Ойылатын талаптар

Осы Ережеде Мекемеде құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережелерімен олардың деректемелері айқындалады, құжаттардың құрамын, нысандарын,сондай-ақ құжаттармен жұмыс жүргізу.Құжаттарды əзірлеу сапасы жəне ондағы деректердің шынайылығы үшін жауапкершілік құжатты əзірлеген, бұрыштама қойған жəне қол қойған (бекіткен) адамдарға жүктеледі.

§1. Құжаттардың деректемелері, деректемелерге қойылатын талаптар

. Қағазға түсірілген жəне электронды құжаттарды жасаған жəнересімдеген кезде мынадай деректемелер пайдалануы мүмкін:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;

2) Мекеменің белгісі;

3) Мекеменің ресми атауы;

4) бөлімшенің ресми атауы – құжаттың авторы;

5) анықтамалық деректер;

6) құжат түрінің атауы;

7) құжаттың күні;

8) құжаттың тіркеу нөмірі;

9) тіркеу нөміріне жəне қосымша құжатқа сілтеме;

10) құжаттың жасалған немесе басылған орны,

11) құжатқа қол жеткізуді шектеу белгісі;

12) адрес иесі;

13) құжатты мақұлдау белгісі;

14) бұрыштама;

15) мəтіннің аты;

16) бақылау туралы белгі;

17) құжаттың мəтіні;

18) қосымшалардың бар екендігі туралы белгі;

19) қойылған қол;

20) құжаттарды келісу белгісі;

22) мөр;

23) көшірменің куəландырылғаны туралы белгі;

24) орындаушы туралы белгі;

25) құжаттардың орындалуы жəне оның іс қағаздарына тізуге жіберілгені туралы белгі;

26) құжаттың Мекеме бөлімшесіне келіп түскені туралы белгі;

27) құжатты автоматты түрде іздестіруге арналған белгі.

Қазақстан Республикасының мемлекеттік елтаңбасы Қазақстан

Республикасының мемлекеттік рəміздері туралы заңдарға сəйкес құжаттардың бланкілеріне салынады.

Құжаттардың бланкілеріндегі Мекеменің ресми атауы Қазақстан Республикасының тиісті нормативтік құқықтық актілерінде жəне құрылтай

құжаттарында белгіленген атауына сəйкес келуге тиіс.

Құжаттардың бланкілеріндегі құжатты дайындаған бөлімшенің ресми атауы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген атауына сəйкес келуге тиіс.

Бланкіде тұрақты деректемелер ұзына бойы және бұрышынан орналастырылуы мүмкін Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкілерді тек мемлекеттік мекемелер мен ұйымдарға ғана пайдалануға рұқсат етіледі. Ал мемлекеттік емес мекемелер өздерінің эмблемасын не логотипін пайдаланады.Елтаңба бейнесінiң

диаметрi А4 форматты бланкіде 26 мм-ден, ал А5 форматты бланкіде 15 мм-ден аспауы керек. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсатына сай қолданылуы қажет және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе тұлғаларға берілмейді. Бланкі жобасын тиісті мемлекеттік мұрағат келіскеннен кейін бланк дайындауға рұқсат ететін арнайы лицензиясы бар типографиялар ғана дайындай алады. Мемлекеттік мекемелер мен мемлекеттік кәсіпорындар тарапынан берілетін жеке куәліктер мен қызметтік куәліктерде де елтаңба бейнесі орналасуы мүмкін. Өйткені олар ресми құжаттар болып табылады. Мемлекеттік қызметкерлердің өз визиттік карточкаларына елтаңба бейнесін енгізуді заң теріс деп санамайды. Бланкілер арнайы сейфтерде сақталады.

Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс.