Тақырыбы: «Microsoft Access деректер базасын басқару жүйесі. Бірнеше кестелерден деректер базасын жасау»

Тақырыбы: «Microsoft Access деректер базасын басқару жүйесі. Бірнеше кестелерден деректер базасын жасау»

Кез келген деректер базасын басқару жүйесінің (ДББЖ) жұмысы – деректер базасын жасау, енгізу және өңдеу.

Microsoft Access ақпаратты сақтау және көрсету үшін қолданылатын жеке компоненттерден тұрады. Бұл компоненттерге кестелер, пішіндер (формы), есеп беру (отчет), сұрату (запрос), макростар, модулдер жатады. Microsoft Access-тің әрбір объектісін жасаудың кем дегенде 2 әдіспен: Конструктор көмегімен немесе Мастер көмегімен жасалады. Конструктор режімінде объект құрылымы жасалынады немесе өзгертіледі, ал Мастер режімінде объектілердің дайын нұсқалары таңдалынып, қолданылады.

Деректер дегеніміз – мерзімді түрде жұмыс істеуге мүмкіндік болу үшін сақталуы қажетті кез келген ақпарат. Көптеген деректер базасының құрылымы кестелік болады. Кестелік құрылымда деректер адресі жолдар мен бағандардың қиылысуы арқылы анықталады. Деректер базасындағы бағандар өрістер деп, ал жолдар жазбалар деп аталады. Өрістер деректер базасының құрылымын жасайды, ал жазбалар онда сақталатын ақпараттан тұрады.

Өріс – бұл деректер базасы құрылымының негізгі элементтері. Олардың өзіндік қасиеттері бар. Өріске қандай типті деректерді енгізуге болатыны, қандай деректерді енгізуге болмайтыны, сонымен қатар өрістегі деректермен не істеуге болатыны өрістің қасиетіне байланысты.

Мысалы, «Құны (Стоимость)» өрісіндегі деректерге жалпы нәтижені алу үшін қосу операциясын қолдануға болады. Ал «Телефон номері» өрісіндегі деректерді телефон номерлері санмен жазылса да қосуға болмайды. Бұл өрістердің қасиеттері әртүрлі және әртүрлі типке жатады.

Өрістердің әртүрлі типтері әртүрлі қасиеттерге ие.

1. Мәтіндік өрістің негізгі қасиеті – өлшемі.

2. Сандық өріс сандық деректерді енгізу үшін қажет. Мұның да өлшемі бар, бірақ сандық өрістер әртүрлі болады, мысалы, бүтін сандарды енгізу үшін және нақты сандарды енгізу үшін. Соңғы жағдайда өрістің өлшемімен қатар санның ондық бөлігінің өлшемі беріледі.

3. Күн мен уақытты енгізу өрісі Күн/уақыт (Дата/время) типті болады. «Иә немесе Жоқ», «1 немесе 0», «Ақиқат немесе Жалған» және тағы осы сияқты тек екі мәні бар логикалық деректерді енгізу үшін арнайы логикалық өріс қолданылады. Мұндай өрістің ұзындығы әрқашанда 1-ге тең.

4. Өрістің ерекше өрісі – Ақшалы (Денежный) өріс. Мұнда қандай деректер сақталатыны атауынан-ақ белгілі. Ақшаның сомаларының көрсеткіштерін сандық өрісте де сақтауға болады, бірақ ақшалық типтегі түрде олармен жұмыс жасау жеңіл. Бұл жағдайда компьютер санды ақша бірліктерімен бірге көрсетеді, рубль мен тиынды, фунт пен пенсты, доллар мен центті ажыратады.

5. Қазіргі кездегі деректер базаларында тек сандар мен әріптерді ғана емес, сонымен бірге суреттерді, сазды клиптер мен бейнежазбаларды сақтауға болады. Мұндай объектілерге арналған өріс OLE объектісінің өрісі деп аталады.

