Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 10–ші беті
ҚР Президент Әкімшілігінен , ҚР Парламентінен , ҚР Премьер-министрі
Кеңсесінен келіп түскен бұйрықтар және құжаттардың түпнұсқасы
университет мұрағатына өткізілгенге дейін бір жыл көлемінде сақталуы тиіс;
9.7 Басшының міндетті түрде қарастыруын талап етпейтін құжаттар тікелей
құрылымдық бөлімшілер мен жауапты лауазымды тұлғаларға жолданады.
9.8 Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге
алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді.
9.9 Тіркелмейтін құжаттар тиісті құрылымдық бөлімшелерге жолданады.
9.10 Есепке алуды және орындалуды талап ететін ақпараттық-анықтамалық
мақсатта қолданылатын барлық құжаттар тіркеуден өтеді. Тіркеу кіріс
құжаттарын
тіркеу
журналында
тіркеледі
(5-қосымша).
Тіркеу
журналдарының парақтары нөмірленіп, тігіліп және Кеңсе мөрі қойылуы
керек.
9.11 Келіп түскен кіріс хат-хабарларын тіркеуді кеңсе құжаттарының бірінші
парағының оң жағындағы төменгі бұрышына тіркеу мөрін қою арқылы жүзеге
асырылады, ол мөрде тіркеу нөмірі мен тіркеу уақыты, парақ саны көрсетіледі.
9.12
Шет ел тілінде келген хат-хабарларды тіркеу кезінде аударылған мәтіннің
түпнұсқасына («Аударма» деп көрсетіліп) мөр қойылады.
9.13 Қазақстан Республикасы Премьер-министрінің үкімі немесе Үкімет
жобасының қаулысы келіп түскен жағдайда тіркеу мөрі ілеспе хатқа
қойылады.
9.14 Қазақстан Республикасы Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы
Үкіметінен, орталық орындаушы органдарынан, жеке және заңды тұлғалардан
келіп түскен өтініштер мен Университет басшылығы шешімін қажет ететін
құжаттар міндетті түрде Университет ректоры немесе оның орнын
ауыстыратын лауазымды тұлғаларға қарауға беріледі. Тексеріс нәтижесі
бұрыштамаға шығарылады.
9.15 орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға
кезекпен беріледі немесе бір уақытта көшірмелері тапсырылады, түпнұсқа
бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі;
9.16
Құжат түскен күні тіркеуден өткізіліп және басшылықтың
бұрыштамасымен ресімделгеннен кейін құжатты орындаушыға тапсыру
жүзеге асырылады. Қажет болған жағдайда кідірмей орындауға жататын
құжатты басшылықтың қарастыруынсыз құжаттың мазмұнымен орындаушыға
таныстыруға рұқсат етіледі.
9.17 Жедел келіп түскен құжаттарды рәсімдеп, кезінде оны орындаушыға
жолдаған уақыт ішінде аралық уақыт пайда болса, телефон арқылы құжат
жіберген мекемеге хабарлап,мәлімдеп, орындаудың уақыты мен нәтижелері
туралы белгі қойылады.
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 11–ші беті
10. ШЫҒЫС ҚҰЖАТТАРЫН ДАЙЫНДАУ ЖӘНЕ ӨҢДЕУ ТӘРТІБІ:
10.1 Шығыс құжат екі данадан жасалады, жіберілетін данасы фирмалық
бланкісінде орындалады, ал, екінші данасы орындаушының қойылған
қолымен А4 парақта орындалады.
10.2 Құжатты жолдауға қабылдап алған Кеңсе инспекторы оның дұрыс
ресімделгенін, құжатта көрсетілген қосымшалардың (егер болса),қойылған
қолдардың толық бар болуын, қажетті реквизиттердің болуын тексеріп алу
керек, құжат дұрыс болмаған жағдайда (грамматикалық қателер болса, парағы
таза болмаса) ол орындаушыға қайтарылады.
10.3 Шығыс құжаттарына шығыс нөмірі телефон арқылы берілмейді.
10.4 Қол қойылған құжаттар хат-хабарларының шығыс журналына тіркеліп,
нөмірі, күні, айы, жылы көрсетіліп, сол жұмыс күні немесе келесі жұмыс күні
кешіктірілмей жіберілу керек (6-қосымша) .
10.5 Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігіне жіберілетін
хат-хабарларға шығыс құжатының нөмірі баспа түрде қойылады.
Қол қойылған құжаттар хат-хабарларының шығыс құжаттарын
тіркеу журналында тіркеледі, одан кейін жөнелтілетін шығыс құжаттарына
төмендегідей тәртіппен жөнелту өңдеуі жүргізіледі:
мекен-жайлар бойынша сұрыптау;
конверттерді буып-байлау;
конвертке адресаттың аты мен пошталық адресін жазу;
жөнелтілетін құжаттардың тізімдері толтырылады,
хат-хабарларды жөнелтілетін бөлімге тапсыру (пошталық байланыс
бөлімі және т.б.).
10.6 Телеграмма мен телефакстер, электронды жіберілетін құжаттар кідірмей
жіберіледі.
10.7 Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда
құжаттың бірінші парағында мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы жағына
мөр немесе қайтарылуы тиіс белгі қойылады, мұндай белгі тіркеу журналына
да қойылады.
10.8 Пошта арқылы жолданатын шығыс құжаттарды қабылдап алған Кеңсе
инспекторы орындаушыдан жіберілетін мекеменің пошта адресін талап етуге
құқылы.
10.9 Шығыс құжаттары ереже бойынша екі данада дайындалады бірінші
данасы адресатқа жіберіледі, екінші данасы сәйкес номенклатура ісіне тігіледі.
11. ІШКІ ҚҰЖАТТАРМЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ ТӘРТІБІ (есепке алу, тіркеу
мен жүргізу) :
Ішкі құжаттар қатарына университет сыртына шығарылмайтын
құжаттар жатады (қызметтік тергеу деректері, қызметтік хаттар,
