По 07-17 Кіріс және шығыс құжаттамаларды басқару тәртібі туралы ереже

ПО 0.07-17 

 

 

Кіріс және шығыс құжаттамаларды басқару тәртібі туралы  

ЕРЕЖЕ 

 

 

1. ҚОЛДАНУ САЛАСЫ 

 

Осы  ереже  кіріс  және  шығыс  құжаттамаларды  қабылдау  мен  жөнелту,  тіркеу, 

орындаушыға  дейін  жеткізу  және  орындалуын  бақылаудың  орталықтандырылған  бірыңғай 

жүйесін белгілейді.  

Құжаттардың жасалу немесе алыну сәтінен бастап орындалумен, жөнелтумен, істерді 

қалыптастырып,  ұйымның  архивіне  өткізуді  аяқтауға  дейінгі  қозғалысы  құжаттар 

айналымын жасайды.  . 

Құжаттар  айналымының  көлемі  кіріс  және  шығыс  құжаттардың  жалпы  санымен 

анықталады.   

 

2. ЖАУАПКЕРШІЛІГІ 

 

Осы ереженің орындалуын ұйымдастырып, бақылау жасау жұмыстарына құжаттармен 

қамтамасыз ету бөлімі (әрі қарай ҚҚБ) жауап береді. 

Құжаттарды  тіркеу,  орындаушыға  дейін  жеткізу,  орындалуын  бақылап,  ол  туралы 

басшыға мәлімдеп отыру жауапкершілігі ҚҚБ бастығына жүктеледі.  

Құжаттамаларды  қабылдау  мен  жөнелтуді,  сондай-ақ  оны  тіркеуді  ҚҚБ  инспекторы 

жүргізеді.  

Инспектор  мен  программистің  жұмысын  ұйымдастырып,  бақылау  жасап  отыру 

жауапкершілігі ҚҚБ бастығына жүктеледі. 

 

 

3. ТАЛАПТАР 

 

3.1. Ректор мен проректорлар барлық келіп түскен құжаттарды қарап шығуға, виза қойып, 

лаузымды тұлғаларға орындау үшін жіберуге міндетті. 

3.4. ҚҚБ құжаттардың дер кезінде және сапалы орындалуын бақылап отыруға міндетті.  

 

4. КІРІС ҚҰЖАТТАМАЛАРМЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ ТӘРТІБІ 

 

4.1.Университетке қағаз тасымалдағыштарда келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден, 

алдын ала қараудан, тіркеуден, басшылықтың қарауынан өтіп, орындаушыға жеткізіледі.     

4.2.  Құжаттарды  қабылдауды,  бастапқы  өңдеу  мен  алдын  ала  қарауды  ҚҚБ 

орталықтандырылған түрде жүргізеді.    

4.3.  Құжаттарды  тіркеп  отыру  оларды  есепке  алу  мен  іздеу  үшін  қажет.  Түскен 

құжаттамаларды  алғашқы  тіркеу  қабылдап  алуға  жауапты  орындаушымен  журналда 

рәсімделеді. Журнал үлгісі А қосымшасында келтірілген.  

4.4.  Тіркелген  құжаттар  ректор  көмекшісіне  немесе  проректорларға  аталып  беріледі. 

Құжаттар түскен күні оларды қабылдаған орындаушымен беріледі. 

«Жеке  өз  қолына»  белгісі  бар  конверттер  ашылмаған  күйде,  арналуы  бойынша 

беріледі. Жаңылысып жеткізілген хат-хабарлар пошта бөліміне қайтарылады.  

Алынған құжаттарға тіркеу штампы қойылып, түскен күні көрсетіледі.  

Тіркелінетін  құжаттар  тіркеу-бақылау  үлгісінде  тіркеліп  болғаннан  кейін,  түскен 

күнінде басшыға, құрылымдық бөлімшеге (лауазым иесіне) қарауға беріледі.  

Түскен  құжатты  дереу  орындау  қажет  болғанда  құжатты  ұйым  басшысы  қарағанға 

дейін орындаушы оның мазмұнымен танысуына рұқсат етіледі.   

4.5.  Басшылық  қарап  шыққан  құжаттар  құжаттармен  қамтамасыз  ету  бөліміне 

қайтарылып,  онда  тіркеу-бақылау  үлгісіне  қарардың  мазмұны  енгізіледі,  ал  құжаттар 

сканерленіп,  АЖО-на  енгізіледі,  содан  кейін  құжаттардың  түпнұсқалары,  кіріс  хаттардан 

басқа, орындаушыларға қолдарын қойғызып беріледі.  

Түскен  телефограммалар  қабылданған  күні  мен  уақыты  көрсетіліп,  қол  қойылып 

қабылданады, тіркелінеді, содан соң басшылықтың қарауына және орындалуға беріледі.     

Түскен  телефонограмманың  мәтіні  алушымен  жазып  алынады  (басып  шығарылады), 

тіркеуге алынып, атына келген басшыға дереу беріледі.  

Телефонограмманы  қабылдаған  кезде  мәтіннен  басқа,  оның  келесі  реквизиттерін 

рәсімдеу  қажет:  жөнелтуші,  құжат  түрінің  атауы  (телефонограмма),  күні,  индекс,  құжатқа 

қол қойған адамның қызметі, инициалдары мен тегі. Бұдан басқа, телефонограмманы берген 

және  қабылдап  алған  тұлғалардың  қызметі  мен  тегі,  беру-қабылдау  сағаты  мен  минутын 

көрсету.  

 

5. СЫРТҚЫ ҰЙЫМДАРҒА КЕТЕТІН ШЫҒЫС ҚҰЖАТТАРМЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ 

ТӘРТІБІ 

 

5.1. Жөнелтілетін құжаттар толық рәсімделіп беріледі. ҚҚБ қызметкері олардың дұрыс 

рәсімделуін,  негізгі  құжатта  көрсетілген  қосымшаларының  болуын  тексеруге  міндетті. 

Дұрыс рәсімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.  

Шығыс  құжаттарға  ректор  немесе  осы  мәселе  құзыретіне  жататын  проректор  қол 

қояды.   

5.2 .  Егер  құжатта  басқа  проректордың  құзыреті  саласындағы  мәселе  қозғалса,  құжат  осы 

проректормен келісілуі тиіс.  

5.3 Шығыс  құжаттар  тек  қана  Қорқыт  Ата  атындағы  ҚМУ  фирмалық  бланкісінде 

дайындалады. Қорқыт Ата атындағы ҚМУ фирмалық бланкісінде дайындалған құжаттарға қол 

қою құқығын ректор мен проректорлар иеленеді.   

5.3. Ректордың (проректордың) қолын қажет ететін шығыс құжаттар ҚҚБ қызметкерлері 

арқылы қол қоюға беріледі, егер құжаттар белгіленген талаптарға сай келмейтін болса,  олар 

құжаттарды орындаушыға қайтаруға құқылы.   

5.4   Шығыс  құжат  журналға  Б  қосымшасының  үлгісі  бойынша  ҚҚБ  инспекторымен 

тіркеледі. 

 

5.5.  Ресімделген  құжаттар  жөнелту  үшін  орындаушыларға  беріледі.  Жөнелтумен 

айналысатын орындаушы құжаттың дұрыс рәсімделуін, шығыс номерінің болуын,  мекенжайы 

жазылуын тексереді.  

5.6. Адресаттың атауы мен пошта индексі құжаттың оң жақ үстіңгі жағына жазылады. 

Корреспонденцияны факс байланысымен жөнелткен кезде факс № мен қала коды 

көрсетіледі.  

5.7.  Құжаттың  дұрыс  ресімделуін  тексеріп  болған  соң,  жөнелтумен  айналысатын 

орындаушы  Б  қосымшасының  үлгісі  бойынша  шығыс  құжатты  тіркеу  журналында  тіркеп, 

номер беріп, оны қол қойылған (бекітілген) күні  немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірмей 

адресатқа (адресаттарға) жөнелтуді іске асырады, телеграммалар мен телефаксты – дереу. 

