу 

журналы  

9  Қолдану  жерлерінде  құжат 

нұсқаларының 

болуын 

қамтамасыз ету  

ҚББ 

АжСМБ, ОБ, 

УК 

АжСМББ 

 

10 

Құжаттың 

сақталуы 

қамтамасыз ету  

 

ҚББ 

ҚББ 

АжСМББ 

 

11  Құжаттардың  сақтау  және 

қайта өндіру  

 

 

 

 

 

12 

Сыртқы 

өндірілген 

құжаттарды басқару  

Кеңсе, ОБ 

бастығы, 

кітапхана 

меңгерушісі  

АжСМББ, 

кітапхана 

меңгерушісі  

 

Құжаттарды алуға 

тапсырыстар