6. Мәтіндік өрістегі бір кемшілік оның өлшемінің шектеулігіне (256 символдан аспайды) байланысты. Егер өріске ұзын мәтін қою керек болса, бұл үшін MEMO типті өріс қолданылады, онда 65 535 символға дейін сақтауға болады. MEMO өрісінің ерекшелігі – деректер өрісте емес басқа жерде сақталады, ал өрісте тек мәтіннің қайда орналасқанын көрсететін көрсеткіш (указатель) сақталады.

7. Санауыш (Счетчик) өрісі. Бір қарағанда бұл қарапайым сандық өріс сияқты, бірақ оның автоматты түрде мәні артатын қасиеті бар. Егер деректер қорында мұндай өріс болса, онда жаңа жазбаны енгізу кезінде, оған алдыңғы жазбадағы сол өрістің мәнінен бірге артық сан автоматты түрде енгізіледі. Бұл өріс жазбаларды нөмірлеуде ыңғайлы.

Егер ақпарат қарапайым құрылымда сақталған болса, онда олармен арнайы деректер қорын басқару жүйесінің көмегінсіз жұмыс істеуге мүмкіндік бар. Практика жүзінде бір-бірімен өзара байланысты көптеген кестелерден тұратын күрделі құрылымдармен жұмыс жасауға тура келеді. Бір-бірімен өзара байланысты кестелерден тұратын деректер қоры реляциялық деректер қоры деп те аталады.

Деректер қорын бір-бірімен өзара байланысты кестелерге бөлу ыңғайлы, кейде қажет. Мысалы, компакт-дисктер прокатымен айналысатын фирманың менеджері заказдардың санын көбейту мақсатында қолдағы бар дисктердің тізімін әрбір клиент көре алу үшін залға компьютер қоюды шешті. Егер деректер базасы бір ғана кестеден тұратын болса, онда кез келген келуші дисктер туралы ақпаратпен қатар фирманың басқа клиенттері жөніндегі ақпаратпен хабардар бола алады. Бұл тапсырыс берушілерге ұнамауы мүмкін. Мұндай менеджер жаңа клиенттерді жинай алмауымен қатар бұрынғы клиенттерін де жоғалтады.

Кестелер арасындағы байланыстар сенімді мықты болу үшін және бір кестедегі жазба арқылы басқа кестедегі жазбаны табу үшін кестеде қайталанбас дара (уникальные) өрісті қарастыру керек.

Кестелердің құрылымын жасауда бір өрісті (немесе өрістердің бір комбинациясын) кілттік өріс ретінде алуға болады. Кілттік өрістермен компьютер ерекше жұмыс жасайды. Компьютер олардың даралығын (уникальность) тексереді және мұндай өрістермен сұрыптауды (сорттауды) тез орындайды. Мұндай кілттік өрісті байланыстар жасау үшін қолдану тиімді. Кейде кілттік өрісті бастапқы кілт деп те атайды.

• 
  Бір кестенің байланысқан өрісі кілттік өріс болады немесе қайталанбас дара индекс болады.
  
• 
  Байланысқан өрістердің деректерінің типтері бірдей болады. Ескерту: Алайда, Санауыш (Счетчик) өрісі сандық өрісімен байланыса алады, егер сандық өрістің типі ұзын бүтін (длинное целое) болса.
  
• 
  Байланыстырылатын кестелер Access-тің бір деректер қорында болуы тиіс.
  

1. 
   Жаңа «Деканат» деректер қорын жасаңыз. Жаңа деректер қорын жасау үшін:
   

• 
  Access программасын жүктеп, ашылған терезенің сол жағындағы «Жаңа деректер қоры» пунктын басыңыз;
  
• 
  «Жаңа деректер қоры файлы» терезесінде Файл атауы өрісіне деректер қорының атауы ретінде Деканат атын беріңіз және деректер қоры сақталатын өзіңіздің папкаңызды таңдаңыз.
  
• 
  Создать батырмасын басыңыз.
  