Орындалған  құжаттардың  түпнұсқалары,  оның  ішінде  олардың  электронды  түрлері 

негізгі  орындаушылар  болып  табылатын  және  ісқағаздарының  номенклатурасына  сәйкес 

тиісті істерді қалыптастыру жүргізетін құрылымдық бөлімшелерге беріледі.  

 

6. ҚОРҚЫТ АТА АТЫНДАҒЫ ҚМУ ІШІНДЕ КІРІС ҚҰЖАТТАРДЫҢ АЙНАЛУ 

ТӘРТІБІ 

 

6.1  Ішкі  құжаттарды  құрылымдық  бөлімшелер  арасында  беруді  құрылымдық  бөлімшеде 

құжаттармен қамтамасыз етуге жауапты лауазым иелері жүргізеді. Құжаттар тіркеу журналында 

тиісті белгісі қойылып беріледі.  

6.2  Қарамағындағы бөлімшеге жіберетін кіріс құжатта басшы жоғарыдағы сол жақ бұрышқа 

қарар жазады (орындаушы, орындау мерзімі, мәлімет үшін, т.б.)  

6.3  Кіріс құжат А қосымшасының үлгісі бойынша журналға орындаушымен тіркеледі. Егер 

осы құжат үшін басшының қарарымен бақылау  мерзімі көзделсе, онда оған  «Бақылауда»  және 

«Шұғыл орындалуға» штампы қойылады. 

6.4  Құжаттың  орындалуына  жауапты  тұлға  қарарда  бірінші    көрсетілген  адам  болып 

табылады. 

6.5  Жауапты  орындаушыға  құжатты  көрсетілген  мерзімде  орындауды  қамтамасыз  етуге 

міндетті қоса атқарушыларды тарту құқығы беріледі. 

6.6  Орындаушы  қарарда  көрсетілген  мерзімнен  кешіктірмей  жоғарыдағы  басшылыққа 

құжаттың орындалғаны туралы ақпаратты беруге міндетті. 

6.7 ҚҚБ  бастығы  мен  ректордың  көмекшісі  бақылауға  қойылған  құжаттың  белгіленген 

мерзімде орындалғандығы туралы басшыға күнделікті ақпарат беруі тиіс.  

6.8  Ішкі  құжаттарды  дайындау  және  рәсімдеу  сатысында  олардың  жүруі  шығыс 

құжаттардың жүруіне, орындалу сатысында – кіріс құжаттардың жүруіне сәйкес келуі тиіс.  

 

 

7. ҚҰЖАТТАРДЫҢ ОРЫНДАЛУЫН БАҚЫЛАУ 

 

7.1. Құжаттардың орындалуын бақылау құжатты «Құжатайналымы» АЖО-да бақылауға 

қоюды,  орындалу  барысын  реттеуді,  орындалған  құжатты  бақылаудан  алуды,  орындалған 

құжатты  іс  қағаздарына  жіберуді,  құжаттардың  орындалу  барысы  мен  нәтижелерін  есепке 

алу, тұжырымдау және талдауды, құжаттардың орындалу жағдайы туралы В қосымшасына 

сәйкес басшылықты хабардар етуді қамтиды.    

7.2.  Орындалуды  талап  ететін  барлық  тіркеуге  алынған  құжаттар,  оның  ішінде  түрлі 

себептермен  орындалмаған    және  орындалуы  ағымды  жылға  ауыстырылған  бұрыңғы 

жылдардың  құжаттары  бақылауға  алынуға  жатады.  Бұл  жағдайларда    құжаттар  қайтадан 

тіркеуге алынбайды, ал тіркеу журналында жаңадан белгіленген мерзім көрсетіледі.   

7.3.  Мәселенің  мән-жайы  бойынша  құжаттардың  орындалуына  бақылау  жасау 

құрылымдық бөлімшенің басшыларына немесе лауазым иелеріне жүктеледі.  

7.4.  Құжаттың  орындалу  мерзіміне,  жеке  және  заңды  тұлғалардың  өтініштерін  қарау 

мерзімдеріне бақылау жасауды ҚҚБ жүргізеді.  

7.5.  Бақыланатын  құжаттар  көлемі  азғантай  болса  бақылау  тіркеу  журналдарына 

қажетті белгілер жасау арқылы жүргізіледі.   

7.6.  Автоматтандырылған  ақпараттық  жүйеде  тиісті  реквизиттерді  толтыру  құжатты 

автоматты түрде бақылауға қояды.  

7.7.  Құжат  орындалғаннан  кейін  хаттың  шығыс  номерімен  немесе  бұйрықты  тіркеу 

номерімен  «Құжатайналымы»  АЖО-нан  бақылаудан  ҚҚБ  қызметкерлерімен  алынып 

тасталады.  

 

 

8. ӨЗГЕРІСТЕР ЕНГІЗУ  

 

8.1.  Осы  ережеге  өзгерістер  енгізу  жауапкершілігі  Қорқыт  Ата  атындағы  ҚМУ  сапа 

жүйесінің жұмыс істеуіне өкілеттісіне жүктеледі.  

Осы ережеге өзгерістер енгізу оны қайта шығарып, қайтадан бекіту арқылы жүргізіледі. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 А Қосымшасы 

(міндетті) 

Кіріс құжаттамаларды тіркеу журналының үлгісі 

 

№ 

 

Түскен күні, 

уақыты 

Корреспондент, 

кіріс құжаттың 

күні және 

индексі 

Құжаттың 

түрі, кіріс 

құжаттың 

тақырыбы 

немесе 

қысқаша 

мазмұны 

Резолюция 

немесе 

құжат кімге 

орындалуға 

жіберілді 

Құжатты 

алғаны 

туралы 

қолы 

(алушының 

ТЕӘ), күні  

Құжаттың 

орындалға

ны туралы 

белгі 

Ескерту  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А3 (420Х197) 

 

 

 

 

 

Б Қосымша 

(міндетті) 

Шығыс корреспогденцияны тіркеу журналының үлгісі 

 

№ 

 

Шығыс 

құжаттың күні 

және индексі 

(ішкі 

құжаттың) 

Құжаттың 

орындалуы 

туралы белгі 

(кіріс 

құжаттың 

номері) 

Кімге 

жіберілді   

Орындаушы  

Құжаттың 

тақырыбы 

немесе 

қысқаша 

мазмұны  

Ескерту  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А3 (210Х297) 

 

 

 

Ескерту: Журналдардың парақтары номерленеді,тігіледі және мөр басылады. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В Қосымшасы 

 

СВЕДЕНИЯ 

Бақылауға алынатын құжттың орындалуы туралы  

МӘЛІМЕТТЕР  

_______________   жағдай бойынша 

                                               (число, месяц, год) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      

 

Рет 

№№ 

Құрылымдық 

бөлімшенің 

Бақылаудағы  

құжаттар 

Оның ішінде құжаттар 

 

атауы  

барлығ

ы 

алдыңғы 

айда 

түскені 

орындалғанд

ары 

орындауд

а 

тұрғандар

ы 

орындау 

мерзімі 

ұзартылға

ндар 

мерзімі 

өтіп 

кеткен

дер 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210Х297) 

 

 

 

 

Басшы лауазымының атауы 

 

 

 

 

    Қолтаңбаны ашып жазу 

                                                             ____________  

 

 

 

 

 

 

 

 

     (жеке қолтаңбасы) 

 

 

 

Ескерту: Мәліметтер құжаттардың түрі бойынша (бұйрықтар, алқа шешімдері 

және  басқалар)  олардың  тіркеу  номерлерімен,  орындаушылардың  тегімен  графалармен 

толықтырылуы мүмкін.