3.
Учет выполненной работы. Пересылка сообщений по электронной почте
Для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их
проведения предназначена папка КАЛЕНДАРЬ.
С помощью КАЛЕНДАРЯ можно просмотреть мероприятия, запланированные на
прошедшие дни, на текущий день, а также на последующие дни текущего месяца и
последующих месяцев.
В календаре можно выбрать любой день и этот день откроется в ежедневнике.
Вы можете запланировать встречу. (Создать встречу). Определить тему встречи,
время: начало и конец, место проведения, определить контакты, разослать приглашения.
Можно планировать повторные встречи: установить периодичность (повторение).
Запланировать собрание и событие.
Встреча – это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи
согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует
привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных
расходов.
Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный
звонок, и прием посетителей. Важно то, что это – небольшое дело, с точки зрения затрат
времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является
односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек).
Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно перенести, если на
данный момент возникает другое, более важное мероприятие.
При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней
будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить,
когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены.
Есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору,
подписание документов в конце рабочего дня, совещания. Перечисленные виды встреч
можно отметить в календаре как повторяющиеся и они автоматически будут записаны на
запланированные дни.
Собрание – это встреча с приглашением лиц или привлечением дополнительных
ресурсов.
Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание
имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собрание требует
подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же,
согласованием со всеми участниками. Можно выбрать участников из папки Контакты
и приглашения будут автоматически посланы по указанным адресам.
Событие – это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием,
протекающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана
мероприятий и отдельной подготовки каждого из них.
Примеры событий: выставка-ярмарка, семинар. События могут быть ежегодными,
т.е. происходить раз в году в определенный день (например, годовщина какого-либо
события), и обычными, т.е. проходить однажды и длиться в течение одного или
нескольких дней.
Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка
ЗАДАЧИ. Задача – это мероприятие или поручение личного или служебного характера,
выполнение которого вы контролируете.
Задача – это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со
значительными временными затратами.
Можно поручить задачу любому лицу из папки Контакты. Сведения о задаче
представлены в виде таблицы. Можно установить любое количество столбцов в таблице,
способы группировки и сортировки задач.
Телефонный звонок – мероприятие, связанное с решением вопросов по телефону и
не требующее непосредственного контакта. Время разговора, его тема, заметки о
разговоре фиксируются в папке ДНЕВНИК.
ДНЕВНИК – это документ, содержащий расписанный по дням перечень
выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека.
В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми
была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, задачи, заметки;
сделанные телефонные звонки.
Некоторые сведения о проделанной работе можно записать вручную. В папке
Дневник отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается
запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с
элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.
Достарыңызбен бөлісу: | 
