Ақпараттық _анықтамалық құжаттарды топтастыру және ресімдеуді меңгеру меңгеру

Жалпы іс қағаздары мазмұны мен атқаратын қызметі бойынша шартты түрде жеке адамға қатысты құжаттар, ұйымдық құжаттар, өкімдік құжаттар және ақпараттық – анықтамалық құжаттар болып бөлінеді.

Ақпараттық –анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б.жатады.

Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттарын, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. т.б.

Анықтамалық деректерге мыналар кіреді:

1) почталық мекен-жайы;

2) телефондардың, факстердің, телекстердің нөмірлері;

3) электронды почтаның мекен-жайы.

24. Мекемеде жасалған немесе басылған құжат түрінің атауы Мекемеде

қолданылып жүрген құқықтық актілерімен реттеледі.

Хат жазылған кезде құжаттың бұл түрінің атауы көрсетілмейді.

25. Құжатқа қол қойылған немесе бекітілген күн - құжат күні, хаттама үшін – мəжіліс күні, акті үшін – оқиға болған күн (оқиға болған күн көрсетілмеген жағдайда – қол қойылған немесе бекітілген күн) болып табылады. Егер құжаттың авторы Мекеменің бірнеше бөлімшесі болса, онда құжаттың күні неғұрлым кешірек қол қойылған күн болып табылады.

Құжаттың күні араб сандарымен мынадай түрде ресімделеді: күні, айы, жылы. Мысалы, 2007 жылдың 2 қаңтары деген күнді былай жазу керек – 02.01.07 ж.

Нормативтік жəне қаржылық құжаттарды ресімдеген кезде күнін сөзден əрі санмен (тырнақшаға алмай) ресімдеуге болады, мысалы, 2007 жылдың 2-қаңтары.

26. Құжаттың тіркеу нөмірі оның рет нөмірінен тұрады. Егер құжат жіберілетін немесе ішкі хат-хабар болып табылса, құжаттың тіркеу нөмірі іс қағаздары жөніндегі индекспен толықтырылады.

27. Қарсы құжаттың тіркеу нөміріне жəне күніне жасалған сілтемеге жауап берілген құжаттың жіберілетін тіркеу нөмірі мен күні кіреді.

28. Егер құжаттың жасалған немесе шығарылған орны «Бөлімшенің атауы» жəне «анықтамалық деректер» деректемелері бойынша анықтау қиын болған

жағдайда көрсетіледі. Құжаттың жасалған немесе шығарылған орны əкімшілік- аумақтық бөлінуін ескере отырып көрсетіледі жəне жалпыға бірдей қысқартулар

Құжатты алуды шектеу белгісі (қызмет бабында пайдалану үшін жəне т.б.) құжаттың бірінші парағына тырнақшаға алынбай қойылады, оны мемлекеттік құпияны қорғау туралы заңдарда көзделген деректермен толықтыруға болады.

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады.