15
г) Мекеменің қағаз түріндегі құжаттарын зерттеу.
Жұмыстың өлшемі мен күрделілігіне байланысты электрондық архивті
ұйымдастыру бірнеше күннен бірнеше жылға дейінгі уақытты алуы мүмкін.
Алайда электрондық архивті маңыздылығына байланысты біртіндеп ендіруге
болады. Алға қойылған мақсаттар тізбегін кез-келген этапта өзгертуге болады.
Бұдан басқа қызметкерлерді элекронды архивпен жұмыс істеуді де біртіндеп
үйрету ыңғайлылырақ.
Әрбір архивте өзінің өзектілігін жоғалтқан және сондықтан оны
электрондық түрге аудару жөнсіз болып келетін құжаттар бар. Электрондық
құжаттардың архивін дұрыс ұйымдастастыру көп уақыт алады. Себебі
көптеген қағаздарды қарап шығу қажет болады, бірақ бұл нәтижелі іс –
қағаздарды сканерлеу арзанырақ және де керекті емес электрондық
көшірлемерді өңдеуге уақыт кетпейді. Электрондық архивті тек қана өзекті
құжаттарды салып, керек еместі қағаздарды кәдеге жарату керек.
Электрондық архивті ұйымдастыру әрбір нақты жағдай үшін өзгеруі
мүмкін, алайда алдын ала жұмыстар жоғарыда көрсетілген тізбек бойынша
орындалады.
1.3
Электрондық архив құрылымы
Электрондық архив қандай болу керек деген сұраққа жауап беру қиын,
себебі әрбір мекемеде өзінің қажеттіліктері, масштабтары, ерекшелігі бар.
Бірақ кез-келген электрондық архивте келесі мүмкіндіктердің болуы қажет:
- Электрондық құжаттарды сақтау.
- Деректерді тіркеу.
- Ақпаратқа деген оперативті қолжетімділік.
- Файлдарды қосу, өңдеу, жою мүмкіндігі.
- Ақпартты басқару.
Осы өлшемге орай модульдік құрылымды электрондық архиві құрылды.
Оның негізгі элементтері болып келесі ішкі жүйелер болып табылады:
- деректерді енгізу. Ол электрондық архивті сканерленген суретпен де
және басқа ақпараттық жүйелерегі сандық ақпаратпен толтыру мүмкіндігін
және жүйеге мәліметтерді автоматтық немесе қолдық режимді салу
мүмкіндігін қамтамасыз етеді.
- Оперативті және ұзақ мерзімді архивті сақтау.
- Қажетті ақпаратқы оперативті рұқсат беретін іздеу.
- Электрондық құжаттардың шексіз көшірмесін құруға мүмкіндік
беретін және ендірілген өзгерістерді есепке алатын құжаттардың барлық
нұсқаларын резервті көшіретін тираждау.
Құжаттарды қосу немесе жою кезінде автоматты өзгеретін иерархиялық
құрылымы бар электрондық каталог – кез-келген электрондық архивтің
ажырағысыз бөлігі. Электрондық архивті құру мақсатына байланысты оның
құрылымы өзгеріске ұшырауы мүмкін. Қажет болған жағдайда қосымша
бағдарламалық құралы ендірілуі мүмкін.
16
Электрондық архив екі бөліктен тұрады: серверлік және клиенттік.
Серверлік бөлік – электрондық құжаттар және олардың көшірмелері
сақталатын қорғалған орталықтандырылған қойма. Клиенттік бөлім –
ақпаратты қосу, жою немесе өзгерту мүмкіндігі бар құжаттардың электрондық
көшірмесі қолжетімді қолданушы интерфейсі.
Электрондық архивтің құрылымын карастыру кезінде оның жұмыс
істеуі үшін қажет жабдықтарды да айтып кету қажет. Олар:
- Орталық сервер.
- Электрондық архивті қолданушыларды жұмыс орындары (дербес
компьютерлер немесе мобильді құрылғы).
- Серверлік және клиенттік бөліктер арасында трафикпен алмасуын
қамтамасыз ететін желілік жабдықтау.
Жоғарыда көрсетілген электрондық архив құрылымы ақпаратты рұқсат
етілмеген қол жеткізу мен жоюдан сенімді қорғанысты қамтамасыз етеді.
17
2 Корпоративті веб-портал
2.1 Корпаративті порталды құрудың негіздемесі
Корпоративті
веб-портал
–
компанияның
коммуникациялық,
ұйымдастырушылық және HR-мәселелерін шешетін корпоративішілік
ақпараттық құруға арналған бағдарламалық өнім.
Бұл Интернет-технологиялар негізінде құрылған ішкі IT жүйе.
Техникалық жағынан қарасақ корпоративті веб-портал – бірінші кезекте
корпоратив ішілік ақпараттарды жүйелендіру, сақтау және өңдеу мәселелерін
шешетін ішкі сайт.
Веб-технологиялардың дамуымен корпоративті порталдардың мақсаты
мен тағайындалуы біршама өзгеріске түсті. Осы даму кезіңде корпоративті
порталдардың функционалдық мүмкіндіктерінің негізгі топтары:
Ішкі сайт:
Корпоративті порталдардың басты тағайындамасы мекеменің ішкі
сайтының функциялары болып саналады:
- Қызметкерлер үшін жаңалықтар мен басқа да материалдарды
басымалдау (шығару).
- Файлдар мен құжаттар құру.
- Ішкі қарым-қатынастар үшін форум.
Көптеген ішкі порталдарды құруға арналған бағдарламалық өнімдер осы
мүмкіндікпен шектелген. Бұндай порталдардың қоғамдық сайттардан негізгі
айырмашылығы – коммерциялық ақпараттың қауіпсіздігін қамтамасыз ететін
рұқсат құқығын басқаратын жүйенің болуы.
Бірігіп жұмыс жасау жүйесі:
Корпоративті порталдардың дамуының келесі қадамы – оның
құрамында бірігіп жұмыс жасауға арналған құралдардың пайда болуы. Қазіргі
кезгі порталдарда жеке проекттер немесе ұйымның бөлімшесі үшін виртуалды
жұмыс кеңістігін құру мүмкіндігі бар. Бұндай жұмыс кеңістікте қызметкерлер
келесідей құралдармен жұмыс жасай алады:
- Топтық күнтізбе.
- Нұсқаны басқарумен құжатты сақтау.
- Есептерді басқару жүйесі.
- Вики-жүйе.
- Интеграцияға арналған платформа.
Және де корпоративті порталдың эволюциясының соңғы кезеңі –
корпоративтң ақпараттар мен қолданбалардың интеграция құралы болуы. Бұл
интеграцияның
мақсаты
қолданушыға
ұйымның
ақпараттың
инфраструктурасына бір нүктеден рұқсат алу мүмкіндігі болып табылады. Бұл
модельдің артықшылығы:
- Бірнеше корпоративті қолданбалармен бір интерфейсте жұмыс істеу
мүмкіндігі.