2. 
   Деректер қорының кестесін жасау. Деректер қорының кестесінің алдымен құрылымын (жобасын) жасайды. Оны жасау үшін:
   

• 
  Ашылған терезеде «Деректер қоры» терезесінің сол жақ панелінде Access объектілерінің (таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули) барлық типтерін шақыру үшін басқару элементтері орналасқан. Терезеден жасалатын құжаттың типін таңдау керек, сіз кесте жасайтын болғандықтан Таблицы бөлімін таңдап, Создать батырмасын басыңыз.
  

• 
  «Жаңа кесте (Новая таблица)» терезесі ашылады. Оң жағында келесі жұмыс үшін нұсқалардың тізімі берілген:
  
• 
  Мұнда бірнеше нұсқалар бар, соның ішінен сіз Конструкторды таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Ашылған Конструктор терезесінде жасалынатын кестенің өрістерін 1-кестеге сәйкес анықтаңыз. Кестенің өрістерін анықтау үшін:
  
• 
  «Өрістің аты» бағанындағы жолға бірінші өрістің атын Оқытушы_ коды деп енгізіңіз;
  
• 
  «Деректер типі» бағанындағы жолда тізім батырмасына басып, деректердің Сандық (Числовое) типін таңдаңыз, ал «Өрістің өлшемін» Общие- Целое во вкладке деп анықтаңыз.
  
• 
  Оқытушы_коды өрісін кілттік өріс етіңіз. Ол үшін саймандар панеліндегі кілттің суретіне басыңыз немесе жанама менюді шақырыңыз.
  
• 
  «Код» өрісіндегі деректерге шектеу енгізіңіз. Бұл деректер қайталанбауы қажет, өйткені оқытушылардың кодтары қайталанбауы тиіс, әрі оларды өзгерту мүмкіндігі қамтамасыз етілуі тиіс.
  
• 
  Общие бөліміндегі Индексированное поле параметрінің жолын шертіңіз. Тізімнен «ДА» пунктін таңдаңыз ( бірдей болмау үшін).
  

• 
  «Оқытушылар» деректер қоры кестесіндегі қалған барлық өрістерді анықтау үшін 1- кестеге сәйкес жоғарыдағыдай әрекеттерді орындаңыз.
  

• 
  Жасалған кестені Оқытушылар деген атпен сақтаңыз. Ол үшін «Жабу» белгісін басыңыз. Ашылған терезеде кестенің атын сұрайды, сіз Оқытушылар деп теріп, ОК батырмасын басыңыз.
  

Енгізілетін деректердің мәніне шарт қою үшін:

• 
  «Қызметі» өрісін шертіп, Общие бөлімінің терезесінің төменгі жағындағы Условие на значение дегенге өтіңіз.
  
• 
  Өрнекті құрастырушы арқылы (построитель выражений) мәндерге шарт қою үшін мынандай батырманы шертіңіз.
  
• 
  Пайда болған терезеде Профессор сөзін жазып, одан соң батырмасын шертіңіз (бұл батырма НЕМЕСЕ деген қызметті атқарады), одан соң Доцент сөзін жазып тағы да осы батырманы шертіңіз, Ассистент сөзін жазып <ОК> батырмасын шертіңіз. Осылайша «Қызметі» өрісіне тек Профессор, Доцент, Ассистент мәндері ғана енгізіледі.
  
• 
  «Қызметі» өрісіне дұрыс емес деректер енгізілген жағдайда экранға ш+ығатын қате туралы хабарламаның мәтінін анықтау. Қате туралы хабарлама (Сообщение об ошибке) жолына «Ондай қызмет жоқ, деректерді дұрыс енгізіңіз» деген сөйлем енгізіңіз.
  
• 
  «Қызметі» өрісіне үнсіз келісім бойынша шығатын мән етіп Доцент сөзін анықтаңыз.
  
• 
  Конструктор режимінен шығыңыз.
  

1. Кесте режимінде деректерді енгізу мен редакторлеу жүреді. Жобаланған кестеңіздің Кесте (Таблица) режиміне өтіңіз. Ол үшін:

• 
  Саймандар панеліндегі батырманы шертіңіз;
  
• 
  немесе Вид – Режим таблицы комндаларын орындаңыз. Кестені сақтауға байланысты шыққан сұраққа <Да> деген батырманы шертіңіз.
  

