Қазақстан Республикасы азаматының жеке басын растайтын құжаттарға арналған формулярларды сақтау тәртібі

Картотека оларды толтыру орны бойынша ішкі істер органдарының өрт-күзет сигнализациямен, терезелерi торлармен жабдықталған, есiктері металмен қапталған жеке оқшауланған үй-жайларында орналасады.

Дайындалған құжаттарға арналған формулярларды жоғалтпау, картотекамен жұмыс iстеу үшiн оның сақталуына жауап беретiн функциялық мiндеттер жүктелетiн қызметкерлер бөлiнедi. Функционалдық мiндеттерiне осы жұмыстар жатпайтын қызметкерлердiң картотекаға қолжетімді болуына қатаң тыйым салынады.

Формулярды картотекаға орналастыру құжаттарды иелерiне негізді беру фактiсiн ішкі комиссия тексергеннен кейiн және 2-н нысанды кітаппен салыстыра тексергеннен кейiн жүргiзiледi.

Формулярларды картотекаға орналастыру қатаң түрде әлiпби бойынша жүргiзiледi.

Тегi бiрдей әрiптен басталатын адамдарға арналған формулярлар терiлiп алынады және тегiнiң екiншi әрпi бойынша, одан кейiн үшiншi т.с.с. әліпби ретiмен орналастырылады.

Мысалы: Абдыхалықов, Авдеев, Ағыбергенов;

Базаров, Байытов, Бақтұрсынов және т.б.

Тегi бiрдей адамдарға арналған формулярлар картотекаға аты мен әкесiнiң аты бойынша әлiпби ретiн сақтай отырып, орналастырылады.

Мысалы. Азаров Алексей Антонович, Азаров Алексей Артемович, Азаров Алексей Васильевич және т.б.

Формулярда тегi, аты, әкесiнiң аты бiрдей болған жағдайда туған жылы бойынша өсу ретiмен, одан кейiн туған жерiнiң қала, аудан, елдi мекендерi бойынша әлiпби ретiмен орналастырылады.

Мысалы: Баринов Аркадий Исаевич, 1963 ж. т., туған жерi Алматы,

Баринов Аркадий Исаевич, 1963 ж.т., туған жерi Балқаш,

Баринов Аркадий Исаевич, 1966 ж. т.

Мемлекеттiк тiлде толтырылған формулярлар мынадай тәртiппен әліпби бойынша орналастырылады:

Ә әрпi А әрпiне орналастырылады, бұдан әрi сәйкесiнше:

Ғ-Г; I-И; Қ-К; Ң-Н; Ө-О; Ү-Ұ-У; Һ-Х.

ІІМ КҚПД деректер базасындағы фотосуреттерді қалпына келтіру үшін, сондай-ақ ішкі істер департаменттерінің заңсыз құжаттандыру фактілері бойынша қызметтік тексеріс жүргізуі үшін сұрау салуларды қоспағанда, формулярларды анықтама алу, көшiрмесiн түсiру, қызметтiк белгiлер қою үшiн картотекадан 1 жұмыс күннен артық мерзiмге алуға жол берiлмейдi. Уақытша алынған формуляр жұмыс күнiнiң соңында картотекаға қайтарылуы тиіс. Формулярды картотекадан уақытша алған кезде алынған формулярдың орнына формулярдың алу себебi және күнi, формуляр уақытша қолында болатын адамның Т.А.Ә. (ол болған кезде) мен лауазымы жазылған қызметкердiң қолымен куәландырылған формулярдың көшiрмесi салынады. Формулярды басқа мемлекеттiк органдардың қызметкерлеріне және өзге де адамдарға беруге тыйым салынады.

Қазақстан Республикасының құжаттандырылатын халқының деректер базасы қалыптастырылатын формулярлардың көшірмелері сұрау салулар бастамашыларына «Сәйкестендiру нөмiрлерiнiң ұлттық тiзiлiмдерi туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 11-бабына сәйкес беріледі (жіберіледі). Азаматтарға формулярдың көшірмесі берілмейді.

Формулярдың түпнұсқасы картотекада болмай шыққан жағдайда, формулярдың түпнұсқасының жоғалғандығы туралы акт жасалады.

Картотекаға енгізу үшін ІІМ КҚПД-ның деректер базасынан ІІМ КҚПД-ның паспорттық елтаңбалы мөрімен расталған фотосуреті бар мәліметтер сұратылады.

Қазақстан Республикасы азаматының

жеке басын куәландыратын

құжаттарын дайындау үшін

формулярды ресімдеу, толтыру,

есепке алу, сақтау, тапсыру, жұмсау,

жою қағидаларына

1- қосымша            

№ 2 НЫСАНДЫ КІТАБЫ

ЖИЫНЫ: формулярлар ___________________

оның ішінде жеке куәлікке________________

паспортқа_______________________________

жеке куәлік пен паспортқа________________

жеңілдікпен_______________________

Ескертпе: банкноттық фабриканың орауын ашу кезінде, 2-нысанды кітапқа ораудың ішіндегі барлық формулярлардың нөмірлері енгізіледі.

Қазақстан Республикасы азаматының

жеке басын куәландыратын

құжаттарын дайындау үшін

формулярды ресімдеу, толтыру,

есепке алу, сақтау, тапсыру, жұмсау,

жою қағидаларына

2- қосымша            
Нысан
Қысқартулар мен кодтар

АНЫҚТАМАЛЫҒЫ
1. Әкiмшiлiк-аумақтық объектiлер атауларының қысқартуы;

2. Әлем елдерi және азаматтық кодтарының анықтамалығы;

3. Ұлттар кодтарының анықтамалығы;

4. Қазақстан Республикасының облыстары, аудандары кодтарының анықтамалығы.

      Барлық мекенжайлар қолданыстағы әкiмшiлiк-аумақтық бөлініске сәйкес толтырылады.

Елдi мекендер үшiн мынадай қысқартулар қолданылады:

      Қалалар атауында "қала" деген сөз қысқартылып "қ. " немесе "қал. " болып жазылмайды, тиісті жолда оның атауы жазылады.

Даңғылдар, орамдар, алаңдар т.б. үшін мынадай қысқартулар (немесе жоқ) қолданылады:

- д – даңғыл;
- ор. – орамдар;
- ш.а - шағын аудан;
- проезд - қысқартусыз;
- шоссе - қысқартусыз;
- буль. - бульвар;
- қалашық - қысқартусыз;
- алаң - алаң
- к. - кент (қала құрамына енгiзiлген);
- разъезд - қысқартусыз;

- ст. – станция;

- ә/б – әскери бөлім.

    Осы  тiзбеге енбеген атаулар қысқартусыз жазылады.

                   ӘЛЕМ ЕЛДЕРІ МЕН АЗАМАТТЫҚ (азаматтығы) АНЫҚТАМАЛЫҒЫ