Формы учета, применяемые в бюджетных учреждениях

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти первичные документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Первичный документ должен быть составлен на момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания. Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность их оформления, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин и средств автоматизации.

В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

С лицами, предусмотренными действующим законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключаются в обязательном порядке письменные договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью. Материально ответственные лица представляют первичные учетные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей при реестре сдачи документов форма 422 (заполняется отдельно по приходным и расходным документам), составленном в двух экземплярах. После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления первичных документов один экземпляр реестра с подписью бухгалтерского работника возвращается материально ответственному лицу, второй остается в делах бухгалтерской службы.

Аналитический учет ведется в регистрах бухгалтерского учета (на карточках, накопительных ведомостях, книгах и т.п.)

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями.

Организации, содержащиеся за счет республиканского и местных бюджетов, осуществляют бухгалтерский учет по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Отличительной особенностью такой системы от журнально-ордерной системы является формирование мемориальных ордеров по ограниченному перечню счетов. Для определения оборотов по счетам, не входящим в этот перечень, необходимо вести по ним дополнительный аналитический учет, что увеличивает общую трудоемкость учета. Еще одна особенность данной формы учета - одновременное отражение в мемориальных ордерах и дебетовых, и кредитовых оборотов счетов. Положительной стороной такого построения мемориального ордера можно считать то, что все хозяйственные операции по одному участку учета группируются в одной ведомости, а недостатком -отсутствие единообразия и четкого правила разноски мемориальных ордеров в итоговую накопительную ведомость-книгу «Журнал-Главная».

Существуют следующие мемориальные ордера:

• 
  мемориальный ордер № 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям, форма 381;
  
• 
  мемориальный ордер № 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных счетах, форма 381;
  
• 
  мемориальный ордер № 3 - накопительная ведомость по движению средств на специальных и валютных счетах, форма 381;
  
• 
  мемориальный ордер № 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям, форма 405;
  
• 
  мемориальный ордер № 6 - накопительная ведомость по расчетам с организациями, форма 408;
  
• 
  мемориальный ордер № 7 - накопительная ведомость по расчетам в порядке авансовых платежей, форма 408;
  
• 
  мемориальный ордер № 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами, форма 386;
  
• 
  мемориальный ордер № 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению активов, форма 438;
  
• 
  мемориальный ордер № 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов, форма 438;
  
• 
  мемориальный ордер № 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания, форма 398;
  
• 
  мемориальный ордер № 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания, форма 411;
  
• 
  мемориальный ордер № 13 - накопительная ведомость по расходу материалов, форма 396;
  
• 
  мемориальный ордер № 14 - накопительная ведомость начисления доходов от реализации платных услуг, форма 409;
  
• 
  мемориальный ордер № 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей, форма 406.
  

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного документа), как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов, или, наоборот, по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем.

Все мемориальные ордера регистрируются в книге «Журнал-Главная», форма 308.

Книга «Журнал-Главная» (форма 308) открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год; учет в ней ведется по субсчетам, определенным Планом счетов для ведения операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников.

При составлении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей записи в книгу «Журнал-Главная» заносятся один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма по ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.