2- кесте

3. 
   Кестедегі әр өрістің енін деректердің ұзындығына сәйкес өзгерту.
   
4. 
   Ол үшін:
   

• 
  «Код» өрісіндегі кез келген жолды шертіңіз;
  
• 
  Формат– Ширина столбца командасын орындаңыз;
  
• 
  Пайда болған терезеде <По ширине данных> батырмасын шертіңіз, сонда өріс ені өзгереді.
  
• 
  Осы әрекеттерді қалған өрістерге де орындап, ендерін өзгертіңіз.
  

3. 
   Кестеде іздеу жасау.
   

• 
  «Фамилия» өрісінің бірінші жолына курсорды орналастырыңыз;
  
• 
  Правка –Найти командасын орындаңыз;
  
• 
  Пайда болған терезенің Образец параметрінің жолында Омаров деп теріңіз;
  
• 
  <Найти> батырмасын шертіңіз. Омаров сөзі белгіленіп, курсор сол сөз орналасқан 3- жолға ауысады;
  
• 
  <Найти далее> батырмасын шертіңіз. Курсор соңғы жазбаға, 7-жолға ауысып, келесі Омаровты айрықшалайды;
  
• 
  <3акрыть> батырмасын шертіп, іздеу режимінен шығыңыз.
  

3. 
   Деректерді алмастыру. Ассистент Сергееваның жалақысын 18900 -дан 20000-ға алмастыру керек . Ол үшін:
   

• 
  «Жалақысы» өрісінің бірінші жолына курсорды қойыңыз;
  
• 
  Правка– Заменить командасын орындаңыз;
  
• 
  Пайда болған терезенің Образец жолында 18900 санын теріңіз;
  
• 
  Заменить на жолына 20000 санын теріңіз. Басқа опцияларға көңіл аударыңыз—сізге осы өрістің барлық жазбалары бойынша іздеу жасауға тура келеді.
  
• 
  <3аменить все> батырмасын шертіңіз. Нәтижесінде деректер алмастырылады;
  

3. 
   Деректерді сұрыптау. «Жалақы» өрісінің деректерінің өсу реті бойынша кесте деректерін сұрыптау (сорттау) керек. Ол үшін:
   

• 
  «Жалақы» өрісінің кез келген жазбасын (жолын) шертіңіз;
  
• 
  Басқару панеліндегі батырмасын шертіп немесе Записи –
  Сортировка– Сортировка по возрастанию командаларын орындаңыз.
  

3. 
   Фильтр қолдану.
   

• 
  «Қызметі» өрісіндегі Доцент жазбасын шертіңіз;
  
• 
  Саймандар панеліндегі батырмасын немесе Записи– Фильтр– Фильтр по выделенному командаларын орындаңыз. Нәтижесінде кестеде тек доценттер туралы жазбалар көрсетіледі.
  
• 
  щелкните по записи Информатика поля «Пән» өрісінде Информатика жазбасын белгілеңіз;
  
• 
  Саймандар панеліндегі батырмасын немесе Записи– Фильтр– Фильтр по выделенному командаларын орындаңыз. Нәтижесінде кестеде тек информатика пәнін оқытатын доценттер туралы жазбалар көрсетіледі.
  
• 
  Фильтрацияны алып тастау үшін батырмасын немесе Записи– Удалить фильтр командаларын орындаңыз. Кестедегі деректер қайтадан бастапқы толық қалпына келеді.
  

• 
  Аты өрісінің бірінші жазбасына курсорды қойыңыз.
  
• 
  Записи– Фильтр– Изменить фильтр командаларын орындаңыз.
  
• 
  Аты өрісінің бірінші жазбасына курсорды қойып, Like «О*» сұратуын жазып, Записи– Применить фильтр командаларын орындаңыз.
  
• 
  Егер сұратуды Not «О*» деп жазсаңыз, онда «О» әрпінен басталмайтын барлық жазбаларды теріп береді.
  

