Қ.А.Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
ҚП-ХҚТУ-4.2.3-1.0-2009
Сапа менеджменті жүйесі
Құжаттандырылған процедура
2-ші нұсқа
Құжаттаманы басқару
30 беттің 10 беті
УФ жобалары СББө (ҚББ), вице-президент және құжаттағы процестің
регламенттелуіне жауап беретін ҚБ меңгерушілерімен келісілуі тиіс. Оқу және әдістемелік
жұмыстарға байланысты УФ жобалары ОӘББ және бірінші вице-президентпен міндетті
түрде келісіледі.
Жобаға сәйкес барлық ескертулер негізделген және нақтылы сипатта болуы тиіс.
Ұсыныстар мен ескертулер қызметтік жазбаға енгізіледі: құжат, бөлім (бап, тармақша),
пункт т.б. бойынша. Ұсыныстар мен ескертулер АжСМБ тапсырылады.
Ескертулер болмаған жағдайда, құжатқа басшылар мен эксперттер қол қояды.
7.2.8 ЖТ ескертулері болған жағдайда, бекітілуіне (келісілуіне) тиісті тұлғалармен
бірлесе отырып ҚББ отырысында келіспеушіліктерді қарастырады. Келіспеушіліктер
шешілген жағдайда ЖТ құжаттың екінші редакциясын рәсімдеп келісіледі.
Құжаттың қорытынды редакциясы НҚ сәйкес жүзеге асатын норма бақылауға
тапсырылады (А-қосымшасы). Норма бақылау нәтижелері норма бақылауға келген
«Құжаттарды тіркеу журналында» тіркеледі. Журнал АжСМБ сақталады. Журналдың
формасы Б-қосымшасында келтірілген.
7.2.9 Норма бақылауды өткеннен кейін, ЖТ түпнұсқаның жобасын дайындайды.
АжСМБ осы 7.7 стандартқа сәйкес идентификациялық нөмір береді және бұйрық жобасын
енгізу мақсатында іске қосу үшін бекітуге дайындайды.
7.2.10 Бекітілгеннен кейін СМЖ құжаты 1-кесте бойынша және СМЖ құжатын
тіркеу журналына тіркеуге алынады.
7.2.11 СМЖ құжаттарын көбейту, тарату және сақтау тәртібі.
Бекітілген СМЖ құжаттарын дайындаушы АжСМБ тапсырады.
7.2.12 Бөлімшелерді қағаз түріндегі СМЖ құжаттарының жұмыс нұсқаларымен
қамтамасыз ету, ХҚТУ тиісті бөлімі (2 кесте) тарапынан және нақты құжат негізінде
көрсетілген бөлімдер (бөлімше, адрес) бойынша жүзеге асырылады. ХҚТУ аталмыш тиісті
бөлімі, СМЖ құжатты іс-әрекеттерін регламенттейтін барлық қолданушыларды ескере
отырып, тарату қағазын толтырады. СМЖ құжат нұсқаларының таратылуы тіркеу парағы (Д
қосымшасы) бойынша жүргізіледі. Құжаттың әрбір нұсқасы нөмірленеді (нөмір титул парағы
және тіркеу қағазына қойлады). Құжаттың жұмыс нұсқасын алған бөлімшелер, оны құжатты
қабылдау-тапсыру журналына (В қосымшасы) тіркеулері қажет.
7.2.13 СМЖ құжаттарын алғаннан кейін орындаушылар онымен танысып, танысу
қағазына (Ж қосымшасы) өз қолдарын қояды. Қызметкерлерді келген құжаттармен
таныстыру жауапкершілігі ҚББ жүктеледі.
Құжаттың жұмыс үлгісінің көшірмелерін дайындау ҚББ нұсқауына сәйкес жүзеге
асады. Әрбір көшірме құжаттың титул парағында көрсетілуі тиіс, көшірме нөмірі қойылады,
«Құжаттарды қабылдау-тапсыру кітапшасында» жазба жазылады.
7.2.14 ҚБ құжаттарын көбейту, көшірмелерді тікреу, сақтау, рұқсатсыз қолданыстан
қорғау жауапкершілігі бөлім басшысына жүктеледі.
7.2.15 СМЖ құжаттары электронды нұсқада таратылғанда университет сайтының
білім порталында жеке кабинетке орналастырылады. Бұл барлық ішкі және сыртқы мүдделі
тұлғалардың пайдалануына қолайлы жағдайды қамтамасыз етеді.
