Сұрақтарға жауап

Ж.К. Бөкенов атындағы Қарағанды Банк колледжі

Орынаған: Ф-21 тобының студенті

Маменова Аружан

Тексерген: Мемлекеттік тілде іс жүргізу пәнінің мұғалімі Тунгушбаевп У.Ж.

Қарағанды 2020

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат- хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық түскен құжаттар тіркелетін жəне тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады.

2. Құжаттарды тіркеу кезінде қандай ережелерді білу керек?

Мiндеттi түрде тiркеуге жататын құжат туралы мəлiметтердiң мынадай құрамы белгiленедi:

1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттiң) атауы;

2) құжат түрiнiң атауы;

3) келiп түскен құжаттың күнi мен тiркеу нөмiрi;

4) мəтiннiң тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);

5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, күнi);

6) құжаттың орындалу уақыты;

7) құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы;

8) құжаттың орындалғандығы жəне оның iске жiберiлгендiгi туралы белгi.

3. Құжаттарды тіркеу дегеніміз не?

Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) бере отырып жəне ол туралы тіркеу журналына мəліметтер жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.

4. Тіркеу нысандары қалай жүргізіледі?

Тіркеу-есепке алу формаларының журналдық нұсқасын жылдық құжат айналымы 500-600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады. Журналдың барлық парақтарына оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмір қойылып, түбі айрықша берік жіппен тігіледі. Жіптің ұштары нөмірленген соңғы парақтың теріс бетінен шығарылады. Шаршы қағаз қиындысын пайдалана отырып жіптің ұштары клейленеді де, оған ұйым мөрі басылып куəландырылады. Мөр шеті шаршы қағаз қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс. Шаршы қағаз қиындысының көлемі ұйым мөрі диаметрінен үлкен болуы шарт. Сол бетке куəлік-жазба түсіріледі.