207
Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше нормативтік құжаттар қажет
болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мəдениет, ақпарат жəне
спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен бекіткен
«Мемлекеттік +йымдар ызметі барысында т3зілетін т+рпатты
+жаттарды са талу мерзімі к7рсетілген тізбесі», сондай-ақ, 2000
жылы қолданысқа енген «Мемлекеттік за ды т+лғалар ызметі
барысында т3зілетін жеке +рам бойынша +жаттарды са талу
мерзімі к7рсетілген 3лгі тізбесі».
Тұрпатты
тізбелер
бөлімдеріндегі
құжаттар
қызметтің
функционалдық бағыттары бойынша логикалық өзара байланысына
қарай
орналасады.
Кейбір
жағдайларда
Тізбе
баптарында
құжаттардың нақты түрлері аталмайды, бірақ бір мəселе бойынша
сақталу мерзімі бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді. Тұрпатты тізбеде
құжаттың бір түріне əр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген екі бағана
бар. Бұл құжаттарын тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға
тапсыратын жəне құжаттарын өздерінде сақтайтын ұйымдарға
арналған.
Істер
номенклатурасын
жасауда
«Сараптау-тексеру
комиссиясы», сондай-ақ «Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен
ауыстырылғанша», «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» деген
белгілері бар істерге айрықша назар аудару қажет болады. «Сараптау-
тексеру комиссиясы» деген белгі бұл істе құнды құжаттар болуы
мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан оларды сақтауға
тапсырарда немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп
барып жəне ұйымның сараптау комиссиясымен, қажет болған
жағдайда
жергілікті
мұраған
органының
сараптау-тексеру
комиссиясымен де келісе отырып қабылданады.
«Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша»
белгілері құжаттардың практикалық мəні уақыт жағынан шектеулі
екендігін білдіреді. Ескерту (4-бағана) түсініктеме береді жəне сақтау
мерзімі мен орынын анықтайды. Мəселен, «Ревизия аяқталған
жағдайда ғана» белгісі бұл талаптың міндетті түрде орындалу
қажеттігін білдіреді; «Келісім-шарт мерзімі өткен соң», «Бекітілгеннен
кейін» белгілері сақталу мерзімі осы көрсетілген жағдайлардан бастап
есептелетінін білдіреді.
Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға
жол берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне байланысты
қажеттілікке орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс
қағаздарын жүргізу қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер
арқылы белгіленбеген жаңа құжат түрлері пайда болған кездерде
олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді жоғарғы ұйымның
сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы
қабылдайды. Бұл шешімді соңынан мұрағат органының сараптау-
тексеру комиссиясы бекітеді.
208
Осылайша ұйымның уəкілетті бөлімшесі істер номенклатурасын
жасап, оған құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін алады.
Мұнан соң жоба ұйымның жəне жергілікті мұрағат органының сараптау
комиссияларына қарауға жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін
істер
номенклатурасы
қолданысқа
енеді.
Ұйымның
қызмет
функиялары
мен
құрылымдары
өзгерген
жағдайда
істер
номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер
номенклатурасы кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалып тұруы
керек. Жыл сайын қайта басылып, тиісті түзетулер ендірілу арқылы
бекітіліп отыруы тиіс.
5.7.2. Іс қағаздарын қалыптастыру
Іс
қағаздарын
қалыптастыру
–
бұл
құжаттарды
іс
номенклатурасына сəйкес белгілі бір іске жатқызу жəне оның ішіндегі
құжаттарды жүйелеу.
Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша
орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) жəне
мынадай талаптарға жауап беруі тиіс:
1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған
көшірмелері), стандарттардың талаптарына сəйкес ресімделген
құжаттар ғана тігіледі.
2. Іске мынадай құжаттар:
- іс тақырыбына сəйкес келмейтін;
- тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады);
- қайтаруға жататын,
- бастапқы үлгісі;
- құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру
аппаратында) тігілмейді.
Іске бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің
ішіндегі құжаттар белгілі бір тəртіппен орналастырылады. Құжаттарды
орналастырудың негізгі принциптері мынадай:
- мəселесі бойынша (құжатта қозғалатын мəселе бойынша),
- хронологиялық (құжаттардың күні бойынша),
-
əліпби
(авторлардың
фамилиясы
бойынша
немесе
корреспондент-мекемелердің атауының əліпбиі бойынша),
- нөмірі (реттік нөмірі бар бір тектес құжаттар топтастырылады,
мысалы: жүк құжаттары, түбіртектер жəне т.б.).
Негізінен мəселе-қисынды принцип жиі қолданылады, құжаттар
бір мəселені шешуге қатысты қисынды сабақтастықпен тігіледі.
Құжаттарды орналастырудың мұндай жүйесі хронологиялық принципке
сəйкес келеді. Тұрақты жəне уақытқа сақтау мерзімі бар құжаттар əр
түрлі іске қалыптастырылады.
209
Іс 250 парақтан аспауы керек. Сондықтан, егер құжаттар көп
болса, олар бірнеше томға қалыптастырылады, мұндайда істің
мұқабасына томның нөмірі көрсетіледі.
Істің мұқабасында мыналар ресімделеді:
● кəсіпорынның толық атауы;
● іс номенклатурасы бойынша іс индексі, егер іс бірнеше томнан
тұрса, томның реттік нөмірі;
● іс номенклатурасына сəйкес істің атауы;
● құжаттамалық жыл;
● парақтар саны;
● сақтау мерзімі.
5.7.3. Құжаттарды сақтауға жəне пайдалануға дайындау
Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі
орындалған құжаттарды сақтауға жəне пайдалануға дайындау болып
табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың
басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын
толықтыруға жəне оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін
жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға жəне пайдалануға дайындау
мыналарды қамтиды:
● құжаттың ғылыми жəне тəжірибелік құндылығына сараптама
жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты жəне ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
+жаттарды +ндылығын сараптау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс
номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру
кезінде жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды,
оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді жəне дайындауды
ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың əртүрлі істерге
жатқызылуының дұрыстығын бақылау жəне əдістемелік көмек беру
үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның
ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен
жұмыс тəртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жəйттерді былайша нақтылап көрсетейік.
1. $ жаттар ашан м рағат а тапсыруға дайындалады?
Достарыңызбен бөлісу: |
