Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 4–ші беті
6 ҚҰЖАТТЫ РЕСІМДЕУГЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
6.1 Ұйымның қысқартылған атауы тиісті құрылтайшылық құжаттарда
бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша
ішінде жазылады.
6.2 Филиалдың, өкілдіктің немесе құрылымдық бөлімшелердің атаулары, олар
құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол университеттің
атауынан төмен орналастырылады.
6.3.
Университет туралы анықтамалық деректерде: поштаның мекен-жайы,
телефондардың, телефакстердің нөмірлері, электронды поштаның мекен-жайы
және қажет деп тапқан басқа да мәліметтер көрсетіледі.
6.4 Университеттен шығатын құжат түрінің атауы ҚР заңнамасымен және
университет құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледі.
6.5
Құжаттың уақыты оған қол қойған уақыт (басқарушылық құжаттар, хаттар,
анықтамалар және басқалары) немесе құжатта белгіленген оқиға уақыты
(хаттама, акт және басқалары) болып табылады. Бекітілетін құжаттар үшін
(ереже, регламент және басқалары) бекіту уақыты болып табылады.
6.6 Екі немесе одан көп ұйымдармен әзірленген құжаттың уақыты бірдей
(бірыңғай) болуы қажет.
6.7. Құжаттың жылжуы мен орындалуына байланысты қызметтік белгілерге
уақыт пен қол қойылуы қажет.
6.8 Уақытты сөздік-цифрлық тәсілмен жазу басқарушылық, қаржылық
сипаттағы мәліметтер бар құжаттарда, азаматтардың құқықтар мен
қызығушылықтарын анықтайтын құжаттарда, сондай-ақ нормативтік
құқықтық актілерге сілтеме жасағанда, сонымен қатар, соңғыларын ресімдеген
кезде пайдаланылады. Мысалы: 2014 жылдың 15 сәуірі.
6.9
Жыл және жылы деген сөз ресми-іскер мәтінде толық жазылады және
қысқартылуға жатпайды.
Мысалы: Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә. Назарбаевтың 2013
жылғы 23 наурыздан бастап 26 наурызға дейін Польша Республикасына
ресми сапары болды.
2012-2013 жылдарға арналған табиғи монополиялар субъектісінің
тарифтік саясатын жетілдіру бағдарламасын бекіту туралы.
6.10 Бірақ: Үкімет қаулысына және Премьер-Министр өкімінің қосымшасына,
сондай-ақ нормативтік актілерде библиографиялық сілтеме жасау кезінде жыл
және бап деген сөз қысқартылуы мүмкін.
Мысалы: (Қазақстан Республикасы ПҮАЖ 2013 ж. № 42, 222-б.).
6.11 Шығыс құжаттың уақыты (күні, айы, жылы) толықтай көрсетілуі
(мысалы: 2013 жылғы 24 наурыз) және тіркеу нөмірі болуы қажет.
6.12 Құжаттың шығыс нөмірі оны дайындаған құрылымдық бөлімшенің
индексінен тұрады, сызық арқылы құжат орындалғаннан кейін іске тігілетін
номенклатура бойынша іс нөмірі көрсетіледі, содан кейін бөлгіш арқылы
шығыс құжатының реттік нөмірі көрсетіледі.
Қожа Ахмет Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
УЕ-ХҚТУ-069-2014
Сапа менеджментінің жүйесі
Университет ережесі
“Университеттің ішкі құжат айналымы” ережесі
32 беттің 5–ші беті
Мысалы: 01/02-4/58 :
01 - ұйымның индексі
02 - құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің индексі
4 - ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің нөмірі
58 - реттік нөмір.
Басқа реквизиттер (құрылымдық бөлімшенің индексі, ұйымның істер
номенклатурасы бойынша істің индексі) ұйымның ұйғарымы бойынша
қойылады.
6.13 Кіріс құжаттың нөмірі мен уақытының сілтемесінде жауап беріліп
отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен уақыты көрсетіледі (мысалы: 2013
жылғы 10 қаңтар № 100-ге).
6.14 Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінен бастап, жартылай
қалың шрифтпен, сөз тасымалысыз ресімделеді және әр жолда 3,5
белгіден артық белгі болмау қажет. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.
6.15 Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, әрі мәтіннің мазмұнын дәл беретін
болуы керек. Құжат түрінің атауымен келісілуі және «не туралы?» («кім
туралы?»), «нені?», «кімді?» деген сұрақтарға жауап беру қажет.
6.16 10 жолдан аз мәтінге және А5 пішінді бланкіге жасалған құжатқа
тақырып қойылмайды.
6.17
Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің,
лауазымды немесе заңды тұлғалардың мекен-жайларына жолданады.
6.18 Құжат дайындау кезінде, осы нұсқаулықты басшылыққа алып,
мемлекеттік билік және басқарма органдарының, басқа шаруашылық
субъектілерінің атауын жазғанда бір үлгіні сақтау керек.
Мемлекеттік органның атауын жазған кезде, мемлекеттік билік және
мемлекеттік басқарманың жоғарғы органдарының атауы бас әріппен
жазылады.
Мысалы: Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігі.
Бірінші сөз және атау құрамына кіретін меншік атаулар бас әріппен жазылады.
Мысалы: Қазақстан Республикасының Бас прокуратурасы, Қазақстан
Республикасы Президентінің Іс басқармасы.
6.19
Негізгі нормативтік-құқықтық актілері атауының құрамына кіретін
меншікті атауы және бірінші сөздері бас әріппен жазылады.
Мысалы: Қазақстан Республикасының Жер және Су кодексі.
«Мемлекеттік функцияларды және бюджетаралық қатынастарды
орталықсыздандыру мәселелері бойынша мемлекеттік комиссиясы туралы»
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығы (бірақ: егер онда
құжаттың атауы болмаса, жарлық деген сөз кіші әріппен жазылады.
Президенттің жарлығын дайындауға әртүрлі облыстардың білім беру
мамандары тартылуы мүмкін).
