43
5) күні (күні, айы, жылы);
6) қойылған қол (электронды қол қою).
Бұрыштамада бірнеше орындаушы болған жағдайда жауапты орындаушы
көрсетіледі (əдетте, бұл адам бұрыштамада бірінші аталады).
Құжатты тікелей бағынышты болып саналатын орындаушыға жөнелткен
кезде «орындаушы» деп көрсетілген жерге орындаушының аты-жөні ғана
көрсетіледі.
34. Құжаттың атауында мəтіннің қысқаша мазмұны көрсетіледі. Атауы
барынша қысқа əрі түсінікті болуға тиіс, мəтіннің мағынасын тура беруге жəне
грамматикалық жағынан құжаттың түріне сəйкес болуы керек.
Құжаттың атауының мəтіні он жолдан артық болмауы керек.
35. Уəкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде
құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі қояды.
36. Құжаттардың мəтіндері бір-бірімен байланысты мəтін, анкеталар,
кестелер, сондай-ақ осы нысандарды біріктіру түрінде ресімделуі мүмкін.
Байланыстырушы мəтін, əдетте үш бөліктен тұрады. Бірінші бөлікте шешім
шығарылатын немесе тапсырма берілген мəселе немесе проблема көрсетіледі,
екіншісінде - мəселе немесе проблема шешу жөнінде ұсыныс енгізіледі,
үшіншісінде – негіздемелер мен дəлелдер келтіріледі. Басқа тəсілімен жазуға
рұқсат етіледі.
Ішкі хат-хабарларды «Құрметті» деген сөзден бастауға жəне «Құрметпен»
деген сөзбен аяқтауға болмайды.
Басқа ұйымдардың құжаттары немесе бұрын шығарылған құжаттар негізінде
əзірленген құжаттың мəтінінде олардың деректемелері көрсетіледі: құжат түрінің
атауы, құжатты дайындаған ұйымның атауы, құжаттың күні, тіркеу нөмірі, мəтіннің
атауы.
Мекеменің басқару құжаттарындағы (бұйрық, өкім) мəтін акт шығарған
адамның атынан, жекеше түрде («бұйырамын», жəне басқаша) мазмұндалуы
керек.
Мекеменің алқалық органдарының басқару құжаттарындағы мəтін үшінші
адамның атынан жекеше түрде («бұйырады», «ұсынады» ) мазмұндалуы керек.
Бірлесіп шығарылған басқару құжаттарындағы мəтін көпше түрде
(«бұйырамыз», ) мазмұндалады.
Хаттаманың мəтіні үшінші жақта көпше түрде («тыңдалды», «сөйледі»,
«қаулы қабылдады» жəне басқаша) мазмұндалады.
Хаттар мазмұндаудың мынадай нысандары қолданылады:
1) бірінші жақтан көпше түрде («жіберуіңізді өтінеміз», «қарауға жіберіп
отырмыз» жəне басқалар);
2) бірінші жақтан жекеше түрде («бөлуіңізді өтінемін», «мүмкін деп
есептеймін» жəне басқалар);
3) үшінші жақтан жекеше түрде («Ақпарат технологиясы басқармасы қарсы
емес», «Заң департаменті қажет деп есептейді» жəне басқалар).
Мəтінді анкета түрінде жасаған кезде белгілердің атаулары зат есімнің атау
септігінде немесе осы шақтың немесе өткен шақтың көпше түрінде екінші жақтың
етістігіндегі сөздермен жазылуға тиіс («сіздердегі», «сіздердің қарамағыңыздағы»,
«болдыңыз», «болған едіңіз» жəне басқалары). Сөзбен жазылған сипаттама
грамматикалық жағынан белгілердің атауымен сəйкес келуі керек.
Кестелердегі бағандар мен жолдардың атау септігіндегі зат есіммен
жазылған атаулары, əдеттегідей, болады. Кестелерде есеп деректерін, басқа сөз
таптарында көрсетілген атауларды пайдалануға болады, мысалы: «Шағым-талап
ұсынылды», «Мерзімінде орындалды». Бағандар мен жолдардың шағын атаулары
атаулармен сəйкес келуі тиіс. Егер кесте бір беттен астам бетке басылса, кестенің
44
бағандары нөмірленуі керек жəне келесі беттерге осы бағандардың нөмірі ғана
көрсетіледі.
