29
5) басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету процесінде
ұйымның ақпараттық қауіпсіздігін қамсыздандыру;
Сол секілді қазіргі кезде құжаттамалық қамтамасыз ету
саласының мамандары Қазақстан Республикасында «Құжаттардың
міндетті даналары туралы» Заң əзірлеу жəне оны белгіленген тəртіп
бойынша қабылдау мəселесінің де пісіп жетілгені ұдайы көтеріп келеді.
Мамандардың пікірінше, бұл алуан түрлі ұйымдар мүддесін қорғар еді.
Атап айтқанда:
1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ғылыми-техникалық
ақпарат институты – ғылыми-техникалық жəне патенттік құжаттармен
жабдықтау жөнінде;
2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мемлекеттік кітап палатасы,
Қазақстан
Республикасының
Ұлттық
кітапханасы,
Қазақстан
Республикасы Парламентінің кітапханасы – бұқаралық ақпарат
құралдары
өнімдерімен,
баспа
өнімдерімен,
диссертациялық
еңбектермен толықтыру жөнінде;
3) Зағиптарға арналған Республикалық кітапхана – зағиптар үшін
жəне көзі нашар көретін кісілер үшін шығарылатын басылымдармен
жабдықтау жөнінде;
4)
Қазақстан
Республикасы
Мəдениет
жəне
ақпарат
министрлігінің Кинофотоқұжаттар мен дыбыс жазбалары Орталық
мемлекеттік мұрағаты – аудиобейнелік құжаттармен жабдықтау
жөнінде.
Мұндағы негізгі мақсат мынадай істерге заңдық негіз жасау:
1) кітапханалық, ғылыми-ақпараттық, патенттік қорларды
толықтыру;
2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын молайту;
3) құжаттардың міндетті даналарына мемлекеттік есеп жүргізу
жəне олардың сақталуын қамтамасыз ету;
4) құжаттардың міндетті даналарын мемлекет жəне қоғам
мүддесіне сəйкес пайдалану.
Осы аталған нормативтік құжаттардың қабылдануы ел
аумағында құжат айналымы жүйесін жетілдіре түсуге жол ашады деп
білеміз.
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің
бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы
мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес,
сонымен бірге жекеменшіктік жəне ұйымдық-құқықтық формалары
қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде
шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану
үшін жасалған.
30
Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды
ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол
Мəдениет, ақпарат жəне қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен
құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-
техникалық орталық тарапынан əзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл
стандарт Қазақстан Республикасының Экономика жəне сауда
министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология жəне сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен
бекітіліп, іске қосылған.
Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды,
ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды
есепке алуға, пайдалануға жəне сақтауға қойылатын талаптарды
белгілейді.
Сонымен қатар қолданыста «Іс қағаздарын жүргізу жəне мұрағат
ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», «Қағаз негіздегі
құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» атты
стандарттар да бар.
Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей
отырып, солардың қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру
мақсатында ережелер белгілеу жəне оларды қолдану. Стандарттау іс-
əрекеттің сенімділігі мен қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға
ортақ ең жоғары экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді.
Мəселен, іс қағаздарын жүргізу саласындағы терминдер мен
анықтамаларды стандарттау мамандар мен аудармашылар жұмысын
тіл, лексика жəне стиль жағынан бір ізге түсіріп, олардың кəсіби салада
бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.
Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып,
қолданысқа ендірілген. Олардың ішінде, жоғарыда атап өткеніміздей,
іс қағаздарын жүргізуге байланыстылары мыналар:
1) СТ РК 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды
ресімдеуге қойылатын талаптар»;
2) СТ РК 1037-2001 «Іс жүргізу жəне мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар»;
3) СТ РК 1237-2004 «Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық
сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар».
+жаттауды бір ізге т3сірілген ж3йесі – бірыңғай тəртіп,
талап, стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін
басқаруға қажетті ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.
Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кəсіби деңгейін
анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып
табылады. Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық-
өкімдік құжаттар болып табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне,
өңделуіне қызметкердің қай-қайсысы болмасын белгілі дəрежеде
қатысып отырады (мəселен, жеке құрам бойынша құжаттар,
бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т.б.). Сондықтан жоғарыда
31
аталған СТРК 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманың
бір ізге түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару
міндеттерін
орындауда
пайдаланылатын
құжаттар
құрамына,
мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне қойылатын талаптар
белгіленген.
+жат формасы – белгілі бір ретпен орналастырылған
деректемелер жиынтығы.
+жат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тəн міндетті
элемент.
+жатты т+ра ты деректемесі – құжат бланкісін жасау
кезінде қойылатын деректеме.
+жатты ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде
қойылатын деректеме.
Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық
сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық
(мөлшерлік) сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
+жаттағы к7рсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің
жиынтығы.
+жат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған
ақпарат негізі.
+жат деректемелеріні орналасу схемасы – белгілі бір
қалыптағы
құжат
формасының
құрылымдық
үлгісі.
Мұнда
деректемелерді жазуға өзіне тəн арнайы орындар белгіленеді.
Ұйымдық-өкімдік құжаттар деректемелерін орналастыру схемасы
СТРК 1042-2001 Стандартында, Қазақстан Республикасы мемлекеттік
ұйымдарында құжаттау жəне құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты
ережелерде келтірілген.
Кəсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе
бөлімшесі құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық
актілерді қадағалап отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге
өзгерістер мен толықтырулар енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен
стандарттар қабылданса, іс қағаздарын жүргізуде сол құжаттарға
сəйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.
2.3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік
жүйесі жəне құжаттау
Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін
бақылауға өкілетті орган Қазақстан Республикасының Мəдениет жəне
ақпарат министрлігінің Ақпарат жəне мұрағат комитеті (бұдан əрі –
Комитет) болып табылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004
жылғы 29 қазандағы № 1130 қаулысымен бекітілген Ережеге сəйкес
Комитет мұрағат ісі мен құжаттама жөніндегі мемлекеттік саясаттың
жүзеге асырылуын бақылау жəне тексеру қызметін атқарады.
Достарыңызбен бөлісу: |