1. 
   Студенттер кестесін жасау үшін төменде берілген 3-кестеге сәйкес кестенің өрістерін анықтап алып, Студенттер кестесінің құрылымын Конструктор арқылы жасаңыз
   

2. 
   Пәндер кестесін төмендегі 4-ші кестеге сәйкес жасаңыз.
   

3. 
   Бағалар кестесінің құрылымын төмендегі 5-ші кестеге сәйкес жасаңыз.
   

Құрылымы анықталған бұл кестелер кейін форма режимінде толтырылады.

4. 
   Деректер схемасын құру, яғни кестелер арасындағы байланыстарды орнату. Оқытушылар, Студенттер, Бағалар, Пәндер кестелерін өзара байланыстыру керек. Ол үшін:
   

• 
  Саймандар панеліндегі батырманы шертіп немесе Сервис– Схема данных командаларын орындаңыз, сонда экранда «Схема данных» терезі шығады;
  
• 
  Саймандар панеліндегі батырманы шертіп немесе Свя­зи– Добавить таблицу командаларын орындаңыз;
  
• 
  Пайда болған терезеде тек бір кестенің аты ғана тұрады. Щелкните по кнопке <Добавить> батырмасын басып, келесі кестенің атын белгілеп, қайтадан <Добавить> батырмасын басыңыз. Осылайша қалған кестелердің барлығын экранға шығарып, схемаға қосыңыз.
  
• 
  <3акрыть> батырмасын басып терезені жабыңыз;
  
• 
  Енді Пәндер мен Бағалар кестелерінің арасындағы байланысты орнату керек. Ол үшін курсорды Пәндер кестесіндегі Пән коды өрісінің атына апарып, тышқанның сол жақ батырмасын шертіп, жібермей басқан күйі Бағалар кестесінің Пән коды өрісінің атына апарыңыз, тышқан батырмасын босатыңыз. Экранда «Связи» терезесі ашылады;
  
• 
  Обеспечение целостности данных қасиетінің тұсына тышқанның сол жақ батырмасын шертіп жалауша () орнатыңыз. Егер екі өрістің типтері бірдей болмаса, бұл жалаушаны орната алмайсыз. Сондықтан олардың типтері бірдей болуы керек.
  
• 
  Каскадное обновление связанных полей және Каскад­ное удаление связанных записей қасиеттеріне де жалауша орнатыңыз;
  

• 
  <Создать> батырмасын шертсеңіз байланыс орнатылады.
  
• 
  Осындай ретпен Пәндер кестесіндегі және Оқытушылар кестесіндегі «Пәндер коды» өрістерін өзара байланыстырыңыз.
  
• 
  Студенттер кестесі мен Бағалар кестесіндегі «Студент коды» өрістерін өзара байланыстырыңыз.
  

1. 
   Үш кестеден «Композитор», «Әншілер», «Әндер» тұратын «Музыкалық альбом» деректер қорын жасаңыз. Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.
   
2. 
   Үш кестеден «Дәрігер», «Пациент», «Участки» тұратын «Емхана» деректер қорын жасаңыз. Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.
   
3. 
   Үш кестеден: «Сынып», «Мұғалімдер», «Пәндер» тұратын «Сабақ кестесі» деректер қорын жасаңыз Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.
   
4. 
   Екі кестеден: «Тауарлар ассортименті», «Сатып алушы» тұратын «Компьютерлік салон» деректер қорын жасаңыз Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.
   
5. 
   Екі кестеден: «Қатысушылар тізімі», «Баяндамалар тақырыбы» тұратын «Конференция қатысушылары» деректер қорын жасаңыз Бұл кестелерге өздеріңіз өрістерді анықтап, кілттік өрісті белгілеңіз, кестелер арасында байланысты орнатыңыз.
   

1. 
   Деректер базасы, ДББЖ деген не?
   
2. 
   Microsoft Access ДББЖ қандай объектілердден тұрады?
   
3. 
   Объектілерді жасаудың қандай тәсілдері бар?
   
4. 
   Деректердің қандай типтері, қандай байланыс типтері бар?
   
5. 
   Кестелер арасындағы байланысты орнату үшін қандай талаптар қойылады?