7.3 СМЖ ҚҰЖАТТАРЫН ІСКЕ ҚОСУ
7.3.1. Құжатты іске қосу университет Президентінің бұйрығымен жүзеге асады.
7.3.2 Құжатты іске қосу кезінде қажет болған жағдайда, ЖТ ұйымдастырушылық-
техникалық іс-шаралардың жобасын әзірлейді. Жоба жоғарғы басшылық бұйрығының
қосымшасы болып табылады және оқу жұмысы бойынша вице-президент және барлық ҚБ
тарапынан келісіледі, сондай-ақ, төменде көрсетілген іс-шараларды қамтиды:
Қ.А.Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
ҚП-ХҚТУ-4.2.3-1.0-2009
Сапа менеджменті жүйесі
Құжаттандырылған процедура
2-ші нұсқа
Құжаттаманы басқару
30 беттің 11 беті
- Іс-шаралар тізімі;
- Жұмыстарды орындау мерзімі;
- Жауапкершілікті бекіту.
7.3.3
Ұйымдастырушылық-техникалық іс-шараларды орындауды бақылауды
АжСМБ жүзеге асырады.
7.4 ҚҰЖАТТАРДЫ ТАЛДАУ ЖӘНЕ АКТУАЛИЗАЦИЯ
7.4.1 СМЖ құжаттарын талдау және актуализация келесі жағдайларда жүзеге
асырылады:
- Сапа саласында университет саясаты, стратегиясы және мақсаттары өзгерген
жағдайда;
- Жаңа мамандықтарды енгізу кезінде (білім беру қызметтерінің жаңа түрлері);
- Штат кестесі өзгерген жағдайда;
- Сыртқы және ішкі аудит кезінде сәйкессіздіктер анықталған жағдайда;
- Жоғарғы басшылық нұсқауы, қызметкерлердің шағымдары мен ұсыныстары
бойынша;
- Білім беру өніміне (қызметіне) қойылатын талаптар мен заңдар өзгерген жағдайда;
7.4.2 Талдау және актуализация процестерінің жауапкершілігін үйлестіру, СМЖ
құжаттарының тексерілуін жүргізу 2-кестеде көрсетілген.
7.5
ҚҰЖАТТАРДЫ ҚАЙТА ҚАРАУ СТАТУСЫ МЕН
ӨЗГЕРІСТЕРІНІҢ
ИДЕНТИФИКАЦИЯСЫН ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ
7.5.1 СМЖ құжаттарына өзгерістер енгізу туралы шешімді, өзгерістерді енгізу
мерзімдерді Координациялық Кеңесте қабылданады.
7.5.2 өзгерістер туралы хабарлау құжатының рәсімделуін, өзгерісті енгізуші
(дайындаушы) немесе ҚБ басшылары тарапынан жүзеге асырылады.
7.5.3 АжСМББ, ҚББ 1 және 2-деңгейдегі құжаттарға өзгерістер енгізеді және бұл
туралы АжСМБ ҚБ-іне хабар береді.
7.5.4 3-деңгейдегі құжаттар түпнұсқасына (ҚЕ, ҚН, ЖН, ӘН) бөлімшелердегі
құжаттардың жұмыс нұсқаларына өзгерісті ҚБ басшысы енгізеді.
7.5.5 Құжатқа енгізіліген өзгерістер міндетті түрде “өзгерістерді тіркеу парағында”
(Д-қосымшасы) тіркелуі тиіс.
7.5.6 өзгертілген құжаттың колонтитулында тәртіппен нұсқа нөмірі мен өзгеріс
енгізілген мерзімі қойылады.
7.5.7 өзгерістер СМЖ құжаттарының қайта қарастырылуына немесе жойылуына
дейін күшінде болып табылады.
7.5.8 СМЖ құжаттарын есептен шығару немесе қайта қарастыру туралы шешімді
Президент қабылдайды:
- Нақты мамандық бойынша білім беру қызметінің тоқтатылуына байланысты;
- Жаңа құжатты дайындау кезінде;
- Енгізілетін өзгеріс көлемі мәтіннің 50 пайызынан көбірек болса.
7.5.9 Бұйрық бойыша АжСМБ құжатының күшін жою туралы арнайы комиссия
жасақталады. Аталмыш комиссия барлық қолданыстан шыққан құжаттардың жұмыс
нұсқаларын жинап алады. Қолданыстан алынған құжат туралы акті (Г-қосымшасы) жасалып,
жойылады.