37. «Қосымша» деген деректеменің құрамына,əдеттегідей, мыналар кіреді:
қосымшаның атауы, парақтардың саны, даналардың саны (бір данадан артық
болғанда).
Егер құжаттың мəтінінде аталған қосымшасы болса, қосымшаның атауы
көрсетілмейді. Егер қосымша бір бет болса немесе брошюра болса да парақ саны
көрсетілмейді.
Егер құжаттың мəтінінде аталмаған қосымшасы болса жəне бір бет болса
немесе брошюра болса, онда қосымшаның атауы не парақ саны көрсетіледі.
Бірнеше қосымша болса, оларға нөмір қойылады.
Басқару құжаттарының қосымшаларындағы бірінші беттің оң жақ жоғарғы
бұрышына «Қосымша» деп жазылып, басқару құжатының атауы, оның күні жəне
тіркеу нөмірі көрсетіледі.
Егер құжатқа басқа құжат, сондай-ақ оның қосымшасы тіркелсе, онда
қосымшасының бар екендігі туралы белгі мынадай түрде ресімделуі мүмкін:
Қосымша: Қазақстан Республикасы Мекемесінің 16.11.07 ж. № 04-3/112
хаты жəне оның қосымшасы, барлығы 26 бет.
Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайдың бəріне жіберілмесе. Онда
оның бар екендігі туралы белгі мынадай түрде ресімделеді:
Қосымша: бірінші адресатқа жолданған Нұсқаулықтың жобасы 7 бет.
38. Егер құжат бланкіге ресімделмесе, «Қол қою» деген деректеме
құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының толық атауы,
жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні).
Егер құжат Мекеменің немесе оның бөлімшелерінің бланкіне ресімделсе,
«Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға
лауазымының қысқартылған атауы («Төраға», «директор», «Басқарма бастығы»
жəне басқалар), жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні).
Құжатты бланкіге ресімдеген кезде лауазымды адамның қолында бұл
адамның лаузымы көрсетілмейді.
Мекеменің орталық аппаратының ішкі хат-хабарларындағы «Қол қою» деген
деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының
аббревиатура пайдаланылып, қысқартылған атауы («ЗСД директоры»; жеке қолы;
қойған қолының талдамасы (аты-жөні).
Құжатқа бірнеше лауазымды адамдар қол қойған кезде олар атқаратын
лауазымына сəйкес бірінен кейін бірі қол қояды.
Лауазымдары тең бірнеше адамдар құжатқа қол қойғанда олардың қолдары,
əдеттегідей,
бір
деңгейге
орналастырылады
не
алфавит
тəртібімен
орналастырылады.
Құжатқа лауазымды адамның міндетін атқарушы лауазымы мен аты-жөнін
көрсетіп қол қоюы мүмкін. Мұндайда «Үшін» деген шылау қоюға, «Орынбасары»
деп жазуға немесе лауазымның алдына қисық сызық қоюға болмайды.
Құжатқа бояуы қанық сиямен қол қойылуға тиіс. Құжатқа фломастермен
жəне түсі оңатын басқа зат құйылған қаламмен қол қоюға болмайды.
Лауазымды адамдар қызметтік құжаттарға Мекеме жəне оның бөлімшелері
туралы ережелерде, сондай-ақ Мекеменің басқа да басқару актілерінде
белгіленген өздеріне берілген өкілеттіктер шегінде қол қояды.
Мекеме ұйымнан жəне оның бөлімшелерінен жіберілген почталық жəне
телеграфтық
хат-хабарларға
(төлем
құжаттарынан,
бухгалтерлік
жəне
статистикалық есептерден басқаларына) атқаратын қызметі бойынша құқық
берілген бір адам қол қойып отырады.
Достарыңызбен бөлісу: |
