Контрольные вопросы:
1. Как создать настраиваемый отчет по задачам проекта, выводящий только выполняющиеся задачи, сортирующий их по проценту завершения с указанием затрат по назначениям?
2. Как опубликовать на веб-странице сведения о ресурсах Вашего проекта, фактический объем назначения которых превышает запланированный?
3. Какие показатели метода освоенного объема, применяемее в MS Project позволяют оценить наличие достаточных средств для завершения задачи.
Лабораторная работа №8
Управление несколькими проектами
Цель работы – использование MS Project для управления сложными проектами.
Порядок выполнения работы
1. Планирование структуры сложных проектов.
2. Объединение проектов.
3. Пул ресурсов
Пояснения к выполнению работ
Microsoft Project позволяет вставлять один проект внутрь другого. В любом представлении со списком задач подпроекты выглядят как суммарные задачи. Ко всем задачам под проекта имеется полный доступ: Вы можете просматривать и изменять их содержимое, при этом меняются сведения о задачах в исходном файле проекта. Необходимость разбиения проекта на главный проект плюс под проекты может быть вызвана как сложностью проекта и наличием подчиненных руководителей проекта, так и необходимостью переключаться между проектами с разными уровнями детализации.
Для создания главного проекта необходимо в проект, который станет главным, добавить все остальные подчиненные проекты. Для этого открываем проект, который будет главным и выбираем представление со списком задач, например диаграмму Ганта. Выделяем строку, под которой мы хотим вставить под проект. Задача в этой строке может находиться на любом уровне существующей структуры. Вставленный проект будет находиться на том же уровне, что и выделенная задача. Выберите пункт Проект в меню Вставка. В появившемся окне (рис.43) выберите имя вставляемого проекта и нажмите кнопку Вставить. После вставки название проекта появится в выделенной строке списка задач и в столбце индикаторов будет отображаться значок вставленного проект. Повторяем вставку проекта для всех остальных под проектов, относящихся к главному проекту.
Рис.43. Вставка проекта.
Для контроля связей между проектами необходимо выбрать пункт Связи между
проектами из меню Сервис. В открывшемся диалоговом окне будут показаны сведения о всех внешних предшественниках и внешних последователях (рис.44). Также в любом представлении задач можно добавить в табличную часть поле Внешняя задача, в котором будет указана является ли данная задача внешней по отношению к данному проекту, и поле Проект в котором будет указано имя проекта, к которому относится задача.
Рис.44. Окно настройки связей между проектами.
Для удаления связей между проектами можно использовать диалоговое окно Связи
между проектами. Перейдя на вкладку внешних предшественников или последователей, выделите связь, которую необходимо удалить, и нажмите кнопку Удалить связь. Сведения о ресурсах и задачах могут быть перенесены из одно проекта в другой. Для этого можно использовать стандартные команды Копировать ячейку, Вырезать ячейку и Вставить из меню Правка. При вырезании ячейки, она будет удалена из исходного проекта, это применимо, если необходимо разбить сложный проект на несколько под проектов. Для копирования открываем проект, из которого необходимо скопировать данные и выбираем соответствующее представление данных. Например, для копирования информации о задачах можно использовать диаграмму Ганта. Выделив необходимые данные, выбираем пункт меню Копировать из меню Правка. Далее открываем проект, куда необходимо скопировать данные, и выбираем аналогичное представление данных. Выделяем строку, после которой мы хотим добавить копируемые данные. После этого выбираем пункт меню Вставить из меню Правка. В тех случаях, когда необходимость изменять данные подпроекта отсутствует, можно сделать подпроект доступным только для чтения. Для настройки доступа необходимо в диаграмме Ганта выделить суммарную задачу, относящуюся к подпроекту и нажать кнопку Сведения о задаче на панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне(рис.45) переходим на вкладку Дополнительно и устанавливаем флажок Только для чтения. В этом же окне можно разорвать связь между данным подпроектом и основным проектом, для этого убираем флажок Связь с проектом.
Рис.45. Установка доступа только для чтения.
Кроме подхода «главного проекта плюс подпроекты» сведения из нескольких проектов также могут быть собраны в один объединенный проект. Такой проект также создается с помощью функции Вставка проекта, но имеет следующие отличия:
· Объединенный проект не обязательно должен иметь иерархическую структуру. Все вложенные проекты могут находится на одном уровне;
· Проекты могут не иметь абсолютно никакого отношения друг к другу. Объединенный проект может быть только хранилищем нескольких файлов;
· Объединение проектов в одном файле может быть временным и применяться, например для формирования отчета. Для объединения проекта необходимо создать новый проект, затем вставить в него все необходимые файлы проектов через пункт Проект меню Вставка как и для главного проекта. Специфическим вариантом объединенного проекта является пул ресурсов, такой проект служит исключительно для хранения сведений о ресурсах, их доступности, стоимости и текущем использовании. В качестве пула можно использовать как один из имеющихся проектов, содержащий все необходимые ресурсы, так и создать новый. Для создания нового пула ресурсов необходимо во вновь созданном проекте заполнить информацию о ресурсах, например, используя Лист ресурсов. Необходимо ввести, по крайне мере имя ресурса, единицу измерения и стандартную ставку. После сохранения пула ресурсов как обычного проекта, его можно подключать к другим файлам проектов. Для этого необходимо открыть файл пула ресурсов и файл проекта, к которому планируется добавить ресурсы. Далее в проекте выбираем пункт Доступ к ресурсам из меню Сервис/Общие. В открывшемся диалоговом окне Общий доступ к ресурсам (рис.46) устанавливаем переключатель Использовать ресурсы. В списке из выбираем имя файла пула ресурсов. Указываем метод обработки конфликта ресурсов. После нажатия на кнопку ОК файл проекта станет клиентом пула ресурсов. Все сведения из пула отображаться в проекте, а информация о ресурсах из файла проекта будет добавлена в файл пула.
Рис.46. Общий доступ к ресурсам.
При следующем открытии файла проекта, Вам будет предложено открыть и файл
пула. Если пул ресурсов не будет открыт, то доступа к его ресурсам тоже не будет. В следующем окне (рис.47) можно выбрать режим доступа к файлу пула, включая только чтение, чтение и запись, а также чтение и запись с созданием главного проекта для всех файлов связанных с пулом ресурсов.
Рис 47. Выбор режима доступа к ресурсам пула.
При использовании пула ресурсов в нескольких проектах, необходимо периодически обновлять информацию о его состоянии. Для этого необходимо выбрать пункт Обновить пул ресурсов меню Сервис/общие ресурсы. Для отключения использования пула ресурсов необходимо в окне Общий доступ к ресурсам установить переключатель Использовать собственные ресурсы.
Контрольные вопросы:
1. Как настроить задержку между окончанием задач главного проекта и началом задач его под проекта?
2. Как связаны между собой проекты в рамках объединенного проекта?
3. Как сформировать отчет, включающий информацию из нескольких проектов сразу?
Достарыңызбен бөлісу: |
